Как эффективно собирать неоплаченные счета: рекомендации для владельцев малого бизнеса

Владельцы малого бизнеса постоянно ищут стратегии для повышения своей прибыльности. Один из подходов к достижению этой цели — сбор просроченных счетов как можно скорее. Тем не менее, это может быть сложно для владельцев бизнеса без большого опыта работы с коллекциями.

Кроме того, у большинства владельцев малого бизнеса нет отдела по взысканию долгов, что затрудняет отслеживание просроченных счетов и оперативную связь с клиентами, которые еще не заплатили.

В статье будут обсуждаться некоторые передовые методы сбора счетов , чтобы помочь владельцам малого бизнеса.

1. Получить контракт

Хотя заманчиво сразу же погрузиться в бизнес, у вас должен быть юридически обязывающий контракт, прежде чем заключать сделку. Это также имеет смысл для бизнеса.

Услуги, которые вы соглашаетесь предоставлять, и условия, в соответствии с которыми вы будете получать платежи, должны быть закреплены в юридически обязывающем договоре . Изложить что-либо в письменном виде, даже если это только «я сделаю это» и «тогда ты сделаешь это», лучше, чем не иметь ничего.

При составлении такого контракта идеально, чтобы вы работали с профессиональным юристом, знакомым с вашим бизнесом.

2. Пусть клиенты знают, что вы это серьезно

Вы не сможете выжить без своих клиентов, но если вы будете регулярно игнорировать задержки платежей, вы нанесете ущерб своей репутации, потеряете доверие и потеряете деньги. Тем самым вы предлагаете своим клиентам беспроцентное финансирование.

Если это бизнес, в котором вы хотите быть, вы должны заниматься им. Но, скорее всего, это не так, поэтому вам следует разработать процедуру учета неоплаченных счетов и, при необходимости, напоминания клиентам об условиях оплаты и договоре, на который они согласились при работе с вами.

3. Определите проблему

Ваша цель — определить, почему клиент задерживает ваши деньги и как вы можете вернуть их. Возможно, ваш клиент забыл, попал в трудный момент или перегружен административными обязанностями.

Когда вы определили источник проблемы, вы и клиент можете выработать решение, включающее справедливые условия оплаты.

Если клиент переживает трудные времена, вам может понадобиться выяснить, насколько вероятно, что он встанет на ноги, и сколько денег вы можете ожидать получить обратно. Например, связана ли их неспособность платить с факторами, находящимися вне их контроля?

«Как» получать оплату вовремя, станет очевидным, как только вы установите открытый канал связи с дебиторской задолженностью и лучше поймете «почему».

Задержка платежа может предупредить вас о дополнительных проблемах в вашей организации, таких как незавершенные результаты проекта. Это также может помочь вам определить, стоит ли хранить клиента, если вы обнаружите красные флажки.

4. Лучше раньше, чем позже

Любой в поле сбора скажет вам, что чем раньше в платежном цикле вы будете активны, тем выше вероятность того, что вы вернете часть или все свои деньги.

Обычно все становится хуже, чем ожидалось, потому что вы ждете несколько недель, отвлекаетесь на другие дела, чувствуете себя глупо из-за того, что не приняли меры раньше, а затем ждете еще несколько недель.

Остановите этот порочный круг, прежде чем он начнется. Один из способов повысить вероятность успешного взыскания долга — систематическое отслеживание с самого начала цикла.

5. Знайте свои права

Вы можете спотыкаться в темноте о сборе счетов, если вы не прошли обучение в области дебиторской задолженности или взыскания долгов.

Чем раньше вы узнаете о своих правах и возможных средствах правовой защиты, тем лучше для вас будет. Вы не только получите знания о том, что вы можете и чего не можете делать, но также обретете уверенность в себе при работе с клиентами.

Знаете ли вы, например, что вы можете на законных основаниях искать чей-то номер социального страхования, если он избегает ваших усилий по взысканию долга?

6. Заключите сделку, чтобы согласиться на меньшее

Предположим, клиент должен вам 20 000 долларов и опаздывает на 120 дней. Последние четыре месяца вы пытались взыскать долг, который кажется безнадежным. Всегда старайтесь договориться с клиентом о снижении суммы расчетов перед списанием долга.

Несмотря на то, что просрочка платежа утомляет вас, вы можете быть уверены, что это еще больше утомляет клиента. Они, вероятно, теряют сон из-за этого.

Они могут захотеть получить 5000 долларов со своих счетов, если вы подойдете к ним и скажете, что готовы их взять. И поскольку вы все равно списали это как безнадежное, это дополнительные 5000 долларов в вашем кармане.

7. Сохраняйте спокойствие

Человеку свойственно расстраиваться из-за того, что клиент получил ваши услуги, но задержал оплату.

Тем не менее, вы должны сделать глубокий вдох и сохранять хладнокровие. Гнев снизит вероятность успешного взыскания долга. Клиент почувствует ваш гнев, примет его на свой счет и откажется сотрудничать с вами.

Ваше настроение сильно влияет на то, как вы общаетесь с клиентом и как он обращается с вами. Относитесь к каждому звонку, как к первому звонку фантастического дня. Если вы разозлились во время последнего звонка, дайте себе немного времени, чтобы успокоиться, а затем повторите попытку.

Клиент будет реагировать на заданный вами тон. Ваш оптимистичный настрой отразится на клиенте и вызовет более совместный ответ.

Хотя настойчивость имеет решающее значение при взыскании долгов, существует узкая грань между преследованием и приставанием:

• Преследовать клиентов означало бы звонить им каждое утро в течение 60 дней и кричать на них.
• Настойчивый подход будет заключаться в том, чтобы звонить клиентам каждые семь-десять дней и предлагать им несколько планов платежей, чтобы помочь им начать выплачивать свой долг.

8. Записывайте все

Документация является одной из самых важных вещей при попытке вернуть ваши деньги от клиентов. Если задолженность приведет к судебному иску, иметь записи, на которые можно ссылаться, будет очень полезно.

• Записывайте разговор и делайте заметки всякий раз, когда разговариваете с клиентом по телефону.
• Проверяйте и копируйте каждое письмо, которое вы отправляете по почте.
• Отслеживайте визиты ваших клиентов, будь то в их офисе или дома.

9. Получите всех в вашей команде на одной странице

Процесс сбора зависит от информации, поступающей от всех отделов, работающих с клиентами, особенно от отделов продаж. Многие фирмы не включают своих продавцов в процесс сбора платежей, поскольку они ошибочно полагают, что ответственность ложится только на финансовую команду.

Однако, если у вас по-прежнему возникают проблемы с получением платежей после третьего напоминания, ответ может быть связан с вашим отделом продаж.

Вы можете предположить, что у клиента плохое финансовое управление , но ваш отдел продаж может знать иное. Это может быть ожидающая рассмотрения жалоба или непредвиденная проблема с продуктом или услугой.

Последние мысли

Сбор счетов — утомительный процесс. В одних ситуациях вам может казаться, что вы слишком мягки, а в других вы можете переживать, что вы слишком строги.

Цель состоит в том, чтобы найти баланс между двумя крайностями, чтобы клиенты относились к вам серьезно и платили вам, когда придет время.

Иногда вам придется списывать безнадежные долги, но если вы будете придерживаться указаний, упомянутых выше, вы должны увидеть некоторое улучшение. Мы надеемся, что статья поможет вам получить больше знаний о сборе счетов-фактур.