Что такое управление портфелем проектов (PPM)?

Управление портфелем проектов, или PPM, представляет собой тип управления, который централизован вокруг технологий, процессов и методов, используемых руководителями проектов. PPM помогает отделам управления проектами анализировать предлагаемые проекты и управлять ими на основе различных ключевых характеристик, из которых они могут состоять.

• Важность управления портфелем проектов
• Процесс управления портфелем проектов
• Этапы PPM
• Преимущества управления портфелем проектов
• Отрасли, использующие PPM
• Какова роль менеджера портфеля проектов?
• Лучшие практики PPM
• Управление проектами против управления портфелем

Важность управления портфелем проектов

Существует множество причин, по которым менеджеры проектов могут извлечь выгоду из управления портфелем проектов. Внедрение этого типа практики в вашу рабочую среду может эффективно изменить организационные привычки, а также эффективно управлять бизнесом.

Важность управления портфелем проектов может не только снизить риски дезорганизации, но и помочь всей компании сосредоточиться на основной картине определенных проектов.

Например, при наблюдении за задачами по достижению конкретных бизнес-целей важно помнить, что управление портфелем проектов может улучшить общий процесс и методы выбора в рамках проекта для клиента или организации.

Использование ресурсов также может быть успешно использовано с помощью управления портфелем проектов, поскольку оно может прояснить правильные инструменты или упомянутые ресурсы, которые могут помочь выбрать и просмотреть ваши групповые проекты. Наконец, сотрудничество с вашей командой в рамках управления портфелем проектов уравновешивает концепции сотрудничества и конкуренции внутри команды.

Процессы управления портфелем проектов

1. Создайте инвентарь и установите стратегию

   Первым проектом в процессе управления портфелем будет разработка стратегии для вашего проекта. При инициировании проекта лучшим решением было бы определить, каковы плюсы и минусы создания стратегии и как это повлияет на их инвентарь.

2. Анализ стратегии

   После создания стратегии для проекта следующим шагом будет тщательный анализ. При анализе решений для проекта важно предпринять шаги, которые вы и ваша команда хотели бы предпринять для продвижения проекта. У вас должны быть цели, чтобы добиться успеха. Следовательно, анализ указанных стратегий.

3. Обеспечьте выравнивание

   Согласование ваших убеждений с вашими целями — это следующий шаг в реализации стратегии проекта. В этом типе процесса это почти реалистично, потому что все зависит от выполнения проекта.

4. Управление

   Предполагая, что у вашего проекта есть расписание, команды, управляющие портфелем проектов, должны всегда эффективно управлять временем и иметь все задачи и концепции в порядке. Как часть планирования стратегий и согласования этих стратегий с целями проекта, своевременность является частью общего процесса управления портфелем проектов.

5. Тестируйте и адаптируйте

   Успешное выполнение проекта и определение того, как этот проект будет адаптироваться, является заключительным этапом процесса управления портфелем проектов. Мониторинг и оценка всего проекта может дать больше времени для улучшения и выявления проблем, возникающих на протяжении всего проекта.

   Из-за нехватки места из-за временных рамок важно тщательно определить проблемы, а также провести несколько тестов перед отправкой окончательного проекта.

( Также читайте : Agile-управление портфелем стало проще)

Этапы управления портфелем проектов

Фаза 1. Группа согласования процессов

• Идентификация . Первым шагом в процессе согласования является идентификация проектов в процессе разработки. Это могут быть все типы проектов, от недавних до постоянных. Тем не менее, основная цель определения проектов состоит в том, чтобы собрать ключевую организационную информацию о проекте, прежде чем переходить к следующему шагу.

• Категоризация. Категоризация проекта помогает лучше организовать все типы проектов. Когда вы классифицируете проект, ваша команда может легко находить нужные проекты, а также оценивать проекты по одному.

• Оценка: оценка проекта при обеспечении согласованности с проектом поможет определить, будет ли проект успешным или нет. Это может позволить вашей команде определить, является ли конечный продукт проекта плохим или удовлетворительным.

• Отбор: выбор правильного типа проектов возвращает нас к достижению критериев управления вашим портфелем проектов. Несколько качеств, которые следует искать в успешном проекте, — это релевантность, воздействие, согласованность и эффективность.

• Расстановка приоритетов. Придание приоритета конкретным проектам так же важно, как и составление расписания для самого проекта. Подумайте об основных целях, которые необходимо выполнить, и о том, как вы будете сотрудничать с вашей командой в их решении. Прежде чем составлять стабильный план, лучше сначала рассмотреть основные приоритеты проекта.

• Авторизация. Наличие авторизации будет одним из основных требований при работе над проектами и портфелями в рамках управления портфелями проектов. Точно так же, как батарейки работают внутри пульта дистанционного управления, ваша команда должна иметь возможность авторизации для процесса согласования проекта.

Этап 2. Группа мониторинга

• Периодическая проверка портфеля и отчетность: будут определенные периоды времени, когда портфели будут периодически проверяться и получать общий отчет. Именно здесь происходит мониторинг при просмотре проекта или портфеля. Это само по себе является воплощением управления портфелем проектов, поскольку позволяет проводить глубокий анализ ROI, KPI и других типов критериев, установленных для проекта.

• Стратегические изменения. После анализа и составления отчета я предложил стратегические изменения. Всегда есть место для совершенствования, особенно для плохих проектов. Если команда столкнется с плохо оцененным проектом, новые и улучшенные стратегии должны вступить в игру после того, как будут разрешены изменения.

Фаза 3: Компонентный процесс

• Выполнение компонента и отчетность: использование ключевых индикаторов и взвешенных критериев является частью процесса компонента. Отчетность по проекту позволяет провести обзорную оценку указанного проекта. Он определяет, насколько хорошо компоненты были выполнены на протяжении всего проекта, и, возможно, подразумевает обратную связь для вашей команды.

Преимущества управления портфелем проектов

• Минимизация рисков

  Одним из самых больших преимуществ управления портфелем проектов является большая организованность и меньшие риски, связанные с определенными проектами. Минимизация портфелей проектов может привести к большей гибкости в управлении и повышенному вниманию к основным приоритетам проекта.

• Разрешение согласования бюджета

  Целью управления портфелем проектов является баланс. Концепция балансирования идей с вашим бюджетом упрощает управление портфелем проектов, поскольку у вас есть возможность сосредоточиться на более широкой картине конкретного проекта.

• Оптимизация управления ресурсами

  Управление портфелем проектов, операционные исследования и оптимизация становятся лучше. Руководители проектов могут иметь контроль и возможность контролировать ресурсы, необходимые для конкретных целей, которые способствуют проекту. Эта концепция может помочь сотрудникам достичь своих целей в гораздо лучшем свете.

• Поощрение совместного принятия решений

  Еще одним преимуществом, которое дает управление портфелем проектов, является совместное принятие решений. Принятие решений вместе с другими сотрудниками вашей команды чаще поощряется из-за структуры управления портфелем проектов.

• Предоставление ценности проекта заинтересованным сторонам

  Управление портфелем проектов также связано с обеспечением ценности самого проекта для ваших заинтересованных сторон. Ваша команда не только понимает интересы ваших заинтересованных сторон в бизнесе, но также имеет преимущество в том, что определяет, как ваши заинтересованные стороны могут усилить свои основные ценности в целом.

• Повышение успешности проекта

  Если слово «управление» в термине «управление портфелем проектов» еще не появилось, то мы предлагаем вам продолжить чтение, чтобы убедить вас в обратном. Благодаря структуре и гибкой организации менеджеры проектов могут легко управлять проектами с большей скоростью. Это простой процесс, который позволяет выполнять работу быстрее и в срок.

Отрасли и организации, использующие PPM

Каждая отрасль имеет индивидуальный PPM, что делает его более эффективным для процветания отраслей и организаций. Ниже приведены следующие отрасли, в которых управление портфелем проектов используется как средство для успешной интеграции рабочего процесса и четких бизнес-стратегий. Ознакомьтесь с нашими предложениями программного обеспечения PPM для каждой отрасли.

• ЭТО
• Больницы/здравоохранение
• Строительство, автомобилестроение
• Некоммерческий
• Финансовые услуги и банковское дело
• Сервис и подбор персонала
• Страхование
• Телекоммуникации
• Государственная администрация

Какова роль менеджера портфеля проектов?

Теперь, когда мы рассмотрели цель управления портфелем проектов, пришло время рассказать вам об основной роли менеджера портфеля проектов. Эта должность заключается в простом управлении небольшими проектами, которые имеют несколько задач и должны быть выполнены к установленному сроку. Менеджер портфеля проектов должен контролировать все обязанности, связанные со всем проектом в целом.

1. Управление запросами проекта

   Как менеджер портфеля проектов, вы можете выбирать типы проектов, которые кажутся подходящими для бизнеса или организации. Однако управление запросами является частью системы, в которой проект должен пройти через критерии, основанные на ценности, чтобы быть одобренным.

   Выяснение того, где должны быть распределены определенные ресурсы в рамках проекта, — это еще одна роль, которую должны выполнять менеджеры портфелей проектов для эффективного выполнения проекта. При распределении ресурсов менеджеры портфеля проектов должны назначать и планировать указанные ресурсы, которые доступны.

2. Управление рисками

   Сведение к минимуму количества потенциальных проблем — еще одна обязанность, которую должны взять на себя менеджеры портфелей проектов, занимая эту должность. Они должны убедиться, что ничто не повлияет отрицательно на график проекта.

3. Выявить и уменьшить неэффективность

   Поскольку портфели проектов контролируют задачи и общие цели проектов, также важно, чтобы менеджеры проектов выявляли неэффективность и снижали вероятность того, что эта неэффективность возникнет в рамках графика проекта.

4. Сотрудничайте с высшими заинтересованными сторонами

   Поддержание стабильных деловых отношений между системами управления портфелем проектов и заинтересованными сторонами является еще одной важной задачей менеджеров портфелей проектов. Поддержание связи со старшими заинтересованными сторонами становится эффективным для достижения успеха в предстоящих проектах с их участием.

5. Управление изменениями

   Изучение того, как внедрить управление изменениями, помогает повысить эффективность выполнения проектов в рамках управления портфелем проектов. Крайне важно, чтобы менеджеры проектов использовали возможности и решали любые серьезные проблемы, прежде чем переходить к следующему решению, которое необходимо принять на протяжении всего процесса.

6. Отслеживание рентабельности проектов

   Возврат инвестиций (ROI) проектов так же важен, как и эта позиция. ROI — ключевой показатель эффективности, определяющий рентабельность выплат. Менеджеры проектов должны отслеживать это, чтобы измерить совокупный успех инвестиций бизнеса.

Лучшие практики управления портфелем проектов

• Понимание бизнес-стратегий

  Чтобы добиться успеха в управлении портфелем проектов, необходимо знать план игры, прежде чем погрузиться в ситуацию. Четкое представление о том, какие бизнес-стратегии использовать для проекта, столь же успешно, как и рассмотрение определенных идей, которые вы хотите реализовать, прежде чем принимать решение.

• Определение правильного набора проектов

  Определение правильного набора проектов восходит к роли менеджера портфеля проектов. Как менеджер проекта, он обязан определить, следует ли продолжать проект, на основе процесса управления запросами проекта.

• Создание офиса управления проектами (PMO)

  PMO — это первый признак передовой практики эффективного управления портфелем проектов. Создание офиса управления проектами обеспечивает ощущение контроля и влияния при управлении проектами. Вот почему это отличная стратегия для создания основы концепции управления портфелем проектов.

• Создание стандартов для оценки проектов

  При оценке проектов важно создать стандарты, по которым можно жить. Создание стандартов для ваших проектов оставит вас с мышлением, которое ваша команда должна иметь при прохождении процесса оценки. Такие критерии должны включать согласованность, эффективность, актуальность и даже воздействие, которое оказывает проект.

• Разработка стратегий управления рисками

  Управление рисками по-прежнему будет проблемой, на которую нужно постоянно обращать внимание. Вот почему, когда дело доходит до управления портфелем проектов, ваша команда должна иметь сформулированные стратегии, чтобы подготовиться к худшему.

• Формулирование стратегий управления изменениями

  На вершине управления рисками стоит управление изменениями. Формулирование стратегий управления изменениями должно быть столь же актуальным, как и стратегии, разработанные для управления рисками. Помните, что одним из важнейших компонентов цифрового маркетинга и управления портфелем проектов является повышение эффективности.

• Используйте PPM-инструменты

  Существует множество программ PPM, которые может использовать ваша команда. Инструменты PPM очень полезны и являются хорошим началом для достижения успеха в управлении портфелем проектов. Известными программами для рассмотрения и использования могут быть Wrike, Asana и Planview.

Различия между управлением проектами и управлением портфелем

Несмотря на похожее звучание, между управлением проектами и портфелем есть разница. Чтобы было понятно, управление проектами — это когда команда ведет команду к достижению целей проекта. Принимая во внимание, что управление портфелем в основном сосредоточено на выборе различных типов инвестиций, которые могут удовлетворить финансовые цели клиента в долгосрочной перспективе.

В конце концов, организациям лучше запускать проекты и портфели в стиле PPM, поскольку он обеспечивает больший контроль и гибкость для всех типов задач, которыми необходимо управлять в рамках проекта или портфеля.

Последние мысли

Существует множество инструментов, которые могут помочь менеджерам проектов в управлении портфелем. Примерами этого могут быть такие программы, как Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink и Trello. С помощью этих инструментов PPM менеджеры проектов могут создавать PMO или офисы управления проектами быстрее и эффективнее.

PPM также совместим с любым типом промышленности. Это может варьироваться от здравоохранения, строительства и даже государственного управления. В целом преимущества управления портфелем проектов могут помочь улучшить не только организацию недавних и предлагаемых проектов в вашей компании, но и помочь руководителям проектов эффективно работать в своих областях.

Другие полезные ресурсы:

5 шагов для успешного внедрения процесса управления портфелем проектов

3 причины провала проектов и как этого избежать