5 ключевых программных инструментов для оптимизации рабочего процесса вашего бизнеса в 2024 году

Как вы управляете рабочим процессом вашего бизнеса?

В условиях жесткой конкуренции и высоких требований клиентов предприятия стремятся достичь оптимальной эффективности для получения конкурентного преимущества.

Бизнес-процессы представляют собой серию отдельных задач, следующих последовательности, необходимой для выполнения бизнес-процессов.

Думайте об этом как о пути, по которому должны пройти задачи для достижения ваших бизнес-целей.

Таким образом, внедрение системы оптимизации рабочего процесса оптимизирует работу и не только повышает скорость и эффективность, но также экономит затраты и время вашего бизнеса.

Фактически, по данным Камунды, 97% лиц, принимающих бизнес-решения, согласны с тем, что автоматизация рабочих процессов необходима для цифровой трансформации, подчеркивая важность систем управления рабочими процессами.

Итак, какие инструменты помогут вам повысить эффективность рабочих процессов?

В этой статье будет обсуждаться ключевое программное обеспечение для управления бизнес-процессами в 2024 году, которое поможет вам автоматизировать процессы и запускать рабочие процессы на автопилоте.

Давайте начнем.

1. Перегрузка программного обеспечения для оптимизации

Вы занимаетесь логистическим бизнесом?

Если да, то вы больше, чем кто-либо другой, понимаете важность того, чтобы все шло гладко.

Без четких рабочих процессов для управления сотрудниками и машинами, выполняющими повседневные процессы, вы, скорее всего, столкнетесь с неэффективностью, такой как задержки и низкая удовлетворенность клиентов.

Фактически прогнозируется, что размер рынка автоматизации логистики вырастет с 32,7 млрд долларов США в 2023 году до 51,2 млрд долларов США к 2028 году, что свидетельствует о возросшем спросе на инструменты автоматизации.

Много времени и средств уходит на ручную обработку и мониторинг рабочих процессов, чтобы обеспечить их бесперебойную работу . Но даже в этом случае это не гарантирует эффективности, поскольку люди склонны к ошибкам.

Лучшее программное обеспечение для оптимизации перегрузки предоставляет централизованную платформу для контроля всех операций. Представление верхнего уровня позволяет менеджерам и заинтересованным сторонам понять всю картину на каждом этапе бизнеса.

Кроме того, эти инструменты позволяют вам создавать и выполнять рабочие процессы, обеспечивающие своевременное выполнение задач, прозрачность и подотчетность.

Решение по оптимизации перегрузки, включенное в состав всего вашего логистического программного обеспечения, например инструментов управления двором и складом, обеспечивает взаимосвязанность работ с быстрым утверждением и инициированием задач. Это похоже на передачу кнопки от одного процесса к другому.

Компания Merchandise Warehouse искала решение для оптимизации своей деятельности за счет устранения проблем с избыточностью и обеспечения гибкости, позволяющей ей удовлетворять требования клиентов.

Используя Datex Footprint, систему управления складом, компании удалось автоматизировать свои процессы для каждого из своих клиентов и добиться большей точности и производительности.

2. Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

В основе любого бизнеса лежат клиенты.

Для клиентоориентированного бизнеса удовлетворенность клиентов и их опыт являются приоритетом.

Однако, поскольку требования клиентов находятся на рекордно высоком уровне, руководители службы поддержки клиентов вынуждены искать новые способы удовлетворения этих требований и повышения удовлетворенности клиентов.

Существует очевидная связь между плохим управлением взаимоотношениями с клиентами и снижением прибыли.

Фактически, исследование NewVoiceMedia показало, что американские предприятия теряют до 75 миллиардов долларов в год из-за плохого качества обслуживания клиентов, что количественно отражает растущие затраты на плохое управление отношениями с клиентами.

Клиентам теперь нужна быстрая связь, персонализированный опыт и гибкость, которых можно достичь только с помощью программного обеспечения для оптимизации CRM.

Лучшие из этих инструментов автоматизируют избыточные и трудоемкие задачи, такие как маршрутизация разговоров и маркетинг, освобождая время вашим сотрудникам службы поддержки, чтобы они могли сосредоточиться на задачах, добавляющих ценность, таких как обслуживание клиентов.

Живые чаты и чат-боты позволяют вашему бизнесу оперативно реагировать и оказывать помощь клиентам.

Благодаря расширенным функциям, таким как диалоговый искусственный интеллект, чат-боты могут предоставлять контекст сотрудникам службы поддержки и направлять разговоры квалифицированным специалистам для повышения удобства работы.

Более того, программное обеспечение CRM автоматизирует категоризацию разговоров, используя такие функции, как автоматические теги, для глубокого анализа, который может обеспечить глубокое понимание ожиданий и опыта клиентов.

Помимо автоматизации, программное обеспечение CRM позволяет вам пользоваться другими преимуществами, такими как централизованная коммуникационная платформа, которая позволяет вашим сотрудникам отвечать на все запросы клиентов по нескольким каналам на одной платформе.

Другие примечательные функции включают отчеты и аналитику, отслеживание SLA и готовые ответы, которые также пригодятся при автоматизации.

3. Лучшие инструменты документооборота

Вы обрабатываете документы вручную?

Если да, то вы должны осознавать неэффективность отсутствия надежной системы управления документами, которая позволяла бы хранить, совместно использовать и оцифровывать все ваши бизнес-файлы.

Одним из основных узких мест, связанных с плохим управлением документами, являются медленные процессы, которые могут привести к задержкам в оказании услуг и доставке товаров.

Например, в сфере логистики, где требуется большое количество документов, процесс подписания и утверждения занимает много времени, что замедляет сроки обработки и приводит к задержкам.

Это, конечно, приводит к плохой удовлетворенности клиентов, что плохо для вашего бизнеса.

Фактически, исследование Zendesk показало, что примерно трое из пяти потребителей согласны с тем, что хорошее обслуживание клиентов необходимо для того, чтобы они чувствовали лояльность к бренду.

Эта статистика должна показать важность оптимизации процессов для улучшения качества обслуживания клиентов.

Лучшие инструменты автоматизации документов упрощают процессы управления документами, от сбора до сбора подписей для утверждения . Поскольку большинство документов обрабатываются на автопилоте, ваш бизнес может сэкономить затраты и ресурсы, которые можно перенаправить на другие важные и сложные задачи.

В 2024 году это программное обеспечение для рабочих процессов для бизнеса сразу же будет собирать цифровые документы из разных источников или сканировать физические, прежде чем классифицировать их и интегрировать в систему.

Bayer HealthCare Pharmaceuticals — ключевой игрок фармацевтической отрасли со штатом тысяч сотрудников. В связи с этим составление типовых договоров вручную отнимает много времени.

ActiveDocs предоставила решение, которое упростило процессы, ориентированные на документацию, включая создание и проверку проектов контрактов, а также позволило ускорить процедуры проверки и утверждения.

4. Автоматизация

Автоматизация может стимулировать и повысить производительность.

Представьте себе время, которое ваши сотрудники тратят на повторяющиеся задачи, такие как поиск документов, ответы на повторяющиеся запросы клиентов и сканирование файлов для их оцифровки.

Что ж, это потеря большого количества времени, что приводит к огромным эксплуатационным расходам за счет сложных и важных задач.

На самом деле, согласно исследованию SnapLogic, сотрудники ежегодно тратят около 19 рабочих дней на повторяющиеся задачи. Это явный показатель того, сколько времени тратится на повседневные дела вместо того, чтобы сосредоточиться на росте бизнеса.

Это не останавливается на потере времени. Избыточные задачи также подрывают моральный дух ваших сотрудников, что приводит к снижению производительности, что может повлиять на ваш бизнес.

Автоматизация является основной основой оптимизации рабочих процессов. На самом деле не существует программного обеспечения для бизнес-процессов, которое не было бы построено на автоматизации, от систем управления документами до инструментов управления взаимоотношениями с клиентами.

Автоматизация освобождает ваших сотрудников от трудоемких и монотонных задач, позволяя им сосредоточиться на сложных проблемах, требующих вмешательства человека.

Это не только повышает производительность за счет значительного снижения затрат.

Вы можете легко упростить и оптимизировать рабочие процессы, выполняя такие задачи, как обработка платежей, утверждение и маршрутизация разговоров, обеспечивая оптимизацию процессов и повышенную точность и эффективность.

Maverick International — глобальная упаковочная компания, которая отдает приоритет оптимизации процессов и эффективности. Запечатывающие машины компании предназначены для запечатывания пакетов разных размеров. Однако ручная корректировка между сменами для соответствия различным размерам была медленной.

Компания OMRON Automation предоставила решение, которое позволило компании автоматизировать процесс переналадки. Машины могли автоматически подстраиваться под желаемый размер практически в реальном времени.

5. Управление проектом

Правильное управление проектами может улучшить рабочий процесс.

Он включает в себя контроль задач и процессов, а также распределение ресурсов для достижения бизнес-целей в рамках согласованных ограничений.

Отсутствие этого приведет к задержкам в достижении целей, ухудшению качества обслуживания клиентов и проблемам с качеством, и это лишь некоторые из них . Все это может напрямую повлиять на прибыльность и, следовательно, замедлить рост бизнеса.

Фактически, исследование Geneca зафиксировало, что 75% респондентов назвали недостаток уверенности причиной провала проекта. Эта цифра предполагает несоответствие целям проекта и исполнителям проекта.

Инструменты управления проектами входят в число программного обеспечения для бизнес-процессов, которое может оптимизировать процессы в 2024 году. Они делают это, предоставляя структурированные структуры, которые улучшают взаимодействие и обеспечивают эффективное распределение ресурсов.

Например, в секторе логистики управление проектами обеспечивает распределение ресурсов между важными отделами и отсутствие чрезмерного распределения ресурсов.

Более того, разбиение проектов на выполнимые задачи и установление четких ограничений позволяет сотрудникам эффективно расставлять приоритеты в работе. Решения для рабочих процессов, такие как Trello, помогают визуализировать прогресс, помогая командам выявлять узкие места и корректировать рабочие нагрузки по мере необходимости.

AYESA, международная испанская компания, занимающаяся технологиями и ИТ, использовала несколько программ для оптимизации работы без интеграции. Это привело к проблемам с наглядностью проекта, поскольку у них не было общей и четкой картины статуса проекта.

Внедрив Easy Redmine, компания добилась прозрачности рабочей нагрузки и возможности иметь хорошо организованные проекты. Это позволяет каждому члену команды знать, что он должен делать это в любое время, а менеджеру проекта контролировать график.

Заключение

Все еще не оптимизировали рабочие процессы вашего бизнеса?

Это лучший способ получить преимущество в очень конкурентной бизнес-среде, позволяя оптимизировать операции без ущерба для качества.

Фактически, согласно отчету Gitnux, около 75% бизнес-лидеров сообщают, что использование автоматизации рабочих процессов дает им сильное конкурентное преимущество, подчеркивая необходимость в эффективных рабочих процессах.

Нет недостатка в программном обеспечении для бизнес-процессов, начиная от инструментов оптимизации и заканчивая решениями для управления взаимоотношениями с клиентами, которые повышают удовлетворенность клиентов.

Интеграция нескольких из этих инструментов может значительно повысить производительность, сэкономить время и оптимизировать процессы для роста бизнеса.