Достаточно ли безопасен онлайн-факс для юристов, врачей и государственных подрядчиков?

Многие читают слово «факс» с несколько устаревшим оттенком, очень похожим на наличие компьютерной комнаты в семейном доме. Однако онлайн-факс обеспечивает сложность облачной службы без необходимости в дополнительном оборудовании (факсимильные аппараты). В отличие от своего более крупного аналога, который использовал аналоговые сети для передачи данных путем подключения к традиционным телефонным линиям (PTSN), защищенные онлайн-факсы создают документы, которые можно отправить на другой факсимильный аппарат с помощью веб-приложений или в виде вложений электронной почты.

Эта модернизированная технология теперь ускоряет передачу документов, экономит рабочее время и обеспечивает гибкость, которую устаревшие системы никогда не могли предложить. Более того, новые онлайн-системы факсимильной связи поставляются с протоколами высокой безопасности, которые обеспечивают такое же безопасное и удобное управление документами, как и любая другая распространенная программа.

• Как работает онлайн-факс?
• Должен ли я отказаться от своего факсимильного аппарата?
  • Безопасность файлов
  • Размер файла
  • Организация файлов и управление ими
• Медицина модернизируется с онлайн-факсом
• Безопасный онлайн-факс для юридических фирм
• Государственным подрядчикам нужен безопасный онлайн-факс
• Безопасность и соответствие стандартам являются стандартными для онлайн-факсинга

Как работает онлайн-факс?

Интернет-факсимильные системы назначают уникальные телефонные номера, которые используются, когда кто-то пытается передать документ. Система распознает номер факса и отвечает, отправляя отсканированное изображение в виде прикрепленного файла, обычно в формате PDF. Входящим факсам предшествует приглашение посетить сайты для загрузки совместимого программного обеспечения для беспрепятственной транзакции, но многие производители программного обеспечения отправляют документы в виде стандартных изображений в несжатом виде. Таким образом, пока у контакта есть стандартная программа для просмотра графики, дополнительные загрузки не требуются.

Некоторые интернет-факсы предоставляют расширенные возможности оптического распознавания символов (OCR), которые мгновенно преобразуют изображения символов в текст, который можно прочитать или скопировать и вставить в другом месте. Когда вложение открыто, с ним можно обращаться как с любым другим файлом — пересылать, сохранять как файлы других типов и объединять с другими документами. Многие универсальные онлайн-факс-службы генерируют титульные листы, что необходимо для защиты информации о пациентах в сфере здравоохранения.

Для многих специалистов, стремящихся повысить производительность и сэкономить физическое пространство, переход на онлайн-факс обычно имеет смысл. Те, кто работает в правительстве, здравоохранении или юриспруденции, могут с большей нерешительностью менять свои методы связи, поскольку такие профессии требуют усиленного присутствия безопасности — не только для внутренних операций, но и для гарантии того, что частная информация останется в безопасности. К счастью, онлайн-факс предлагает расширенные функции безопасности, которые обеспечивают более безопасное хранение этих документов в цифровом виде, чем когда-либо в распечатанном виде. Таким образом, вопрос для рассмотрения становится не «безопасно ли использовать онлайн-факс?» а скорее: «Подходит ли онлайн-факс для моей отрасли?» В любом случае ответ, скорее всего, да.

Должен ли я отказаться от своего факсимильного аппарата?

По большому счету, ответ, вероятно, да. Хотя в каждой отрасли есть свои потребности в управлении файлами и переписке, есть несколько преимуществ, которые могут принести пользу предприятиям независимо от сектора.

Безопасность файлов

Возможно, самым важным фактором для любого человека, работающего в медицинской, юридической или правительственной сфере, является конфиденциальность и безопасность документов, отправляемых по факсу. Некоторые продукты интернет-факса обеспечивают шифрование SSL и защиту паролем, что, вероятно, будет процессом по умолчанию для этих профессий. Большинство из них предлагают безопасный вход в систему и двухфакторную авторизацию для дополнительной безопасности, и все большее число щеголяет своими факсимильными решениями как совместимыми с HITECH и HIPAA.

Размер файла

Многие онлайн-службы факсимильной связи автоматически сжимают большие документы, чтобы получатели могли быстро их открыть. Большие вложения могут значительно замедлить время передачи электронной почты, поэтому их меньший размер ускорит отправку электронной почты и гарантирует, что она не засорит почтовый ящик получателя (вдумчивый шаг, который следует предпринять независимо от отрасли).

Организация файлов и управление ими

Автоматически оцифровывая документы, пользователь может отправлять и сохранять страницы факса так же быстро, как они получены. Записи входящих факсов, которые нельзя было легко получить даже с помощью факсимильного аппарата, теперь можно получить за считанные секунды и при необходимости поделиться ими.

Когда речь идет о специалистах в области здравоохранения или юридической отрасли, или о тех, кто работает в государственных муниципалитетах, важно учитывать конкретные функции факса для поиска.

Медицина модернизируется с онлайн-факсом

Работники медицинских практик знакомы с процессом получения и отправки данных пациентов. Карты пациентов и направления по-прежнему в подавляющем большинстве случаев отправляются по факсу или иногда по почте, но редко каким-либо другим путем.

Плохое общение часто расстраивает врачей, медсестер, исследователей и пациентов, со временем прививая технофобию, связанную с факсом. Из-за этого многие врачи по-прежнему неохотно обновляют свои системы, а во многих случаях даже настаивают на доставке наиболее важных записей вручную. Работники этого сектора обычно называют факсы «тараканами американской медицины», хотя около 75 процентов медицинских документов по-прежнему обрабатываются с помощью традиционного факсимильного оборудования.

Многие медицинские работники уже убедились в преимуществах оцифровки своих историй болезни и корреспонденции благодаря общеотраслевым инициативам по модернизации. Продление рецепта, одобрение физиотерапевтического лечения и уведомления страховой компании — это типичные запросы, связанные с факсимильной связью, с которыми ежедневно сталкиваются врачи. По этой причине многие небольшие офисы берут на себя обязательство стать «зонами без факса к 2020 году». Это амбициозная цель, которая, хотя и является экологически чистой, не учитывает долговременных преимуществ перехода на исключительно онлайн-инфраструктуру факсимильной связи.

Благодаря оцифровке записей и большей части сообщений, как в некоторых крупных больницах, архивы теперь могут содержать гораздо более полную и подробную информацию, чем факсы. Более того, оцифровка корреспонденции означает, что записанные действия становятся доступными для поиска и легко анализируются для инструментов машинного обучения.

Внедрение онлайн-сервисов в существующий бизнес с интенсивным использованием факсов, такой как клиника, одновременно обеспечивает более плавную регистрацию и ведение записей, что помогает всем будущим усилиям по модернизации при внедрении другого программного обеспечения или инструментов повышения производительности (в дополнение к вышеупомянутым мерам шифрования и безопасности, которые старые факсимильные аппараты просто не могут предоставить).

Безопасный онлайн-факс для юридических фирм

Для тех, кто работает в юридических фирмах, потребность в безопасности документов столь же очевидна. Одной из основных проблем для многих адвокатов является возможность поддерживать удаленную работу и предоставлять несколько способов факса, включая электронную почту, веб-приложения и мобильные приложения или порталы, а также возможности смартфона. Бесперебойная удаленная работа важна для любой юридической фирмы, которой, как правило, нужны адвокаты, доступные в течение оплачиваемых часов, независимо от их местонахождения. Суды также часто требуют подписи «мокрыми чернилами» на документах, поэтому отсутствие этих инструментов под рукой может значительно увеличить время, необходимое для выполнения такой простой задачи.

Многие пакеты корпоративных интернет-факсов используют услугу ежемесячной подписки, предоставляя различные ценовые категории в зависимости от количества файлов или количества страниц, которые фирма планирует передать. Наряду с платой за установку это может быстро увеличиться, но корпоративные пакеты часто также включают в себя ценные функции, такие как масштабируемый объем страниц, интеграция API и соответствие HIPAA. Однако отказ от стационарных телефонов и оптимизация могут сбалансировать экономию.

Лучшие онлайн-факс-сервисы предназначены специально для юристов, и их продукты часто могут похвастаться такими функциями, как возможность отправлять факсы большому количеству людей, удобные возможности международной отправки факсов, настраиваемое хранилище титульных страниц и интеграция с облачными дисками, которые фирма уже использует, например. как Google Диск, Dropbox, Box, OneDrive или Evernote. К счастью, даже те опции, которые позволяют отправлять факсы с телефона, имеют такие возможности.

Эти функции гораздо более продвинуты, чем может понадобиться средней медицинской фирме, но ожидается, что адвокаты будут идти в ногу с современными технологиями, чтобы впечатлять клиентов и выполнять эффективную удаленную работу, которую безопасные онлайн-услуги факсимильной связи упрощают выполнение, сохраняя при этом профессиональный имидж. . Это программное обеспечение также поддерживает экологически чистые усилия растущего числа безбумажных офисов и поддерживает порядок важных документов, таких как юридические контракты (фактор, имеющий решающее значение для таких отраслей, как медицина и связи с общественностью).

Государственным подрядчикам нужен безопасный онлайн-факс

Их работа может сильно различаться, но государственным подрядчикам нужны многие из тех функций безопасности, которые ценят юристы. Работа с конфиденциальными документами и конфиденциальной информацией является повседневным делом для человека, работающего в такой сфере, поэтому меры безопасности часто важнее удобных функций с точки зрения важности. Поскольку современное общение вращается вокруг электронной почты и смартфонов, меры безопасности адаптировались, как и хакеры. Файлы могут быть перехвачены разными способами, извлечены из скомпрометированной учетной записи электронной почты или взломаны непосредственно с компьютера.

Зная это, подрядчики должны сделать все возможное, чтобы защитить свои документы с самого начала. Многие передовые службы интернет-факсов получили контракты по Графику 70 от Управления общих служб США (GSA), отдела закупок федерального правительства. Эти контракты предоставляют федеральным агентствам по всему миру неограниченное количество информационных технологий (ИТ) и телекоммуникационного оборудования, программного обеспечения, а также поддержку и профессиональные услуги в США.

Они также оснащены рядом замечательных функций безопасности, таких как регулируемая полоса пропускания, которая помогает контролировать объем факсимильного трафика на уровне всей группы в более загруженное время; расширенные правила и ограничения набора номера, позволяющие точно контролировать исходящие факсы; Безопасная передача двоичных файлов (BTF) и проверка подлинности безопасности Windows NT (новая технология) для существующих учетных записей Microsoft. Отправка факсов может осуществляться как внутри страны, так и за границу, и даже базовые продукты обеспечивают архивирование факсов и шифрование SSL с использованием бесплатных номеров. Эти меры безопасности обязательны для любого государственного учреждения, но они также приносят пользу организациям с ограниченным бюджетом, таким как образовательные учреждения и общественные организации.

Каковы преимущества безопасности онлайн-факсинга?

Преимущества безопасности могут быть главным аргументом в пользу современных факсов, но есть почти бесчисленное множество других ценных функций, которые могут дать предприятиям преимущество независимо от сектора.

Помимо конкретных профессий в здравоохранении, юриспруденции и государственной работе, использование только факсимильных аппаратов может помешать предприятиям с их устаревшими мерами безопасности, стоимостью и неэффективностью. Благодаря большому количеству бесплатных опций факса, к которым можно получить доступ через мобильные устройства, и возможностям облачного хранения, крупные офисы и малые предприятия должны воспользоваться преимуществами онлайн-факс-решений. В нашем списке лучших онлайн-решений для факса есть варианты, совместимые с Mac, Android, настольными компьютерами и планшетами, а также некоторые, которые позволяют отправлять факсы из бесплатных почтовых служб, таких как Gmail.

Поэтому, короче, да. Оцифровка корреспонденции и использование безопасных онлайн-факсов — это не только очевидный путь будущего для многих отраслей; это самый безопасный повседневный доступный метод обмена документами.