Как отдел кадров может использовать электронные подписи для представления культуры компании?

Подписи электронной почты используются более чем 62% маркетологов, выступая в качестве ценного инструмента, который может еще больше повысить узнаваемость бренда в компании. В качестве простого дополнения к электронным письмам вы можете использовать этот маркетинговый инструмент, чтобы привнести элемент профессионализма в каждое отправляемое вами электронное письмо, а также добавить полезную информацию, которая поможет людям оставаться на связи с вашими рабочими учетными записями.

Тем не менее, помимо продвижения компании и повышения узнаваемости бренда, электронные подписи также можно использовать для дальнейшего представления культуры компании и улучшения коммуникации. На самом деле, этот последний пункт повышения простоты общения был повторен в различных крупных маркетинговых агентствах: 89% маркетологов используют подписи для включения дополнительной контактной информации.

В этой статье мы рассмотрим преимущества использования подписи электронной почты во всей компании, рассмотрим основные преимущества, а также продемонстрируем, как можно помочь информировать и развивать внутреннюю культуру компании.

Давайте прямо в это.

Как добавить подпись электронной почты в Outlook?

Добавление подписи электронной почты в Outlook на удивление просто: вы можете создать и загрузить подпись всего за несколько минут. Благодаря настраиваемым параметрам и ряду онлайн-создателей, к которым вы можете обратиться, внедрение подписи в масштабах всей компании не так сложно, как вы думаете.

В Outlook есть определенный процесс, которому вы можете следовать:

• Настройки . После открытия учетной записи электронной почты Outlook перейдите к настройкам, которые должны находиться на панели окна в левом верхнем углу экрана.
• Подписи — либо перейдите к разделу «Подписи», переместившись вниз по алфавитному списку, либо выберите «Справка», а затем найдите его напрямую. Нажмите на нее, чтобы открыть страницу подписи в Outlook.
• Изменить — нажмите на знак плюса (+), чтобы добавить новую подпись. Затем вы сможете отредактировать тип и имя своей подписи, прежде чем настраивать ее с помощью персонализированных полей и ответов. Точно так же здесь вы можете напрямую загрузить готовую подпись, если вы создали ее с помощью стороннего приложения или службы.
• Опубликовать . После настройки подписи электронной почты вы можете нажать «Применить», после чего изменения будут опубликованы в вашей учетной записи. Убедитесь, что у вас выбрана подпись электронной почты. Если это так, то следующее электронное письмо, которое вы отправляете из своей учетной записи, автоматически включает подпись электронной почты внизу страницы.

Благодаря этому вы быстро создали и включили подпись электронной почты, которую вы можете в равной степени распространять в своей компании.

Почему моя компания должна использовать электронные подписи?

Создав подпись электронной почты, вы сможете начать пользоваться преимуществами этого полезного дополнения к электронной почте. Как правило, подписи электронной почты имеют как мгновенную выгоду, так и выгоду, которая увеличивается с течением времени. Например, несмотря на то, что эти подписи дают мгновенную выгоду, о которой мы вскоре поговорим, использование подписи сейчас означает, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете в будущее, будет постоянно содержать эту дополнительную информацию.

Если кто-то просматривает свою электронную почту и просматривает прошлые электронные письма, чтобы увидеть, что вы, возможно, сказали, ваша электронная подпись будет постоянным напоминанием о брендинге вашей компании, ее информации и будущих деталях, которые вы, возможно, включили.

Мгновенные преимущества использования подписи электронной почты огромны, и это простое дополнение имеет большое значение. Онлайн-подписи электронной почты могут:

• Повышение профессионализма . Более 82% предприятий сейчас активно используют электронные подписи. Одна из основных причин, по которой это происходит, заключается в том, что это продвигает имидж профессионализма. Компании могут использовать их, чтобы показать свой бренд, включить дополнительную информацию и использовать корпоративные цвета. Это не только удобно, но и повышает чувство профессионализма в Интернете.
• Оптимизация контактов . Еще одним преимуществом использования подписей электронной почты является то, что сотрудники могут указывать дополнительные точки контакта. Электронная почта, хотя и широко используется, далеко не самое эффективное средство связи. В связи с этим включение номера телефона, альтернативного адреса электронной почты или другого контактного лица поможет людям оставаться на связи с компанией.
• Повышение узнаваемости бренда. Узнаваемость бренда является важной частью онлайн-маркетинга. На самом деле, даже просто включение цвета в ваше электронное письмо, отражающего цвета вашей компании, может повысить узнаваемость бренда до 80%. Подпись электронной почты вашей компании предоставляет прекрасную возможность включить маркетинговые материалы, логотип вашего бренда и название вашей компании. Со временем это будет способствовать увеличению вероятности того, что люди узнают и будут ассоциировать положительное обслуживание клиентов с вашим брендом.

Хотя это основные преимущества, которые вы получите от включения подписи электронной почты, они лишь касаются поверхности, и это одно из недорогих изменений, которые вы можете внести в свой бизнес.

Как HR может использовать подписи электронной почты для развития внутренней культуры компании?

Хотя мы обсудили внешние преимущества внедрения подписи электронной почты в вашем бизнесе, вы также можете воспользоваться внутренними преимуществами, поскольку отдел кадров использует подписи электронной почты для развития корпоративной культуры.

Электронная почта является основным методом общения в бизнесе, и сотрудники используют этот поток для общения друг с другом в течение дня. Имея такой прецедент, отделы кадров могут включать в свои сообщения ряд дополнительной информации.

Например, отдел кадров может использовать подписи электронной почты для

• Проводите опросы компании . В подписях электронной почты, отправляемых из отдела кадров, сотрудники могут включать ссылку на недавний опрос, который проводит отдел кадров. Это может быть ссылка на анонимный опрос об условиях труда, место для обратной связи или любой другой опрос, который проводится в настоящее время. Это дает сотрудникам простой способ доступа к месту, где они могут поделиться своими чувствами, поскольку это находится в электронной почте отдела кадров, что экономит всем время и дает центральное место для поиска опросов.

• Планирование совещаний . Многие сотрудники отдела кадров теперь используют свою электронную подпись в качестве места для хранения ссылок «Забронировать совещание». Это приведет других сотрудников к онлайн-платформе, где они смогут выбирать из доступных слотов для встреч. Когда сотрудник отдела кадров должен запланировать множество совещаний, это может сэкономить ему много времени, а также гарантирует, что сотрудники могут найти время, которое соответствует их рабочему дню. Это один из лучших способов упростить создание и распространение новых встреч внутри компании.

• Объявлять новости . Наконец, HR может распространять сообщения и новости компании через свои электронные подписи. От крупномасштабных объявлений до ежедневных бюллетеней, которые они могут распространять, электронная подпись — это отличное место для вовлечения и обновления людей, не направляя их на чтение новостного портала компании. С помощью этого ни к чему не обязывающего способа распространения информации ваша команда HR может легко обмениваться сообщениями, не прибегая к дополнительным усилиям.

Как уникальное место, которое может увидеть и получить доступ любой, кому отдел кадров отправляет электронное письмо, электронная подпись — отличное место для включения элементов, которые будут способствовать развитию корпоративной культуры. Часто недоиспользуемое, это уникальное изменение, которое вы могли бы внедрить в свой отдел кадров, может иметь огромное значение.

Последние мысли

В то время как подписи электронной почты широко обсуждаются как полезный инструмент, который можно использовать для улучшения профессионального общения и повышения узнаваемости бренда, его редко называют полезным инструментом для внутреннего общения. Наряду с простым предоставлением сотрудникам дополнительных способов связаться со своими представителями отдела кадров, подписи электронной почты часто являются отличной доской объявлений для дальнейшего общения.

От включения кнопки расписания встреч до разработки места, куда можно вставлять новости компании, подписи электронной почты — прекрасное место для повышения связи и культуры компании в корпоративной среде.