Программное обеспечение для управления документами и его преимущества

Данные являются наиболее важной частью вашего бизнеса в любом бизнесе. Прошли те времена, когда компании сохраняли свои данные в книгах; именно поэтому существуют безопасные базы данных для хранения ваших документов.

Ежедневно в компании обрабатывается большое количество данных; вот почему вам нужно эффективное программное обеспечение, отвечающее потребностям вашей компании. Вот список программного обеспечения для управления, которое может быть полезно для вашего бизнеса.

Программное обеспечение для управления данными, которое подойдет вашей компании

Программное обеспечение для управления юридическими документами

Юридические фирмы не остаются в стороне от программного обеспечения для управления документами. Юристы могут систематизировать свои документы и обеспечить удобный поиск с помощью LexWorkplace. Этот облачный продукт помогает юридическим фирмам работать с различными документами.

Каждая юридическая фирма должна иметь его, потому что

• Он предлагает лучшие решения, чем оконные папки.
• Для юридической фирмы это лучшая система управления документами, чем S: Drive.
• Он предоставляет обновленные решения для облачного хранения данных.
• Идеально подходит для юридических фирм любого размера.

М-файлы

M-Files — это инструмент DMS, сочетающий в себе безопасность, автоматизацию и эффективность. Он объединяет все ваши деловые файлы из разных отделов в один надежный электронный архив. Ваша команда может легко и мгновенно получить доступ к информации из любого отдела.

Программное обеспечение хранит самые актуальные документы, обеспечивая доступность наиболее актуального документа. Это также помогает реализовать расширенный доступ и шифрование для контроля наиболее конфиденциальных файлов.

Хотя он и сложен, он отлично подходит для автоматизации рабочих процессов. Пользователи могут делиться, редактировать и просматривать документы на предмет утверждения в соответствии с правилами вашего рабочего места.

Темплафи

Templafy – это не только достойная, но и очень эффективная DMS. Он хранит файлы компании в единой библиотеке, к которой пользователи могут легко получить к ним доступ. Кроме того, это позволяет команде отслеживать изменения в режиме реального времени.

С помощью Templafy вы можете легко создавать различные деловые документы, используя собственные шаблоны. Инструмент автоматизирует создание важных файлов, таких как контракты с персоналом, соглашения о неразглашении и служебные электронные письма.

Это программное обеспечение также является умным, поскольку оно может оптимизировать весь процесс создания, используя инструменты и функции настройки. Он может обнаруживать ошибки и несоответствия в файле и автоматически исправлять их при вмешательстве пользователя.

Papersave

Papersave — еще один инновационный и удобный инструмент, который позволяет предприятиям независимо от их размера более эффективно управлять своими файлами. Программное обеспечение также может в любое время фиксировать функции документа.

Лучше всего подходит для решений ERP и CRM, поскольку позволяет пользователям захватывать файлы из пользовательского интерфейса. Благодаря интуитивно понятной функции поиска вы можете найти нужный документ.

Благодаря надежной защите данных вы можете отслеживать файл и контролировать все изменения, вносимые в файл, одновременно предоставляя вам возможность делегировать определенные разрешения своей команде.

Факторы, которые следует учитывать перед выбором программного обеспечения для управления документами

Прежде чем выбирать DMD, вам необходимо учитывать несколько вещей;

• Удобство использования : во-первых, вы должны подумать, как вы будете использовать программное обеспечение. Убедитесь, что он имеет удобный интерфейс, в котором легко ориентироваться и понимать.
• Особенности : большинство этих инструментов предлагают пользователям отличные функции, такие как обмен файлами. Это отличная функция, поскольку она позволяет команде одновременно просматривать файл, редактировать и работать вместе.
• Отслеживание изменений : хорошее программное обеспечение позволит вам отслеживать файл в режиме реального времени. Программное обеспечение также должно архивировать старые версии документа, чтобы вы могли вернуться к более ранним версиям.
• Убедитесь, что инструмент использует оптическое распознавание символов : вы можете быстро оцифровать файл для облегчения доступа при использовании OCR. Программное обеспечение также должно позволять легко сканировать файлы.

Преимущества использования программного обеспечения для управления документами в вашей компании

Инвестиции в DMS оправданы, поскольку они обеспечивают основу компании, которая помогает оптимизировать рабочий процесс. Это также повышает продуктивность бизнеса. Вот основные преимущества DMS для вашего бизнеса

Уменьшите пространство для хранения

Стоимость коммерческих помещений высока, поэтому хранение ваших документов может стоить дороже. Инструменты DMS имеют решающее значение, поскольку они уменьшают пространство, которое вы бы использовали для ремонта картотечных шкафов. Так что эти DMS являются отличной альтернативой для хранения данных и помогут вам сэкономить место в офисе. Если вашей компании необходимы бумажные копии, вы можете хранить их в другом, менее дорогом месте, например, в хранилище.

Повышение безопасности

Безопасность документов имеет решающее значение для любой компании, поскольку конфиденциальные данные нуждаются в защите. По сравнению с бумажными копиями DMS обеспечивает лучшую безопасность конфиденциальных файлов, поскольку вы можете контролировать доступ к таким документам.

Более того, DMS оставляет след о том, кто просматривал файл, когда они его проверяли и был ли он изменен. Вы также можете пометить автоматические оповещения для конфиденциальных документов.

Легко получить документ

Поиск и извлечение файла может оказаться сложной задачей, особенно если вы ищете в куче файлов. Большинство работников тратят свое время на поиск и организацию нужного печатного документа. Это влияет на производительность и ограничивает рост, поскольку сотрудник может даже пропустить потерянный документ.

Однако с DMS вам не придется беспокоиться о потере или неуместном размещении документов. Программное обеспечение экономит ваше время, поскольку для получения файла требуется команда. Вы также можете получить доступ к документам удаленно, если у вас есть подключение к сети.

Лучшее резервное копирование в случае катастрофы

Большинство DMS имеют планы резервного копирования и восстановления данных на случай аварии. Благодаря цифровой резервной копии ваши документы будут защищены от пожара, наводнения или других стихийных бедствий. Вы можете легко отслеживать свои документы при использовании инструмента управления документами. Благодаря функции отслеживания документов вы не потеряете или не поместите важные документы после просмотра.

Повысить продуктивность

Вы сэкономите много времени с помощью DMS, что приведет к повышению производительности. Поскольку отследить эти документы легко, вы повысите моральный дух своих работников и повысите удовлетворенность клиентов. DMS предложит вашему бизнесу эти преимущества.

• Конкурентоспособность
• Спокойствие духа
• Улучшение отношений с клиентами
• Гибкость

Заключение

Вам следует получить адаптированную DMS для вашего бизнеса, которая поможет вам упростить управление файлами в вашем бизнесе. Если вы хотите повысить производительность, повысить моральный дух своих сотрудников и оставаться конкурентоспособными, приобретите экономичные решения для управления документами, соответствующие потребностям вашего бизнеса. Это поможет оптимизировать потребности вашего бизнеса, гарантируя, что вы останетесь продуктивными и прибыльными.