Обеспечение заработной платы: 12 мер, которые необходимо предпринять сегодня
Опубликовано: 2021-09-25Прежде чем мы перейдем к обсуждению того, как обеспечить безопасность платежной ведомости, давайте разберемся, что это такое.
Безопасность расчета заработной платы можно определить как меры, предпринятые (в некоторых случаях в виде установки программного обеспечения) для обеспечения защиты конфиденциальной информации о компании и ее сотрудниках.
Важно иметь безопасную систему расчета заработной платы, чтобы избежать потери интеллектуальной собственности, сбоев в бизнес-операциях, атак программ-вымогателей и уплаты нормативных штрафов и пеней. Кроме того, отсутствие надежной системы начисления заработной платы также может повлиять на своевременные выплаты сотрудникам и другим сторонам, таким как продавцы, поставщики и т. д.
Представьте, что вы столкнулись с нарушением безопасности данных в вашей системе расчета заработной платы. Вы не только потеряете важные, конфиденциальные данные о сотрудниках и компании, но также потеряете доверие своих сотрудников и репутацию бренда. Наличие защищенной системы расчета заработной платы может оказаться конкурентным преимуществом, поскольку она может упростить операции с персоналом, обеспечить конфиденциальность и прозрачность данных, которые помогут вам сохранить талантливых сотрудников.
Теперь, когда у нас есть правильное представление о том, что такое защита заработной платы и почему она важна, давайте рассмотрим 12 способов и мер, которые вы можете предпринять для ужесточения защиты заработной платы.
12 мер, которые необходимо предпринять для обеспечения безопасности заработной платы
- Обучение сотрудников использованию системы начисления заработной платы: обучение каждого нового сотрудника использованию системы начисления заработной платы помогает им понять протокол доступа и обмена конфиденциальной информацией. Для соблюдения стандартов безопасности каждому новому сотруднику необходимо пройти обязательное единообразное обучение.
- Ограничение доступа. Большинство компаний действуют по принципу «необходимо знать», когда речь идет об обмене конфиденциальными данными. То же правило должно применяться к обеспечению безопасности платежных ведомостей. Уместно обеспечить, чтобы сотрудники не имели доступа к записям друг друга, чтобы конфиденциальная информация не была неправильно обработана.
- Разделение обязанностей: обеспечение безопасности заработной платы не должно быть работой одного человека. Если у одного человека есть доступ ко всему функционированию системы, он может в конечном итоге использовать его в своих интересах. Однако, если процесс разделен между несколькими людьми, вероятность того, что один человек неправильно обработает конфиденциальную информацию или воспользуется ею, становится очень низкой.
- Обновление вашего программного обеспечения: если программное обеспечение, которое вы используете для обеспечения безопасности заработной платы, не обновляется регулярно, оно может стать целью для взлома или других угроз безопасности. Вы можете предоставить четкие инструкции относительно обновлений в правилах расчета заработной платы компании, чтобы ваши сотрудники также были на одной волне. Обновления должны отражаться на всех уровнях, а не обновляться вручную для каждого отдела.
- Тщательная утилизация конфиденциальной информации. Все важные документы, которые предполагается утилизировать, следует утилизировать осторожно. Безопасное уничтожение конфиденциальных документов и предоставление доступа к ним только уполномоченному персоналу имеет важное значение для обеспечения безопасности платежных ведомостей.
- Стандартизация процесса утверждения внешних запросов. Внешние запросы от кредиторов или ипотечных компаний, имеющих финансовую заинтересованность, могут сделать вас уязвимыми для потенциального нарушения. Создание стандартной системы для предоставления такой информации или создание общедоступной базы данных являются жизнеспособными вариантами. Все сотрудники должны быть обучены следовать надлежащим процедурам раскрытия любой конфиденциальной информации о сотрудниках и компании.
- Регулярное обновление учетных данных для входа. Помимо других мер безопасности, регулярное обновление учетных данных для входа может оказаться эффективной стратегией предотвращения потенциальных угроз безопасности. Частота изменений зависит от уникальных потребностей вашего бизнеса и вероятности потенциальных нарушений.
- Просмотр контрольных отчетов о заработной плате: просмотр контрольных отчетов может помочь в выявлении любых расхождений, таких как данные о рабочем времени, налоговые обязательства, начисленные сверхурочные и т. д.
- Классификация данных в соответствии с конфиденциальностью: это эффективная мера для обеспечения безопасного доступа к информации среди сотрудников. Например, наиболее конфиденциальная информация будет доступна только высшему руководству, любая конфиденциальная информация о клиенте будет доступна только людям, работающим с этим конкретным клиентом.
- Усиление безопасности при увольнении сотрудников: если вы не соблюдаете надлежащую процедуру при увольнении сотрудников, ваши бывшие сотрудники могут получить доступ к системе через свои учетные данные. Чтобы снизить вероятность любых угроз, важно восстановить активы компании, такие как ноутбуки и учетные данные безопасности, и деактивировать их учетные записи.
- Проведение регулярных проверок заработной платы: проверки помогают владельцам бизнеса выявлять любые несоответствия и помогают обеспечить соблюдение налогового законодательства. Как правило, аудит заработной платы должен проводиться ежегодно. Однако ежеквартальные или ежемесячные аудиты могут помочь выявить любые нарушения на раннем этапе и получить представление о состоянии системы начисления заработной платы.
- Предотвращение кражи времени: кража времени или фальсификация табеля рабочего времени — это когда сотрудник намеренно искажает время, за которое он отработал, в своем табеле учета рабочего времени. Кража времени является наиболее распространенной формой мошенничества с заработной платой, которая ежегодно затрагивает 75% предприятий в США. Однако многие системы начисления заработной платы включают функции безопасности для защиты отчетов о рабочем времени. Вы можете найти лучшие системы расчета заработной платы, которые помогут вам в обеспечении безопасности заработной платы.
Подводить итоги
Мошенничество с безопасностью происходит по-разному: от фальсификации табелей рабочего времени до фальсификации заработной платы работниками и утечки информации. Все эти вопросы наносят значительный ущерб компании и ее репутации.
Чтобы предотвратить это, важно поддерживать безопасность платежной ведомости, поскольку она не только защищает вас от нарушений безопасности и мошенничества, но также обеспечивает единообразие и организацию данных.
Советы профессионалов:
- Интеграция программного обеспечения для расчета заработной платы с системой посещаемости может помочь вам предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени.
- Формализация комплексной системы отключения в программном обеспечении может предотвратить несанкционированный доступ сотрудников-призраков. Очень важно использовать правильное программное обеспечение, чтобы избежать долгосрочного ущерба и предотвратить мошенничество в первую очередь.
Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.