7 лучших инструментов для совместной работы с документами в реальном времени в 2022 году

Программное обеспечение для управления проектами, такое как Basecamp и Asana, позволяет членам команды создавать списки дел, получать задания по проекту и комментировать загруженные файлы.

Несмотря на использование вышеперечисленных инструментов, недавнее исследование Nintex показало, что 39% сотрудников по-прежнему испытывают затруднения при совместной работе и редактировании файлов в реальном времени.

Лучшие инструменты для совместной работы над документами в 2020 году позволяют нескольким членам команды писать и редактировать черновики в режиме реального времени. Эти инструменты помогают предотвратить недопонимание, позволяя ускорить и упростить процесс создания документов.

Основные функции для поиска

В дополнение к редактированию в режиме реального времени обратите внимание на такие функции инструмента для совместной работы с файлами, как:

• Автосохранение
• История версий
• Управление версиями
• Отслеживать изменения
• Уведомления о новых изменениях
• Несколько форматов файлов
• Комментирование
• Тегирование пользователя
• Обмен мгновенными сообщениями в чате
• Готовые шаблоны файлов
• Интеграция приложений
• Доступность мобильных устройств
• Контроль доступа к файлам
• Онлайн и оффлайн доступ
• Масштабируемое пространство для хранения файлов

Лучшие инструменты для совместной работы над документами

Приведенные ниже инструменты управления документами включают в себя указанные выше функции и получили лучшие отзывы пользователей в 2020 году.

Гугл документы

С более чем 800 миллионами активных пользователей по всему миру Google Docs является самым известным из всех программ для совместной работы с документами в этом списке.

Однако многие не понимают, что, помимо добавления комментариев и редактирования готового черновика, с помощью Документов возможна совместная работа в Интернете в режиме реального времени.

До 200 человек могут одновременно просматривать документ, а 10 пользователей могут вносить одновременные изменения в режиме реального времени.

Все изменения автоматически обновляются в одном основном документе и сохраняются в облаке, поэтому нет необходимости создавать новый документ для каждого черновика. Эта функция контроля версий не позволяет командам вносить изменения в устаревшие черновики.

Документы передаются по электронной почте или через URL-адрес, и руководители групп могут выбирать, какие конкретные сотрудники могут напрямую редактировать, предлагать изменения или иметь доступ только для просмотра.

Функция «Живое редактирование» показывает цветные обновления в реальном времени, внесенные в файл несколькими людьми. Пользователи могут отслеживать изменения, чтобы увидеть предыдущие версии файлов без новых изменений, одобрить или отклонить правки. Они также могут оставлять комментарии на боковой панели, отмечать друг друга в этих комментариях или общаться в чате.

Документы также позволяют пользователям сохранять файлы в нескольких форматах, включая PDF, обычный текст, веб-страницу и форматированный текст. Это разумный выбор для команд, ориентированных на удобное программное обеспечение, или для небольших компаний, которым нужен бесплатный инструмент для редактирования.

Цены и планы

Документы Google можно приобрести как часть пакета продуктов G Suite или отдельно. В таблице ниже сравниваются цены и планы бесплатного личного плана Google Docs и платного бизнес-плана Google Docs.

Майкрософт 365

Microsoft 365 (ранее Microsoft Office 365) позволяет пользователям одновременно создавать и редактировать документы через SharePoint Online и OneDrive для бизнеса.

После того как документ создан и сохранен в облаке, пользователи могут пригласить других членов команды для совместной работы, отправив им ссылку на файл или по электронной почте.

Как и в Google Docs, у каждого пользователя есть определенные права доступа к файлу для доступа к базе знаний, установленные создателем файла. Доступ также можно контролировать через группы 365, которые делят всех пользователей на команды. Каждой команде можно предоставить или запретить доступ к определенным документам, что ускоряет процесс совместной работы.

Новые изменения документа автоматически синхронизируются и могут отображаться в строке или на боковой панели. Рецензенты могут отслеживать изменения, внесенные только определенными сотрудниками, или просматривать сводку всех новых изменений, внесенных командой. Пометки можно предварительно просмотреть, прежде чем предложенные изменения будут приняты, а рецензенты могут принять изменения как массово, так и по отдельности.

Помимо прямого редактирования в режиме реального времени, авторы могут общаться друг с другом с помощью комментариев, тегов пользователей и сообщений чата в приложении Microsoft Teams. Лучше всего то, что он поставляется с Microsoft Teams, это один из немногих инструментов, который позволяет проводить видеоконференции при редактировании файлов.

Microsoft 365 позволяет одновременно редактировать до 99 документов.

Это хорошо подходит для команд, которые хотят перейти на обновление Microsoft Teams из Skype и других инструментов делового общения, а также для тех, кому необходимо разделить большие команды на более мелкие группы редактирования.

Цены и планы

Microsoft 365 имеет три платных бизнес-плана, счета за которые можно выставлять на годовой или ежемесячной основе. Как показано ниже, единственные реальные различия между тремя планами связаны с безопасностью и хранилищем, поэтому большинство компаний могут обойтись версией Business Basic.

Зохо РабочийДрайв

Zoho WorkDrive's Writer — это онлайн-платформа для создания и редактирования документов в режиме реального времени, идеально подходящая для компаний, у которых есть множество файлов, требующих частой совместной работы на разных устройствах.

Его интерфейс «пустая страница» предназначен для устранения отвлекающих факторов при написании или редактировании. Для рецензентов, которые должны выполнять особенно подробные правки, «Режим фокусировки» инструмента выделяет только одну строку текста за раз.

Zoho также поставляется с виртуальным помощником по письму Zia, который сканирует документы на наличие грамматических ошибок и удобочитаемость.

Он интегрируется с Microsoft Word и WordPress и поставляется с библиотекой шаблонов для составления документов, таких как кадровая политика и приглашения на мероприятия. Zoho WorkDrive включает функцию «Маска содержимого», которая позволяет администраторам скрывать конфиденциальную информацию или определенные части документа от выбранных рецензентов. Его «Блокировка содержимого» позволяет создателю документа выбирать, какие части текста они не хотят изменять.

Дополнительные функции Zoho WorkDrive включают в себя:

• Инструмент быстрого обмена сообщениями в чате
• Живые курсоры
• Автономное редактирование
• Квитанции о доступе к соавторам
• Комментарии и теги пользователей
• Отслеживать изменения
• Объединение документов
• Цифровые подписи

Цены и планы

Zoho WorkDrive предлагает три платных плана, которые можно оплачивать ежемесячно или ежегодно. Дополнительное хранилище доступно для покупки.

Коробка

Box — это безопасный обмен документами и инструмент для совместной работы, используемый такими ведущими компаниями, как Coca-Cola, General Electric и Olympus.

Раньше Box был исключительно системой обмена и хранения файлов, но теперь он позволяет пользователям одновременно создавать и редактировать документы в Microsoft 365 и Google Docs.

Он обеспечивает как внутреннее, так и внешнее редактирование документов, не имеет максимального количества пользователей и предлагает неограниченное хранилище документов на Box Drive. Редактирования автоматически сохраняются, и каждый редактор имеет обозначения и комментарии с цветовой кодировкой.

По сравнению с другими инструментами в этом списке, Box имеет наибольшее количество интеграций со сторонними приложениями.

Он работает с Salesforce, Zoom, популярными альтернативами Zoom, Slack, Microsoft 365 и более чем 1400 другими платформами для совместной работы. Это делает его отличным вариантом для команд, которым необходимо общаться по видео или делиться своими экранами при совместном редактировании в реальном времени.

Это также один из немногих инструментов в этом списке, способный совершать видеозвонки при интеграции с Zoom.

Дополнительные функции включают в себя:

• Панели поиска файлов и дисков
• Блокировка и разблокировка файлов
• Контроль версий документов
• Редактирование и доступ к документам в автономном режиме
• Двухфакторная аутентификация
• HITECH и HIPAA-совместимость

Цены и планы

У Box есть четыре платных бизнес-плана, каждый из которых оплачивается ежегодно или ежемесячно. Большинству компаний лучше всего подойдет план Business Plus.

Дропбокс Бумага

Dropbox Paper похож на систему совместной работы Box в том смысле, что в прошлом Dropbox был исключительно инструментом для хранения и обмена файлами.

Dropbox Paper — это полностью бесплатный инструмент для редактирования документов, который позволяет одновременно пользователям вносить изменения и предложения в режиме реального времени. Как и в случае с Zoho WorkDrive, интерфейс Dropbox Paper лаконичен и не содержит отвлекающих факторов, таких как меню и панели инструментов, которые доступны только при выделении определенного текста.

Помимо редактирования строк в реальном времени, пользователи могут использовать функции комментариев и тегов, чтобы вносить предложения на боковой панели. Они также могут помечать комментарии как непрочитанные, а также редактировать и удалять прошлые комментарии. История комментариев также доступна.

Dropbox Paper — это в первую очередь инструмент для редактирования файлов, но он также предлагает временные рамки проекта. Это позволяет администраторам управлять сроками, использовать функции управления задачами и устанавливать этапы проекта, чтобы обеспечить четкость обязанностей.

Это хороший выбор для предприятий, которым требуются определенные схемы документов, большое количество людей совместно работает над файлами, а также предприятия, которые в значительной степени полагаются на изображения и URL-адреса при создании контента.

Дополнительные функции Dropbox включают в себя:

• Уведомления о комментариях в режиме реального времени
• Панель поиска
• Библиотека готовых шаблонов
• Сочетания клавиш для форматирования документа
• Реакции на комментарии эмодзи
• Вставка изображения с помощью перетаскивания
• Автоматическое создание галереи изображений
• Встраивание ссылок
• Возможность подключения нескольких документов

Бумага на 100% бесплатна для использования.

Бит.ай

Bit.ai — это сквозная платформа для совместной работы с файлами с пользователями из более чем 100 стран, включая такие известные компании, как Canon, MIT и Accenture.

В дополнение к редактированию в режиме реального времени интегрированные смарт-документы Bit.ai позволяют пользователям добавлять контент с Google Диска, облачных файлов, веб-ссылок, SharePoint, Box и т. д. Bit-документы совместимы со многими типами файлов, включая PowerPoint, Excel, Word и другие.

Пользователи также могут связывать документы между собой для лучшей организации файлов и получать доступ к интеллектуальному отслеживанию документов во время процесса проверки. Это предоставляет информацию об уровнях вовлеченности внешних сотрудников. Для повышения безопасности пользователи могут устанавливать сроки действия для внутренних и внешних файлов.

Файлы упорядочены по рабочей области и расположены в папках и подпапках. Вики-страницы упрощают поиск прошлого контента и ответы на распространенные вопросы. Также доступна неограниченная история версий документов и отслеживаемые изменения.

Обратите внимание, однако, что он не предлагает инструмент для обмена сообщениями в чате, такой как альтернативы Slack, такие как Chanty и Twist.

Bit.ai хорошо подходит для команд, которые часто повторно используют и перепрофилируют прошлый контент, а также для компаний, которые часто сотрудничают с редакторами за пределами своей организации.

Дополнительные функции включают в себя:

• Соавторство
• Редактирование строк в реальном времени
• Интеграция с Github, Miro и платформами социальных сетей.
• Библиотека готовых шаблонов
• Загружать прошлый контент в новые документы
• Уведомления о редактировании с цветовой кодировкой
• Упоминания
• Функции комментирования

Цены и планы

Понятие

Notion — это приложение для совместной работы в режиме реального времени, предназначенное для замены множества популярных инструментов управления рабочими процессами, таких как Trello, Confluence и Asana.

Он имеет наиболее настраиваемый интерфейс среди всех инструментов в этом списке, позволяя пользователям создавать собственную систему организации файлов боковой панели, добавлять элементы действий и создавать теги и метки для файлов.

В дополнение к стандартным функциям, таким как совместное редактирование и редактирование в реальном времени, Notion предоставляет историю версий, неограниченный доступ членов команды к документам и несколько вариантов просмотра.

Это идеальное решение для компаний, которым необходимо консолидировать несколько программ для совместной работы, которые они используют в настоящее время, но при этом нуждаются в функциях совместной работы над проектами.

Дополнительные функции Notion включают в себя:

• Не отвлекающий интерфейс
• Мобильная и настольная версии
• Горячие клавиши
• Тегирование пользователя
• Функция комментирования
• Сроки выполнения
• Уведомления
• Организация контента с помощью перетаскивания
• Канбан-доска и формат списка дел
• Библиотека шаблонов

Цены и планы

Notion предлагает один бесплатный план и три платных плана, оплачиваемых ежемесячно или ежегодно. Наиболее важные инструменты для совместной работы с файлами входят в планы Team или Enterprise.

Использование видеопрограмм для редактирования в реальном времени

В дополнение к вышеупомянутым инструментам для совместной работы над документами программное обеспечение для веб-конференций также можно использовать для редактирования файлов в режиме реального времени.

Такие функции, как совместный доступ к экрану, интерактивная доска и удаленное управление рабочим столом, позволяют десяткам сотрудников одновременно получать доступ к файлам и редактировать их с дополнительным преимуществом личного общения.

Наши параллельные сравнения популярных инструментов, таких как Zoom и WebEx, упрощают оценку того, какой инструмент для видеозвонков подходит для вашей команды.