Важнейшие данные для оценки в отчетах о вызовах VoIP вашего бизнеса

Почти каждый провайдер Business VoIP в наши дни позволяет очень просто настраивать и адаптировать ваши телефонные линии через онлайн-порталы управления. Когда менеджеры и администраторы невероятно заняты и погрязли в других обязанностях, доступ к быстрому просмотру того, что происходит в офисе и даже вне офиса, будет невероятно полезен.

Используя эти онлайн-порталы управления, пользователи могут добавлять или удалять линии, менять добавочные номера, экспериментировать с различными функциями и, что более важно, даже получать доступ к очень подробной аналитике вызовов и журналам отчетов. Эти журналы отчетов о звонках — отличный способ просмотреть активность звонков для бизнеса, понять направление, в котором движется бизнес, или, в меньшем масштабе, понять, какие телефонные линии имеют большую громкость, чем другие.

Сила отслеживания ваших данных

С помощью этих журналов отчетов о вызовах пользователи могут с первого взгляда получить обширную информацию о своей телефонной системе и о том, как она используется в офисе и вне его. Менеджеры могут отслеживать такие показатели, как количество входящих и исходящих вызовов за определенный диапазон дат или в целом, продолжительность каждого отдельного звонка, количество отвеченных или пропущенных вызовов, количество голосовых сообщений, оставшихся в вашей системе, количество онлайн-факсов. отправляются или принимаются и куда, а также даже доступ к записям каждого отдельного звонка прямо на том же портале в Интернете.

С таким огромным объемом информации о вашей системе и о том, как она используется, доступной по нажатию кнопки, понимание того, как использовать эту информацию для улучшения вашей прибыли в любом случае, может полностью изменить правила игры. Эти журналы отчетов о звонках — отличный способ просмотреть активность звонков для бизнеса, понять направление, в котором движется бизнес, или, в меньшем масштабе, понять, какие телефонные линии имеют большую громкость, чем другие. Журналы вызовов можно даже использовать для измерения прогресса и эффективности, помогая менеджерам определить, когда им может потребоваться увеличить или даже сократить свои команды.

Важная информация, за которой нужно следить

Большинство журналов отчетов о вызовах собирают аналогичную, прямую информацию о вызовах и предлагают аналогичные точки данных для отслеживания. В зависимости от вашего поставщика услуг или конкретного тарифного плана точки данных могут немного отличаться, но они должны включать большую часть, если не всю общую, более важную информацию. Например, если ваша услуга не включает отправку факсов через Интернет, то ваши журналы, конечно же, будут отражать это.

• Журналы вызовов: Конечно, эти журналы будут включать полный список всех и каждого вызова, сделанного с помощью вашей телефонной системы. Эти журналы будут отслеживать не только входящие и исходящие вызовы, но иногда даже пропущенные или отвеченные вызовы. Пользователи могут просмотреть полный список всех когда-либо сделанных звонков или выбрать конкретный диапазон дат, чтобы сузить результаты.
• Способ связи: начиная с основ, большинство, если не каждый журнал отчетов о звонках будет включать общий список транзакций, выполненных в вашей системе, и способ их совершения. Эти отчеты будут регистрировать все звонки, факсы, международные сообщения и деловые текстовые сообщения, если это применимо.
• С кем связываются: Помимо только совершенных звонков и факсов, эти журналы обычно содержат более подробную информацию, чтобы показать, какие телефонные номера звонят или с которых звонит ваша система. Если ваша услуга включает отправку факсов через Интернет, пользователи также могут отслеживать, откуда отправляются и принимаются факсы.
• Отслеживание всей телефонной активности : пользователи могут сузить эти отчеты о звонках до определенной телефонной линии и подробно изучить, на какие номера звонят ваши телефонные линии, какие телефонные номера звонят, продолжительность каждого звонка и даже объем вызовов, чтобы понять, какая линия делает или получает больше всего вызовов в любой заданный период времени.
• Управление и прослушивание записанных телефонных звонков: опять же, в зависимости от вашего провайдера и уровня обслуживания, запись звонков часто можно включать или выключать с этих онлайн-порталов управления, а журналы отчетов о звонках даже позволяют пользователям получать доступ к записи каждого звонка прямо из сами журналы. Если вы заметили, что у агента был невероятно длинный или короткий звонок, вы можете прослушать запись, чтобы увидеть, как все прошло.

Кроме того, некоторые провайдеры стремятся упростить международные звонки и включают безлимитные международные тарифные планы, в то время как другие взимают поминутную плату в зависимости от тарифа, характерного для каждой отдельной страны. Эти тарифы и использованные минуты могут отражаться в журналах отчетов о звонках в зависимости от того, какой уровень обслуживания используется в вашем бизнесе. Многие журналы онлайн-отчетности также позволяют пользователям отслеживать свои счета, управлять функциями и другими соответствующими расходами.

Как ваша команда может воспользоваться этими новыми данными?

Журналы отчетов о вызовах будут иметь большое преимущество для любой компании, которая полагается на свою телефонную систему для значительной части своего общения. Многие компании работают исключительно на основе общения с клиентами, заказчиками и потенциальными клиентами. В зависимости от вашего бизнеса и конкретного варианта использования наиболее важные факторы, на которые следует обратить внимание, могут различаться. Независимо от того, управляете ли вы контактным или колл-центром, реальная сила этих отчетов о звонках заключается в том, чтобы внимательно следить за использованием вашего телефона.

Продажи:

Если ваша компания сосредоточена на продажах, журналы отчетов о звонках можно использовать для отслеживания частоты звонков, количества звонков, сделанных за день, любого времени простоя между звонками и, конечно же, продолжительности каждого звонка. Если вы заметили, что агент делает огромное количество звонков в день, но они длятся всего 30 секунд за раз, это может помочь вам лучше понять, как работает этот агент.

Использование информации для понимания того, как работают ваши сотрудники, может помочь бизнесу наилучшим образом адаптировать свои методы для улучшения в любом случае. Если исходящие вызовы и большой объем являются вашим приоритетом, отслеживание журналов вызовов вашей системы может быть очень полезным способом отслеживания производительности и управления квотами для постановки более реалистичных целей.

Обслуживание клиентов:

Как и в случае с продажами, подробное изучение активности звонков агентов поможет вашему бизнесу адаптировать свои методы для достижения максимальной эффективности. Опять же, это будет зависеть от вашего конкретного варианта использования, поскольку количество не всегда соответствует качеству, но с возможностью отслеживать активность каждой отдельной телефонной линии вы можете использовать эту информацию для улучшения итоговой прибыли.

Если агент находится на телефонной линии в течение неожиданно короткого периода времени для каждого звонка, и эти номера в конечном итоге снова звонят, чтобы поговорить с другим агентом, администратор может использовать эту информацию, чтобы помочь улучшить обучение или работать с отдельным человеком. агент для повышения их эффективности.

Общее использование :

Если ваш бизнес не зависит от внешних коммуникаций, входящих или исходящих, таких как продажи и обслуживание клиентов, ваша команда все равно может извлечь большую пользу из понимания и использования данных, собранных этими журналами отчетов о звонках. Конечно, никому не нравится микроуправление и бдительное наблюдение через плечо, но с отчетами о звонках менеджеры могут глубже изучить деятельность своих сотрудников и узнать больше об использовании их телефонов. Если сотрудники часами разговаривают по телефону с личными звонками, производительность явно снижается, а возможности этих журналов отчетности позволяют менеджерам более внимательно изучить эту конкретную деятельность.

Помимо статистики телефонных звонков, пользователи могут даже просмотреть биллинг, использованные минуты, наиболее часто используемые функции, а также другие расходы — даже сколько факсов отправлено и куда. Если ваша компания совершает большое количество международных звонков, эти журналы отчетности помогут лучше понять, с какими странами связываются чаще всего, и отслеживать индивидуальные тарифы, если ваш провайдер не включает международные звонки в простой пакет.

С журналами вызовов менеджеры могут:

Стратегически планируйте и адаптируйте свою команду

Отслеживайте все свои транзакции, звонки, факсы и любые расходы, выставление счетов и общие бизнес-показатели. Внимательно следя за отчетами о звонках, легко отслеживать поток вашего бизнеса, поддерживать ожидания и обеспечивать высочайший уровень эффективности.

Будьте в курсе ваших данных, в любое время и в любом месте

Имея возможность входить на веб-порталы с любого устройства, подключенного к Интернету, даже если вы находитесь вне офиса или в другом конце страны, менеджеры могут бдительно следить за своим бизнесом и деятельностью своей команды.

Многие журналы вызовов даже позволяют пользователям загружать свои данные в форматах огня Microsoft Excel, а иногда и планировать доставку этих журналов вызовов по электронной почте для автономного доступа и еще более тщательного анализа.

Сортировка журналов для ваших нужд

Пользователи могут сортировать журналы по времени, диапазону дат или конкретным телефонным линиям. Имея возможность получить широкую общую перспективу или приблизиться к невероятно специфическому диапазону показателей, менеджеры могут использовать эту информацию в широком масштабе компании или помогать управлять одной командой или конкретным агентом. Улучшите свою прибыль благодаря возможности точно определить, какие дорожные неровности необходимо сгладить.

Ваш единственный ресурс для всех ваших потребностей в звонках

Благодаря своим онлайн-порталам управления и доступу к журналам онлайн-отчетов о звонках пользователи могут использовать эту платформу не только для сбора и более тщательного изучения своей статистики, но и для действий на ее основе. Благодаря возможности отвечать на вызовы или совершать звонки прямо из Интернета благодаря программным телефонам, любые короткие или отключенные вызовы можно быстро компенсировать прямо из веб-браузера. Доступ к записям звонков также невероятно прост, прямо в контексте ваших журналов вызовов со всей необходимой информацией, доступной сразу.