15 лучших интеграций Office 365 для повышения производительности

Мы снова и снова обсуждали, как можно использовать интеграцию для значительного расширения инструментов и решений, которые вы уже используете на работе. Благодаря трем простым и важным буквам, API, даже наименее технически подкованный пользователь может объединить два, в противном случае, отдельных решения или даже добавить совершенно новые функции.

Интеграции стали обычным явлением в приложениях для совместной работы и унифицированных коммуникаций и стали основной стабильной частью этих решений. Однако многие могут не осознавать, что те же самые инструменты, которые они использовали еще до появления интеграций, также могут быть расширены с помощью интеграций. Я, конечно же, говорю о Microsoft Office. Word, Excel, Outlook и другие приложения Office уже имеют очень полезный набор функций, и с годами они улучшались.

Но это не обязательно означает, что больше нет места для роста. Когда Microsoft воспользовалась облаком и представила Office 365, устаревший набор приложений открыл совершенно новый мир удобства использования. В конце концов, Office 365 может многое, но в пакете все еще есть много пробелов.

Поскольку почти все по-прежнему используют Office и Office 365 в качестве основных инструментов повышения производительности, мы хотели внимательно изучить существующие надстройки и интеграции.

Приложения : Outlook и Word.

Для абсолютной экономии времени DocuSign for Outlook является обязательным для тех, кто полагается на общение по электронной почте. Как одно из самых популярных доступных решений для электронной подписи, DocuSign, вероятно, является одним из самых ценных дополнений, которые вы можете сделать в Outlook, не говоря уже о пакете Office 365. По сути, DocuSign позволяет пользователям подписывать электронные письма, контракты или юридические документы цифровой подписью.

Доступное как для Outlook, так и для Word, приложение также позволяет пользователям безопасно подписывать документы получателем. Он даже может автоматически сохранять копии каждого отдельного документа в хранилище OneDrive. К сожалению, для службы требуется ежемесячная подписка на 10 долларов, но она действительно может помочь избежать постоянных хлопот с печатью, сканированием и отправкой факсов. Также доступна 10-дневная бесплатная пробная версия, которой стоит воспользоваться.

Приложения : SharePoint

SharePoint — это действительно интересное веб-решение для совместной работы от Microsoft. Для тех, кто не знает, SharePoint фактически интегрируется с Office несколькими способами и обычно работает как система управления и хранения документов. Пользователи могут настроить централизованное защищенное паролем пространство для обмена документами и файлами, например базу данных для вашего бизнеса. В сочетании с электронной почтой или Microsoft Teams SharePoint может быть полезным дополнением.

Однако для команд, полагающихся только на SharePoint и электронную почту, есть некоторые пробелы, которые необходимо заполнить. Например, SharePoint не предоставляет какого-либо каталога сотрудников, что является важным аспектом эффективного решения для совместной работы. Но, конечно, возвращаясь к теме, есть приложение для SharePoint, которое делает именно это. Благодаря полному каталогу сотрудников пользователи могут выполнять поиск по командам, настраивать различные темы и группы для сотрудников или команд и даже фильтровать результаты по навыкам или местоположению. Всегда находите лучшие команды для работы.

Приложения : Outlook

Подобно одной из наших любимых функций VoIP и UC, это дополнение «Найти и набрать номер» позволяет очень легко перейти от электронной почты к телефонному звонку. Как следует из названия, это дополнение будет искать ваши электронные письма в Outlook и превращать любой номер телефона в любых сообщениях в интерактивные ссылки.

Нажав на ссылку, вы просто инициируете вызов и наберете этот номер. На первый взгляд это не кажется такой уж большой проблемой, но на самом деле это одна из тех функций, по которой вы отчаянно скучаете, когда ее нет. Эффективность простого щелчка по ссылке для начала телефонного звонка может сэкономить драгоценные минуты.

Вы когда-нибудь набирали неправильный номер, потому что неправильно его прочитали? Устранение малейших возможностей для ошибок может помочь нам оставаться сосредоточенными. Вместо того, чтобы бросать ход мыслей, чтобы позвонить, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть симпатичную маленькую ссылку.

Приложения: Outlook

Теперь знакомая ситуация: вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, а потом понимали, что забыли добавить вложение? Вы когда-нибудь отправляли вложение, но потом понимали, что оно было неправильным? Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо только для того, чтобы заметить вопиющую опечатку прямо в первой строке? Что ж, вы можете не отправлять двойное электронное письмо, пытаясь исправить свою ошибку, а вместо этого просто отредактировать электронное письмо.

DocSend — это действительно классное дополнение, которое дает пользователям возможность отслеживать, контролировать и даже обновлять документы, которые они отправляют по электронной почте из Outlook, и да, этот контроль доступен даже после того, как вы отправите электронное письмо. Пользователи могут обновлять отправляемый контент в любое время, и их получатели увидят только окончательное редактирование.

Есть также несколько интересных функций метрик, таких как постраничное взаимодействие и возможность видеть, кто именно просматривает контент. Это может быть отличным инструментом, чтобы избежать ошибок в электронной почте, а также отличным способом отслеживать взаимодействие с вашими информационными бюллетенями и электронными письмами о продажах.

Приложения : Power BI

Power BI от Microsoft — лучший выбор для многих предприятий, когда речь идет о решениях для бизнес-аналитики. Сам по себе Power BI способен генерировать действительно подробные визуальные средства. Но, конечно, интеграции всегда могут добавить что-то, чего раньше не хватало — даже из чего-то вроде Power BI. Одним из наших любимых дополнений, с которыми мы столкнулись, был Infographic Designer. Будучи большими поклонниками инфографики, мы рассматриваем это как обязательное дополнение для любого бизнеса, которому нужны их данные, чтобы рассказать историю.

Если вам нужна подробная инфографика, чтобы выделить все ваши данные, или адаптировать диаграммы к вашей отдельной теме, это дополнение может помочь. Пользователи получают доступ к полному набору графики и даже имеют возможность загружать свою собственную уникальную графику. В конце концов, Infographic Designer, вероятно, является одним из лучших инструментов, которые вы можете использовать для украшения своих отчетов.

Приложения: SharePoint

Если вы уже используете SharePoint в качестве центрального узла ресурсов для своего бизнеса, следующим шагом будет добавление страницы часто задаваемых вопросов. Это дополнение позволяет пользователям создать полноценную страницу часто задаваемых вопросов для своих команд в SharePoint. Благодаря встроенному текстовому редактору любой может легко составить новый FAQ или даже отредактировать существующие вопросы и ответы.

Пользователи могут управлять порядком вопросов, добавлять анимацию или даже выполнять поиск по списку, чтобы найти свой точный вопрос. Страница часто задаваемых вопросов может стать отличным обучающим инструментом, который поможет командам быстрее привлекать новых участников. Страница часто задаваемых вопросов также может служить очень быстрой справочной информацией даже для опытных сотрудников, перечисляя полезную справочную информацию о проектах или задачах.

Приложения : Outlook

Как и почти все почтовые службы, Outlook, к сожалению, накладывает ограничения на размер файлов для вложений и документов. Это действительно может ограничить возможности обмена файлами Outlook, если ваш бизнес не использует SharePoint или какие-либо другие службы передачи файлов. Но если вы хотите использовать только Outlook, надстройка Send Anywhere для вас.

Пользователи могут добавлять вложения размером до 10 ГБ, полностью обходя любые ограничения размера файла, изначально имеющиеся в Outlook. Send Anywhere также добавляет новый уровень безопасности. Вместо того, чтобы отправлять сами вложения по электронной почте, Send Anywhere отправляет URL-адрес, который помещается в электронное письмо. У получателя есть только неделя, чтобы открыть и получить доступ к файлу до истечения срока его действия.

Приложения : Эксель

Работая в сочетании с облачными сервисами Smarter BIZ, это дополнение позволяет любому полностью преобразовать Excel в полнофункциональную мобильную CRM. Пользователи могут создавать все встречи непосредственно в Excel, распределять встречи среди отдела продаж на мобильных устройствах Android (если это то, что использует ваш бизнес) и получать обновления статуса всех сообщений клиентов в режиме реального времени. Реальным дополнительным преимуществом здесь является то, насколько тесно вся платформа связана с приложением Android и предоставляет менеджерам простую «базу операций» прямо в Excel.

Пользователи также могут использовать интеграцию для внесения действительно важной информации в свои электронные таблицы Excel, включая местоположения GPS, журналы вызовов, записи вызовов, статус назначенных встреч или любые новые встречи, созданные для последующих звонков. В целом, Smarter Biz Manager может оказаться простым инструментом для малого и среднего бизнеса, который поможет повысить и автоматизировать их продажи. Вся платформа упрощает отслеживание потенциальных клиентов и управление ими.

Приложения : Outlook

Электронная почта и Outlook сами по себе не обязательно являются самыми небезопасными сервисами. Однако, если вы хотите сделать еще один шаг вперед в обеспечении безопасности Outlook, вам может подойти IXD Secure Mail. IXD предназначен для защиты электронной почты и документов, которые вы отправляете, с помощью сквозного шифрования.

Пользователи могут отправлять и получать защищенные электронные письма прямо из Outlook, не используя отдельное приложение или подключаемый модуль. Чтобы все было в порядке и в безопасности, каждый бит информации, которую вы отправляете, будет зашифрован, даже данные в состоянии покоя. IXD также поддерживает безопасный обмен сообщениями на настольных и мобильных устройствах с помощью, как они утверждают, «ведущих в отрасли криптографических методов».

Приложения : Outlook

Названный «максимальным инструментом повышения производительности электронной почты», Boomerang — это дополнение, которое вам нужно, если ваша команда не обязательно ищет замену электронной почте. Благодаря некоторым действительно полезным функциям Boomerang дает пользователям полный контроль над своими почтовыми ящиками и почтовыми ящиками. Пользователи могут планировать отправку электронных писем в оптимальное время или планировать встречи по электронной почте. Boomerang также может напоминать пользователям о важных сообщениях, на которые нет ответа.

Boomerang даже имеет уникальную опцию «отложить», которая заставляет сообщение всплывать наверху позже в заранее определенное время. В целом, Boomerang — отличный инструмент для отслеживания потенциальных клиентов, которые пропали без вести, чтобы избежать головной боли при планировании туда и обратно, с легкостью общаться с получателями в разных часовых поясах или даже помочь убрать беспорядок из вашего почтового ящика.

Приложения : Эксель, Power Point, Word.

Если вы надеетесь превратить Excel в инструмент для совместной работы, ориентированный на визуальное восприятие, не ищите дальше. Диаграммы LucidChart на основе HTML5 позволяют пользователям добавлять в Excel совершенно новый элемент для совместной работы. Что еще более важно, надстройка также привносит в таблицу совершенно новый визуальный элемент для Excel, оторвавшись от одних только чисел и диаграмм. Пользователи получают доступ к сотням различных шаблонов, включая блок-схемы, инструменты для создания каркасов, инструменты для создания макетов, сетевые диаграммы, модели бизнес-процессов и даже ментальные карты.

Для еще большего контроля пользователи могут использовать совершенно разные формы для построения своих диаграмм и графиков, перетаскивать свои собственные изображения или экспортировать всю часть в виде файла изображения PDF, PNG или JPG. Пользователи также могут вставлять свои диаграммы в блоги или вики и создавать интерактивные макеты. Для совместной работы в режиме реального времени изменения в документах объединяются и синхронизируются для всех пользователей одновременно, и все это даже включает групповой чат, а также систему комментариев. Приложение также доступно для Powerpoint и Word.

Приложения: SharePoint

Как и у всех платформ, у SharePoint есть свои сильные стороны, но есть и слабые стороны. SharePoint отлично подходит для управления проектами, документами и файлами, но когда дело доходит до визуального управления проектами, он немного проигрывает. Некоторые из наших любимых решений для совместной работы (и альтернативы Basecamp), как правило, включают визуально ориентированные элементы, такие как доски Kabnan. И, конечно же, это именно то, что мы нашли для SharePoint с Saketa Kanban Board.

Это дополнение позволяет пользователям управлять задачами с помощью визуальных средств диспетчера задач в стиле Канбан. Saketa просто визуально упорядочивает все ваши существующие задачи SharePoint на «доске» с фрагментами каждой задачи для отображения наиболее актуальной информации. Приоритет задач может быть представлен разными цветами, и пользователи могут устанавливать последовательность карточек или переназначать и изменять приоритеты задач. Пользователи также могут упорядочивать и сортировать по дате начала, назначенному пользователю или сроку выполнения.

Приложения : SharePoint

Если вы ищете наглядное пособие для добавления в SharePoint и не являетесь поклонником организации в стиле Кабнана, то, возможно, вам помогут диаграммы Ганта. Несмотря на то, что это платное дополнение, Milestone Gantt предоставляет новый визуальный способ организации задач и отслеживания хода выполнения существующих проектов. Пользователи могут просматривать вехи проекта и основные обновления на этих диаграммах в стиле Ганта и даже иметь возможность отображать индикаторы хода выполнения и базовые показатели.

Вехи могут быть представлены и расставлены по приоритетам по цвету или форме, чтобы помочь обеспечить еще более быстрые визуальные подсказки для прогресса проекта. Также существуют некоторые полезные параметры управления и настройки, такие как возможность настраивать использование диаграмм Ганта при экспорте или добавлении «периодов заморозки».

Приложения : Outlook

Это не должно вызывать удивления, но некоторые могут даже не подозревать о его существовании! Salesforce — одно из самых популярных CRM-решений, и на то есть веские причины. Если ваша команда уже использует популярное решение, Salesforce Lightning — один из самых простых способов повысить эффективность и производительность (конечно, помимо интеграции Salesforce в ваше решение UC).

Но Salesforce Lightning позволяет пользователям просматривать все контакты, потенциальных клиентов, учетные записи, возможности, дела и настраиваемые объекты, связанные с электронными письмами и встречами, даже не выходя из Outlook. Пользователи также могут искать записи Salesforce непосредственно в Outlook, а также создавать новые записи или добавлять электронные письма и встречи в записи одним щелчком мыши. В стандартной интеграции все сводится к экономии времени и повышению производительности.

Приложения : Outlook

Smartsheet представляет собой уникальное решение для управления проектами и совместной работы, ориентированное на работу с электронными таблицами. Идея заключается в том, что благодаря знакомому и простому макету команды могут организовать информацию в удобочитаемом формате, не отвлекаясь на визуальные средства или чрезмерную настройку. Благодаря Smartsheet для Outlook пользователи могут привнести эту простоту в решение и интегрировать его непосредственно в Outlook. Пользователи могут организовывать и отслеживать проекты или даже совместно работать над проектами прямо из своего почтового ящика Outlook.

Для некоторых расширенных функций пользователи могут скрывать любое электронное письмо непосредственно в общем элементе, который отображается в виде новой «строки» в вашем Smartsheet для мгновенного просмотра всеми участниками. В качестве альтернативы, держите всю свою переписку по электронной почте, связанную с проектом, тесно связанной с соответствующей задачей для быстрой справки. Smartsheet также включает функцию поиска, так что вы можете быстро найти то, что ищете.