Цена неэффективных совещаний и способы выявления проблем

Вы когда-нибудь уходили со встречи с чувством, что ничего не сделано? Возможно, вы помните, как сидели на совещании и постоянно проверяли свой телефон, снова и снова обсуждая одни и те же вещи или задаваясь вопросом, почему вы вообще там оказались. Ну, ты не одинок.

В нынешнем деловом климате трудно найти кого-то, кто любит случайные, рутинные встречи, которые происходят так часто. Многие трудолюбивые люди утверждают, что на этих встречах почти ничего не делается, и больше времени на встречи тратится впустую, а не продуктивно. Вы уходите с этих неэффективных совещаний, чувствуя себя еще более озадаченным, чем раньше.

Совещания должны повышать продуктивность и помогать всем быть на одной волне, и все же большинство участников утверждают, что во время этих неудачных совещаний тратится много времени. Тем не менее, эффективные встречи с четкой повесткой дня — это хлеб с маслом любого успешного бизнеса.

Встречи необходимы для того, чтобы бизнес двигался вперед с надлежащей координацией команды и организацией рабочего процесса. При правильном выполнении они всегда приводят к положительной чистой прибыли для всех участников, и это то, чего хочет достичь каждый бизнес. Так почему именно здесь так много проблем с эффективностью и что именно с этим можно сделать?

По всему миру наблюдается эпидемия неэффективных совещаний в компаниях, и они приводят к огромным потерям как для компаний, так и для отдельных лиц. Пришло время решить эту проблему, и существует достаточно ресурсов, которые могут помочь нам решить эту проблему раз и навсегда.

• Какова реальная цена неэффективных совещаний?
• Последствия неэффективности
• Что вызывает плохие встречи?
• Как повысить эффективность совещаний
• Четыре преимущества приложений для веб-конференций
  1. Экономия затрат
  2. Экономия времени
  3. Повышение вовлеченности и производительности
  4. Безопасность
• Три лучших решения для видеоконференций
  • Скайп для бизнеса
  • Google Hangouts Meet
  • Увеличить
  • Сравнение цен
• Неэффективные совещания обходятся дорого, но их можно избежать

Какова реальная цена неэффективных совещаний?

Согласно исследованию, опубликованному в European Journal of Work & Organization Psychology, неэффективные встречи в США обходятся компаниям в 37 миллиардов долларов в год. Это 37 миллиардов долларов ежегодно теряется из-за неэффективных совещаний, которые приводят к снижению производительности труда, а мы все знаем, что время = деньги. Предприятия здесь несут денежные потери, которые в противном случае можно было бы предотвратить.

Число может показаться абсурдным, но, учитывая все обстоятельства, оно становится вполне реальным.

Неэффективные встречи снижают производительность в течение рабочего дня, участники в конечном итоге тратят свое драгоценное время, которое в противном случае можно было бы потратить на более продуктивные задачи. 50% времени, потраченного на встречи, не приводят к каким-либо положительным результатам, и именно так теряются продуктивность и деньги.

По данным HR Digest, профессионалы ежемесячно теряют 31 час производительности на совещаниях, и вы можете себе представить, что происходит с крупными компаниями, в которых работают сотни сотрудников. Исследование, проведенное Wolf Management Consultants, показало, что 95 % участников совещаний пропускают часть совещаний, а 39 % утверждают, что дремлют в конференц-зале. Эти потенциальные затраты следует помнить при планировании следующей встречи.

Последствия неэффективности

Вслед за снижением производительности, вызванным неэффективными собраниями, можно выделить следующие основные последствия:

• Прерывание рабочего процесса
• Длительные циклы принятия решений
• Снижение морального духа сотрудников
• Хуже командная работа
• Неэффективное рабочее время
• И, наконец, потребность в большем количестве встреч

Все эти последствия приводят к крупным потерям для бизнеса, будь то время или деньги. Стоимость неэффективных совещаний невозможно точно подсчитать, но ясно, что в таких случаях есть серьезные недостатки. Затраты можно свести к потерям времени и денег, снижению вовлеченности сотрудников, морального духа команды и общего командного духа.

Хорошая новость заключается в том, что у этой проблемы, скорее всего, есть решение. Пришло время определить основную причину этой проблемы, чтобы мы могли что-то с ней сделать. Многие факторы приводят к неэффективным встречам, поэтому давайте рассмотрим некоторые из них.

Что вызывает плохие встречи?

Многие факторы делают совещания неэффективными для членов команды.

Самостоятельно организовать встречу достаточно сложно, нужно распространить информацию, придумать план действий, собрать всех в одной комнате — все это требует времени и усилий. И это только начало, ведь когда дело доходит до деловых встреч, возникают еще более сложные проблемы.

Вы, вероятно, сталкивались с некоторыми из этих проблем с собраниями:

• Люди, прибывающие поздно
• План неструктурированной встречи
• Отсутствие четкой цели
• Трата времени на такие действия, как еда и проверка телефона
• Повтор темы
• Недостаток общения или чрезмерное общение
• Ссоры и драки в команде

Все эти проблемы возникают ежедневно, и все они приводят к неэффективным встречам.

Некоторым участникам даже кажется, что их вообще не должно быть там, поскольку им нечего или очень мало, чтобы внести свой вклад в тему. Еще одна популярная жалоба заключается в том, насколько сложно следить за некоторыми темами, особенно когда нужно отслеживать множество документов. И все же, необходимо делать именно это, чтобы получить максимум от каждой встречи.

Мы подошли к тому моменту, когда такие проблемы даже считаются нормальными, в конце концов, они продолжают происходить снова и снова. На данный момент это почти похоже на культурную проблему, однако исследования ясно показывают, что большинство неэффективных совещаний сводятся к вопросам управления.

Если мы сможем изменить подход к этим собраниям, в результате мы сможем проводить их лучше.

Как повысить эффективность совещаний

Были проведены годы исследований, направленных на максимизацию делового общения, и есть несколько проверенных методов, которые могут повысить производительность. Однако сегодня в наших руках нечто совершенно иное, и это то, что мы называем технологиями.

Что, если мы сможем использовать технологии, чтобы избавиться от раздражающих и неэффективных совещаний?

Что ж, если мы рассмотрим, как организуются стандартные встречи, кажется, что технологии могут помочь решить многие проблемы, с которыми мы сталкиваемся сегодня. Во-первых, это может значительно сократить время, необходимое для организации встречи и привлечения всех участников. Кажется, что самое логичное решение — использовать все удивительные технологии для проведения совещаний. Это может потребовать от всех использования определенного аппаратного и программного обеспечения, но мы уже постоянно пользуемся нашими телефонами.

Десятки людей, участвующих в совещании по телефону, как это могло сработать?

Но это работает, и многие компании уже используют это в своих интересах. Вы можете просто организовать встречу, уведомить всех одним простым сообщением, сообщить всем план, цель и поделиться важными документами, к которым каждый может получить доступ с помощью своего телефона. Когда приходит время, участники заранее получают уведомление о том, что они могут присоединиться к вызову, используя свое любимое устройство.

Мы можем назвать эту технологию VoIP-телефонией, программным обеспечением для видео- или веб-конференций, это не имеет значения.

Это процесс, который решает многие проблемы, и все, что требуется, — это стабильное подключение к Интернету.

Существует множество приложений для видеоконференций VoIP, разработанных для улучшения делового общения и позволяющих членам команды сотрудничать, используя только Интернет. Вы можете подключиться к своему телефону, ноутбуку, планшету и любому другому устройству, имеющему микрофон, камеру и доступ к Интернету.

Давайте рассмотрим, как эти приложения могут помочь вам в проведении эффективных совещаний.

Четыре преимущества приложений для веб-конференций

Итак, как приложения для веб-конференций могут помочь нам наконец избавиться от неэффективных совещаний?

Эти приложения дают много преимуществ, и некоторые из них даже не связаны напрямую с эффективностью. Тем не менее, поскольку мир все больше и больше привыкает к работе в Интернете, эти приложения созданы для того, чтобы стать стандартным методом делового общения.

Есть четыре простых преимущества использования приложений для веб-конференций:

1. Экономия затрат

Экономическая эффективность — это, пожалуй, главное, что могут предложить приложения для веб-конференций. Вместо того, чтобы тратить деньги на места проведения, управление и другие расходы на встречи, все, что вам нужно сделать, это инвестировать в простое приложение, обучить своих сотрудников тому, как его использовать… и это все!

Хотя это работает для всех типов предприятий, это еще лучше для тех, которые в основном работают удаленно, поскольку вы избегаете огромных затрат на проведение собрания за пределами вашего офиса.

Экономия затрат — это здорово, но экономия времени — это то, где эти приложения действительно эффективны.

2. Экономия времени

Если вы еще не поняли, веб-конференции сэкономят ваше драгоценное время. Помимо поиска места с приличным подключением к Интернету, нет никаких других требований, чтобы присоединиться к встрече с другими членами команды.

Подключаться к собраниям очень просто, и вы также получаете своевременные уведомления, чтобы не забыть. Кроме того, большинство приложений позволяют обмениваться сообщениями и файлами, чтобы вы могли быть в курсе важной информации и документов, связанных с собранием.

Если вы ищете, чтобы сэкономить время, нет лучшего способа сделать это.

3. Повышение вовлеченности и производительности

Исследования показали, что функции веб-конференций, такие как совместное использование экрана, способствуют лучшему взаимодействию и повышению производительности. Есть и другие функции, такие как совместное использование экрана, о которых мы упоминали выше, которые также помогают повысить производительность.

Это неудивительно — приложения для веб-конференций были созданы с учетом производительности, и нет сомнений, что со временем они будут только улучшаться.

С развитием таких технологий, как облачные вычисления, мы ожидаем значительного увеличения онлайн-управления и производительности, и все предприятия должны следить за этим.

4. Безопасность

Безопасность является огромным приоритетом для многих предприятий, а VoIP — это гораздо более безопасная форма технологии по сравнению с традиционными формами, такими как электронная почта или телефонные звонки.

Большая часть обмена данными через эти платформы защищена, и есть дополнительные опции, которые могут обеспечить еще большую безопасность при работе с совершенно секретной информацией.

Это всего лишь четыре основных преимущества веб-конференций, которые могут помочь вам повысить эффективность совещаний и продвинуть ваш бизнес вперед, и есть еще множество других более мелких преимуществ, которые также могут оказаться весьма полезными.

В довершение всего, есть много вариантов, которые вы можете выбрать при выборе провайдера VoIP.

Вот краткий список некоторых из наиболее популярных программ, используемых сегодня для веб-конференций:

Три лучших решения для видеоконференций

Когда дело доходит до эффективных веб-конференций, существует множество вариантов, и компании могут свободно выбирать наиболее подходящий. Большая часть программного обеспечения для веб-конференций предлагается индивидуально, однако некоторые опции предоставляются в качестве бонуса с платформами для делового общения с полным спектром услуг.

Скайп для бизнеса

Skype для бизнеса, также известный как Office 365, — это флагманский продукт Microsoft для делового общения в Интернете.

Это мощный онлайн-инструмент для совместной работы с современными решениями, обеспечивающими эффективное деловое общение. С Office 365 пользователи получают доступ к приложениям Office, обмену сообщениями, звонкам, сетевому хранилищу и возможность проводить большие групповые собрания с такими функциями, как совместное использование экрана и файлов.

Skype для бизнеса — популярное решение для компаний, которые хотят заняться веб-конференциями, особенно потому, что большинство пользователей уже в некоторой степени знакомы с платформой.

Стандартный план начинается с 8,25 долларов США в месяц на пользователя, а в премиальном плане есть еще больше вариантов по цене 12,50 долларов США в месяц. В целом, использование Skype для онлайн-совещаний кажется безопасным выбором и отличным решением для предприятий, которые хотят навсегда избавиться от неэффективных совещаний.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet — это официальное решение Google для веб-конференций, предлагаемое как часть популярной облачной системы инструментов под названием G Suite.

Как всегда, Google предпочитает быть простым, и это именно то, что представляет собой Meet.

Каждый пользователь получает возможность запланировать собрание, которое автоматически синхронизируется с Календарем Google, и любой может присоединиться, используя простой URL-адрес ссылки на собрание. Вся система синхронизирована с другими инструментами Google, поэтому все получают своевременные уведомления о встречах.

Для компаний, которые предпочитают работать на одной платформе, Google Hangouts Meet — отличный вариант, если бизнес уже использует популярную платформу G Suite. Интересно, что Meet также позволяет пользователям, использующим аналогичные приложения (например, Skype для бизнеса), присоединяться к собранию, не жертвуя своим любимым пользовательским интерфейсом (в данном случае Skype).

Начальные ставки зависят от вашего плана G Suite и начинаются с 6 долларов США в месяц на пользователя.

Увеличить

Zoom — это мощное решение для видеоконференций, которое предлагается отдельно по сравнению со Skype или Google Meet, которые поставляются вместе с соответствующими платформами.

Это дает Zoom определенные преимущества, когда речь идет о предоставлении первоклассных услуг видеоконференцсвязи. Zoom предоставляет HD-видео, инструменты для совместной работы, такие как совместное использование экрана, командный чат, запись и стенограммы, надежную защиту и облачную интеграцию.

Zoom — это современное приложение для проведения конференций, к которому можно получить доступ с любого устройства, что дает предприятиям дополнительную гибкость для проведения эффективных совещаний. Пользователи могут присоединяться к собраниям со своих телефонов, автомобилей или персональных компьютеров. В целом, Zoom предлагает множество дополнительных инструментов, и кажется, что это отличный вариант для команд, которые в значительной степени полагаются на работу видеоконференций.

Базовый план бесплатен (0 долларов США), но есть определенные ограничения для проведения эффективных встреч. План Pro поставляется с большинством функций и стоит 14,99 долларов США в месяц на пользователя. Предприятия также могут перейти на бизнес-план для полной функциональности всего за 19,99 долларов США в месяц на пользователя.

Другие популярные варианты включают такие решения, как GoToMeeting, Zoho, или платформы для бизнес-коммуникаций с полным спектром услуг, такие как RingCentral.

Сравнение цен

Google Hangouts Meet — самый дешевый вариант, если исключить бесплатную версию Zoom, которую можно использовать для некоторых целей. Когда дело доходит до дополнительных инструментов и функций, Zoom — превосходный продукт, но он стоит в более высоком ценовом диапазоне.

В целом, предприятия, которым нужны простые решения, могут смело полагаться на Skype или Google, а предприятия, которые в большей степени зависят от технологии видеоконференций, могут инвестировать в более продвинутые решения, такие как Zoom, RingCentral, Zoho или другие.

Неэффективные совещания обходятся дорого, но их можно избежать

Когда что-то идет не так, члены команды на непродуктивных собраниях и задачах считают пустой тратой времени попытки справиться с вещами, которые бесполезны для их работы. Каждый бизнес должен стремиться устранить эти проблемы, и VoIP-связь кажется здесь отличным решением.

Решения для веб-конференций могут помочь компаниям проводить более эффективные встречи в Интернете благодаря таким функциям, как простое планирование, уведомления, инструменты для совместной работы, доступ с нескольких устройств, чат, обмен файлами в облаке и первоклассные протоколы безопасности. Эти инструменты даже упрощают планирование последующих действий.

В то время как вы рассматриваете управление временем и количество встреч, также подумайте об инструментах, которые вы используете для проведения встреч. Наша интерактивная сравнительная таблица инструментов для веб-конференций поможет вам максимально эффективно использовать следующую встречу.