Как создать идеальный обучающий вебинар для удаленных команд

Чат-мессенджер, видеозвонки и средства совместной работы в команде оптимизируют общение между удаленными сотрудниками посредством личного общения в режиме реального времени.

Учитывая текущий всплеск удаленной работы из-за COVID-19, собеседования с кандидатами на работу, проведение собраний команд и редактирование файлов с помощью видео стали обычным явлением.

Вебинары предназначены не только для продаж или повышения узнаваемости бренда. Теперь умные компании рассматривают программное обеспечение для веб-семинаров как ценный инструмент для внутренней массовой коммуникации, особенно когда речь идет об онлайн-обучении членов команды.

Обучающие вебинары гарантируют, что все члены вашей команды получат четкое представление о политике управления персоналом, программном обеспечении компании, новых продуктах, языке/методах продаж и многом другом. Они также способствуют профессиональному и личному развитию.

• Что такое вебинарное обучение?
  • Зачем использовать вебинары для обучения сотрудников?
  • Плюсы и минусы обучающих вебинаров
  • Общие темы обучающих вебинаров
• Как создать успешный обучающий вебинар за 10 шагов
  • Шаг 1: Разделите контент на подтемы
  • Шаг 2. Выберите организаторов, спикеров и участников дискуссии
  • Шаг 3. Сравните живые и предварительно записанные вебинары
  • Шаг 4. Проведите опрос сотрудников и кадрового отдела
  • Шаг 5. Разработайте сопутствующие пакеты для вебинара
  • Шаг 6: Выберите наглядные пособия и инструменты
  • Шаг 7: Разработайте процесс регистрации и безопасности
  • Шаг 8: Проведите тренировочный забег
  • Шаг 9: Создайте дополнительный опрос
  • Шаг 10. Выберите правильное программное обеспечение для вебинаров
• Ключевые особенности программного обеспечения для вебинаров
• 5 лучших инструментов для вебинаров
  • Видеовебинары Zoom
  • GoToвебинар
  • События Cisco WebEx
  • Вебинар RingCentral
  • Живой шторм
• Сравнение программного обеспечения для веб-конференций и инструментов веб-семинаров для группового обучения

Что такое вебинарное обучение?

Веб-семинар — это веб-семинар, который, в отличие от компактного видеозвонка или веб-конференции, позволяет организаторам общаться с сотнями или даже тысячами участников и/или сотрудников одновременно. Думайте об этом как о живой или предварительно записанной виртуальной крупномасштабной внутренней конференции, основанной исключительно на темах, связанных с обучением сотрудников.

Как и очные семинары, обучающие веб-семинары используют слайд-шоу, приглашенных докладчиков, совместное использование экрана, сеансы вопросов и ответов, видео и другие средства, чтобы поддерживать интерес участников.

Зачем использовать вебинары для обучения сотрудников?

Компании используют вебинары, чтобы напрямую представить свои продукты и услуги потенциальным клиентам и узнать о своем целевом рынке. Иногда они продают вебинары как продукт B2B.

Вместо обучения и переподготовки сотрудников один на один, в небольших группах или на месте, воспользуйтесь возможностью, которую предоставляют вебинары HR, чтобы устранить путаницу, понять и смягчить болевые точки сотрудников и установить четкие ожидания для всей компании.

Вебинары позволяют сотрудникам отдела кадров, менеджерам по найму и всем, кто занимается обучением и развитием сотрудников, создавать многоразовые программы обучения и корпоративной культуры, что позволяет им быть более доступными для помощи в решении неотложных задач.

Плюсы и минусы обучающих вебинаров

Вебинары могут сэкономить вашей компании серьезные деньги, исключив транспортные расходы, расходы на питание и плату за аренду помещения. Но если все сделано неправильно, они кажутся безличными и разочаровывают членов вашей команды.

Плюсы

• Экономически эффективным
• Экономия времени
• Предложите сотрудникам гибкость
• Повышение доступности кадрового и обучающего персонала
• Повышение командной работы среди удаленных сотрудников
• Предлагает проактивность в отношении будущей потенциальной путаницы
• Позволяет менеджерам выявлять потенциальных лидеров
• Знакомит сотрудников с руководителями и высшим руководством.
• Улучшает сотрудничество между несколькими филиалами/местоположениями

Минусы

• Трудно точно измерить вовлеченность
• Недостаточное программное обеспечение делает обучающие вебинары бессмысленными
• Возможны технические трудности
• Задача координировать живые вебинары в разных часовых поясах
• Вероятность пропуска вопросов
• Чувствуется подавляющим и бесконечным, если плохо спроектирован
• Отсутствие личного общения

Общие темы обучающих вебинаров

Так же, как формат вебинара позволяет компаниям объяснять услуги и продукты потребителям, он также дает HR-отделам и менеджерам возможность охватить широкий круг вопросов в рамках одной общекорпоративной встречи.

Некоторые из самых популярных тем обучающих вебинаров включают в себя:

• Адаптация сотрудников
• кадровая политика
• Продажи
• Программное обеспечение
• Согласие
• Обслуживание клиентов
• Демонстрация продукта
• Корпоративная культура и брендинг

• Процедуры и политика в чрезвычайных ситуациях

Как создать успешный обучающий вебинар за 10 шагов

Любой тип управления удаленными сотрудниками через вебинар требует детального планирования.

Но если вы все сделаете правильно, вы сможете использовать материалы и записи в будущем.

Следуйте приведенному ниже пошаговому руководству по созданию обучающего веб-семинара, который подходит как для офисных, так и для удаленных сотрудников.

Шаг 1: Разделите контент на подтемы

Первый шаг — разделить контент, который вы хотите осветить, на удобные подтемы.

Исследования показывают, что только 10% участников считают, что час — это подходящая продолжительность вебинара. Итак, если вы обучаете членов команды более длинным темам, лучше всего разбить контент на 30-45-минутные занятия.

Например, если вы проводите вебинар HR, подтемы будут включать:

• Брендинг/история компании
• Льготы и компенсации
• Отпуск/отпуск
• Разнообразие и инклюзивность
• Политика в отношении сексуальных домогательств
• Процедуры отчетности

Несколько более коротких или предварительно записанных сеансов по запросу гораздо эффективнее, чем один утомительный вебинар. Кроме того, подразделы облегчают удаленным работникам поиск конкретной темы, которую им нужно просмотреть в будущем.

Шаг 2. Выберите организаторов, спикеров и участников дискуссии

Наличие списка подтем позволяет легко назначать определенные части вебинара членам команды, наиболее квалифицированным для обсуждения этих тем.

При выборе ведущих и соведущих, спикеров и участников дискуссии сосредоточьтесь на разнообразии как демографических данных, так и должностей.

При работе с преимущественно удаленной командой эти обучающие вебинары дают возможность познакомить лидеров с членами команды, с которыми они обычно не имеют возможности встретиться, и наоборот.

Пригласите приглашенных докладчиков не из вашей компании для выступления с основным докладом или для обучения членов команды использованию определенного программного обеспечения.

Шаг 3. Сравните живые и предварительно записанные вебинары

Затем подумайте, будет ли тема вебинара лучше представлена ​​живой аудитории или предварительно записана и доступна по запросу.

Не поддавайтесь желанию всегда выбирать предварительную запись, чтобы сэкономить время. Такие темы, как обучение работе с программным обеспечением, гораздо более эффективны, если представлены в живом интерактивном формате, что позволяет членам команды задавать вопросы в режиме реального времени. Кроме того, вы всегда можете записывать живые вебинары с вечно актуальным контентом для использования в будущем.

Тем не менее, такие вещи, как отпуск компании или политика социальных сетей, просты и могут быть предварительно записаны. Если вы делаете предварительную запись вебинаров, убедитесь, что у членов команды есть четкая форма или место для вопросов.

Шаг 4. Проведите опрос сотрудников и кадрового отдела

Создайте опрос для своих сотрудников и представителей отдела кадров, прежде чем завершить план вебинара. Это позволяет четко определить проблемные области и понять, какие форматы и инструменты будут наиболее эффективными для вашей команды.

Кроме того, вовлечение членов команды в процесс разработки учебного вебинара вызывает у них больше энтузиазма как в отношении его участия, так и в отношении продолжения участия.

Шаг 5. Разработайте сопутствующие пакеты для вебинара

Дополнительные материалы предоставляют сотрудникам документы, к которым можно вернуться после окончания вебинара. Они подкрепляют ключевые выводы и дают участникам возможность следовать во время вебинара.

К дополнительным материалам относятся:

• Приветственные пакеты для сотрудников
• Печатные копии политик компании
• Письменные инструкции по программному обеспечению
• Копии диаграмм, графиков и точек данных, используемых в презентациях.
• Рабочие тетради
• Правила соответствия

Шаг 6: Выберите наглядные пособия и инструменты

Как и в случае со стандартными офисными собраниями и презентациями, вебинары также улучшаются за счет использования наглядных пособий.

Решите, как вы будете использовать такие функции, как мессенджер чата, PowerPoint, инструменты вопросов и ответов, совместное использование экрана, загрузку файлов и живое голосование на своем вебинаре.

Шаг 7: Разработайте процесс регистрации и безопасности

Особенно, если вы будете освещать конфиденциальные политики и данные компании, вы обязаны обеспечить безопасность своего вебинара.

Это начинается с создания процесса регистрации.

Для обучающих вебинаров предоставьте доступ только по приглашению и защитите свое мероприятие паролем. Хотя вы можете автоматически одобрять зарегистрировавшихся на веб-семинар, вы можете утверждать зарегистрировавшихся вручную при проведении внутреннего веб-семинара.

Включите необходимые элементы управления хостом, такие как возможность добавлять/удалять участников веб-семинара, отключать/включать звук функций и ограничения совместного использования экрана.

Шаг 8: Проведите тренировочный забег

Особенно, если вы планируете создать записанную программу обучения для использования в процессе адаптации, проведите пробный запуск с другими докладчиками.

Таким образом, вы будете чувствовать себя более комфортно с материалом, который освещаете, и будете готовы к любым техническим трудностям. Вы также лучше познакомитесь с такими функциями, как интерактивная доска, опросы и совместное использование экрана.

Записывайте практические вебинары, чтобы оценить области, которые нуждаются в улучшении.

Шаг 9: Создайте дополнительный опрос

Ваша работа не закончена после окончания вебинара. Вам необходимо связаться с участниками, чтобы создать опрос, который оценивает эффективность вебинара.

Хорошие вопросы для последующего опроса включают:

• Был ли вебинар эффективным способом обучения?
• Были ли у вас технические трудности во время вебинара?
• Удалось ли вам сохранить концентрацию во время вебинара?
• Считаете ли вы, что вебинар подготовил вас к объяснению пройденных материалов другим?
• Каковы были главные сильные и слабые стороны вебинара?

Некоторое программное обеспечение для веб-семинаров даже позволяет вам вносить изменения в записи, чтобы вы могли очистить или добавить дополнительную информацию в разделы, которые могли бы быть более убедительными на основе отзывов.

Шаг 10. Выберите правильное программное обеспечение для вебинаров

Наиболее важным аспектом вашей подготовки является выбор программного обеспечения, которое вы будете использовать для проведения вебинара.

Прежде чем приступить к поиску, подумайте, какие функции вам понадобятся для эффективного проведения вебинара.

Ключевые особенности программного обеспечения для вебинаров

Программное обеспечение для веб-семинаров, которое вы выберете, имеет наибольшее влияние на то, будет ли ваш веб-семинар HR успешным. При сравнении ваших вариантов вам нужно знать наиболее важные функции, на которые следует обращать внимание, прежде чем создавать вебинар.

Убедитесь, что выбранное вами программное обеспечение имеет следующие функции:

• Отслеживание внимания/вовлеченности

• Возможности записи/транскрипции
• Демонстрация экрана
• Опрос
• Инструменты вопросов и ответов
• Подходящий участник и ограничения по времени
• Защита паролем
• Функции отключения/включения звука
• Записи по требованию
• Возможность удалять/блокировать участников
• Обмен файлами
• Обмен сообщениями в групповом и приватном чате
• Скрытые субтитры
• Возможности совместного хостинга
• Напоминания и уведомления по электронной почте
• Отличное качество видео и звука
• Инструменты отчетности данных
• Интеграция средств связи
• Прямая трансляция через Facebook, YouTube и т. д.
• Виртуальное поднятие рук
• Белая доска
• Варианты подключения

5 лучших инструментов для вебинаров

Подумайте, хотите ли вы программное обеспечение для веб-семинаров, которое поставляется с другими функциями совместной работы и веб-конференций, или вы предпочитаете автономный инструмент для веб-семинаров.

Удовлетворит ли ваши потребности бесплатная версия популярного программного обеспечения для веб-семинаров, или вашей компании лучше подойдет более надежный платный план?

Видеовебинары Zoom

Несмотря на то, что Zoom наиболее известен своими функциями видеозвонков и инструментами дистанционного обучения, у Zoom также есть приложение для видеовебинаров, которое позволяет использовать до 100 интерактивных участников веб-камеры и до 10 000 участников вебинара только для просмотра.

Он совместим как с YouTube, так и с Facebook Live и интегрируется с популярным программным обеспечением CMS, поэтому вы можете легко отправлять фирменные регистрационные формы членам вашей команды. Сотрудники могут наблюдать и взаимодействовать с организаторами и друг с другом через настольные компьютеры, мобильные устройства и ноутбуки, что делает электронное обучение более удобным.

Обратите внимание, однако, что нет бесплатной версии инструментов вебинара Zoom, хотя есть бесплатный план для их стандартной функции видеоконференций.

Дополнительные функции видеовебинаров Zoom включают в себя:

• Вебинары в прямом эфире, по запросу, повторяющиеся и предварительно записанные вебинары
• Автоматическая запись вебинара
• Отчетность и аналитика
• Интеграция с Salesforce, Marketo, Panopto и другими инструментами
• Глобальная телефонная связь для более чем 70 стран (без учета платы за звонки)
• Отслеживание вовлеченности/внимания
• Живой опрос
• Инструмент вопросов и ответов
• Демонстрация экрана в один клик
• Скрытые субтитры
• Виртуальное поднятие рук
• Групповой и чат-мессенджер 1-1
• Поддержка живого зума
• Отключить/включить звук
• Повышение статуса участников до участников дискуссии
• Надежный контроль хоста для предотвращения Zoombombing

GoToвебинар

Инструмент для совместной работы GoToMeeting также предлагает GoToWebinar, который позволяет менеджерам по персоналу и персоналу по обучению проводить прямые трансляции, по запросу и в предварительной записи, не требуя от участников загрузки инструмента для присоединения к мероприятию.

Он отлично интегрируется с программным обеспечением и совместим с Zapier, Salesforce, Infusionsoft, Leadpages и многими инструментами CRM. Хотя, как и в случае вебинаров Zoom Video, в настоящее время нет бесплатных планов GoToWebinar, пользователи получают 7-дневную бесплатную пробную версию при регистрации.

Ведущие, которым необходимо будет выполнить большой объем подготовки, поделиться экраном и поделиться многочисленными материалами веб-семинара с посетителями, будут хорошо обслуживаться комплексными функциями планирования GoToWebinar. Инструмент сохраняет настройки предыдущих вебинаров и автоматически создает шаблоны для будущих вебинаров.

GoToWebinar также предлагает:

• До 3000 участников
• Брендирование материалов вебинара
• Пользовательские регистрационные формы
• Панель управления взаимодействием с пользователем
• Инструменты хронометража
• Живой опрос
• Инструменты вопросов и ответов и опросов
• Запись вебинара
• Отчеты об участниках и аналитика событий
• Круглосуточная поддержка по телефону
• Обмен файлами и видео
• До 6 одновременных камер докладчика
• Мобильные приложения
• Возможности совместного хостинга
• соответствие GDPR
• Демонстрация экрана
• Просмотр аудитории, чтобы увидеть, что видит аудитория

События Cisco WebEx

Как и Zoom, Cisco Webex наиболее известен своим стандартным программным обеспечением для видеоконференций (ознакомьтесь с нашим сравнением Zoom и Webex, чтобы узнать больше о том, что может предложить каждый инструмент видеосвязи).

Инструмент вебинара Webex, Cisco Webex Events, — лучший выбор для компаний с большим количеством сотрудников, поскольку до 3000 удаленных участников могут просматривать прямую трансляцию, а до 40 000 членов команды могут смотреть предварительно записанный вебинар. Оно совместимо с Android, iPhone и другими мобильными устройствами, поэтому зрители могут смотреть так, как им удобно.

Одной из лучших особенностей Webex Events является отдельная комната для подготовки. Это позволяет любому, кто выступает во время вебинара, встречаться и практиковаться самостоятельно или с другими участниками дискуссии.

Дополнительные функции Webex Events включают:

• Отслеживание вовлеченности и внимания
• Параметры единого входа
• Шифрование данных AES и доступ только по приглашению
• Настраиваемые приглашения и напоминания
• До 5 одновременных докладчиков
• Просмотр активного выступающего
• Функции доски
• Обмен файлами и видео / потоковая передача
• Аннотации файлов в реальном времени
• Отключить/включить звук
• Резьбовые вопросы и ответы
• Живой опрос
• Публичный/приватный мессенджер
• Опросы после мероприятия
• Инструменты анализа и отчетности
• CRM-интеграция
• Служба поддержки
• Брендированные материалы/формы

Вебинар RingCentral

Ringcentral — еще одно программное обеспечение для веб-конференций, которое предлагает дополнительные платные инструменты веб-семинара через RingCentral Webinar.

Как и в случае с Cisco Webex, у него также есть высокий лимит участников, позволяющий одновременно принимать до 10 000 зрителей и до 500 докладчиков. Он имеет сильные элементы управления хостом, такие как возможность добавлять или удалять участников после начала вебинара.

RingCentral Webinar позволяет организаторам устанавливать виртуальные фоны для выступающих, что усиливает брендинг компании или просто скрывает беспорядочную обстановку.

Вебинар RingCentral также предлагает:

• Настраиваемые фирменные регистрационные формы и напоминания по электронной почте
• Запись вебинара в один клик
• Живой опрос
• Интерактивные инструменты вопросов и ответов
• Отчетность по данным и аналитике
• Чат-мессенджер
• Обмен файлами
• Интеграция с социальными сетями для удобного обмена
• Разовые или повторяющиеся вебинары
• Интеграция с Salesforce, Marketo и другими популярными приложениями
• Доска
• Совместное использование приложений
• Виртуальное поднятие рук

Живой шторм

Livestorm — это инструмент для проведения вебинаров на мобильных и настольных компьютерах, совместимый с Mac iOS, Android и большинством интернет-браузеров.

Проводите веб-семинар в прямом эфире с помощью инструмента потоковой передачи Livestorm или YouTube, а также создавайте предварительно записанные вебинары, вебинары по запросу и повторяющиеся вебинары.

Хотя Livestorm разработан в первую очередь как программное обеспечение для вебинаров, он также позволяет проводить небольшие видеоконференции.

Основные функции Livestorm включают в себя:

• Совместное использование экрана рабочего стола и одного приложения
• До 1000 участников
• Неограниченное количество вебинаров в формате HD
• Доступность только через браузер (загрузка не требуется)
• Обмен файлами
• Инструмент обмена сообщениями в чате
• Инструмент вопросов и ответов
• Инструменты для голосования и голосования в реальном времени
• Возможности совместного хостинга
• Фирменные инструменты регистрации на вебинар
• Встраивание регистрации на сайт компании
• Настраиваемые и шаблонные регистрационные формы
• Аналитика и отслеживание вовлеченности
• Мгновенные записи вебинаров
• Неограниченное хранилище для записей
• Автоматические напоминания по электронной почте
• Интеграция с более чем 1000 приложений
• соответствие GDPR
• Модерация посетителей/управление хостом

Бесплатная версия Livestorm позволяет проводить встречи с участием до 10 зарегистрированных участников с максимум четырьмя участниками и 20-минутным ограничением по времени. Бесплатный план предлагает неограниченное количество живых и предварительно записанных вебинаров, а также неограниченное количество видеовстреч.

Сравнение программного обеспечения для веб-конференций и инструментов веб-семинаров для командного обучения

Небольшие команды могут использовать стандартные инструменты для видеоконференций для обучения сотрудников и проведения общих собраний, а не для веб-семинаров.

В нашей таблице лучших инструментов для веб-конференций сравниваются функции, стоимость и возможности популярных платформ для видеозвонков.

Как только вы увидите, какую пользу могут принести вебинары для обучения вашей команды, не останавливайтесь на достигнутом. Планируйте другие способы проведения вебинаров для повышения узнаваемости бренда, виртуального общения и даже проведения виртуальных офисных вечеринок и церемоний награждения сотрудников во время социального дистанцирования.