Как сохранить документы в безопасности и порядке

Опубликовано: 2020-06-17

Самое замечательное в технологиях то, что они значительно облегчают работу. Вы можете сидеть за своим столом в течение нескольких часов и выполнять так много работы. Единственным недостатком этого является то, что вы склонны генерировать сотни документов в месяц. Это означает тысячи документов в год, некоторые из которых чрезвычайно важны, другие не так важны.

Следовательно, вы находитесь в ситуации, когда вам нужно найти способы хранения всех этих документов. Они должны оставаться в безопасности, но при этом быть легко доступными для вас. Также помогает, если вы держите их как можно более организованными, что значительно упрощает поиск информации.

К счастью, мы живем в эпоху технологий, когда есть множество возможных решений этой головоломки. Если вы хотите, чтобы ваши документы были в безопасности и организованы, вот несколько идей:

Зашифрованное настольное хранилище

Первая идея заключается в использовании системы хранения, предоставленной вашим компьютером. Каждый компьютер имеет внутреннюю память в виде жесткого диска или SSD. Преимущество хранения ваших документов здесь заключается в том, что к ним можно быстро и легко получить доступ. Просто загрузите компьютер и используйте приложение файлового менеджера, чтобы получить то, что вам нужно. Вы можете создавать отдельные папки для определенных документов, что очень помогает в организации вещей.

Недостатком этого варианта является то, что он, вероятно, является одним из наименее безопасных с точки зрения того, насколько хорошо защищены ваши документы. Однако есть разумный способ добавить дополнительную защиту, зашифровав ваши файлы. Добавление шифрования означает, что ваши данные не могут быть доступны или прочитаны, если вы не предоставили кому-либо полномочия на это. Это довольно простой процесс, который не позволяет никому войти в ваш компьютер и получить доступ к вашим файлам. Если у вас есть дети или вы делите компьютер с кем-то другим, это вызывает серьезную озабоченность.

Портативные устройства хранения данных

Ключевым недостатком настольного хранилища является то, что его нельзя никуда взять. Все ваши документы остаются на одном устройстве и могут быть доступны только тогда, когда вы вошли в систему на этом устройстве. Это создает проблему, если у вас нет под рукой компьютера. Например, у вас может быть встреча с кем-то, но вы не можете взять с собой свой настольный компьютер. Итак, все документы, которые вы хотите им отправить, застряли.

Портативные устройства хранения предлагают решение этой конкретной проблемы. Вы можете использовать USB-накопители, портативные жесткие диски или даже карты памяти. Отсюда вы можете перемещать документы на эти устройства и безопасно хранить их. Всегда держите компьютер подключенным к источнику питания при сохранении документов на переносном устройстве. Почему? Потому что вы можете повредить данные, если ваш компьютер внезапно выключится. Опять же, вы также можете зашифровать данные на своих портативных устройствах, чтобы обеспечить им дополнительную безопасность. Или вы можете сделать еще один шаг вперед и защитить свое устройство паролем.

В целом, преимущества портативных устройств хранения данных заключаются в том, что они обеспечивают такую же безопасность и организацию, как настольные хранилища, но при этом вы можете носить свои документы с собой. Единственным недостатком является то, что вы можете легко потерять важные документы, если потеряете устройство хранения. Вот почему всегда важно хранить ваши документы более чем на одной платформе хранения.

Физический сервер

изображение виртуальной частной сети с подключенными шнурами

Изображение: Unsplash

Затем вы можете сохранить свои документы на физическом сервере. Теперь этот вариант обычно зарезервирован для предприятий с серверной комнатой. По сути, у вас в офисе есть настоящий сервер, к которому подключены все компьютеры. Вместо сохранения документов на каждом устройстве они сохраняются на сервере. Таким образом, другие люди в офисе могут получить доступ к документам, если это необходимо. Это действительно может помочь с проблемами производительности, поскольку вам не нужно тратить время на поиск документа, отправку его кому-либо и т. д.

Это считается одним из самых безопасных вариантов, поскольку серверы обладают гораздо лучшими возможностями безопасности, чем настольный компьютер или портативное устройство. Это также позволяет вам использовать разные компьютеры и по-прежнему иметь доступ ко всем вашим документам. Очевидным недостатком является стоимость покупки и настройки сервера.

Облачное хранилище

Облачное хранилище, пожалуй, самый безопасный и полноценный вариант хранения. Вместо того, чтобы хранить ваши документы на физическом сервере, вы храните их на виртуальном. Огромным преимуществом этого является то, что вы можете получить доступ к документам с любого устройства, где бы вы ни находились. Пока у вас есть подключение к Интернету и разрешение на доступ к данным, вы можете их получить. Это невероятно полезно, если вы всегда в пути или используете несколько устройств во время работы.

Облачное хранилище также может быть гораздо более конкретным для человека. С портативным жестким диском вы всегда получаете одно и то же. Это устройство, которое позволяет хранить на нем документы. Облачное хранилище можно легко настроить для конкретных людей или предприятий. Это означает, что у вас может быть система управления документами юридической фирмы в облаке, или система, разработанная для маркетинговых агентств, или даже система для предприятий здравоохранения. Дополнительный уровень настройки значительно упрощает организацию файлов и обеспечение безопасности. В некоторых отраслях существуют особые требования к безопасности и защите данных. Таким образом, настраиваемая облачная платформа может гарантировать соответствие требованиям вашей отрасли.

Как лучше всего хранить документы?

Изучив различные варианты, становится ясно, что лучший подход — это комбинация методов. Вы всегда должны создавать резервные копии своих документов, сохраняя их в разных местах. Это может означать, что у вас есть файлы, сохраненные на вашем рабочем столе, но они также резервируются в облаке. В некотором смысле это делает ваши документы более безопасными, поскольку вы сводите к минимуму риск их потери. В этом сценарии, если ваш компьютер сломается и вы потеряете все свои документы, они все еще будут находиться в облаке.

Как вы можете организовать свои документы?

Итак, вы увидели, как хранить документы, а теперь как их упорядочить? Один ключевой момент уже был затронут: папки.

Независимо от того, какой способ хранения вы выберете, обязательно создайте папки для разных документов. Это самый простой способ отделить ненужные вещи друг от друга. Например, есть папка для финансовых документов и одна для заметок. Если вам нужно найти выписку из банка, вы можете перейти прямо в папку с финансовыми документами, вместо того, чтобы просматривать все свои заметки.

Второй совет: будьте осторожны при именовании документов. Не просто давайте им какое-то старое имя, убедитесь, что вы правильно пометили их. Таким образом, вы можете легко искать документы. Вместо индивидуальной прокрутки папки вы можете использовать функцию поиска и ввести несколько ключевых слов. Возвращаясь к предыдущему примеру, банковская выписка может иметь случайное имя при загрузке. Но если вы назовете его «BankStatementJune2020», вы сможете его найти. Просто введите «выписка из банка за июнь», и это будет единственный результат, который вы увидите. Вместо того, чтобы этот поиск занял несколько минут, он занял секунды!

На этой ноте вы подошли к концу этого руководства. На этом этапе вы должны знать лучшие варианты хранения ваших цифровых документов. Теперь это просто случай выбора того, какие варианты лучше всего подходят для вас. Не забудьте использовать как минимум два, чтобы вы могли создать резервную копию своих данных. Следуйте приведенным выше простым советам, чтобы ваши документы были упорядочены и их было легко найти.

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.