Методы и хаки Google Sheets, о которых вы должны знать

Google Таблицы — один из лучших инструментов, когда-либо созданных для личного и делового использования. Это простое программное обеспечение предлагает множество услуг, таких как слияние писем, сложные формулы и многое другое. Пока вы знаете обо всех тонкостях программы , вы можете использовать этот инструмент в полной мере.

Google Таблицы также являются одной из самых универсальных программ. Вы можете делать почти все, что хотите, кроме создания листов как таковых. Расчеты и отчеты могут создаваться, совместно использоваться и редактироваться многочисленными владельцами файлов.

Если вы сотрудничаете с командой, разбросанной по разным регионам земного шара, к электронным таблицам Google можно получить доступ и просматривать их в любое время без особых усилий. Когда вы сталкиваетесь с интересным новым приложением, таким как Google Spreadsheets, вы хотели бы узнать как можно больше советов и приемов, чтобы получить максимальную отдачу от этого опыта. Следовательно, чем быстрее вы изучите эти приемы и лайфхаки, тем эффективнее будет ваш опыт.

Google Таблицы обладают широким набором функций и имеют огромное количество применений, независимо от того, как вы хотите их использовать. Их легко начать, однако вы можете выполнять широкий спектр работ с данными, продолжая изучать новые возможности и функции этого удивительного приложения.

Из всех многочисленных преимуществ, которые могут принести таблицы Google, вам было бы очень интересно узнать, как использовать их в своих интересах. В противном случае вы упустите все огромные преимущества, которые он может принести вам и вашему бизнесу в целом.

Вот некоторые из лучших трюков и хаков Google Spreadsheets, о которых вы должны знать

1. Отправить электронное письмо через комментарий

В таблицах Google вы можете выделить определенные ячейки и вставить в них свои комментарии. Кроме того, вы также можете автоматически отправить электронное письмо через этот комментарий.

Таким образом, таблицы Google предлагают одну из лучших функций для совместной работы со всей вашей командой. С помощью этой автоматической функции электронной почты вы можете обновлять получателя в режиме реального времени.

Чтобы отправить электронное письмо через комментарий, вот все, что вам нужно сделать:

• Щелкните ячейку, к которой вы хотите добавить комментарий, и выберите вариант добавления комментария.
• Когда появится окно комментария, добавьте знак плюс (+), а затем адрес электронной почты получателя.
• Когда вы добавите свой комментарий, получатель также немедленно получит электронное письмо.

2. Сгруппируйте ячейки в определенном порядке

Вы можете сгруппировать ячейки в своих таблицах Google различными способами. Как правило, это может зависеть от конкретной функции созданной электронной таблицы или ваших личных предпочтений. Здесь одна из лучших техник, которую вы можете применить, — это использование ФОРМУЛЫ МАССИВА().

Чтобы еще больше упростить ситуацию, массив ссылается на таблицу значений. Когда к вашим данным применяется ФОРМУЛА МАССИВА, ваши данные также обрабатываются в одном пакете. Используя эту формулу, вы можете сразу внести изменения только в одном месте, затем эти изменения автоматически применяются ко всему диапазону данных.

3. Создание тепловых карт

Тепловые карты — это функция, которая позволяет вам привлечь внимание к определенным важным частям ваших таблиц. Особенно когда вы работаете с большими данными, большими листами и несколькими таблицами, читателю будет очень сложно сразу указать основные области интереса. Помимо простого выделения, тепловая карта — это лучший способ создать важные слои на ваших листах.

Например, более светлые красные выделения предназначены для менее важной информации, средние красные выделения — довольно важные данные, однако интенсивный красный цвет представляет собой наиболее важную информацию, которая может потребовать наибольшего внимания.

Чтобы создать тепловые карты, вы можете использовать функцию условного форматирования в Google Таблицах, выполнив следующие действия:

• Выберите ячейки, к которым вы хотите применить правила форматирования.
• Нажмите «Формат», затем «Условное форматирование».
• Создайте правило, используя функцию цветовой шкалы

4. Используйте сводные таблицы

Сводные таблицы в Google Spreadsheets пригодятся, особенно когда вы работаете с большим набором данных, которые хотите обобщить.

Благодаря функциям сводных таблиц ваша двумерная таблица может быть повернута, что позволит вам получить третье измерение вашей таблицы. Эта функция поможет вам ответить на следующие вопросы:

• Сколько рокеров было продано в каждом магазине или филиале в четвертом квартале 2019 года?
• Какой торговый представитель принес наибольшую прибыль в мае?

Отныне для создания сводных таблиц вы можете выполнить следующие шаги:

• Выделите все ячейки, которые вы хотите использовать для своих данных.
• В верхнем меню нажмите «Данные», затем выберите параметр «Сводная таблица».
• Создайте настраиваемую сводную таблицу по своему усмотрению

5. Применить различные фильтры

Да, фильтры также могут быть применены к вашему документу Google Spreadsheets, и эти фильтры уже установлены, чтобы вы могли лучше понять и проанализировать определенные группы данных из ваших таблиц.

Благодаря фильтрам теперь вы можете просматривать только те строки или столбцы в ваших таблицах, которые представляют особый интерес. Этот трюк может пригодиться, особенно когда вы используете свои электронные таблицы во время отчета.

Чтобы применить фильтр к своим электронным таблицам, выполните следующие действия:

• Выберите значок или кнопку «Фильтр»
• Выберите значения, которые вы хотите включить в свои фильтры.

6. Используйте функцию проверки данных

Еще одна функция, которая делает ваши таблицы Google более эффективными, — это функция проверки данных. Эта функция позволяет вам ограничивать все значения, которые вводятся в ваши рабочие листы.

Чтобы использовать функцию проверки данных, выполните следующие шаги:

• Выберите «Данные» в верхнем меню.
• Нажмите «Проверка данных».
• После этого вы можете выбрать «Список из диапазона» или «Список элементов».

Таким образом, при вводе данных, которые не соответствуют ни одному из элементов списка, который вы создали, появится предупреждение. С помощью этой функции вы даже можете ограничить людей, благодаря чему любой, кто просматривает или имеет доступ к вашим листам, теперь сможет вводить элементы только из вашего списка.

7. Защитите данные в своих таблицах

Этот метод работает очень эффективно, когда есть много пользователей одного и того же документа Google Spreadsheet. Когда есть информация, которая должна быть окончательной, особенно очень важные данные, вы можете захотеть заблокировать эти ячейки. При этом данные в заблокированных вами ячейках не изменяются случайно.

Это можно сделать, открыв вкладку «Разрешения на редактирование диапазона». Затем выберите вариант «только вы».

Заключительные слова

Эта шпаргалка Google Sheets позволяет вам максимально использовать полезность и функции Google Spreadsheets. В общем, цель состоит в том, чтобы извлечь максимальную пользу из таблиц Google. Да, с вашей стороны может потребоваться некоторое время и усилия, чтобы овладеть этими техниками. Но как только вы освоитесь, вы поймете, что на самом деле вы так много упускаете просто потому, что еще не использовали Google Sheets в своих интересах. Теперь приступайте к применению этих техник.

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.

Рекомендации редакции:

• Как создать сводную таблицу в Google Таблицах
• Новые ярлыки Google Docs, Sheets и Slides сэкономят вам 2 секунды в день.
• 5 лучших альтернатив Google Chrome
• Приложение Google Lookout использует AR и AI для помощи слабовидящим.