Улучшите свой рабочий процесс, наняв виртуального помощника

В большинстве случаев вы выбираете профессию по двум факторам:

• Потенциал заработка
• Занятие, которое вам нравится делать

Проблема с последним заключается в том, что вы выходите на поле, чтобы бросить вызов, помочь людям или продемонстрировать свое собственное мастерство, а затем разочаровываетесь, когда узнаете правду. Правда в том, что вы потратите 10% времени на выполнение этих основных задач и «тратите» 90% своего времени и энергии, отвечая на электронные письма, вводя данные в таблицу Excel и ведя черные разговоры.

Что ж, если вы наймете помощника, вы сможете избежать большей части этого и сразу перейти к делу. Вот как вы можете улучшить свой рабочий процесс, наняв виртуального помощника.

Управление электронной почтой

Хороший виртуальный помощник может следить за вашей электронной почтой. Они могут их прочитать и ответить на них. Затем, время от времени, когда они сталкиваются с чем-то, что действительно требует вашего внимания, либо укажите на это, либо отправьте это вам.

Проблема с электронной почтой в том, что вам приходится ее регулярно проверять. Большая часть из них не существенна, возможно даже совершенно неважна. Конечно, спам-фильтр может сделать отличную работу, но не все ненужное является спамом.

Главное, что следует помнить: несмотря на то, что большая часть из этого не имеет значения, вам все равно придется это проверить. Программное обеспечение может выполнять относительно хорошую работу, но оно не всесильно . Время от времени вам нужен настоящий человек, который бы этим занимался.

Имейте в виду, что скорость, с которой вы отвечаете на электронные письма, невероятно важна для ваших усилий по построению отношений. В идеале вы должны ответить в течение часа, хотя ответ в течение четырех часов все еще приемлем. Время имеет огромное значение, и, как профессионалу, это ресурс, которого вам всегда не хватает.

Ведение вашего графика

Работать в плотном графике сложно, но это лишь верхушка айсберга. Однако как насчет составления управляемого графика?

Конечно, инструмент планирования может помочь вам в этом. Некоторые из них даже читают ваши чаты и, поскольку они могут понять контекст, планируют ваши встречи без вашего участия. Однако эта технология все еще сырая и не такая надежная.

Вместо этого вам нужен виртуальный помощник , который будет управлять вашими календарями, составлять расписание и даже напоминать вам о важных встречах.

Не говоря уже о том, что наличие помощника, который будет общаться с другими участниками, сделает вас невероятно профессиональным человеком.

Помимо этого, помощник также может помочь вам заранее подготовить материалы для этих встреч.

Помните, что делать это самостоятельно отнимает много времени. Мало того, мы склонны «нарушать правила» и довольно сильно переоценивать себя. Поэтому, когда кажется, что график слишком плотный, мы добавляем еще одну-две встречи, полагая, что с этим мы не справимся.

Иногда сторонний наблюдатель более объективен, особенно если ему даны четкие указания.

Проведение исследования

Когда дело доходит до бизнес-исследований, это сложный и трудоемкий процесс, но он не требует невероятно высокого уровня академической компетентности.

В конце концов, вы не просите своего помощника исследовать новейший противораковый препарат на молекулярном уровне или разбирать его на мельчайшие потенциальные компоненты. Вместо этого вы просите провести элементарное исследование по этой теме и получить результаты.

Например, если вы занимаетесь недвижимостью, вы можете попросить их составить вам список подходящей недвижимости. Это означает, что они просмотрят несколько местных объявлений и запишут каждую недвижимость, соответствующую заданным вами критериям.

В большинстве областей вы можете попросить своих помощников провести исследования такого типа. Разница в результатах между вами, проводившим исследование, и кем-то еще, проводившим его, на самом деле не так уж и заметна. Это не сложная задача, просто она требует времени и усилий.

Вместо того, чтобы делать это самостоятельно, вы можете просто делегировать это кому-то другому и вместо этого сосредоточиться на основных задачах.

Обслуживание клиентов

Сегодня в большинстве областей простой аутсорсинг обслуживания клиентов уже не является удовлетворительным. Звонящий человек не хочет быть связан с кем-то, кто лишь слегка связан с брендом через третье лицо.

Разговор с помощником по-прежнему означает разговор с кем-то из компании. Конечно, они не те, кто командует или кто-то, кто напрямую предоставляет им необходимые услуги, но они достаточно близки.

Во-первых, проведя в вашей компании достаточно времени (это не годы и десятилетия), они будут иметь довольно приличное представление о большинстве процессов. Даже если они могут ответить на то же количество вопросов, что и ваша страница часто задаваемых вопросов или чат-бот (или даже если они используют эти ресурсы), виртуальный помощник все равно остается настоящим человеком.

Это настоящий сотрудник, настоящий профессионал, которому поручено решить их проблему. Это заставляет ваших клиентов/покупателей чувствовать себя особенными. Это заставляет их чувствовать себя услышанными, и это приносит вам много дополнительных очков.

Создание и управление контентом

Теперь, когда мы говорим о создании контента, большинство людей сразу же представляют себе документ объемом более 4000 слов, наполненный техническими терминами и уникальными практическими примерами. Даже если бы это было так, с современными инструментами помощи при письме это не выходило бы за рамки возможностей среднего виртуального помощника.

Однако когда дело доходит до контента постов в блогах, контента каналов YouTube и особенно контента социальных сетей, все не так сложно и требовательно. Просто подумайте об этом: в большинстве случаев вам нужно обрезать видеоклип до нужной продолжительности, добавить фильтр и выбрать подходящую фоновую музыку.

Даже если у вас есть писатель-участник, вы все равно можете попросить виртуального помощника просмотреть его и сравнить контент с рекомендациями для гостевых постеров в вашем блоге. Таким образом, если есть что-то, что не соответствует норме или выходит за рамки нормы, они смогут отредактировать это или указать на это.

Заворачивать

Главное, что следует помнить: обязанности помощника сильно различаются. Решать вам, а помощнику соглашаться с этими условиями. Тем не менее, правильный человек на позиции помощника может значительно облегчить вашу жизнь. Вам предстоит принять соответствующие меры.