Решение 6 наиболее распространенных проблем при внедрении хостинговой АТС

Внедрение решения Hosted PBX может быть одним из самых простых способов сократить расходы и улучшить коммуникационную и телефонную инфраструктуру вашего бизнеса. Благодаря тому, что поставщик услуг выполняет всю тяжелую работу в облаке, размещенная АТС предоставит вам множество надежных функций, непревзойденную гибкость и высокое качество голосовых вызовов. Однако, как и любая технология, внедрение хостинговой АТС не лишено недостатков или недостатков.

Многие проблемы с решениями VoIP и хостинговой АТС могут быть решены при наличии базового понимания системы или при сотрудничестве с вашим поставщиком услуг VoIP. Знакомство с VoIP-решениями, терминологией и общими проблемами может избавить ваш бизнес от ряда головных болей при переходе с устаревших телефонов на VoIP или даже при запуске нового поставщика хостинговых АТС.

Проблема

Первый шаг к поддержанию высокого уровня качества с помощью хостинговой АТС — убедиться, что ваш бизнес оснащен адекватным подключением к Интернету. Многие из распространенных проблем, связанных с качеством вызовов VoIP, можно проследить до интернет-соединения, от которого зависит служба. С Hosted PBX все обрабатывается напрямую через ваше интернет-соединение, и ваши телефонные звонки передаются в виде данных через это соединение. Отключение телефона или даже небольшие сбои во время звонков могут легко подорвать профессиональный имидж вашего бизнеса, а некоторые пользователи просто не потерпят плохого общения.

Решение

К счастью, в последние годы VoIP стал намного надежнее, но ненадежность все еще может быть ключевой проблемой, но в ваших руках повысить эту надежность. При внедрении хостинговой АТС в первую очередь необходимо протестировать подключение к Интернету и определить возможные узкие места. Система надежна настолько, насколько надежна ее самое слабое место. Конечно, когда дело доходит до вашего интернет-соединения, проводное всегда лучше, чем беспроводное. Провода обеспечивают постоянный поток данных и не могут быть прерваны внешними факторами, как беспроводное соединение. Даже с самым мощным маршрутизатором в мире сигнал Wi-Fi будет блокироваться и ослабляться любыми барьерами, через которые он должен пройти, и может прерываться или получать помехи. Если возможно, убедитесь, что ваше соединение не ограничено только настройкой Wi-Fi, чтобы гарантировать самое надежное доступное соединение. Для начала было бы неплохо проверить скорость вашего интернет-соединения, чтобы понять, с чем вы работаете и как обновиться.

Поскольку данные о ваших звонках передаются через Интернет, также необходимо убедиться, что ваш офис имеет надлежащий уровень пропускной способности для обработки не только этой информации, но и любых других данных, передаваемых при стандартном использовании Интернета по всему офису. Типичный вызов VoIP потребляет примерно 85 килобит (кбит/с) пропускной способности как для загрузки, так и для загрузки, но скорость загрузки является ключом к качеству вашего телефонного звонка. Без надлежащей пропускной способности и скорости загрузки для передачи данных ваши вызовы могут страдать от дрожания или прерываний.

Проблема

Даже с самым надежным интернет-соединением, самой высокой пропускной способностью и самой высокой скоростью загрузки, доступной через ваш офис, качество вашего обслуживания может пострадать. Как указывалось ранее, дрожание или прерывания, пропущенные вызовы, беспорядочная речь из-за неуместных или запаздывающих данных и даже проблемы с безопасностью могут мешать соединениям VoIP, если вы не поддерживаете и не управляете инструментами, созданными для обеспечения самого высокого качества обслуживания. Без надлежащего оборудования или условий невозможно поддерживать высокий уровень качества связи, что может негативно повлиять на присутствие вашего бизнеса и способность выполнять работу.

Решение

Первым шагом к управлению качеством обслуживания будет выбор хостинг-провайдера УАТС, который может предоставить вашему бизнесу соглашение об уровне обслуживания. Эти соглашения, распространенные среди большинства поставщиков, помогут гарантировать, что все на сервере поставщика не только будет работать, но и будет работать как можно лучше без каких-либо проблем. Но остальные снова обратятся к вашим методам управления качеством обслуживания, которое вы испытываете при совершении или приеме звонков. При надлежащем подключении к Интернету для подпитки размещенной системы АТС вы не должны замечать никаких проблем с вашими звонками, но если все идет хорошо со стороны вашего интернет-провайдера, в вашем собственном бизнесе все еще есть точки фокуса, которые могут оказать влияние.

Установление соединения VoIP по-прежнему требует использования маршрутизаторов и даже возможных коммутаторов, чтобы направлять данные туда, куда они должны идти, и позволять оборудованию общаться с вашей сетью. Определенные маршрутизаторы и коммутаторы с поддержкой QoS имеют встроенные функции для определения приоритета вашего VoIP-трафика по сравнению со стандартным использованием Интернета, предоставляя этим данным скоростную дорогу, в то время как все остальное делегируется боковым улицам. Сокращение количества точек доступа, через которые должна проходить ваша информация, также улучшит качество обслуживания. Если данные должны проходить через два отдельных маршрутизатора, это может негативно повлиять на передачу данных и замедлить все процессы. Многие брандмауэры также предоставляют список фильтров для блокировки или разрешения входящего трафика, и их можно настроить в каждом конкретном случае, чтобы гарантировать, что данные VoIP имеют необходимую пропускную способность и разрешения.

Проблема

Одним из главных виновников прерывания или ограничения вашей услуги VoIP является ужасный маршрутизатор или даже любое другое несовместимое оборудование. Многие старые маршрутизаторы просто не могут поддерживать VoIP и происходящую передачу данных (см. лучшие маршрутизаторы для VoIP). Другое сетевое оборудование, такое как коммутаторы (как упомянуто выше), может столкнуться с проблемами совместимости, и не только с протоколами VoIP, но и с самими собой. Любая устаревшая сеть, в которой все еще используется старое оборудование или даже неподходящее оборудование, может сделать переход к решению Hosted PBX серьезной головной болью и продолжать создавать проблемы в будущем. Мало того, что сами маршрутизаторы могут быть несовместимы, они могут быть даже неправильно запрограммированы. Если вы используете старые устаревшие телефоны или даже телефоны от другого поставщика размещенных АТС при переходе на новый, также возникает проблема подготовки ваших телефонов.

Решение

Обновлять, обновлять и обновлять. Если ваш бизнес только сейчас переходит на размещенную АТС, но все еще работает в сети 5-летней давности, возможно, пришло время заменить все это оборудование на новые, современные маршрутизаторы, коммутаторы, провода или любые другие устройства. другое оборудование и точки доступа — даже ваши старые телефоны. Многие провайдеры включают или продают телефоны, которые поставляются подготовленными и готовыми к подключению, поэтому конфигурация выполняется за вас — в противном случае вы можете потратить часы, пытаясь проложить свой путь через устаревшие веб-порталы, пытаясь найти необходимые IP-адреса и имена учетных записей для Подготовьте свои старые телефоны к новой службе. Когда дело доходит до обновления оборудования, первоначальные инвестиции даже не обязательно должны быть огромными, поскольку не всегда требуется самое современное оборудование, а скорее обеспечение совместимости выбранного вами оборудования с вашим вариантом использования. Многие провайдеры будут поставлять или продавать свои собственные маршрутизаторы и коммутаторы, совместимые с VoIP, или могут быть получены от независимых розничных продавцов. Опять же, важно не самое дорогое, а наличие подходящего инструмента для работы. Хотя не рассчитывайте сэкономить на маршрутизаторе и ожидать высокого качества звонков, любой случайный готовый маршрутизатор начального уровня от Best Buy может привести к еще большим головным болям.

Также важно убедиться, что ваше оборудование правильно настроено для предполагаемого использования. Многие маршрутизаторы имеют огромный список возможностей, функций, разрешений и исключений, которые можно настроить непосредственно через удобный интернет-портал. Конечно, задача может показаться сложной для тех, кто незнаком с ней, но помощь вашего провайдера VoIP и выбор оборудования, ориентированного на VoIP, могут сделать задачу открытия правильных точек простой и легкой. Даже покупки устройства с поддержкой VoIP или специализированного устройства должно быть достаточно, чтобы убедиться, что ваши соединения настроены правильно. Как упоминалось выше, сокращение количества точек между вашей сетью и размещенной АТС также имеет ключевое значение — меньше маршрутизаторов означает меньше ограничений для данных и сети. Как указано выше, подключение новых телефонов к вашей новой услуге может помочь сократить головную боль, связанную с предоставлением ваших существующих телефонов, хотя служба поддержки провайдеров также должна помочь с этим, поскольку процесс в основном заключается в подключении. правильную информацию в правильное поле, если обновление невозможно.

Проблема

Компьютеры, сети и даже VoIP могут сначала показаться пугающими для тех, кто не знаком с тем, что кажется сложной системой. Незнакомая природа VoIP с ее собственной уникальной терминологией, сокращениями и требованиями может оказаться сложной задачей даже для самого опытного ИТ-менеджера или руководителя центра обработки данных. Запуск центра обработки данных или настройка сети для вашего офиса — это задача, отличная от реализации VoIP-решения, и многие сетевые администраторы могут просто не знать, как работает VoIP или хостинговая УАТС. При недостатке знаний и даже базовых знаний переход на решение VoIP может показаться почти невозможным или, по крайней мере, невероятным, чтобы потратить время на сбор знаний, необходимых для перехода. office, кто его настраивает и умеет обслуживать систему?

Решение

К счастью, большая часть тяжелой работы и настройки хостинговой АТС выполняется провайдером через облако. Поскольку служба размещается на серверной части провайдера и в центрах обработки данных, и не обязательно устанавливать дополнительную инфраструктуру в помещении, настройка может быть такой же простой, как установка нового маршрутизатора. Благодаря характеру размещенных решений вы можете настроить и запустить свою новую телефонную систему в течение нескольких минут.

Если вы предпримете предыдущие шаги, чтобы обеспечить достаточно сильное подключение к Интернету и совместимое оборудование, настройка должна быть такой же простой, как вызов провайдера, подключение всего вашего оборудования, и вы будете готовы совершать звонки. Прошли те времена, когда приходилось расшифровывать техническую болтовню, решать, какой кодек лучше всего подойдет для вашей системы, и усложнять настройку оборудования. Конечно, настроить все — это полдела, а настроить телефонную систему — это больше, чем просто подключить телефон к маршрутизатору. Благодаря обширному списку функций, предоставляемому решением Hosted PBX, вам может потребоваться некоторое время, чтобы настроить все так, как вы хотите, но снова прошли те дни, когда вы пролистывали руководства пользователя, чтобы понять сложные веб-порталы. Как правило, включенные в услугу, многие провайдеры хостинговых АТС будут включать доступ к удобному для пользователя веб-порталу, используя методы щелчка и перетаскивания, чтобы любой человек любого уровня квалификации мог быстро адаптировать свою телефонную систему к своему варианту использования. Обучение ваших сотрудников должно остаться в прошлом.

Проблема

Конечно, даже со всем планированием в мире, если что-то выйдет из строя на стороне вашего поставщика услуг, ваш бизнес останется беспомощным, пока проблема не будет решена. Все понимают, как сложно дозвониться до линии обслуживания клиентов только для того, чтобы дождаться ответа оператора, но когда дело доходит до ваших телефонных линий, отсутствие обслуживания даже на минуту может обернуться катастрофой для вашего бизнеса. Если ваша телефонная связь полностью отключается, вы замечаете перебои или дрожание, но с вашей стороны все в порядке, или вы просто хотите включить или отключить новую функцию, провайдер без надлежащих каналов связи и плохой поддержки может превратить минуты простоя в часы. , или даже дней.

Решение

В наши дни почти невозможно найти компанию, которая не ставит обслуживание клиентов на очень высокий пьедестал. Было доказано, что клиенты легко отказываются от поставщика услуг или компании, если считают, что предоставляемая им поддержка не соответствует требованиям. К счастью, многие, если не все провайдеры, обратили на это внимание и прислушались. Хотя считается, что обслуживание клиентов является ключом к успеху, не все поставщики созданы одинаково, и не все поставщики открывают одни и те же каналы. Легко хвастаться качественным обслуживанием клиентов, но если вы позволите своим клиентам звонить в вашу службу поддержки только в определенные часы дня, это не принесет никому пользы, когда их телефоны отключатся посреди ночи.

При сравнении провайдеров хостинговых АТС одним из наиболее важных аспектов, который следует учитывать, является уровень обслуживания и предоставляемые возможности связи. Некоторые провайдеры поддерживают круглосуточные телефонные линии службы поддержки клиентов, адреса электронной почты и даже онлайн-чат, поэтому вы в любом случае можете связаться с ними в любое время. Многие провайдеры даже приложат все усилия, чтобы гарантировать, что их обслуживание клиентов на 100% базируется в США, поэтому клиентам не нужно беспокоиться о потенциальном языковом барьере, из-за которого 5-минутный звонок может длиться 50 минут. Также важно отметить, что некоторые услуги Hosted PBX будут предоставлять различные уровни обслуживания клиентов в зависимости от уровня обслуживания, на который подписан ваш бизнес, и даже ограничивают круглосуточную поддержку по телефону без выходных для более высокооплачиваемых клиентов. Если вы выберете поставщика услуг, который максимально упростит обращение к ним, если что-то пойдет не так, это значительно упростит весь переход.

Проблема

Безопасность в любом бизнесе любого размера должна быть серьезной проблемой при создании сети, независимо от того, планирует ли ваш бизнес использовать хостинговую АТС. С добавлением размещенной АТС или решения VoIP не только ваши письменные данные передаются по вашей сети, но теперь все ваши звонки и голосовые сообщения также будут обрабатываться через ту же сеть. Из-за особенностей VoIP сторона, пытающаяся проникнуть в вашу сеть, может получить данные о звонках, отправляемых через вашу сеть, и перехватить сообщения, что позволит им по существу прослушивать ваш телефонный звонок. Когда большая часть структуры вашей телефонной системы находится вне ваших рук, как вы можете быть уверены, что все заблокировано и надежно защищено?

Решение

На самом деле перенос вашей телефонной службы в облако по своей сути включает в себя ряд преимуществ в плане безопасности просто из-за характера системы. Администраторы будут иметь доступ к веб-порталу, который не только предоставляет полезную аналитическую информацию, доступ к функциям вашего сервиса, но и к функциям безопасности. Администраторы могут устанавливать определенные уровни доступа для каждого пользователя, чтобы только персонал, которому предоставлено разрешение, мог управлять вашими более мощными функциями или получать доступ к информации в Интернете. Как правило, администраторы могут удаленно отключить телефон от использования вашей размещенной АТС прямо с того же портала, поэтому, если недовольный сотрудник уходит, но у него есть телефон дома, вы можете убедиться, что у него больше нет доступа к сети или услуге. Этот же портал также позволяет быстро и легко отслеживать использование телефона, вы даже можете записывать звонки и прослушивать их позже.

Но как насчет нежелательных злоумышленников, проникающих в вашу сеть и прослушивающих ваши личные звонки? К счастью, все серверы, на которых будет работать ваша размещенная АТС, защищены ведущим в отрасли шифрованием и пограничными контроллерами сеансов, чтобы не гарантировать, что любые собранные данные будут зашифрованным беспорядком информации, но также действуют как выделенный брандмауэр только для вашего телефона. звонки. Добавление Cloud Encryption Gateway и требование паролей для всех устройств и подключений к вашей сети также поможет предотвратить большинство атак. Кроме того, как упоминалось ранее в разделе о маршрутизаторах, используемое вами оборудование может помочь заблокировать вашу сеть, поскольку большинство маршрутизаторов либо сами действуют как брандмауэр с возможностью ограничения доступа к сети, либо используют собственное программное обеспечение. брандмауэры. Любой дополнительный замок, который вы можете поставить на дверь, только затруднит взлом.