Как выбрать провайдера VoIP

Большинство предприятий, от колл-центров до стартапов, либо думают, либо уже начали заменять существующую телефонную службу телефонной системой с передачей голоса по Интернет-протоколу (VoIP). Существует ряд причин для перехода, и компании, которые уже внедрили эти системы, могут их подтвердить. В этой статье будут рассмотрены некоторые аспекты того, как выбрать лучшего поставщика услуг VoIP.

Критерии выбора VoIP-провайдера

Телефонная система VoIP предоставляет своим пользователям больше, чем просто телефонную услугу. Эти платформы можно использовать для видеосвязи, обмена мгновенными сообщениями с коллегами и многого другого. Из-за этого богатого набора функций у вас должен быть длинный список критериев, которые следует учитывать при выборе инструмента VoIP.

В этой статье мы рассмотрим следующие разделы:

• Запишите свои требования
• Затраченные затраты
• Доступные функции
• Служба поддержки
• Сторонние интеграции
• Безопасность VoIP
• Время работы VoIP
• Распределение провайдеров VoIP
• Часто задаваемые вопросы

Но сначала — запишите свои требования

Поскольку при выборе VoIP-телефона необходимо учитывать множество факторов, важно записать требования, которые вы ищете. Переход с традиционной телефонной связи, такой как стационарный телефон, на платформу VoIP — большой шаг. Подумайте, какие элементы в телефонной системе вам абсолютно необходимы. Вот несколько причин, по которым вы можете подумать о переходе на телефонную систему VoIP:

• Телефонные системы VoIP значительно снижают стоимость системы PSTN.
• Эта технология предлагает вам универсальную коммуникационную платформу.
• Телефонная служба VoIP предлагает улучшенные услуги для сотовых телефонов и других мобильных устройств, которые не может предоставить PSTN.
• Эти платформы предлагают передовые технологии с незначительной кривой обучения.
• Вы можете настроить количество мест в VoIP-инструменте, чтобы с легкостью соответствовать изменяющимся масштабам вашего бизнеса.

Это может включать в себя снижение стоимости счета за служебный телефон и наличие определенного количества телефонных линий, которые вам нужны. Но не бойтесь выйти за рамки этого. Подумайте о функциях, которых не хватает вашей PSTN, и о том, как платформа VoIP может помочь восполнить этот пробел. Записывание всех этих требований поможет вам быть организованным и убедиться, что вы не пропустите ничего важного для вас.

Затраченные затраты

Цена будет важным фактором при выборе поставщика, который подходит именно вам. Однако самая низкая цена не всегда может быть лучшей ценой, поскольку такие факторы, как качество обслуживания, поддержка клиентов, варианты тарифных планов и другие, безусловно, должны влиять на окончательное решение для провайдера VoIP. Вот разбивка различных сборов, связанных с бизнес-телефонами VoIP.

Цена за установку

Традиционный телефон PSTN использует медные провода, которые соединяют вашу систему с поставщиками телефонных услуг. Поскольку система VoIP подключается через Интернет, при установке не должно взиматься плата или взимается очень небольшая плата. В лучшем случае вы можете просто ожидать плату за активацию учетной записи. Тем не менее, это будет единовременным списанием средств с вашего счета.

Цена за пользователя

Вы можете ожидать, что линия VoIP будет стоить от 20 до 30 долларов в месяц на пользователя. Основные функции, такие как неограниченные исходящие вызовы (обычно для США и Канады), бесплатные минуты, автосекретарь, переадресация вызовов, идентификатор вызывающего абонента, ожидание вызова, запись вызова, вызов для каждого пользователя и многое другое. Ваша АТС, скорее всего, даст вам возможность платить ежегодно или ежемесячно.

Дополнительная плата

Самые большие сборы, связанные с услугой VoIP, безусловно, связаны с установкой и зарядными устройствами по цене за пользователя. Но вот некоторые другие сборы, с которыми вы можете столкнуться:

• Бесплатные минуты . Ваш план, скорее всего, будет включать бесплатные минуты, но они могут быть неограниченными. Поэтому, если вы превысите выделенную сумму, с вас будет взиматься плата.
• Аппаратное обеспечение VoIP. Возможно, вам потребуется приобрести дополнительное аппаратное обеспечение для вашей новой телефонной системы, например новый телефон или аналоговый телефонный адаптер.
• Планы обновления — если вы решите, что тарифный план VoIP, который вы используете, не соответствует потребностям вашего бизнеса, вы можете перейти на следующий уровень. Но, конечно, вы должны ожидать более высокую цену.

VoIP-функции

Стандартные функции

Это может быть несложно, но важно убедиться, что выбранная вами платформа имеет необходимые вам функции и возможности VoIP. Но если вы не уверены, на что следует обратить внимание, вот некоторые особенности, которые следует учитывать и почему они важны:

• • • Автосекретарь — автосекретарь — это система меню, которая использует автоматические голосовые подсказки, чтобы помочь вызывающим абонентам перейти к нужному агенту или отделу. Это сэкономит время и деньги вашей команды, поскольку может заменить живого администратора.
    • Переадресация звонков — благодаря этой функции звонки ваших клиентов никогда не останутся без ответа. Система VoIP позволит вам переадресовать вызов на другой добавочный номер или другой телефонный номер.
    • Аналитика вызовов — позволяет собирать такие данные, как показатели сеансов вызовов, поведенческие тенденции, производительность агентов и многое другое. Таким образом, вы можете использовать информацию для принятия решений на основе данных.
    • Программный телефон. Приложение для программного телефона позволяет совершать звонки или отправлять сообщения на любом устройстве с поддержкой Wi-Fi. Таким образом, вы можете общаться на ходу.
    • Деловые текстовые сообщения — системы VoIP позволяют отправлять SMS-сообщения прямо с платформы. Иногда в определенной ситуации вместо звонка требуется текст, поэтому вам не придется переключаться между платформами для этого.
    • Преобразование голосовой почты в текст — эта функция расшифровывает ваши голосовые сообщения и отправляет их на ваш телефон в виде текста SMS.
    • Видеоконференции — телефонные системы VoIP обычно предлагают инструмент видеочата, чтобы вы могли взаимодействовать с клиентами и коллегами наиболее удобным способом.

Расширенные возможности

Поскольку телефонные платформы VoIP предлагают больше, чем просто телефонную услугу, стоит потратить время на то, чтобы воспользоваться некоторыми из более продвинутых функций, которые могут предложить эти инструменты. Это включает в себя функции VoIP, такие как искусственный интеллект, аналитика вызовов, системы IVR и встроенные сторонние интеграции. Однако чем более продвинутые функции вы ищете, тем большую цену вы будете платить большую часть времени.

Провайдеры VoIP будут различаться тем, как они взимают плату с пользователей за более продвинутые планы. Многие платформы будут предлагать более продвинутые функции по мере того, как вы опускаетесь в рамках их платных тарифных планов. Другие провайдеры, такие как Nextiva и Telnyx, предлагают возможность приобретения определенных функций по меню. Таким образом, вы платите только за те функции, которые вам нужны.

Служба поддержки

Жизненно важные коммуникации с клиентами и коллегами проходят через ваш инструмент VoIP. Поэтому, если что-то пойдет не так, вы хотите убедиться, что об этом позаботятся немедленно. Некоторые провайдеры предлагают поддержку 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, передавая свою поддержку клиентов на аутсорсинг в определенные часы дня. Большинство других провайдеров VoIP предлагают поддержку по телефону в обычное рабочее время.

Наличие поддержки клиентов, когда она вам нужна, чрезвычайно важно как для домашнего, так и для делового VoIP. Поэтому знать, какой тип поддержки вы получите, и когда вы можете ожидать ее получения, безусловно, необходимо знать. Вот некоторые другие факторы, которые вы должны учитывать в предложении обслуживания клиентов провайдера VoIP:

Простота . Помимо маршрутизации вызовов нескольким операторам, пользователи должны максимально сократить время ожидания вызова.

Живые представители — живые представители — это идеальный вариант поддержки, поскольку они всегда готовы обсудить с вами проблемы. Общение с человеком облегчит для обеих сторон уточнение и объяснение, когда это необходимо.

Варианты самообслуживания. Надежное предложение по обслуживанию клиентов предоставит вам больше, чем возможность общаться с представителем. Сюда входят онлайн-порталы, видеоуроки, часто задаваемые вопросы и/или другие веб-альтернативы.

Сторонние интеграции

Одним из самых больших преимуществ инструмента VoIP является то, что они часто поставляются со встроенными сторонними интеграциями. Поскольку ваш инструмент VoIP предназначен для ежедневного общения, он синхронизируется с инструментами, которые вы часто используете. Вот некоторые интеграции, которые вы можете ожидать:

CRM — многие VoIP-решения интегрируются с вашим CRM-инструментом, чтобы вы могли отслеживать необходимые данные о своих телефонных звонках. Эта интеграция также может улучшить качество обслуживания клиентов, поскольку платформа может подключить вашего агента к профилю входящего звонящего и иногда даже автоматически создает новый запрос в службу поддержки с информацией об этом звонке.

SMS и факс . Большинство платформ VoIP имеют функции SMS и факса, встроенные прямо в платформу. Но если у них нет такой функциональности, ваш инструмент должен интегрироваться со сторонней платформой SMS и факсов.

Программное обеспечение для работы с электронной почтой. Синхронизировав инструмент электронной почты с системой VoIP, вы сможете эффективно управлять электронной почтой и звонками. Например, интеграция Microsoft Outlook с вашим инструментом VoIP означает, что вы можете получать аудиофайлы из вашего инструмента VoIP прямо на свою электронную почту.

Интеграция с облачным хранилищем . Инструмент VoIP должен легко интегрироваться с инструментом облачного хранилища, таким как Dropbox или Google Cloud, чтобы вы могли обеспечить безопасность записи на телефоне. Таким образом, вы можете быть защищены от таких вещей, как мошенничество и судебные иски.

Прежде чем выбрать платформу VoIP, убедитесь, что ваш инструмент имеет эти интеграции или те, которые вам нужны. Вы также можете следить за программным обеспечением VoIP, которое обеспечивает интеграцию сторонних API, чтобы вы могли настроить свой инструмент по мере необходимости.

Безопасность VoIP

Поскольку услуга VoIP работает через Интернет, она подвержена определенным системным уязвимостям. Из-за этого ваши данные технически уязвимы для перехвата или взлома. Это означает, что крайне важно, чтобы вы искали провайдера VoIP, который прилагает дополнительные усилия для принятия мер безопасности для защиты данных клиентов.

Самый эффективный способ обеспечить безопасность вызовов — использовать высокоуровневое шифрование. Это относится к процессу преобразования данных из вызовов в закодированную версию, которую можно расшифровать только с помощью ключа описания.

Другим показателем надежной защиты провайдера VoIP является наличие нескольких центров обработки данных в разных местах. Несколько серверов в центре обработки данных приводят к избыточности обслуживания, а это означает, что один сервер может взять на себя управление в случае сбоя другого. То же самое касается центров обработки данных. Если провайдер VoIP имеет более одного центра обработки данных в одном месте, один может взять на себя управление в случае сбоя другого.

Вот некоторые другие вещи, на которые следует обратить внимание:

• Аудит центров обработки данных
• Многофакторная аутентификация
• Расширенное управление учетными записями

Провайдеры VoIP должны предлагать и рекламировать меры безопасности для каждого из своих доступных планов. Вы можете ожидать более продвинутых функций безопасности, чем выше уровень пакета поставщика. Просто убедитесь, что вы выбрали план, обеспечивающий достаточную степень безопасности для того уровня данных и конфиденциальной информации, с которой вы будете работать.

Время работы VoIP

Время безотказной работы относится к проценту времени, в течение которого ваша услуга VoIP находится в сети и работает. Ни один провайдер не может гарантировать 100% работоспособность. Поскольку VoIP работает через Интернет, неизбежны неожиданные сбои. Большинство провайдеров обычно могут обещать время безотказной работы около 99,9%.

Это может показаться солидным числом, но, как мы уже говорили ранее, количество цифр после запятой будет указывать на значительную разницу во времени безотказной работы. Например, как правило, время безотказной работы 99,999 % эквивалентно 5,26 минутам незапланированного простоя в год; 99,99% эквивалентно 52,56 минутам в год.

Разница между этими цифрами огромна, поэтому важно проверить, какой процент времени безотказной работы может гарантировать ваш провайдер, вплоть до последнего десятичного знака. Если процент времени безотказной работы не включает время обслуживания и обновления, вы можете рассчитывать на большее время простоя в дополнение к проценту.

Также важно спросить своего провайдера VoIP, когда услуга обычно не работает, будь то выходные или нерабочее время. Это может иметь огромное значение для ваших клиентов.

Вот некоторые вещи, которые следует учитывать перед переключением:

• Бюджет — это должно быть одной из первых вещей, которые вы должны учитывать. Прежде чем подключиться к провайдеру VoIP, убедитесь, что соответствующий план соответствует вашему бюджету.

• Функции . Убедитесь, что у любого провайдера, с которым вы работаете, есть именно те функции, которые вам нужны.

• Безопасность . Убедитесь, что вы выбираете службу, которая будет шифровать ваши сообщения.

• Масштабируемость . Если вы ожидаете, что ваш бизнес будет расти в ближайшем будущем, важно масштабировать вашу платформу вместе с ним.

• Надежность . Вы хотите, чтобы инструмент, с которым вы работаете, мог предложить вам надежное обслуживание. Это может нанести ущерб вашему бизнесу, если ваш сервис будет постоянно падать.

Распределение популярных VoIP-провайдеров

Теперь, когда вы знаете, что искать в провайдере VoIP, вот подробный обзор некоторых из ведущих провайдеров VoIP на рынке.

Nextiva

Nextiva — это универсальная облачная платформа, предлагающая деловое общение, совместную работу и обслуживание клиентов. Среди своих впечатляющих функций Nextiva предлагает один из надежных инструментов отчетности, которые вы можете найти в системе VoIP. Он предоставляет своим пользователям бизнес-аналитику и голосовую аналитику. Пользователи могут создавать отчеты и информационные панели, отфильтрованные по таким параметрам, как тема звонка и агент.

Плюсы и минусы Nextiva

Вот что говорят об этом инструменте отзывы пользователей Nextiva.

КольцоЦентральное

RingCentral — это облачная коммуникационная платформа, призванная помочь предприятиям упростить переписку с клиентами и коллегами. Платформа имеет впечатляющую телефонную систему и была названа лучшей телефонной системой Finances Online в 2019 году.

Платформа позволяет администраторам выбирать из более чем 200 местных кодов для своих рабочих номеров и совершать неограниченное количество звонков в США и Канаду. Вы также можете использовать определенные функции вызовов, такие как фильтрация вызовов, переадресация вызовов и переключение вызовов.

Плюсы и минусы RingCentral

Вот что говорят об этом инструменте в отзывах пользователей RingCentral.

Кузнечик

Grasshopper — это телефонная система для бизнеса, которая отлично подходит для малого бизнеса. Они предлагают такие функции, как транскрипция голосовой почты и перенос номеров, чтобы предложить своим клиентам высокий уровень эффективности. Провайдер VoIP также предлагает интеграцию с Gmail и деловые текстовые сообщения, чтобы сделать общение максимально простым.

Плюсы и минусы кузнечика

Вот что говорят об этом инструменте пользователи Grasshopper.

Пять9

Five9 — это облачный контакт-центр, предназначенный для улучшения качества обслуживания клиентов. Платформа предлагает функции, которые улучшают качество звонков клиентов. Они предлагают мощный набор номера, который побуждает платформу автоматически звонить по следующему номеру в списке. Вы также можете использовать прогрессивный набор, который соединяет агентов только с интересами, которые ранее подняли линию.

Пять9 плюсов и минусов

Вот что говорят об этом инструменте отзывы пользователей Five9.

Вонаж

Vonage разработан, чтобы сделать общение более гибким, интеллектуальным и личным. Они предлагают множество отличных функций унифицированных коммуникаций, чтобы сделать это возможным. Наборы функций разбиты на разные категории, такие как совместная работа, гибкость и мобильность. Вы можете использовать переключение вызовов, мониторинг вызовов, панель инструментов Vonage и многое другое.

Плюсы и минусы Vonage

Вот что говорят отзывы пользователей Vonage об их ценах и планах.

Итог: вы не ошибетесь с VoIP

В конце концов, VoIP делает ваше деловое общение более эффективным и экономичным, одновременно предлагая отличные возможности. На рынке существует множество отличных вариантов, поэтому, если вы знаете, что вам нужно в телефонной системе для бизнеса, вы не ошибетесь, выбрав любой вариант. Если вы хотите узнать больше о том, на что обращать внимание в телефонной системе для небольшого офиса, взгляните на наши 8 лучших вариантов.