10 мощных онлайн-факсов, которые повысят вашу производительность

Когда мы думаем об онлайн-факсах, легко спутать этот процесс с простым обменом файлами. Документы, отправляемые в виде вложений в электронные письма, не кажутся чем-то таким захватывающим или полезным. Но, честно говоря, отправка факсов через Интернет — это гораздо больше, чем просто отправка вашему коллеге документа в формате Word, который прибудет в его почтовый ящик.

Игнорируя тот простой факт, что этот процесс на самом деле сложнее, чем обмен файлами, онлайн-факс использует электронную почту для отправки документа на принимающий факсимильный аппарат или позволяет получать факс в виде электронного письма или даже текста. Это настолько просто, что вы даже можете отправить факс прямо из Gmail или со своего телефона. Преимущества мобильности и простоты использования велики и знакомы большинству, но как насчет тех менее известных функций, которые действительно помогают онлайн-факсу трансформировать способ отправки и обмена документами? Чтобы помочь вам максимально эффективно использовать онлайн-службу отправки факсов, мы составили список наиболее полезных и менее известных функций, которые могут поднять вашу производительность на совершенно новый уровень.

1. Цифровые подписи

Первая в нашем списке, пожалуй, может считаться одной из самых полезных функций для онлайн-факсинга, полностью устраняя болевые точки, которые ранее возникали при отправке юридических или обязательных документов, требующих подписи. Провайдеры онлайн-факсов, которые позволяют использовать цифровые подписи, идеально подходят практически для любого бизнеса, помогая вам сэкономить время и повысить производительность за счет исключения ненужных шагов в процессе отправки факсов.

Цифровые или электронные подписи позволяют вам просто добавить свою подпись к электронному документу перед отправкой факса получателю. Некоторые сервисы позволяют просто перетащить файл рукописной подписи прямо в документ. Это полезно, чтобы убедиться, что у вас есть совпадающая подпись на ваших электронных или печатных документах — вы можете загрузить свою собственную рукописную подпись по вашему выбору и повторно использовать одну и ту же подпись столько раз, сколько вам нужно.

В другом методе используется сенсорный экран вашего мобильного устройства, что позволяет вам подписывать пальцем или даже стилусом для большей точности. Выбранный вами метод может зависеть от вашей гибкости и доступа к мобильным устройствам, но этот вариант, безусловно, является одной из самых полезных функций, на которые следует обращать внимание при покупке онлайн-провайдера факсимильной связи.

2. Групповая доставка

Второй в нашем списке является еще одна невероятно полезная функция, которая повышает вашу производительность и снижает уровень головной боли, связанной с отправкой факсов, в офисе. Эту полезную функцию, которую иногда называют рассылкой факсов, групповой доставкой или массовой рассылкой факсов, следует остерегаться при перекрестных покупках провайдеров интернет-факсов. Благодаря групповой доставке теперь можно отправить факсимильный документ большому количеству получателей, иногда до 20 адресов одновременно, всем одновременно.

Больше не нужно стоять в очереди в ожидании своей очереди, пока Тина из отдела кадров отправляет один и тот же факс 50 раз, снова и снова. Рассылки факсов теперь полностью возможны и гарантируют, что каждый получатель, включенный в список, получит свою копию сообщения одновременно, прямо в свой почтовый ящик. Теперь вы можете улучшить совместную работу и сосредоточиться на своей задаче, гарантируя, что вся команда получит нужное сообщение или документ именно тогда, когда они им нужны, где их легко найти и упорядочить в их почтовом ящике.

3. Запланированная доставка

Это может показаться тривиальным, но с появлением онлайн-факсов одной из болевых точек, связанных со стандартными, традиционными факсимильными аппаратами, является необходимость находиться прямо перед факсимильным аппаратом в точное время, когда вам нужно отправить факс. Поэтому, если вам нужно отправить этот важный документ по факсу первым делом утром на три часовых пояса вперед — когда вы обычно спите, вам нужно не только убедиться, что вы бодрствуете и готовы, но вы также должны убедиться, что вы можно найти факс! Теперь это больше не проблема с онлайн-факсами.

Имея возможность планировать доставку исходящих факсов, можно гарантировать, что ваш факс будет отправлен нужному получателю в нужное время, будь то мгновенно или не раньше, чем после важной заключительной встречи. Объедините это с возможностью отправлять факсы с вашего телефона или любого устройства с подключением к Интернету, и вы избавитесь от строк, обычно требующих, чтобы у вас был прямой доступ к факсимильному аппарату в этот решающий момент. Просто запланируйте доставку факса на своем онлайн-портале или в мобильном приложении и продолжайте свой день со спокойной душой, зная, что ваш факс не будет доставлен слишком рано или слишком поздно.

4. Проверка нежелательных факсов

нежелательный_факс

Мы пригласили обычную почту, а вместе с ней и нежелательную нежелательную почту. В конце концов мы перешли на электронную почту, и вместе с ней появился нежелательный спам. Мы даже получаем нежелательные телефонные звонки, засоряющие наши линии телемаркетинговыми предложениями, а теперь даже и роботизированными звонками. Так что, конечно, имеет смысл, что орды нежелательных нежелательных факсов будут попадать на ваш факсимильный аппарат, или, скорее, с онлайн-факсом в ваш почтовый ящик. Так же, как фильтры спама, вот где вступает в действие фильтрация нежелательных факсов. Фильтрация нежелательных факсов на самом деле работает двумя способами: с белым списком и черным списком. Используйте белый список, чтобы добавить утвержденные адреса и номера, чтобы гарантировать, что вы будете получать документы и сообщения только с этих конкретных номеров и больше ни от кого. Однако это может заблокировать ваш почтовый ящик, чтобы получать сообщения только от тех, кого вы знаете, блокируя любых новых клиентов или клиентов.

Черный список, с другой стороны, позволяет вам вводить определенные адреса и номера, чтобы заблокировать вашу онлайн-службу факсимильной связи, не пуская этих надоедливых спамеров. Некоторые функции фильтрации нежелательных факсов даже позволяют использовать «шаблон» для включения определенного кода города, наборов номеров или префиксов. Сокращение спама и беспорядка поможет сохранить ваш почтовый ящик в чистоте и порядке.

5. Трекер прогресса и статуса

Вы когда-нибудь отправляли факс только для того, чтобы ваш получатель ждал и ждал, только чтобы он никогда не пришел к ним? Онлайн-факс не только помогает вам оставаться более организованным, ведя журнал отправленных и полученных факсов, а также сохраняя их в папке входящих сообщений электронной почты, но некоторые службы могут даже отслеживать ваши сообщения, когда они доходят до вашего получателя.

Трекеры выполнения — это программное обеспечение, которое позволяет вам просматривать текущий статус ваших исходящих факсов в процессе перехода и даже отслеживать каждую остановку их пути с момента нажатия кнопки отправки до момента, когда они должны появиться на факсе вашего получателя. машина или почтовый ящик. Трекеры прогресса могут помочь сократить количество потерянных факсов и ожидания в надежде, что последний из них дойдет до адресата.

6. Интеграции и API

Все наши рабочие платформы становятся все более и более гибкими и настраиваемыми. Благодаря миру API-интерфейсов разработчикам теперь легко наводить мосты между двумя ранее независимыми решениями для рабочей силы. API — это короткие, простые в использовании строки веб-кода, которые позволяют двум платформам взаимодействовать друг с другом. Точно так же, как вы можете интегрировать CRM непосредственно в инструмент командного чата, такой как Slack, вы можете легко использовать API-интерфейсы для интеграции вашей онлайн-службы отправки факсов непосредственно в любые инструменты на рабочем месте, которые уже использует ваша команда.

Функции факсимильной связи можно интегрировать в любые бизнес-приложения, использующие SMTP, текстовый XML или API-интерфейсы веб-сервисов, для автоматизации процесса, улучшения связи и совместной работы. Благодаря API-интерфейсам процесс добавления кнопки факса непосредственно в CRM упрощается, поэтому вы можете передавать профиль клиента на факсимильный аппарат вашего коллеги одним нажатием всего одной кнопки.

7. Обмен большими файлами

Хотя отправка факсов через Интернет — это гораздо больше, чем просто обмен файлами, это не означает, что вы не можете использовать эту услугу для обмена файлами. Интернет-факс использует ваш адрес электронной почты для отправки и получения цифровых документов в виде факсов либо на вашем собственном компьютере, либо для получения по электронной почте. Однако из-за характера электронной почты вполне возможно, что вы можете столкнуться с ограничением размера файла при попытке отправить довольно большой документ или даже файл совершенно другого типа (даже видео).

Общий доступ к большим файлам — это функция, полезная для тех, кому нужно отправлять довольно большие или длинные текстовые документы (думаю, более 100 страниц!) Или даже файлы совершенно разных типов, такие как изображения с высоким разрешением, аудиофайлы, электронные таблицы и даже видео. Поставщики онлайн-факсов, которые разрешают обмен большими файлами, обычно включают ограничение на размер файла, но при размере 3 ГБ и выше это выходит далеко за рамки любого ограничения файла, установленного вашей службой электронной почты. Если ваша услуга также включает групповую доставку, эти большие файлы также можно отправлять более чем одному получателю одновременно — с этим могут возникнуть проблемы на других платформах для обмена файлами.

8. Несколько адресов электронной почты

Не путать с групповой доставкой документов, отправкой одного документа по факсу многим получателям, что стало возможным благодаря онлайн-факсу. Еще одна менее распространенная функция онлайн-факсинга — это возможность связать несколько адресов электронной почты с одной линией факса. Таким образом, вам не нужно будет создавать отдельный адрес электронной почты, чтобы предоставить каждому члену команды доступ к вашему онлайн-порталу факсимильной связи или функциям. Вместо этого, поддерживая несколько адресов электронной почты, вы можете включить столько отдельных электронных писем, сколько хотите, чтобы предоставить доступ всем членам команды, каждый из которых получит свой собственный почтовый ящик и портал. Все еще в рамках одной автономной онлайн-подписки на отправку факсов.

Сохраняя экономичность онлайн-факсинга, добавление нескольких адресов электронной почты к одной линии факса сокращает количество подписок или лицензий, необходимых для вашей команды. С помощью средств администрирования легко контролировать и предоставлять доступ только тем, кто в нем нуждается, и даже возможно ограничить функциональность отдельных адресов электронной почты, которым предоставлен доступ.

9. Факс Архив

Сокращение беспорядка с помощью онлайн-факсинга заключается не только в меньшем количестве бумаги, но даже в меньшем количестве шкафов для документов. Благодаря онлайн-факсу все обрабатывается в цифровом виде, так же как и ваши документы. В то время как некоторые провайдеры заставят вас хранить все прямо в папке «Входящие» электронной почты, есть одна полезная функция, на которую следует обратить внимание, — это «Архив факсов», специальное решение для хранения файлов с возможностью поиска для всех ваших входящих и исходящих факсов, отправленных и полученных по всей учетной записи.

Теперь вы можете безопасно удалить эти старые факсы из своего почтового ящика и по-прежнему гарантировать, что они будут объединены в ваши записи на тот случай, если вам понадобится отозвать их позже. У некоторых провайдеров есть ограничение на количество факсов, которые вы можете архивировать, в то время как другие позволяют хранить неограниченное количество документов столько, сколько вам может понадобиться.

10. Безопасность и соответствие

Хотя отправка факсов через Интернет по своей сути повышает безопасность ваших документов, только те, у кого есть доступ к вашей электронной почте, могут читать ваши факсы, также важно обеспечить надлежащее шифрование ваших документов. При выборе провайдера может быть полезно обеспечить шифрование не только исходящих, но и входящих факсов. Некоторые провайдеры даже заходят так далеко, что гарантируют, что подтверждение вашей доставки зашифровано, и разрешают скрытые номера назначения.

Если вы работаете в какой-либо смежной отрасли, также может иметь первостепенное значение привлечение поставщика, который обеспечивает соблюдение правил безопасности данных, таких как Закон о переносимости и подотчетности американского медицинского страхования, поскольку не все поставщики сделают все возможное. Шифрование обычно происходит благодаря стандартной технологии безопасности, обычно используемой для установления зашифрованной связи между клиентом и сервером, известной как SSL, Secure Sockets Layer.

Только факсимильная связь через Интернет может помочь повысить производительность в офисе, сократив при этом расходы и болевые точки, обычно связанные с работой стандартной линии факса и ужасного факсимильного аппарата. Но на этом преимущества не заканчиваются, есть некоторые дополнительные функции, на которые стоит обратить внимание.