Как провести виртуальную конференцию в 2020 году: пошаговое руководство

В первые несколько месяцев 2020 года коронавирус и связанные с ним правила социального дистанцирования привели к внезапному увеличению удаленной работы и сильной зависимости от инструментов удаленной работы.

Это также заставило многие компании задуматься о том, как провести виртуальную конференцию, поскольку им нужно было быстро перейти от личных мероприятий к онлайн-мероприятиям. Многие компании, особенно те, кто не знает, как провести успешную виртуальную конференцию в 2020 году, вместо этого решили полностью отменить эти мероприятия.

Но теперь, когда удаленная работа, онлайн-мероприятия и семинары стали новой нормой, вашему бизнесу необходимо адаптироваться и научиться проводить виртуальные конференции, которые будут столь же эффективны, как и очные.

Это пошаговое руководство о том, как провести виртуальную конференцию в 2020 году, — от изучения того, как выбрать лучшее программное обеспечение для веб-семинаров, до эффективного взаимодействия с посетителями мероприятия, — представляет собой простой план успеха онлайн-мероприятия.

Каковы преимущества проведения виртуальной конференции?

Изучение того, как проводить виртуальные конференции, дает множество преимуществ, помимо экономии средств, связанных с помещением для проведения мероприятий, поездками и гостиницами.

Проведение конференций в режиме онлайн также экономит время на дорогу и значительно упрощает охват вашего мероприятия общенациональной или международной аудиторией. Из-за более низкой стоимости и удобства виртуальной конференции вы, скорее всего, соберете большее количество как зарегистрированных, так и участников, а это означает больше потенциальных клиентов для вашей компании.

Говоря о лидогенерации, данные, которые вы собираете об участниках во время виртуальной конференции с помощью таких вещей, как живые опросы и сеансы вопросов и ответов, могут помочь вам улучшить вашу маркетинговую стратегию, запуск продукта и любые будущие виртуальные мероприятия, которые вы проводите.

Онлайн-конференции — отличный способ для новых компаний повысить узнаваемость своего бренда, а также получать доход за счет продажи продуктов во время онлайн-конференции или взимания регистрационного взноса.

Как провести виртуальную конференцию: пошаговый процесс

Проведение успешной виртуальной конференции требует серьезного планирования не только тем презентации и приглашенных докладчиков, но и программного обеспечения для веб-семинаров, безопасности и взаимодействия с аудиторией.

Приведенный ниже пошаговый процесс легко объясняет, как провести виртуальную конференцию, которая принесет результаты.

Шаг первый: каковы наиболее важные функции программного обеспечения для веб-семинаров?

Хотя есть несколько бесплатных платформ для вебинаров, у них нет функций, необходимых для проведения крупномасштабной виртуальной конференции в 2020 году. Лучше всего использовать платную платформу для виртуальных мероприятий, которая имеет все необходимые вам функции.

Наиболее важные функции, которые следует искать в программном обеспечении для веб-семинаров:

• Большое максимальное количество участников
• Индивидуальная регистрационная форма
• Возможность назначить несколько хостов/панельистов
• Автоматические напоминания/уведомления по электронной почте
• Инструменты взаимодействия с аудиторией
• Демонстрация экрана
• Обмен файлами
• Инструмент обмена сообщениями в чате
• Аналитика аудитории и отчетность
• Запись событий
• Прямая трансляция и предварительно записанный контент
• Интеграция с инструментами для совместной работы и маркетинга

Позже в этом посте мы расскажем о лучших платформах для вебинаров, которые имеют все эти функции.

Шаг второй: подумайте о дополнительных инструментах для презентации

Помимо самого программного обеспечения для веб-семинаров, подумайте, какие другие инструменты вы будете использовать для краткого обмена информацией и поддержания вовлеченности участников.

Вместо того, чтобы спикер представил вас, используйте предварительно записанное видео. Поделитесь своим экраном во время конференции, чтобы лучше проиллюстрировать тезисы или показать участникам, как использовать программное обеспечение или перемещаться по целевой странице вашего веб-сайта. Создайте слайд-презентацию, чтобы показать важные данные и инфографику.

Мы также предлагаем вам виртуально обмениваться раздаточными материалами и файлами с участниками в начале или перед конференцией. Это могут быть повестки дня собраний, вопросы для рассмотрения, рабочие тетради, копии презентаций, биографии докладчиков и многое другое.

Наконец, обязательно подумайте, как оборудование и оборудование могут улучшить ваше виртуальное мероприятие. Инвестирование в высококачественную веб-камеру и освещение может иметь огромное значение.

Это видео предлагает ценные и быстрые советы о том, как настроить освещение для видеоконференций в прямом эфире в вашем доме:

Шаг третий: выберите темы и спикеров

Лучший подход при выборе темы для виртуального мероприятия — быть как можно более конкретным.

Не поддавайтесь искушению охватить широкий круг вопросов и вместо этого сосредоточьтесь на соответствующей нише, которая представляет новую информацию по актуальной теме.

Например, если вы хотите провести онлайн-мероприятие об использовании социальных сетей в 2020 году, конференция с таким названием, как «Как использовать социальные сети для повышения продаж», скорее всего, наберет несколько регистраций. Лучшей темой конференции было бы что-то вроде: «TikTok: как и почему он заменил Instagram как самую популярную платформу социальных сетей 2020 года».

Когда дело доходит до выбора состава спикеров, мы предлагаем вам обеспечить группу из 3–5 отраслевых экспертов, а не одного человека, который будет вести все мероприятие.

Несколько организаторов будут привлекать посетителей разных типов в зависимости от их собственных подписчиков и тем обсуждения. Кроме того, люди будут чувствовать, что они получают больше пользы от онлайн-конференции, потому что вы предлагаете различные точки зрения.

Шаг четвертый: создайте регистрационную форму виртуальной конференции

Затем создайте регистрационную форму, которая позволит людям зарегистрироваться (и оплатить, если необходимо) вашу виртуальную конференцию.

Вы можете встроить регистрационную форму на свой веб-сайт, чтобы ее можно было найти с помощью поиска Google. Вы также можете разместить его на страницах в социальных сетях или отправить по прямой ссылке по электронной почте. Если возможно, выберите регистрацию в один клик.

Ваша регистрационная форма должна включать:

• Контактная информация участника
• Информация о спикере/участниках дискуссии
• Расписание конференции
• Ссылки вашей компании в социальных сетях
• Демографические данные участников (возраст, местонахождение, пол)
• Сведения о занятости участников

Используйте форму не только для получения подписки — рассматривайте ее как возможность познакомиться со своей аудиторией и доработать свой контент.

Включите опросы, в которых участников спрашивали, что они хотели бы получить от конференции, какие темы им интересны больше всего и каких докладчиков они больше всего ждут.

Шаг пятый: как лучше всего продвигать ваше виртуальное мероприятие?

Лучший способ продвигать виртуальное мероприятие зависит от типа конференции, которую вы проводите, и того, что вы надеетесь получить от мероприятия.

Если вы продаете сам вебинар, взимая плату за регистрацию, рассылайте рекламные сообщения по электронной почте своим существующим клиентам, ведите список адресов электронной почты и публикуйте об этом в социальных сетях. Если вы пытаетесь связаться с другими представителями вашей отрасли, разместите информацию о своем мероприятии на дискуссионных форумах или обратитесь напрямую к другим компаниям в вашей отрасли. Возможно, вы даже захотите связаться с соответствующими влиятельными лицами в социальных сетях, которые поделятся информацией о вашей конференции со своими подписчиками.

Помните, что продвижение виртуальной конференции — это не только получение большого количества регистраций. Вы также хотите убедиться, что у вас есть сильное соотношение регистрации и посещаемости.

Отправляйте напоминания один раз зарегистрированным участникам, особенно в неделю проведения конференции. Что еще более важно, создайте частную страницу в социальной сети или дискуссионный форум, где зарегистрировавшиеся смогут познакомиться друг с другом, задать вопросы и обсудить то, что они надеются узнать на конференции.

Если вы все еще не увидели ожидаемое количество зарегистрировавшихся за неделю проведения мероприятия, не паникуйте. Более половины участников вебинара ждут регистрации до начала мероприятия.

Шаг шестой: как обеспечить безопасность вашей виртуальной конференции?

Из-за таких проблем, как Zoombombing, вам необходимо принять дополнительные меры предосторожности, чтобы ваша виртуальная конференция в 2020 году была безопасной и конфиденциальной.

Ищите программное обеспечение для веб-семинаров, которое требует двухфакторной аутентификации для организаторов собраний и позволяет защищать паролем виртуальные мероприятия. Административные элементы управления, такие как возможность отключать/включать звук участников, решать, кто может делиться аудио/видео, а также кто может и не может делиться своими экранами во время мероприятия, также имеют решающее значение.

Лучший способ обеспечить безопасность вашего мероприятия — включить виртуальную комнату ожидания.

Это позволяет администраторам и организаторам предварительно проверять участников, прежде чем им будет разрешено присоединиться к мероприятию. Если кто-то не зарегистрировался или кажется незнакомым, вам не нужно впускать его. Вы также можете заблокировать свое мероприятие после его начала, что не позволит никому присоединиться к нему.

Шаг седьмой: выберите фон

Вы не станете проводить мероприятие вживую, не настроив сцену, отражающую ваш бренд, поэтому убедитесь, что вы уделяете такое же внимание настройке своего виртуального фона.

Вы можете выбрать готовые фоновые изображения, предоставленные программным обеспечением для веб-семинаров, чтобы предоставить выступающим конфиденциальность и скрыть беспорядок в доме. Многие платформы для вебинаров также предоставляют фирменные фоны с логотипом компании.

В этом видео показано, как настроить фон виртуальной конференции.

Шаг восьмой: как повысить вовлеченность на виртуальной конференции?

Вовлечение участников — самая важная часть вашей виртуальной конференции, но одного интересного и актуального контента не всегда достаточно, чтобы удержать внимание аудитории.

Проведение опросов и опросов в режиме реального времени во время вашего виртуального мероприятия помогает организаторам оценить, насколько вовлечена более широкая аудитория, и дает участникам возможность поделиться своим мнением, как на живом мероприятии. Это держит их вовлеченными в презентацию издалека.

На самом деле, вы, вероятно, обнаружите, что отзывы, которые вы получаете виртуально, более честные и подробные, чем на личных мероприятиях, особенно если вы допускаете анонимность.

Каждая виртуальная конференция должна иметь свой собственный инструмент обмена сообщениями в чате, который позволяет отправлять как публичные, так и личные сообщения. Таким образом, участники могут задавать быстрые уточняющие вопросы, делиться идеями и даже комментировать информацию.

У вас есть несколько вариантов вопросов и ответов во время онлайн-мероприятия. Во-первых, участники могут задавать вопросы в любой момент во время мероприятия через поле вопросов и ответов в средстве обмена сообщениями в чате. Или вы можете выделить определенное время для вопросов и ответов в конце мероприятия или после каждого выступающего. Виртуальные инструменты поднятия рук и привлечения внимания аудитории, которые показывают человека, задающего вопрос в прямом эфире, еще больше воспроизводят живые вопросы и ответы.

Наконец, рассмотрите возможность разделения участников на более мелкие виртуальные сессии групп по 5-7 человек. Небольшая комната отдыха позволяет им пообщаться, провести мозговой штурм, а затем представить свои идеи другим участникам.

Шаг девятый: как лучше всего продолжить работу после вебинара?

После окончания виртуальной конференции многие инструменты для веб-семинаров автоматически рассылают запись и стенограмму мероприятия участникам и зарегистрировавшимся. Подумайте, хотите ли вы, чтобы эта запись была доступна навсегда или только в течение определенного периода времени.

Докладчики также могут захотеть поделиться слайдами презентации или предварительно записанными видео, показанными во время виртуального мероприятия, в дополнение к этим записям.

Даже если вы разослали предложения во время онлайн-конференции, сразу после нее отправьте дополнительные предложения или приглашения на предстоящее виртуальное мероприятие.

Самое важное, что нужно разослать после виртуальной конференции, — это опрос, который может быть либо основанным на рейтингах, либо в формате вопросов и ответов для более конкретной обратной связи. Чтобы побудить участников принять участие в опросе, пообещайте загрузить ответы в социальные сети или пригласите любого, кто ответит на опрос, в розыгрыше призов.

Особенно, если ваша виртуальная конференция ориентирована на общение в сети, вы также можете сразу перейти от конференции к виртуальному счастливому часу с помощью программного обеспечения для веб-конференций.

Шаг десятый: перепрофилируйте контент в вебинар по требованию

Последним шагом в понимании того, как проводить виртуальную конференцию, является определение того, хотите ли вы повторно использовать часть всего записанного контента в будущих онлайн-курсах или вебинарах.

Подумайте о том, чтобы превратить кадры с живых сессий в вебинар по запросу, особенно если виртуальная конференция посвящена вечно актуальному контенту. Это также позволяет зарегистрировавшимся, которые пропустили веб-семинар в прямом эфире, просматривать контент в будущем.

Вы можете сделать эти вебинары по запросу бесплатными или платными.

Каковы лучшие практики для успешной веб-конференции?

В дополнение к вышеперечисленным шагам следуйте этим рекомендациям по проведению виртуальной конференции в 2020 году.

Какой продолжительности должна быть виртуальная конференция?

Во-первых, обратите внимание на продолжительность мероприятия.

Хотя дневные физические конференции являются обычным явлением, большая часть этого времени тратится на общение и общение. Если ваша виртуальная конференция длится весь день, подумайте о том, чтобы превратить некоторые темы в более короткие сеансы по запросу или убедитесь, что вы делаете много перерывов.

Около 70% регистраций на вебинары приходится на виртуальные мероприятия продолжительностью один час — так что считайте, что это «золотая середина», когда дело доходит до продолжительности. Вы также можете проводить более длительные виртуальные конференции в течение недели.

Однако, если ваша виртуальная конференция должна быть однодневным мероприятием, обязательно заранее создайте программу мероприятия и поделитесь ею с зарегистрированными участниками.

Стоит ли создавать повестку дня виртуальной конференции?

Особенно, если вы проводите виртуальную конференцию, которая длится несколько часов, наличие программы мероприятия позволяет участникам выбирать, какие сессии и спикеры им будут отдавать приоритет, и иллюстрирует общую ценность мероприятия.

Повестки дня конференции также позволяют выделить время для виртуальных сетей для участников в течение дня, что побудит их оставаться дольше.

Повестки дня помогают научиться размещать виртуальный контент, поскольку они дают представление о том, как вы будете переходить от одного предмета или выступающего к другому. Кроме того, они держат спикеров, которые имеют тенденцию работать по расписанию.

Передовой практикой является размещение наиболее важной информации в начале конференции и сохранение наиболее ожидаемой сессии или докладчика напоследок.

Как вы можете тренироваться для виртуального мероприятия?

При проведении личной конференции в первый раз легко добраться до места за несколько часов до назначенного времени, чтобы потренироваться и убедиться, что все оборудование и технологии работают должным образом.

При проведении онлайн-мероприятия ищите программное обеспечение для веб-семинаров, которое включает в себя виртуальную тренировочную комнату. Это закрытая комната для совещаний, где все экспоненты, демонстрирующие продукты, и докладчики могут встретиться, чтобы попрактиковаться в своих презентациях. Они также могут обеспечить правильную работу слайдов и других инструментов вовлечения.

В этих комнатах можно записывать практические занятия, чтобы организаторы могли смотреть и улучшать свои виртуальные презентации.

Однако, даже при большом количестве практики, что-то может пойти не так. Убедитесь, что во время конференции у вас будет достаточно сотрудников службы технической поддержки и обслуживания клиентов, и разработайте «План Б» на случай технических трудностей.

Каковы лучшие платформы для виртуальных конференций?

Ни один из приведенных выше советов о том, как провести виртуальную конференцию, не будет иметь никакого значения, если вы не выберете правильное программное обеспечение для вебинаров.

Ниже мы выбрали 5 лучших виртуальных платформ для проведения мероприятий.

GoToвебинар

GoToWebinar, платформа для вебинаров GoToMeeting, может принять до 3000 участников и позволяет транслировать как живой, так и предварительно записанный контент.

Его основные функции включают в себя:

• Раздаточные материалы и обмен файлами
• Живое голосование и вопросы и ответы
• Виртуальное поднятие рук
• В центре внимания аудитории
• Белая доска
• Автоматические электронные письма
• Онлайн и локальные записи и стенограммы
• Доступ участника No0download
• Принимаются множественные платежи
• Аналитика событий и отчетность
• Индивидуальная регистрационная форма
• Шаблоны вебинаров

Он идеально подходит для крупных виртуальных конференций, а также для компаний, использующих виртуальные мероприятия, чтобы узнать больше о своей целевой аудитории или получить доход.

GoToWebinar предлагает четыре платных плана по цене от 49 до 399 долларов в месяц.

ВебинарJam

WebinarJam — это платформа для виртуальных конференций, которая может принять до 6000 участников, шести докладчиков и позволяет проводить вебинары продолжительностью до четырех часов.

Его лучшие функции включают в себя:

• Чат-мессенджер
• Белая доска
• Живые опросы
• Уведомления по электронной почте/SMS
• Обмен файлами и раздаточные материалы
• Активные предложения
• Регистрация в один клик
• Аналитика производительности
• Кнопка паники
• Автоматическая запись
• Интеграция с Mailchimp, Zapier и др.

WebinarJam — хороший выбор для виртуальных конференций, которые включают живые предложения и те, которые в значительной степени зависят от вовлеченности и участия участников. Однако обратите внимание, что он предлагает только живые вебинары, а не автоматические.

WebinarJam предлагает три платных плана по цене от 499 до 999 долларов в год. Прочтите наш подробный обзор, чтобы узнать больше о ценах и функциях WebinarJam.

EasyВеб-семинар

EasyWebinar предлагает как автоматизированные, так и предварительно записанные виртуальные мероприятия с участием до 2000 человек.

Основные функции EasyWebinar включают в себя:

• Неограниченное количество вебинаров в месяц
• До 4 одновременных докладчиков
• Инструмент для обмена мгновенными сообщениями
• Интеграция с YouTube Live и Facebook Live
• Демонстрация экрана HD/интеграция с бесплатными приложениями для демонстрации экрана
• Автоматическая запись
• Шумоподавление VoIP аудио
• Передать инструмент докладчика
• Отчетность/аналитика участников
• Предложения в режиме реального времени
• Вопросы и ответы/голосование
• Уведомления/напоминания по электронной почте

EasyWebinar идеально подходит для компаний, которые хотят использовать эти платформы, чтобы научиться создавать обучающие вебинары для сотрудников, или для тех, кто хочет повторно использовать прошлые вебинары. Он предлагает три платных плана по цене от 78 до 499 долларов в месяц.

События BlueJeans

BlueJeans Events — это платформа для веб-семинаров, которая допускает участие до 50 000 участников, посещаемость независимо от устройства и до 100 одновременных экранных потоков.

Его особенности включают в себя:

• Демонстрация экрана
• Обмен файлами
• Обмен сообщениями в чате
• Живое голосование/вопросы и ответы
• Живые опросы
• Интеграция с Salesforce, Marketo и др.
• Бесплатный телефонный доступ
• Неограниченная продолжительность виртуальной конференции
• 5 часов записи мероприятия

BlueJeans Events идеально подходит для общенациональных корпораций, которые хотят иметь возможность принимать максимально возможное количество участников мероприятия. Однако, как и WebinarJam, BlueJeans Events также не предлагает возможности предварительно записанных автоматизированных виртуальных конференций.

BlueJeans Events предлагает разовый хостинг вебинаров за 499 долларов или неограниченное количество вебинаров за нераскрытую сумму. Чтобы узнать больше о том, что может предложить эта платформа, прочитайте наш полный обзор видеоконференцсвязи BlueJeans.

Видеовебинары Zoom

Веб-семинары Zoom Video позволяют принять до 10 000 посетителей виртуальных мероприятий и включают в себя варианты просмотра в прямом эфире и по запросу.

Его основные функции включают в себя:

• Индивидуальный брендинг
• Живой чат
• Голосование/Вопросы и ответы
• Виртуальное поднятие рук
• Передать инструмент докладчика
• Прямая трансляция на Facebook Live и YouTube Live
• Интеграция с популярным командным сотрудничеством
• Фирменные шаблоны регистрации
• Отчетность и аналитика
• Хост-элементы управления
• Помощь в планировании мероприятий

Цены на планы веб-семинаров Zoom начинаются с 40 долларов в месяц за хост для 100 участников. Это идеальная платформа для компаний, которые хотят повысить узнаваемость бренда и монетизировать вебинары.

Если Zoombombing представляет слишком большой риск для вашего бизнеса или если отраслевые регуляторы запретили использование Zoom, вместо этого рассмотрите эти альтернативы Zoom.

Может ли виртуальная конференция иметь такое же влияние, как и личное мероприятие?

Учитывая надежные функции, инструменты привлечения аудитории и подробную аналитику участников, проведение виртуальной конференции в 2020 году не просто так хорошо, как личное мероприятие, — это даже лучше.

Однако, чтобы правильно спланировать проведение виртуальной конференции и убедиться, что все члены группы и сотрудники находятся на одной странице, вам необходимо обновить программное обеспечение для совместной работы, чтобы улучшить систему управления.

Инструменты управления проектами, такие как Monday.com и Asana, могут помочь вам четко распределить задачи, такие как разработка контента и общение с приглашенными докладчиками, с конкретными членами команды.

Инструменты обмена сообщениями в чате, такие как Slack и лучшие альтернативы Slack, гарантируют, что сотрудники могут быстро получать ответы на срочные вопросы и общаться с другими отделами по таким вопросам, как ошибки на странице регистрации.

Наши подробные обзоры лучших инструментов для совместной работы и их лучших функций гарантируют, что вы выберете программное обеспечение, которое сделает планирование и проведение веб-семинара простым и беспроблемным.