Как писать профессиональные подписи для электронной почты (с 15 примерами)

Согласно исследованию Radicati, общение по электронной почте стало одним из наиболее распространенных способов отправки сообщений между коллегами на рабочем месте и за его пределами. Несмотря на то, что новые коммуникационные приложения время от времени предвещают конец времен для электронной почты, кажется, что электронная почта всегда продолжается, как и раньше, безразличная к догмам современности, прогрессу и культу будущего.

Ну, может быть, это продолжается не так поэтично. Но в обозримом будущем электронная почта останется основным средством профессионального общения. Мы можем адаптировать нашу переписку по электронной почте в соответствии с нашими деловыми целями — будь то обычная переписка или электронный маркетинг — и, поскольку среда несет свой контекст, не только наш контент, но и его представление.

Многие первые впечатления проводятся по электронной почте. Ваша отличная электронная подпись — это шанс сформировать это впечатление. Профессиональная подпись электронной почты визуально привлекательна, а также передает наши навыки, опыт и контактные данные.

При изучении того, как сделать профессиональную подпись электронной почты выделяющейся, обладая при этом авторитетом, много субъективности. К счастью, когда дело доходит до стиля и реализации, существует довольно короткий список того, что приемлемо, и нет необходимости выходить за рамки, чтобы представить отполированную и профессиональную подпись.

Лучшие примеры профессиональных подписей электронной почты

1. Будьте кратки.

Профессиональная подпись электронной почты должна быть короткой и привлекательной. Укажите свое имя, должность, компанию, контактную информацию и точки профессионального интереса. Это может быть три или четыре строки текста — шесть могут работать, но вы растягиваете их. Когда дело доходит до дизайна, подумайте о том, что «меньше значит больше» — ваша подпись должна дополнять, а не отвлекать внимание людей от того, что они хотят читать.

Эта электронная подпись традиционна, хорошо сбалансирована и передает все основные моменты — минимум лишнего. Не бойтесь использовать генератор подписи электронной почты, чтобы сохранить контроль над своей подписью.

2. Используйте свой бренд в качестве тематического гида.

Ваша компания может иметь творческие ограничения на подписи электронной почты. Логично — бренд на первом месте. Вы должны будете выразить себя в рамках тематических границ — шрифт, цвета, изображения, значки, расположение — которые предоставляет ваш логотип. Некоторые могут почувствовать облегчение, другие могут раздражаться. Не волнуйтесь, иногда ограничения создают лучшее искусство. Взгляните на эту подпись электронной почты от Sombras Blancas Design.

Этот пример подписи электронной почты включает в себя цвета бренда и темы дизайна — обратите внимание на слегка размытые края — чтобы представить имя, должность и контактную информацию в голосе бренда. Полная гармония. Независимо от того, используете ли вы профессиональный почтовый клиент, такой как Outlook, или бесплатную потребительскую службу электронной почты, такую ​​как Gmail, вы все равно должны продвигать свой бренд.

3. Включите выстрел в голову.

Прикрепление лица к имени помогает людям создавать личные ассоциации. Если вы хотите наладить отношения с получателем или просто получить положительную обратную связь, прикрепив фотографию своего лица рядом с вашим именем, вы создадите связь с получателем. Профессиональный выстрел в голову должен быть хорошо освещен и хорошо снят. Вы хотите, чтобы он передал качества, желательные для вашей (или любой) профессии — компетентность, интеллект, надежность. Это не должно быть гламурно. Не используйте селфи.

Круглые края или квадратные зависит от вашего вкуса. В этой электронной подписи фотография субъекта имеет такой же вес, что и ее контактная информация, а бренд указан внизу. Этот совет по личной подписи электронной почты поможет сбалансировать это профессиональное чувство, сделав вас более привлекательным, что всегда является плюсом.

4. Используйте цвета для текстуры, а не для привлечения внимания.

Красочные подписи электронной почты могут быть активом в творческой индустрии. В более традиционной отрасли изобилие визуально отвлекает и может выглядеть дилетантски. Если вы не уверены, насколько хорошо у вас это получится, или если ваша отрасль не так хороша, лучше перестраховаться. В любом случае, профессиональная подпись электронной почты может сказать больше благодаря сделанным со вкусом аранжировкам, чем ярким цветам. Опять же, оставайтесь в рамках палитры бренда.

Этот пример, также от Sombras Blancas Design, имеет бледно-белый фон, два разных цвета шрифта и два немного разных шрифта. (Обратите внимание, что в шрифте бренда есть засечки, а другой текст — без засечек.) Мягкий дизайн передает уверенность — что, безусловно, представляет профессиональный интерес для психолога — и тонкая окраска помогает достичь этого.

5. Придерживайтесь одного или двух стандартных шрифтов.

Когда дело доходит до шрифтов, удобочитаемость — это самая низкая планка, которой вам нужно соответствовать. Нередко используется более одного шрифта — в предыдущем примере использовались два — но, если не считать фирменной надписи, для профессиональной электронной подписи не требуется более двух. И не позволяйте ему стать слишком экстравагантным или игривым. Первый — представьте себе один с большими широкими засечками — создаст впечатление, что вы отправляете свадебные приглашения. Последнее — подумайте о Comic Sans — заставит вас выглядеть глупо и подорвет доверие к вам. Найдите четкий, чистый шрифт и оставьте размер от 10 до 12 пунктов.

Исключением является длинный юридический отказ от ответственности, который вы должны включить, что является неизбежным бельмом на глазу, которое вы можете оставить небольшим.

Обратите внимание на два шрифта в приведенном выше примере — один для логотипа и один для деталей. Этот шрифт придает его электронной подписи крутой, плавный вид.

6. Направляйте взгляд с помощью визуальной иерархии.

Создайте свою электронную подпись на основе того, что привлекает внимание, чтобы читатели естественным образом переходили от одного элемента к другому без неуклюжих маркеров. Масштаб, цвет и плотность шрифта привлекают внимание к наиболее важным элементам подписи, будь то ваше имя или название компании. Люди читают сверху вниз, от крупного к мелкому, от жирного к тонкому. Используйте это с умом — выделение каждого второго слова таким образом будет иметь противоположный эффект. (Если все уникально, ничто не уникально.)

Этот дизайн от Email Signature Rescue дает понять, куда следует направить взгляд, в зависимости от веса шрифта, цвета и расположения. Ваш взгляд естественным образом притягивается к ее изображению, а затем переходит к ее имени и титулу, а последующие детали располагаются в порядке значимости вплоть до нижней части подписи.

7. Разделяйте текст разделителями.

Разделители могут быть графическими или глифами. Глиф — это символ внутри шрифта. Я имею в виду конкретно символ вертикальной полосы: |. Вертикальная полоса позволяет разбивать неуклюже длинные строки или несвязанные детали, избегать пустых пространств и сокращать графические элементы, если вы предпочитаете, чтобы их количество было небольшим. Вертикальная черта часто используется в профессиональных подписях электронной почты, но не переусердствуйте. Умеренность во всем, особенно в хорошем вкусе.

Этот горизонтальный шаблон подписи электронной почты от Email Signature Rescue использует глиф вертикальной линии для разделения контактной информации. Обратите внимание, что дизайнер выбирает маркер между именем и заголовком — это разбивает шаблон, предотвращая ощущение чрезмерного использования, что полезно, учитывая, что выстрел в голову отделен от деталей аналогичной вертикальной чертой.

8. Держите графику простой.

Чем сложнее графика, тем больше она притягивает взгляд — вы же не хотите, чтобы она перевешивала текст. Если вы не работаете в визуальной индустрии, вам лучше ограничить графику значками, кроме логотипа вашей компании. В любом случае делайте графику простой и уравновешивайте ее соответствующим количеством текста, чтобы уменьшить визуальный «беспорядок».

Этот пример включает в себя как согласованность бренда, так и эффективную простую графику. Сам логотип довольно минимален, поэтому остальная часть подписи электронной почты должна быть осторожной, чтобы не перегружать его. Обратите внимание, как ваш взгляд тянется от логотипа к его имени, затем к его титулу (выделенному жирностью шрифта), а затем к его контактной информации — визуальная иерархия в действии.

9. Используйте значки для ссылок на учетные записи социальных сетей.

Вы видели это в предыдущих примерах, показанных здесь. Почти у всех есть аккаунты в социальных сетях; даже те, у кого нет аккаунтов, хотя бы узнают символы. Представление ваших профилей в виде интерактивных значков экономит визуальное пространство и обеспечивает гладкость подписи электронной почты. Ссылки на социальные сети дают больше информации и хорошо выглядят с точки зрения дизайна — две вещи, которые вам нужны в профессиональной и креативной электронной подписи.

Не предлагайте все варианты. Сохраняйте простоту с помощью LinkedIn, Google и любых других значков социальных сетей, связанных с вашей компанией или малым бизнесом.

Этот пример художника Калачакраварти состоит в основном из значков социальных сетей. В более традиционной отрасли этот минималистичный стиль может быть немного скудным для вашей подписи, но у вас есть четкое представление о том, как сами значки посылают сообщение.

10. Сделайте свою подпись удобной для мобильных устройств.

Помимо поддержания визуального баланса благодаря идее «меньше значит больше», адаптивный дизайн обеспечивает единообразие вашей электронной подписи на разных платформах. Люди читают электронную почту на своих мобильных устройствах больше, чем когда-либо — не будьте тем человеком, чья подпись становится неприемлемо большой или настолько маленькой, что ее невозможно прочитать на экране мобильного устройства. Будьте осторожны с графикой с мелким текстом — она может плохо масштабироваться. Когда дело доходит до значков социальных сетей, оставьте между ними некоторое расстояние или сделайте их достаточно большими, чтобы их можно было нажимать пальцем.

Эта электронная подпись имеет простой, но яркий макет с расположением, которое хорошо переводится на мобильные устройства. Черно-белый мотив суров и заметен. Обратите внимание на относительный размер значков социальных сетей. Отсутствие выстрела в голову - выбор дизайна; учитывая, что подпись принадлежит владельцу компании, визуальная идентификация может не понадобиться.

Что исключить из вашей профессиональной электронной подписи

1. Не включайте ненужную информацию.

Избегайте избытка текста. Это включает в себя цитаты. То, что одному человеку кажется вдохновляющим, другому может показаться банальным. Сохраняйте информацию в своей электронной подписи, относящуюся к вашей должности, компании, навыкам или контактным данным — вы не отправляете свое резюме в своей электронной подписи. И вам не нужно включать все возможные способы связаться с вами. Наконец, нет необходимости указывать свой адрес электронной почты. Отдайте должное получателям — они сами разберутся, как ответить.

Здесь столько всего происходит. Он наполнен неважной информацией и поглотит каждое сообщение во всех ветках вашей электронной почты. Людям нужно будет писать эссе, чтобы конкурировать с этой электронной подписью. Достаточно одного номера телефона.

Примечание. Это не относится к правовым заявлениям об отказе от ответственности. Если вам необходимо включить его, вставьте его. Дизайн имеет меньшее значение, когда мы говорим о том, чтобы оставаться в рамках закона. Делайте бизнес в рамках закона.

2. Не используйте слишком большую графику.

Вид на горную вершину во время вашего недавнего отпуска в Норвегии, без сомнения, захватывает дух в своем естественном величии. Он также займет огромное место в электронных письмах ваших получателей. В длинном потоке становится раздражающим прокручивать мимо. Кроме того, имейте в виду, что большинство получателей электронной почты будут загружать дизайн вашей электронной подписи через свой смартфон.

Красивый, нетронутый, и его нельзя показывать тысячу раз в вашей профессиональной электронной подписи. Сохраните его для своих личных социальных сетей, где он будет более ценен.

3. Не используйте переизбыток цвета.

Как и многие правила в искусстве, это субъективно. Если ваша профессиональная сфера благоприятствует художественному творчеству, то наличие большого количества цвета может быть отличным решением. Это также во многом зависит от вашей собственной способности координировать цвет и ваших дизайнерских инстинктов. Проблема с обилием цвета в том, что существует гораздо больше возможностей сделать это неправильно — конфликт цветов, визуальный дисбаланс, чрезмерное усложнение и вытеснение основной цели — представления ваших профессиональных качеств. Поэтому я не рекомендую добавлять слишком много цвета в вашу профессиональную подпись электронной почты, но если вы уверены, что справитесь, это зависит от вас.

Ради самоуничижения покажу вам пример Мигеля Оливы Маркеса, который проделал большую работу.

Почему это работает? В данном случае, потому что цвет сконцентрирован на одном конце тонкой полосы, а другой конец уравновешен его именем крупным шрифтом с минималистичным мотивом в целом.

Может быть, вы можете сделать это хорошо. Если так, отлично. Если вы не уверены… что ж, для вашей профессиональной подписи электронной почты я бы посоветовал ошибаться в сторону осторожности. Но это только я.

4. Не используйте нестандартные или «забавные» шрифты.

Ранее я упоминал Comic Sans. Вы, наверное, помните, что я ничего положительного об этом не сказал. Во-первых, я думаю, что немного глупо использовать компьютер для имитации детского почерка, но это не относится к делу. Что еще более важно, подобные шрифты подрывают доверие к вам как к серьезному профессионалу.

Использование профессионального шаблона подписи электронной почты может уберечь вас от подобных ошибок.

5. Не позволяйте ему застаиваться.

По мере изменения ваших профессиональных данных обновляйте внешний вид подписи электронной почты. Убедитесь, что ссылки работают, профили в социальных сетях по-прежнему актуальны, срочный контент и призывы к действию удаляются по прошествии указанной даты. Будьте в курсе — если это кажется вам обыденным, возможно, пришло время для обновления. Меняются и технологические стили.

Эта подпись электронной почты когда-то выглядела великолепно. Сейчас, мне кажется, это выглядит устаревшим. Отдельные элементы неплохие, но мы вышли за рамки больших прямоугольных кнопок, а два призыва к действию кажутся излишними. Эти две кнопки лучше представить в виде значков.

Будьте изобретательны при создании профессиональной электронной подписи

Искусство субъективно, и некоторые стилистические оплошности могут работать, в зависимости от характера вашего бизнеса. Удовлетворяйте свою аудиторию, свою сферу деятельности, насколько хорошо она отображается на разных платформах и что, по вашему мнению, должно быть включено в каждое электронное письмо. Если вы включаете призыв к действию, используйте тот же язык и тон, что и в других местах подписи. Последовательность является ключевым фактором.

Подумайте о новой электронной подписи или подписи по мере того, как ваша карьера меняется. Лучшие подписи электронной почты дают представление об отправителе, не влияя на тон делового письма.

Некоторые стили являются классическими, другие быстро меняются — цель состоит в том, чтобы оставаться в курсе или даже опережать кривую и всегда иметь хороший дизайн.