12 лучших мобильных инструментов для совместной работы и зачем они вам нужны сейчас

Последние данные о преимуществах удаленной работы для работодателей показывают, что сотрудники, работающие дома, на 15% более продуктивны, чем члены команды в офисе, что позволяет компаниям экономить в среднем 11 000 долларов в год.

Мобильные инструменты для совместной работы, такие как приложения для обмена файлами, платформы для видеозвонков и обмен мгновенными сообщениями на ходу, позволяют членам команды общаться друг с другом из любого места так же быстро, как и в традиционной офисной среде.

Какие функции вы должны искать в мобильных инструментах для совместной работы, и каковы наилучшие варианты? Кроме того, стоит ли использовать мобильные версии популярного программного обеспечения для совместной работы, или наиболее важные функции доступны только в настольных версиях?

Что такое мобильное сотрудничество?

Мобильная совместная работа — это процесс использования мобильных средств связи и совместной работы для связи членов команды, независимо от того, где они находятся и какое устройство используют.

Эти приложения могут быть мобильными версиями программного обеспечения для настольных ПК или автономными инструментами для совместной работы мобильных групп без аналога для настольных компьютеров.

Пользователи могут подключаться друг к другу с мобильного устройства на мобильное устройство или с настольного компьютера на мобильное устройство, такое как планшет или смартфон.

Наиболее популярные мобильные инструменты и функции для совместной работы:

• Мобильный обмен файлами
• Мобильные заметки
• Мобильная видеосвязь
• Мобильный мессенджер
• Управление мобильными проектами
• Совместное использование мобильного экрана

Каковы преимущества мобильной совместной работы?

Мобильные приложения для совместной работы позволяют членам команды работать по собственному графику из любого места, где есть доступ в Интернет.

Дополнительные преимущества включают в себя:

• Улучшенная внутренняя коммуникация
• Более короткие сроки проекта
• Экономия затрат
• Оперативное общение
• Более высокий моральный дух сотрудников
• Улучшенное сотрудничество
• Упрощенный мониторинг проекта

Каковы лучшие инструменты для обмена мобильными файлами?

Мобильные приложения для совместной работы с файлами предоставляют центральное место для всех документов, связанных с конкретным проектом, и позволяют им делиться любыми файлами, которые они создали, с другими членами команды. Эти бесплатные онлайн-инструменты для совместной работы помогают сократить количество бесконечных электронных писем и позволяют редактировать файлы и комментировать их в режиме реального времени.

Они также обеспечивают контроль версий, чтобы члены команды не могли работать с устаревшими черновиками.

При оценке этих мобильных инструментов для совместной работы учитывайте объем места для хранения файлов, которые они предлагают, а также меры контроля доступа и безопасности приложения.

Гугл документы

Google Docs — это самое известное браузерное приложение для обмена файлами, предоставляющее как настольные, так и мобильные приложения для совместной работы для устройств Android и iOS.

Как и в настольной версии, мобильное приложение Google Docs позволяет пользователям предоставлять доступ к файлам определенным пользователям или предоставлять доступ к файлам по общей ссылке. Редактирование в автономном режиме — еще одно огромное преимущество Google Docs, которое также доступно в мобильной версии.

Единственными важными функциями, отсутствующими в мобильном приложении, являются предлагаемые изменения, формы и верхние/нижние колонтитулы. Хотя редактирование возможно в мобильной версии, обратите внимание, что пользователи также должны загрузить Google Диск, если они хотят создавать определенные папки для документов.

Другие функции Google Docs для мобильных устройств включают в себя:

• Функция «Голос в текст»
• Добавить/разрешить комментарии к документу
• Пометка комментариев
• Инструмент выделения
• Принять/отклонить правки
• Лист регистраций изменений

В дополнение к созданию, совместному использованию и редактированию документов через Google Docs, Google также предлагает мобильные версии своего инструмента для работы с электронными таблицами, Google Sheets, и своего инструмента для презентаций, Google Slides. Ознакомьтесь с нашим постом о лучших хаках Google Doc, чтобы узнать о дополнительных функциях для настольных компьютеров и мобильных устройств.

Дропбокс

Dropbox — это кроссплатформенное настольное и мобильное приложение для обмена файлами с более чем 175 поддерживаемыми типами файлов, включая изображения, файлы Adobe PDF, документы Google и Microsoft Office и многое другое.

Dropbox, совместимый с мобильными устройствами iPhone и Android, обеспечивает как хранение файлов, так и редактирование и совместную работу в режиме реального времени. Пользователи могут обмениваться файлами друг с другом и создавать папки для упорядочения документов по проектам или группам.

В то время как его бесплатная версия позволяет хранить до 2 ГБ, платные планы предоставляют неограниченное пространство для хранения.

Мобильный Dropbox предлагает не так много функций, как его настольная версия, но по-прежнему обеспечивает автоматическую синхронизацию документов, автономный доступ к файлам и сканирование документов/изображений с камер смартфонов.

Другие функции Dropbox для мобильных устройств включают в себя:

• Защита паролем
• Комментирование файлов
• Удаленная печать
• Обмен файлами по ссылкам и SMS
• История редактирования файла
• Всплывающие напоминания
• Панель поиска файлов

Что такое мобильные приложения для создания заметок?

Независимо от того, участвуете ли вы в видеоконференции или посещаете личную встречу с клиентом, использование мобильного приложения для создания заметок позволяет легко загружать, делиться и просматривать важную информацию позже.

Создавайте списки дел, обсуждайте идеи с другими членами команды и получайте доступ к дополнительным файлам в таких приложениях, как EverNote и Microsoft OneNote.

EverNote

EverNote — это мобильное устройство для создания заметок и виртуальная файловая система, которая позволяет пользователям организовывать заметки в тематические «блокноты» или классифицировать заметки с помощью тематических тегов.

Пользователи могут создавать списки дел, прикреплять и комментировать файлы, включать веб-страницы и даже сканировать визитные карточки в EverNote. Инструмент даже интегрируется с другими платформами для совместной работы, такими как Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce и Microsoft Teams.

Мобильные функции EverNote также включают:

• Автоматическая синхронизация
• Аудио заметки
• PDF-аннотация
• Виртуальные доски объявлений
• Единая точка входа

EverNote предлагает бесплатную базовую версию и два платных варианта, предоставляющих дополнительное место для хранения.

Майкрософт OneNote

Microsoft OneNote — это цифровая записная книжка, которая действует как индивидуальное и групповое мобильное приложение для создания заметок. Пользователи могут разделять записные книжки на разные темы и разделы, захватывать контент из Интернета и делиться как целыми записными книжками, так и отдельными страницами заметок с другими членами команды. Любой, у кого есть доступ к заметкам, может комментировать/редактировать их в режиме реального времени.

Он особенно популярен благодаря своей способности преобразовывать рукописные заметки в печатный текст с помощью функции распознавания текста OCR. Пользователи OneNote также могут рисовать и комментировать заметки, выделять важный текст и загружать фотографии со своего мобильного устройства в свои заметки.

Мобильная версия Microsoft OneNote также предлагает:

• Списки дел
• Облачная синхронизация
• Офлайн-доступ
• Аудио и видеозапись
• Шаблоны для заметок
• Индивидуальные теги
• Обратите внимание на историю версий
• Виртуальные заметки

Стоит ли использовать мобильные платформы для видеозвонков?

Программное обеспечение для веб-конференций позволяет проводить личные встречи между удаленными членами команды, отделами и руководителями проектов, что делает его одной из самых важных функций мобильной совместной работы в этом списке.

Платформы для мобильных видеозвонков гарантируют, что сотрудники не пропустят эти важные встречи, где бы они ни находились, и даже позволяют членам команды легко посещать вебинары или виртуальные учебные занятия из любого места.

В дополнение к мобильным видеоконференциям многие из этих инструментов также предоставляют такие функции, как совместное использование экрана, обмен сообщениями в чате, инструменты планирования, запись собраний и многое другое.

Zoom и GoToMeeting являются двумя лучшими инструментами для мобильных видеозвонков, потому что они предлагают наиболее полные мобильные версии своего программного обеспечения для настольных компьютеров.

Идти на встречу

Программное обеспечение для веб-конференций GoToMeeting — одна из самых популярных альтернатив Skype для бизнеса благодаря таким функциям, как запись и расшифровка собраний, интерактивная доска и инструменты для передачи выступающих, а также строгий контроль администратора.

Его мобильная версия, совместимая с iOS, Blackberry и Android, не менее надежна и предоставляет важные функции помимо простой видеосвязи, а это означает, что она устраняет необходимость загрузки нескольких мобильных инструментов для совместной работы.

Мобильные пользователи GoToMeeting могут одновременно видеть до шести экранов, пользоваться преимуществами просмотра активного выступающего и делиться экранами с другими посетителями.

Дополнительные мобильные функции GoToMeeting включают в себя:

• Инструмент обмена сообщениями в чате
• Расписание встреч
• Присоединение к собранию в один клик
• Общая аннотация экрана
• Запись мобильной встречи
• VoIP-аудиозвонки
• Пропустить ведущий
• Push-уведомления с напоминанием о встрече

Обратите внимание, что на момент написания этой статьи мобильные приложения для совместной работы GoToMeeting доступны только с платными планами.

Увеличить

Zoom — самая популярная платформа для видеоконференций на данный момент, и ее мобильное приложение для Android и iOS — еще одна причина тому.

Пользователи могут видеть до четырех экранов одновременно и могут смахивать, чтобы увидеть дополнительные экраны на больших собраниях.

Любой может присоединиться к собранию Zoom на мобильном устройстве с помощью ссылки на собрание, а это означает, что нет необходимости загружать приложение (хотя тем, кто проводит собрания, это необходимо). другие, чтобы присоединиться после начала собрания.

Дополнительные функции Zoom Mobile включают в себя:

• Обмен файлами
• Горячие клавиши Siri
• Отключить/включить звук участников
• Виртуальный мобильный зал ожидания
• Обмен сообщениями в чате
• Вид активного выступающего по умолчанию
• Демонстрация экрана
• Инструмент «Белая доска» (только для iPad)
• Совместное комментирование экрана
• Виртуальные фоны
• Безопасный режим вождения
• Функция поднятия руки

Если недавние проблемы безопасности, такие как Zoombombing, заставили вас дважды подумать об использовании этой популярной платформы для видеозвонков, наш список лучших альтернатив Zoom предоставляет дополнительные возможности.

Какие приложения для мобильного чата следует использовать?

Приложения для обмена мгновенными сообщениями — это мобильные инструменты для совместной работы, обеспечивающие мгновенное внутреннее общение. Они идеально подходят для рассылки объявлений в масштабах всей компании, получения быстрых разъяснений или даже опроса или запроса отзывов от членов команды.

Эти приложения должны позволять пользователям создавать как частные, так и общедоступные каналы в соответствии с командами, темами и т. д. Пользователям также необходимо будет пометить/упомянуть отдельных пользователей или каналы в целом, чтобы гарантировать, что сотрудники будут уведомлены об информации, относящейся к конкретной команде, и информации, зависящей от времени.

Некоторые приложения для обмена сообщениями в чате также позволяют обмениваться файлами внутри приложения, осуществлять видеозвонки и аудиоконференции.

Слабый

Slack — самое известное приложение для обмена мгновенными сообщениями, а его мобильная версия совместима как с настольными, так и с мобильными устройствами.

Мобильная версия Slack организует каналы чата в меню навигации, позволяет создавать подтемы и теги пользователей и даже интегрируется с популярными инструментами совместной работы, такими как Google Docs, Asana и Jira.

Пользователи могут отправлять сообщения в общедоступных и частных группах или каналах один на один, а также могут загружать файлы и получать к ним доступ через сторонние интеграции приложений.

Дополнительные функции Slack Mobile включают в себя:

• Обновления статуса
• Просьба не беспокоить
• Реакции эмодзи
• Каналы с возможностью поиска
• Возможность помечать сообщения как непрочитанные
• Напоминания об ответе
• Редактирование и удаление сообщений
• Темный режим

Если Slack не подходит для вашей команды, в нашем списке лучших альтернатив Slack есть дополнительные возможности.

Сигнал

Signal — идеальный мобильный инструмент для обмена мгновенными сообщениями для компаний, особенно заботящихся о безопасности и конфиденциальности.

Все сообщения и звонки полностью зашифрованы, пользовательские данные не передаются, и, что самое приятное, Signal имеет открытый исходный код и полностью бесплатен для использования. Помимо обмена сообщениями в чате, Signal также позволяет совершать неограниченные видеозвонки один на один и аудиозвонки VoIP.

Дополнительные функции включают в себя:

• Реакции на смайлики
• Обмен файлами, изображениями и видео
• Исчезающие сообщения
• Доступ по PIN-коду
• Заблокированные пользователи

В Signal не так много инструментов для совместной работы в приложении, как в Slack, но это правильный выбор для членов команды, которым нужен способ быстро общаться друг с другом в течение рабочего дня.

Каковы лучшие инструменты управления мобильными проектами?

Инструменты управления проектами позволяют руководителям команд назначать задачи и отслеживать ход выполнения проекта, а также упрощают понимание сотрудниками своих обязанностей и ролей.

Эти платформы также являются важными мобильными инструментами для совместной работы, поскольку они предоставляют диаграммы Ганта и представления Канбан, списки дел и позволяют руководителям проектов устанавливать зависимости между задачами.

Хотя у популярных вариантов программного обеспечения для управления работой, таких как Monday.com, Trello и Basecamp, есть отличные версии для настольных компьютеров, их мобильные приложения уступают многим важным функциям.

Врайк

Wrike — это программное обеспечение для совместной работы, которое предлагает бесплатное приложение для Android и мобильное приложение для iOS в дополнение к более надежной настольной версии.

Wrike предоставляет потоки активности задач в режиме реального времени, предлагает как представление на доске, так и в виде электронной таблицы, а также интегрируется с другими популярными инструментами совместной работы, такими как Slack, Microsoft Teams и Zoom.

Хотя к другим мобильным инструментам для совместной работы в этом списке можно получить доступ через мобильный веб-браузер, обратите внимание, что загрузка самого приложения — единственный способ использовать Wrike на мобильном устройстве.

Дополнительные функции Wrike для мобильных устройств включают:

• Постановка задач нескольким сотрудникам
• Назначение подзадачи
• Сроки выполнения
• Автономный режим
• Обмен файлами
• Комментарии к задаче
• Отслеживание времени
• Просмотр рабочей нагрузки
• Панель поиска для всего приложения

Асана

Asana — это популярная платформа для управления работой на рабочем столе, особенно известная своей системой управления задачами в стиле контрольного списка и несколькими представлениями доски.

Его мобильная версия для Android и iOS предлагает большинство тех же функций, что и настольный инструмент, включая календарь, представления Ганта и Канбан. Мобильное приложение Asana включает в себя push-уведомления, назначения задач и комментарии и даже приоритизацию задач.

Руководители групп также могут просматривать и утверждать задачи и загруженные файлы онлайн или офлайн.

Дополнительные функции включают в себя:

• Голосовые заметки
• Обновления хода выполнения задачи
• Сроки выполнения
• Повестка дня встречи
• Создание подзадачи
• Готовые шаблоны проектов
• Редактирование файлов

Узнайте больше о ценах и планах Asana в нашем подробном обзоре.

Что такое мобильные приложения для совместного использования экрана?

Бесплатные приложения для совместного использования экрана позволяют членам команды видеть в режиме реального времени чужой экран, что значительно упрощает обучение сотрудников использованию нового программного обеспечения, выявлению технических проблем или оказанию поддержки клиентам.

Приложения для совместного использования экрана должны включать доступ к доске и дистанционное управление, а некоторые могут даже включать такие функции, как удаленная печать и запись экрана сеанса.

Некоторые из упомянутых выше инструментов, такие как Zoom и GoToMeeting, предоставляют возможности совместного использования экрана в дополнение к другим функциям, таким как видеозвонки и обмен файлами. Однако перечисленные ниже мобильные инструменты для совместной работы являются исключительно приложениями для совместного использования экрана.

Микого

Mikogo — это платформа для демонстрации экрана мобильных и настольных компьютеров, совместимая с устройствами Apple iOS и Android.

Он соединяет настольных и мобильных пользователей, а также пользователей мобильных устройств и поддерживает голосовые конференции во время сеансов совместного использования экрана. Только пользователи, которые хотят поделиться своими экранами, должны загрузить приложение, а участники могут присоединиться через браузер. Пользователи могут поделиться всеми экранами своих мобильных или настольных компьютеров или одним приложением.

Mikogo уникален тем, что хранит данные о прошлых сеансах совместного использования экрана, включая участников, продолжительность собрания, дату собрания и многое другое. Демонстрация экрана один на один бесплатна навсегда, в то время как платные пользователи могут совместно использовать до 25 экранов одновременно.

Микого также предлагает:

• Функция пропуска ведущего
• Пульт дистанционного управления мышью и клавиатурой
• Инструмент «Белая доска»
• Запись экрана сеанса
• Передача файлов

AnyDesk

AnyDesk — один из лучших кроссплатформенных мобильных инструментов для совместного использования экрана.

Он совместим с мобильными устройствами Android и Apple, а также с настольными компьютерами и особенно известен тем, что обеспечивает автоматический доступ. Это означает, что любой пользователь с паролем может получить удаленный доступ к экрану члена команды в любое время, что делает его идеальным инструментом для представителей службы поддержки клиентов.

В то время как его бесплатная версия ограничена строго демонстрацией экрана, три платных плана предоставляют такие функции, как:

• Удаленная печать
• Инструменты доски
• Обмен файлами
• Дистанционное управление
• Запись экрана сеанса
• Обмен сообщениями в чате

Являются ли мобильные инструменты для совместной работы такими же хорошими, как настольное программное обеспечение для совместной работы?

Хотя мобильные инструменты для совместной работы могут не предлагать все функции, которые есть у их настольных аналогов, они не ставят под угрозу такие важные функции, как ведение заметок, совместное использование экрана, функции управления задачами, видеозвонки и обмен файлами.

Мобильные инструменты для совместной работы предлагают такую ​​же ценность, как и версии для настольных ПК, с дополнительным удобством, простотой использования и гибкостью, поэтому не удивляйтесь, если члены команды начнут предпочитать их стандартному программному обеспечению.

Однако, чтобы эти инструменты не занимали слишком много места на диске — и чтобы избежать хлопот, связанных с постоянным переключением между приложениями — лучше полагаться на мобильные инструменты для совместной работы, предлагающие более полный набор функций, а не те, которые фокусируются только на одном. одна главная черта.

Хотите узнать о лучшем программном обеспечении для вебинаров, которое также предлагает мобильный доступ?

Наш обзор бесплатных платформ для вебинаров значительно упрощает выбор инструментов командного общения и совместной работы, которые работают для вашей команды, независимо от того, откуда они работают.