Откажитесь от факсимильного аппарата: полное руководство по отправке факсов в Интернете

Да, в 2017 году люди все еще пользуются факсом. Что еще более шокирует, так это то, что он по-прежнему играет важную роль в повседневной работе многих предприятий. Юридические документы, медицинские документы и все, что требует подписи, следует отправлять по факсу. Тем не менее, технологии прошли долгий путь, предоставив предприятиям новый способ отправки факсов, который экономит время и деньги.

Вашему бизнесу больше не нужен обычный факсимильный аппарат для отправки и получения важных документов, требующих подписи, а для работы факса больше не требуется набирать номера с кодом города или без него. Верно! Теперь вы можете отправлять факсы так же, как электронное письмо: через Интернет.

Что такое онлайн-факс?

Онлайн-факс — это модернизированная версия обычной факсимильной связи. Онлайн-факс отправляет факсы в цифровом формате через ваше интернет-соединение с вашего компьютера или мобильного устройства, в то время как для обычной факсимильной связи требуется телефонная линия и кто-то, стоящий у своего собственного факсимильного аппарата и ожидающий, пока ваше сообщение, возможно, будет распечатано.

Проще говоря: он намного удобнее в использовании, что делает его необходимым приспособлением для бизнеса всех типов. Кроме того, есть несколько поставщиков на выбор.

Преимущества онлайн-факсинга

У использования онлайн-факсов есть множество преимуществ по сравнению с обычными факсами, поэтому мы собираемся разбить те, которые могут показаться очевидными, но их необходимо упомянуть.

Нет автономного оборудования или программного обеспечения:
Онлайн-факс избавляет от необходимости иметь факсимильный аппарат с собственной выделенной телефонной линией. Меньше оборудования означает меньше проблем; меньше проблем означает меньше времени и денег, потраченных на их исправление.

Снижение расходов на телефон:
Расходы на телефонную связь неизбежно снизятся благодаря отказу от использования факсимильного аппарата с выделенной телефонной линией. Единственная стоимость, помимо вашей ежемесячной подписки, будет связана с вашим интернет-сервисом, который у вас уже должен быть. На самом деле, многие провайдеры Business VoIP предлагают виртуальную факсимильную связь в качестве дополнения или части своих услуг. См. десятку лучших хостинговых провайдеров АТС здесь.

Добавлена ​​конфиденциальность:
Онлайн-факсы можно отправлять непосредственно на вашу электронную почту, а не на офисный факсимильный аппарат, к которому у всех есть доступ. Многие факсы содержат юридические документы с конфиденциальными деталями, которые должны оставаться конфиденциальными. Отправка факсов непосредственно на вашу электронную почту устраняет этот потенциальный риск. Чтобы узнать больше о защите вашей сети VoIP, нажмите здесь.

Адрес электронной почты:
Отправка факсов через Интернет обеспечивает конфиденциальность и организованность, а также сокращает расходы на бумагу. Факсы можно отправлять по электронной почте. Все, что вам нужно сделать, это просто отправить электронное письмо с номером телефона получателя и указанным доменным именем в адресной строке. Вот наше краткое руководство о том, как отправлять факсы напрямую через Gmail.

Международный факс:
Поскольку для онлайн-факсинга не требуется выделенная телефонная линия, ваши данные не передаются через телефонную сеть общего пользования, поэтому нет дополнительных затрат или головной боли. Как и электронная почта, онлайн-факсы можно отправлять куда угодно и когда угодно. Обязательно ознакомьтесь с лучшими онлайн-службами факсимильной связи 2017 года для получения дополнительной информации.

Разбивка функций

В зависимости от провайдера, онлайн-факс имеет множество полезных функций, которыми могут воспользоваться предприятия. Вот некоторые из важных функций, которые вы действительно не хотите пропустить:

Групповая доставка:
Групповая доставка значительно повысит производительность офиса, поскольку предприятия смогут отправлять факсы одновременно на двадцать разных адресов. Получатели получат сообщение в свой почтовый ящик.

Мобильность:
Возможность планировать, отправлять и получать факсы вне офиса обеспечивает высокую мобильность. Пока у вас есть подключение к Интернету, вы можете отправлять и получать факсы. Если сотрудники путешествуют или находятся в пути, больше не нужно будет тратить время на поиск факсимильного аппарата только для отправки или получения одного документа. Вы даже можете отправить факс со своего телефона.

Электронные подписи:
Поскольку факс по-прежнему используется в качестве основного метода обмена юридическими и обязывающими документами или контрактами, крайне важно иметь функцию цифровой подписи любой формы, которую вам, возможно, придется отправлять или получать. С помощью онлайн-факсинга пользователи могут ставить цифровую подпись или с легкостью импортировать рукописную подпись.

Проверка нежелательных факсов:
Независимо от того, что в первую очередь использует ваш бизнес, будь то телефон, электронная почта или факс, спам всегда даст о себе знать. Онлайн-факс помогает устранить эту проблему, позволяя вашей компании отфильтровывать хорошие адреса от плохих, используя функции белого или черного списка.

Обмен большими файлами:
Если ваш бизнес строго использует электронную почту для отправки файлов, вы можете обнаружить, что невозможно отправлять файлы, размер которых превышает определенный предел. Благодаря онлайн-факсу теперь можно отправлять файлы длиной более 100 страниц, а также видео, изображения с высоким разрешением, аудиофайлы и электронные таблицы. В сочетании с групповой доставкой их можно без труда отправить нескольким людям.

Для более глубокого анализа функций онлайн-факсинга ознакомьтесь с этой статьей, в которой перечислены десять мощных онлайн-факсов.

Список провайдеров

Чтобы увидеть, какие варианты есть у вашего бизнеса, мы разберем, что предлагает каждый поставщик, чтобы вы могли определить, что лучше всего соответствует потребностям вашей компании.

Провайдер
Ежемесячная стоимость самого дешевого плана	4,95 доллара США	$7,99	$6,63	$9,17	$14,13
Стоимость установки	Никто	Никто	Никто	Никто	Никто
Ограничение на отправку и получение факсов	500 общих страниц	500 общих страниц	500 общих страниц	200 полученных – 100 отправленных	150 полученных – 150 отправленных
Плата за превышение лимита за факс	0,03 цента/страница	0,06/центов/страница	0,03 цента/страница	0,10/центов/страница	0,10/центов/страница
Длина хранения	Неограниченный	Неограниченный	Неограниченный	Неограниченный	Неограниченный
Бесплатная пробная версия	30 дней	30 дней	30 дней	30 дней	30 дней
Вариант от месяца к месяцу	да	Нет	да	да	да
Годовая скидка по предоплате	Нет	да	Да, сэкономьте 15 долларов	Да, 1 месяц бесплатно	Да, 2 месяца бесплатно
Мобильное приложение	да	да	да	да	да
Настольное приложение	да	да	да	да	да
Доступ через веб-браузер	да	да	да	да	да
Бесплатный номер факса	да	да	да	да	да
Расписание доставки	да	да	Нет	да	да
электронная подпись	Нет	да	да	Нет	да
Интеграция с электронной почтой	да	да	Нет	да	да
Больше информации	Nextiva VFax	КольцоЦентральный факс	Метрофакс	Мой Факс	электронный факс

Как видите, большинство этих провайдеров предлагают одни и те же функции; однако ни один из этих провайдеров не предлагает всего, что вам нужно. Всегда есть компромисс. Опять же, вам, владельцу бизнеса, решать, что лучше для вашей компании.

Наш взгляд

На данный момент нет причин продолжать использовать обычный факсимильный аппарат. Стоимость настройки онлайн-факсинга у ранее упомянутых провайдеров отсутствует, а их самые дешевые планы стоят не более 15 долларов в месяц — некоторые провайдеры даже позволяют клиентам добавлять онлайн-факс к своим существующим услугам UC.

Если у вашего бизнеса есть безопасное подключение к Интернету, вы также можете переключиться на онлайн-факс. Новые технологии открывают дверь для новых видов угроз, но провайдеры VoIP остаются на высоте. Если вас беспокоят важные документы, ознакомьтесь с этой статьей, чтобы узнать больше о полугодовом отчете Cisco за 2017 год, касающемся кибербезопасности.

Все преимущества, никаких недостатков

Вы экономите свое время, ваша конфиденциальность остается нетронутой, вы платите меньше и можете одновременно обмениваться большими файлами с несколькими людьми, которые могут быть не в состоянии обработать электронные письма.

Факсы занимают место, их ремонт стоит денег, они не фильтруют спам, кто-то должен стоять над ними, чтобы убедиться, что получатель получит факс, и вы можете отправлять факсы только по одному документу за раз — все это устранено. если ваш бизнес готов выйти в интернет.

Кажется, что единственная причина, по которой люди до сих пор пользуются обычным факсом, заключается в том, что они не знают, что онлайн-факс существует. Я не вижу реальных преимуществ в том, чтобы иметь в офисе выделенный факсимильный аппарат. Найдите поставщика, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей компании, и воспользуйтесь преимуществами онлайн-факсинга, и вам никогда не придется оглядываться назад.

Когда вы закончите читать эту статью, прочтите наше руководство из пяти шагов по отправке факса из Gmail. Вы увидите, как легко отправлять факсы онлайн, и будете корить себя за то, что не переключились раньше.

Дополнительное чтение:

Nextiva Факс