Пристальный взгляд: наш обзор Microsoft Teams в 2019 году

Буквально на прошлой неделе мы внимательно рассмотрели растущий термин «корпоративные коммуникации» и провели практический обзор Webex Teams. Чтобы еще больше завершить это обсуждение (и подготовиться к нашей прямой статье Ultimate Showdown: Microsoft Teams vs WebEx Teams), мы хотели предложить еще один подробный обзор того, что, возможно, является крупнейшим претендентом на золотую медаль Enterprise UC&C: Команды Майкрософт.

Это не первый раз, когда мы внимательно изучаем Microsoft Teams, но, конечно, с течением времени многое изменилось. По мере того, как корпоративные решения для объединенных коммуникаций набирают обороты, мы наблюдаем, как организации быстро заменяют более стандартные коммуникационные решения на эти полные и надежные платформы для совместной работы.

Без сомнения, эти корпоративные платформы для совместной работы быстро завоевывают рынок, расширяя свои возможности далеко за пределы постоянного чата и предоставляя критически важные возможности, такие как улучшенное визуальное сотрудничество и даже новейшие технологии, такие как искусственный интеллект.

Чтобы лучше понять существующие варианты и понять, почему эти решения быстро завоевывают рынок, мы хотели подробно рассмотреть последнюю версию Microsoft Teams.

Автономное расширение для совместной работы в Office 365

Не слишком зацикливаясь на том, как и почему, Microsoft разработала свой собственный подход к рынку совместной работы, который прекрасно вписался бы в экосистему Office 365. Это так просто. Но это еще не все: Teams — невероятно мощная платформа, которая расширяет совместную работу за пределы личных или групповых чатов.

«Microsoft Teams — это приложение для совместной работы, которое помогает вашей команде оставаться организованной и общаться — и все это в одном месте. Вот краткий обзор левой части Teams».

И с такой мощной облачной платформой, повышающей доступность уже популярного портфолио Microsoft, Microsoft увидела возможность использовать эту новую парадигму совместной работы.

Конечно, им не привыкать общаться с приобретением и дальнейшим развитием Skype, среди других инструментов. Но, как я уже говорил, Microsoft Teams — это «не просто еще одно приложение для обмена сообщениями, которое вы загружаете на свой рабочий стол и телефон, как Slack».

Вместо этого Teams — это часть экосистемы Office 365. В Microsoft Teams пользователи получают доступ к ряду функций, разделенных на четыре категории:

• Команды — находите и создавайте каналы для проведения «совещаний на месте, бесед и обмена файлами».
• Встречи — просматривайте все, что у вас запланировано на день или неделю. Или назначьте встречу. Этот календарь синхронизируется с Outlook, что является примером глубокой интеграции с Office 365.
• Звонки — организации могут расширить команды, включив в них VoIP-звонки, а не только чат и совместную работу.
• Активность — следите за всеми своими непрочитанными сообщениями, @упоминаниями, ответами и многим другим.

Немного изменилось с тех пор, как я последний раз смотрел на Teams; Теперь Microsoft предлагает бесплатную версию Teams, позволяющую организациям использовать Teams без необходимости покупать всю подписку на Office 365. Но возможность обновить и получить всю платформу есть для тех, кто решит это сделать.

И, честно говоря, это подчеркивает довольно важное преимущество платформы Microsoft Teams — глубокую интеграцию с остальной частью экосистемы Office 365. Посмотрим правде в глаза, приложения Microsoft были и, вероятно, всегда будут корпоративными решениями для ряда задач. Мы не можем представить мир без Word, Excel и PowerPoint — или, по крайней мере, без их влияния.

Использование Microsoft Teams: пользовательский интерфейс

Как и почти во всех других приложениях UC&C, Microsoft удалось сделать навигацию довольно простой: основное окно содержимого находится спереди и по центру, а навигация смещена влево. Здесь никто не пытается изобретать велосипед, просто сделать его удобнее.

Как и в большинстве других приложений для объединенных коммуникаций или совместной работы, вдоль левой панели расположены четыре значка для основной навигации, но на этот раз с небольшой текстовой меткой рядом со значком на тот случай, если вы не можете понять, что это за изображение. пузырь чата означает.

Но Microsoft применила уникальный подход к дизайну Teams, уделив особое внимание командному аспекту платформы. Основное представление, которое вы видите сразу после открытия приложения, — это лента действий, где пользователи могут видеть все, чем занимается вся их организация.

Это включает в себя разговоры, файлы и, откровенно говоря, почти все, что вы хотите добавить, от приложений Microsoft до сторонних интеграций. Разбивка продолжается с более детальным фокусом на уровне, поскольку следующие значки в меню навигации позволяют пользователям переходить непосредственно к чатам один на один или вместо этого сосредоточиться на командах — думайте о командах так же, как об общих чатах.

В конце концов, Teams — это место, где будет происходить большая часть вашего сотрудничества. Это группы людей, объединенные для работы, проектов или общих интересов. Команды состоят из каналов.

Затем каждый канал строится вокруг определенной темы, например, «производство контента» или «оптимизация маркетинга». Внутри каналов пользователи будут общаться, проводить встречи, сотрудничать и обмениваться файлами или документами.

Пользователи также могут получить доступ к файлам непосредственно на вкладке файлов и иметь еще одну кнопку меню, чтобы еще больше расширить свои функциональные возможности с помощью других приложений и служб Microsoft.

В целом дизайн прост, а навигация удобна, однако я не могу не чувствовать здесь избыточность, с возможностью просмотра деятельности в масштабе отдела (которая обычно включает ваши команды) или более подробного изучения самих команд.

В больших масштабах это имело бы смысл, позволяя отделам расширяться до более мелких команд, но также может быть слишком много вариантов для небольших команд — вот почему эти платформы ориентированы на более крупные корпоративные организации.

Сотрудничество в Microsoft Teams: UX

Команды Microsoft, конечно же, обеспечивают высокий уровень совместной работы за счет использования решений и приложений Office 365. Пользователи могут совместно редактировать документы в режиме реального времени, что уже было возможно с 365 в целом.

Пользователи могут выбрать, какое приложение они хотят особо выделить, и добавить его в свой вид с помощью кнопок вкладок. Эти вкладки позволяют пользователям быстро переключаться между окнами и получать доступ к нужным файлам или документам, например к тому документу в формате Word, который вы и остальная часть команды по связям с общественностью редактируете совместно. По мере того, как разворачивается обсуждение изменений, каждый пользователь также может видеть вносимые отдельные изменения.

Но сотрудничество также включает в себя общение; который в конечном итоге должен быть максимально простым. У нас не может быть таких больших препятствий на пути, которые замедляют нас и в то же время эффективно снижают темпы производства.

Успешная платформа для общения и совместной работы устраняет эти препятствия и делает общение еще проще, а не сложнее. Microsoft Teams удается сделать это, обеспечивая интенсивный, детальный уровень настройки связи. Под этим я подразумеваю то, что пользователи могут по-настоящему сломаться и отточить то, о чем они хотят, чтобы их разговоры были организованы.

Есть два разных варианта:

• Команды — это группы, такие как отделы или команды внутри организации. Вам нужно создавать команды, а затем добавлять в них людей.
• Каналы . Помимо Teams, пользователи могут еще больше разделить свои разговоры с помощью определенных и выделенных каналов. Каждая отдельная команда автоматически начинает со своего собственного выделенного канала под названием «Общий», но пользователи могут расширять его, добавляя дополнительные каналы для конкретных проектов или тем по мере необходимости.

Конечно, после настройки каналов пользователи могут свободно присоединяться к этим групповым чатам (если они находятся в команде), чтобы начать совместную работу — думайте об этих каналах как о общих чатах для каждого конкретного проекта или встречи.

Команды будут посвящены конкретным отделам, например, группе контента. Внутри группы контента может быть дальнейшая организация с такими каналами, как «Внутренний контент», «Внешний контент», «Контент гостевой публикации» и так далее.

Этот уровень конфигурации организации должен иметь большое значение для обеспечения чистого, простого для понимания и последовательного опыта. Самым большим преимуществом является возможность жонглировать несколькими выделенными каналами в команде.

На других платформах, таких как Slack, пользователи могут создавать столько каналов, сколько захотят, и могут выделять определенные каналы для определенных проектов, как указано выше, но это просто создаст длинный список неорганизованных каналов. Но чтобы все было организовано, мне нравится включать вкладку «Активность» в верхней части каждого канала, чтобы фиксировать важные части разговора.

Эта концепция продвигается дальше в область «корпоративных коммуникаций», когда пользователи гораздо более способны организовывать свои коммуникации и имеют возможность переключаться между командами или отделами и даже дополнительно организовывать усилия (при необходимости) с помощью конкретных и выделенных каналов внутри. эти Команды.

Таким образом, если человек является частью более чем одной команды, ему не нужно манипулировать более чем одной учетной записью Slack или комнатой Slack, но вместо этого у него есть возможность переключаться между разными командами.

Подход Microsoft к ИИ в UC

Еще в сентябре 2017 года Лори Райт объяснила, что у Microsoft есть «новое видение интеллектуальных коммуникаций», которое, по ее словам, изменит «опыт звонков и встреч для людей и организаций по всему миру».

Общая идея заключалась в том, что эта новая парадигма интеллектуальных коммуникаций выходит за рамки «традиционных унифицированных коммуникаций» за счет включения более интеллектуальных и упреждающих возможностей.

Это объявление было в первую очередь связано с изменением стратегии Microsoft, уделяя больше внимания Teams как решению для совместной работы, ответственному за продвижение этой концепции интеллектуальных коммуникаций.

Похоже, что план состоит в том, чтобы позволить Teams медленно, но верно отказаться от Skype для бизнеса — еще неизвестно, будет ли это будущее для Microsoft, но акцент на интеллектуальных коммуникациях по-прежнему остается ключевым компонентом платформы. Однако интересно видеть, что некоторые из последних выпусков Microsoft работают как в Skype, так и в Teams, без упоминания Skype для бизнеса вообще.

Например, просто взгляните на недавнее объявление Microsoft о возможности размытия фона в Skype и Teams. Используя искусственный интеллект, пользователи могут размыть фон во время видеоконференции, чтобы скрыть беспорядок.

С одной стороны, термин «интеллектуальные коммуникации» можно использовать для описания общего расширенного сотрудничества, обеспечиваемого таким решением, как Teams, в основном редактирование в реальном времени и обмен файлами, а также постоянный чат.

Но на самом деле этот термин идет немного дальше, и Microsoft выделяет некоторые интересные функции, которые стали возможными благодаря этой новой идее интеллектуального сотрудничества:

• Перед началом собрания Teams находит и «выводит на поверхность» то, что считает релевантной информацией или документами, которые помогут в совместной работе.
• Во время встречи Teams будет захватывать и расшифровывать разговор вместе с временным кодированием, субтитрами и даже распознаванием голоса, чтобы приписывать замечания конкретным выступающим.
• После собрания Teams автоматически выгружает запись и стенограмму этого собрания во все соответствующие каналы или беседы на платформе. Это позволяет любому сотруднику организации затем искать и просматривать содержимое собрания.

Вся эта идея, как упоминалось выше, заключается в упрощении рабочего процесса — на данный момент это что-то вроде дохлой лошадки, то есть вся концепция, выходящая за рамки ИИ и автоматизации.

Но я думаю, что важно увидеть, как эта концепция претворяется в жизнь, и, например, у Microsoft есть очень интересные начинания в реальном мире для революции ИИ.

Что особенно интересно, конечно, так это основная концепция «интеллектуальных коммуникаций», которая означает четкую направленность и приоритет Microsoft в рамках платформы Teams, направленные не только на внедрение новых функций, но и на радикальные инновации в способах выполнения работы. .

Итог: использование Office 365

Эти решения корпоративного уровня явно зарекомендовали себя и находятся на пути к замене некоторых из наших наиболее популярных решений. Например, у Microsoft Teams дела идут очень хорошо, и на самом деле они набирают силу в Slack. По состоянию на декабрь 2018 года Computer World сообщил, что MS Teams «сейчас является вторым по популярности приложением для бизнес-чатов».

Они отметили, что по результатам недавнего опроса Spiceworks 21% респондентов сейчас используют Teams, тогда как в 2016 году таких было всего 3%. ограниченный объем, я думаю, что есть четкое указание на реакцию на существующие потребности бизнеса. Slack действительно представил идею постоянного чата, работающего вместо электронной почты и обеспечивающего постоянное общение и совместную работу в режиме реального времени.

Но такие платформы, как Webex Teams и Microsoft Teams, осознали, что программное обеспечение для совместной работы в команде — это гораздо больше, чем причудливый чат IRC — иначе IRC не был бы заменен более красивыми и блестящими приложениями. Возможность совместной работы не только через текст, но и через видео, интерактивную доску и даже совместное редактирование документов настолько мощна, что нет причин, по которым мы не должны сделать это возможным.

Именно здесь Microsoft Teams проявляет себя довольно сильно, в частности, благодаря глубокому включению и интеграции существующих инструментов и продуктов Microsoft Office и Office 365. Будет преуменьшением сказать, что пакет Office был революционным и продолжает им оставаться (по крайней мере, в каком-то смысле, даже если он просто порождает лучших конкурентов).

Возможность просто получить простое в использовании и даже бесплатное решение, которое не только работает с некоторыми из наиболее распространенных инструментов, которые мы уже используем ежедневно, но и конкретно использует некоторые из наиболее распространенных инструментов, которые мы уже используем на ежедневной основе. вместо того, чтобы собирать вместе другие инструменты. В конце концов, разве не в этом смысл унифицированных коммуникаций?