Как организовать успешное онлайн-мероприятие: 8 советов

Вот полная информация об онлайн-мероприятии, например, что такое онлайн-мероприятие, что следует учитывать перед проведением виртуальной конференции, а также методы организации онлайн-мероприятия .

Несколько компаний и организаций постепенно переходят на онлайн-мероприятия вместо личных встреч. Наблюдается исключительный рост использования онлайн-мероприятий из-за внезапного роста пандемии. Каким бы предприятиям и организациям ни требовалось поддерживать связь со своими сотрудниками, чтобы выполнять задачи вовремя. Виртуальные встречи также слишком распространены в семьях, где мы собираемся с родственниками, друзьями в Интернете и хорошо проводим время. Если вы тот, кто позаботится об этих вещах, вот несколько тщательно отобранных советов для начинающих, а также методы успешной организации онлайн-мероприятия.

Что такое онлайн-мероприятие?

Ничего особенного! Это просто онлайн-конференция, похожая на групповой видеозвонок, но к которой могут присоединиться сотни людей для запланированной цели. Существуют различные категории в зависимости от цели мероприятия. Собрания компаний можно назвать виртуальными встречами, тогда как онлайн-лекции по обучению можно рассматривать как вебинары или онлайн-классы. Короче говоря, люди, собирающиеся в Интернете с определенной целью с использованием различных инструментов, называются онлайн-мероприятиями.

Быть на связи онлайн – это действительно благо для нас. Я не против личных встреч, которые всегда хороши и предпочтительнее. Также нужно приспосабливаться к текущим ситуациям. Если вы все еще скептически относитесь к онлайн-мероприятиям, вот список преимуществ виртуальных собраний.

Преимущества онлайн-мероприятия или виртуального саммита

• Больше посещаемости. Скорее всего, мероприятие посетит больше людей, так как нет транспортных расходов.
• Никаких затрат — для физических собраний обычно также требуется место и еда. Все это не нужно для онлайн-мероприятия.
• Контент. Контентом можно легко управлять из старых совещаний. Семейные встречи тоже не нуждаются в слайд-шоу.
• Лиды — это ограничено деловыми мероприятиями. Есть шансы получить потенциальных клиентов для качественных вебинаров.
• Все, что вам нужно, это хорошее подключение к Интернету (которое у нас уже есть в большинстве случаев) и немного времени, чтобы посетить мероприятие.
• Больше сетевых возможностей для частных лиц.

Надеюсь, вы убедились. Я лично посетил ряд вебинаров, и они оказали большое влияние на мою профессиональную карьеру. Все вышеперечисленные преимущества распространяются как на деловые, так и на личные мероприятия.

• Читайте также: 7 лучших альтернатив GoToMeeting
• 7 лучших альтернатив Zoom

8 вещей, которые следует учитывать при организации виртуального мероприятия

Что делать, если вам нужно организовать мероприятие? Каким бы ни было мероприятие, возможно, вас попросят организовать онлайн-мероприятие. Выбор какого-нибудь случайного программного инструмента, такого как Zoom, не имеет большого значения. Перед выбором программного обеспечения необходимо оценить цель мероприятия и тому подобное. Вот некоторые из факторов, которые следует учитывать перед организацией онлайн-мероприятия. Помните, встреча должна быть увлекательной, по крайней мере, большую часть времени, иначе она должна быть продуктивной.

1. Определитесь с типом виртуального мероприятия и соберите команду

Определите точную цель и формат онлайн-мероприятия в качестве первого шага. Целью мероприятия может быть образовательная, рекламная, лидогенерация или что-то еще. Разберитесь с выбором формата онлайн-мероприятия. Каждая цель может быть организована в другом формате. Некоторые из них,

Вебинары :

В основном они используются в образовательных целях, когда вы можете быть создателем контента или рассказывать аудитории о продукте, продвигать что-то другое и т. д. Онлайн-классы могут подпадать под эту категорию, которая также занимает большую часть времени.

Виртуальные счастливые часы:

Есть обычные собрания, т. е. встречи семьи или друзей в Интернете. В большинстве случаев это просто случайные встречи. Они делают идти от минут до часов в зависимости от количества людей в основном.

Концерты:

Спектакли и собрания были запрещены во время пандемии, и онлайн-концерты кажутся лучшим вариантом для большинства организаций, чтобы поддерживать связь с клиентами.

Подводя итог, можно сказать, что для каждой цели есть разные названия. Однако в простом виде их можно рассматривать как онлайн-мероприятия. Отнеситесь к вышесказанному как к рекомендациям и в первую очередь решите тип события.

Если индивидуально, то нужно смотреть за всеми вещами. Если вы работаете в команде, настройте своих участников и разделите работу в соответствии с их навыками, т.е. кто-то может легко справиться с технической работой, кто-то хорошо пишет фразы-приглашения и так далее.

2. Определите аудиторию

Аудитория играет важную роль в онлайн-мероприятиях. Взаимодействие всегда имеет значение во время онлайн-разговоров. Задайте себе эти основные вопросы.

• Вы проводите встречу с друзьями?
• Семейная встреча?
• Деловая встреча?
• Запуск продукта для ваших коллег?
• Какая-то другая официальная встреча с вашими сотрудниками?
• Вебинар для ваших подписчиков.
• Просто случайный живой сеанс для проверки активности в ваших профилях в социальных сетях.

Просто задайте такие вопросы и получите четкое представление о своей аудитории. Это важный шаг для успешного проведения мероприятия. Без целевой аудитории онлайн-встреча может быть пустой тратой времени для всех. Поэтому сначала посчитайте свою аудиторию. Если собрание предназначено для ограниченного числа участников, то приглашения могут быть переданы лично после выбора инструмента.

3. Рассмотрите варианты взаимодействия

Взаимодействие во время онлайн-дискуссий всегда плодотворно. Но без набора правил это также может раздражать. Мы же не можем позволить всем говорить одновременно, верно? Это может создать большой беспорядок. Так что рассмотрите их в соответствии с вашим мероприятием.

• Задавайте обычные вопросы
• Проведите опросы, чтобы узнать их мнения.
• Включите параметры чата в ограниченном режиме.
• Будьте открыты для вопросов.
• Дайте несколько головоломок.
• Награды, если у вас есть бюджет в руке.

С такой тактикой мы можем поддерживать интерес к собранию до тех пор, пока оно не продлится.

• Читайте также: Сравнение GoToMeeting и Zoom
• Как совершать бесплатные международные звонки

4. Определите и соберите спикеров

Повседневная и семейная может каждый раз нуждаться в команде спикеров. Управление контентом и постоянное выступление могут быть трудными во время обучения и профессиональных мероприятий. Поэтому предлагается создать группу спикеров, которые готовы говорить по интересующим их темам.

Это снижает нагрузку на одного человека, и результаты будут более эффективными. Определите спикеров в вашем кругу, что может быть немного легко, по крайней мере, в большинстве случаев. Люди с хорошим опытом онлайн-мероприятий могут легко управлять всеми ролями.

5. Подготовьте контент для встречи

Этот шаг применим не ко всем случайным событиям. Если вы планируете вебинар или что-то подобное, подготовьтесь к своему контенту должным образом. Вы можете перепрофилировать контент из доступных источников от Google. Научитесь оставлять ссылки в чате желательно, чтобы избежать сомнений у аудитории.

Это может быть презентация просто документа. Все зависит от типа мероприятия. Слайды Google — это мой личный выбор для демонстрации контента аудитории из-за его более чистого и простого интерфейса.

6. Проверьте свои технологии и бюджет

Большинство инструментов имеют бесплатные версии и достаточно хороши для простых встреч. Они могут не предоставить много вариантов. Тем не менее, они достаточно хороши для случайных онлайн-мероприятий. Но для профессиональных встреч, к которым могут присоединиться сотни человек, нужны премиум-версии. Помните, что в бесплатных версиях также есть ограничение на число участников.

Отдайте предпочтение тому инструменту, с которым вы более знакомы. Если это первый раз, используйте простые инструменты пользовательского интерфейса, такие как Google Meet и Zoom. Бюджет полностью зависит от количества участников и типа мероприятий. Таким образом, будьте готовы с вашими небольшими техническими навыками и бюджетом, если это необходимо.

Дважды проверьте настройки микрофона и общего доступа к экрану, прежде чем выходить в эфир. Если возможно, проведите тестовый показ экрана с ограниченным числом членов семьи. Не паникуйте в день презентации.

7. Продвигайте мероприятие или приглашайте

Определите способ проведения мероприятия. Мероприятие будет скучным без зрителей. Если это запуск продукта или что-то, связанное с продвижением лидов через рекламу, это необходимо или, по крайней мере, поделиться в социальных сетях с большим количеством подписчиков. Охватите как можно больше людей к дате мероприятия.

Если у вас достаточно данных, таких как электронная почта или номера WhatsApp, пригласите их с надлежащим приглашением. Электронные письма предоставляют больше возможностей. Предпочитайте электронные письма для профессиональных мероприятий.

8. Всегда имейте второй план и отслеживайте события

Все. может или не может идти в соответствии с процедурой. Так что всегда имейте второй план. Проверьте основные вещи, такие как подключение к Интернету, питание, если это необходимо для ноутбука или мобильного телефона, и многое другое.

Всегда имейте запасной план или варианты на случай неудачи. Никогда не оставляйте свою аудиторию разочарованной. Отслеживайте события до начала мероприятия, т.е. проверяйте, сколько людей заинтересовано в присоединении. Готов ли контент? , Сколько участников может посетить мероприятие? Отслеживание этих вещей поможет вам успешно организовать мероприятие.

Когда у вас будет четкое представление о вещах, мы перейдем к методам организации онлайн-мероприятия, т.е. к инструментам для проведения мероприятия. Выберите любой из следующих вариантов, который подходит для вашей встречи.

Методы организации онлайн-мероприятия

Существует ряд инструментов или программного обеспечения, которые служат для онлайн-собраний. Тем не менее, я буду перечислять наиболее популярные здесь с краткой информацией.

1. Перейти на встречу

GoToMeeting — лучший инструмент для организации онлайн-мероприятий. Он предоставляет все лучшие функции для эффективной организации встреч. Это очень полезно для проведения онлайн-занятий, корпоративных собраний и вебинаров. Он поддерживает лучшее качество звука и видео для пользователей. Цена GoToMeeting оправдывает доступные функции. Это доступно для веб-браузера и мобильного использования.

Функции

• Демонстрация экрана
• Конференц-связь
• Видео-конференция
• Мобильная конференция
• Запись и транскрипция встречи
• Оборудование конференц-зала

Цены

Как организовать онлайн-мероприятие с помощью GoToMeeting

В этом разделе я покажу вам шаги, необходимые для организации онлайн-мероприятия с использованием GoToMeeting.

Общее время: 5 минут

ШАГ 1: Посетите GoToMeeting

Во-первых, вам нужно посетить официальный сайт GoToMeeting. Нажмите «Загрузить», чтобы загрузить приложение GoToMeeting. Нажмите «Начать бесплатно» , если вы новый пользователь, и он перенаправит вас на страницу регистрации.

ШАГ 2: Зарегистрируйтесь в GoToMeeting

Укажите такие данные, как имя, рабочий адрес электронной почты, номер телефона, должность, пароль, размер компании и нажмите «Зарегистрироваться».

ШАГ 3: Присоединяйтесь через веб-браузер

Нажмите на опцию «Присоединиться» , которая находится в правом верхнем углу окна. Затем вы будете перенаправлены на страницу присоединения. На этой странице введите 9-значный код, предоставленный организатором, и нажмите «Присоединиться», чтобы присоединиться к собранию.

ШАГ 4: Проведение онлайн-мероприятия/встречи

Нажмите на опцию «Хост» , которая находится в правом верхнем углу окна. Затем приложение начнет загрузку. Через приложение можно присоединиться к онлайн-мероприятию.

Поставка:

• Браузер
• Интернет
• Идти на встречу

2. Масштаб

Zoom — известное облачное приложение для видеоконференций, которое было довольно популярно с 2020 года во время пандемии. Это помогает взаимодействовать с людьми в Интернете посредством встреч и конференций. Это инструмент для всех предприятий, включая малый и крупный. Однако в зависимости от количества участников требуется премиум-версия. Zoom включен в список Fortune 500 за 2019 и 2020 годы с ростом на 227% за год.

Некоторые из его основных особенностей,

• Бесплатный план достаточно хорош для неограниченного количества встреч один на один.
• Демонстрация экрана доступна
• Все события могут быть записаны.
• Контроль над участниками
• Чаты и опросы
• Отправка остатков.
• Групповая видеоконференция. Количество слотов и временные рамки зависят от вашего плана. Так что выбирайте мудро во время выставления счетов.

Zoom доступен для всех устройств, включая Android и iOS. Его можно использовать и на Smart TV.

3. Команды Майкрософт

Microsoft Teams — это инструмент, связанный с работой в офисе Microsoft 365. Домашняя работа и варианты обучения для сотрудников и студентов очень помогли командам, которые скачали более 44 миллионов раз. В марте во время пандемии, то есть в 2020 году, пользователи зарегистрировали более 900 миллионов минут для своих встреч или мероприятий.

Команды в основном предназначены для командной работы во время проектов. По умолчанию разговоры будут видны всем участникам этой команды. Для личных чатов следует игнорировать параметры личных сообщений. Можно переключать разговоры с чата на видео- или аудиозвонки прямо из самой навигации.

Интеграция с приложениями Microsoft 365 — это большой плюс. Он даже поддерживает забавные генераторы, например смайлики, стикеры и многое другое. Как и Zoom, он также поддерживает все платформы, включая Интернет. Доступен вариант Freemium с поддержкой до 300 человек единовременно. Перед покупкой ознакомьтесь с ценами на официальном сайте. После загрузки команд нужно создать команду, чтобы начать разбирательство. В основном используется для профессиональных мероприятий.

4. Google Встреча

Ранее у Google был Duo для видеозвонков, который является хорошим решением и предназначен в основном для пользователей пакета в первые дни. Однако с бумом инструментов и программного обеспечения для онлайн-встреч Google решила предложить Google Meet бесплатно всем, у кого есть учетная запись Gmail. Это может быть в течение ограниченного времени, пока он не наберет достаточное количество подписчиков.

Лучшая часть Google Meet — это то, что вы можете начать с видеозвонка, чата или видеовстречи по своему усмотрению. Некоторые из настраиваемых функций встречи:

• Прямая трансляция и запись встречи
• Общайтесь со всей аудиторией на видеовстрече одновременно.
• Можно использовать подписи.
• Отключите звук или удалите других участников встречи.
• Несколько вариантов компоновки экрана.

Будучи крупной и известной компанией, Meet была интегрирована со всеми необходимыми важными инструментами, такими как календарь Google, для планирования встреч. Большинство мобильных телефонов поставляются с календарями Google и экосистемой Google, что упрощает поиск людей для встречи.

Заключение

Несомненно, существует ряд подобных инструментов для той же цели. Обычно я предпочитаю конфиденциальность и выбираю самое популярное программное обеспечение, которое поддерживается некоторыми хорошими компаниями. Так что выбирайте инструменты в соответствии с вашим бюджетом и техническими знаниями. Помните, что большинство инструментов имеют схожие параметры и настройки. Прокомментируйте лучший из них, если вы используете какие-то другие инструменты. Возможно, они никогда не заменят ощущения от личных встреч, но это руки, и иногда их нельзя игнорировать.

Я надеюсь, что это руководство помогло вам узнать о лучшем программном обеспечении PDF Editor для Mac и Windows . Если вы хотите что-то сказать, дайте нам знать через разделы комментариев. Если вам понравилась эта статья, поделитесь ею и подпишитесь на WhatVwant в Facebook, Twitter и YouTube, чтобы получать дополнительные технические советы.