Как сделать процессы в бэк-офисе гладкими, как шелк

Возможно, сейчас самое подходящее время, чтобы оценить и отказаться от устаревших процессов и процедур, тормозящих бизнес. Пандемия COVID-19 принесла много убытков, но также позволила самым разным работодателям выполнить жесткую перезагрузку в повседневных операциях.

Хотя надвигающаяся смерть традиционной офисной среды, вероятно, преувеличена, устранение неэффективности должно быть главным приоритетом.

Для многих это может означать положительный, оживляющий бизнес результат. Конечно, тенденция к автоматизации существует уже несколько десятилетий. Предприятия все чаще полагаются на все, от программного обеспечения для расчета заработной платы до систем управления документами, для решения рутинных задач. Однако в этом году рост удаленной работы, вызванный пандемией, дает возможность выявить ненужные препятствия для повышения производительности.

Когда вы оцениваете, как ваши бэк-офисные процессы помогают или мешают вашим клиентам, сотрудникам и руководству, будьте осторожны. В прошлом году многие люди потеряли работу, и многие из тех, кто этого не сделал, боялись, что это может произойти. Стремясь оптимизировать процедуры бэк-офиса, приложите все усилия, чтобы убедить сотрудников в том, что работы еще много. Ваша цель — уменьшить рутинную работу, чтобы ваши сотрудники могли заниматься более важными задачами.

Размышляя о том, как помочь своим сотрудникам выполнять их самую ценную работу, рассмотрите следующие пять способов улучшить процессы бэк-офиса:

1. Избавьтесь от бумажной погони

После того, как миллионы сотрудников покинули офисы и начали работать из дома, собирать необходимые подписи становилось все труднее. Невозможность пройти в соседний офис для рутинной проверки высветила операционную неэффективность, которая, возможно, была скрыта в течение многих лет. Добавьте к этому опасающихся вирусов клиентов, которые не хотели входить в любое место бизнеса, и потребность в модернизации стала насущной.

К счастью, существует несколько безопасных решений для электронной подписи, которые можно быстро внедрить в вашем бизнесе. Некоторые из самых популярных сервисов, на которые стоит обратить внимание, включают DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign и Secured Signing. Стоимость и характеристики таких предложений различаются, но на все они можно положиться в плане обеспечения безопасности конфиденциальных материалов. Оценивая пакеты, сравните стоимость с расходами (и задержками), которые ваш бизнес несет с собой, отправляя документы по городу.

2. Ускорьте процесс найма

Несколько факторов могут способствовать неэффективному процессу найма. Некоторые из наиболее распространенных включают размещение плохо написанных описаний вакансий, собеседование со слишком большим количеством соискателей и слишком долгое принятие решения. Члены команды, назначенные присутствовать на нескольких длительных собеседованиях, не могут использовать это время для выполнения своей основной работы.

CareerBuilder, Monster и другие веб-сайты по поиску работы теперь предлагают целевые службы поиска, которые соответствуют хорошо написанным описаниям вакансий и ключевым словам только для квалифицированных профилей пользователей. Неподходящие кандидаты могут быть заблокированы или отфильтрованы. Инвестируя в процесс поиска, который отбирает кандидатов в соответствии с вашими потребностями, ваш бизнес может привлечь более качественных кандидатов.

Часто лучший человек для работы, которую вы надеетесь заполнить, даже не ищет работу. Тем не менее, используя целевую кампанию, вы можете уведомить их, что может вызвать интерес. Ориентация на нужных кандидатов — вне зависимости от того, находятся ли они в поиске или нет — значительно упростит ваши HR-процессы.

3. Сокращайте запасы по мере увеличения продаж

Электронная коммерция продолжает расти в геометрической прогрессии, но есть убедительные доказательства того, что всегда будет место и для розничной торговли. Продавцы просто должны убедиться, что они продают то, что нужно людям.

Для розничного продавца неиспользованные запасы представляют собой двойной удар. Вы платите не только за продукт, который пылится на витрине, вы также платите за площадь, на которой стоит витрина. Независимо от того, находится ли ваш непроданный товар в торговом зале или на складе, он стоит вам денег.

По мере того, как покупатели возвращаются в магазины после пандемии, убедитесь, что вы предлагаете продукты, которые они ищут, инвестируя в программное обеспечение для прогнозирования запасов. Такие пакеты, как QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl и Shopventory, позволят вам оставаться в курсе покупательских тенденций. Они могут помочь вам управлять тем, что у вас уже есть на складе, и давать рекомендации по будущим покупкам на основе фактических продаж.

4. Автоматизируйте планирование

Если ваш бизнес зависит от планирования встреч, вы, вероятно, уже знаете, сколько времени и усилий это влечет за собой. Вам нужно найти взаимоприемлемое время встречи, подтвердить его заранее, а затем перенести, если возникнут конфликты. Лучшие встречи – это те, которые клиент договаривается самостоятельно, не отнимая время у сотрудников вашего офиса.

Сегодня несколько программных пакетов календаря могут помочь снизить процент пропущенных встреч. Некоторые из лучших включают Calendar, Setmore, Google Calendar и Acuity.

В зависимости от потребностей вашего бизнеса приложение может быть настроено для отправки клиенту по электронной почте нескольких доступных встреч. Нажав на любой из них, вы отправите подтверждение своему бизнесу и автоматически забронируете этот временной интервал. Оповещения могут быть адаптированы к потребностям вашего бизнеса и отправлены по электронной почте или текстовым сообщением. Автоматическое назначение встреч — это беспроигрышный вариант, который освобождает время как для ваших сотрудников, так и для ваших клиентов.

5. Прекратите сохранять файлы на отдельные компьютеры

Облачные вычислительные решения практически устранили необходимость хранить файлы на локальном сервере или, что еще хуже, на рабочем столе отдельного сотрудника. Если вы когда-нибудь играли в сводящую с ума игру «У кого есть файл?» минут до важной презентации, вы знаете, как дорого это может обойтись. Поскольку все больше сотрудников переходят на удаленную работу, пришло время отказаться от сохранения файлов на локальных компьютерах.

Упростите переход сотрудников на облачное хранилище, выбрав решение, которое наилучшим образом соответствует специфике вашего бизнеса. Популярные варианты включают Google Docs, Microsoft OneDrive и Apple iCloud. Любой успешный переход от настольных функций к облачным решениям начинается с тщательной оценки потребностей. Если вы пропустите какие-либо необходимые критерии, сотрудники быстро разработают обходные пути, которые сведут на нет цель общего доступа к важным файлам.

Сделайте еще один шаг и перейдите на интегрированную платформу как услугу или IPaaS. IPaaS способствует обмену данными между различными бизнес-системами, экономя время ваших сотрудников, сохраняя всю вашу информацию и данные у вас под рукой.

Взгляните на знакомые вещи свежим взглядом

Ваш самый большой враг, когда вы пытаетесь модернизировать свои процессы, вероятно, будет вашим собственным укоренившимся предположением «мы всегда делали это таким образом». Вашим главным союзником в любых усилиях по оптимизации бэк-офисных процессов может стать свежий взгляд, на который не повлияли ваши прошлые успехи или неудачи.

Сотрудники, клиенты и поставщики заинтересованы в вашей компании, и это хорошо. Однако, стремясь к значимым изменениям, подумайте о том, чтобы добавить в уравнение хотя бы одну высококвалифицированную незаинтересованную сторону. Старайтесь оставаться открытыми для любых вопросов, которые начинаются с «Почему?»