Основные инструменты удаленной работы во время пандемии COVID-19 и в последующий период

За несколько месяцев до того, как это стало главной новостью в марте 2020 года, CDC стремился смягчить распространение коронавируса или COVID-19. Задолго до того, как пандемия перерастет в карантин, школы, учреждения и работодатели пользуются этим шансом, чтобы научить всех социальному дистанцированию.

Университеты максимально быстро переходят на онлайн-обучение. Технологические компании, такие как Google, внедряют политику добровольной работы на дому. Хотя не каждый работодатель или сотрудник имеет возможность работать удаленно, тем, кто это делает, это рекомендуется. Однако для сотрудников жизненно важно оставаться продуктивными и проводить эффективные совещания, даже когда сотрудников нет в офисе.

В то время как компании уже полагаются на программное обеспечение для отслеживания времени и управления проектами, такое как Asana, Trello, Toggl, Jira или Basecamp, большинство этих инструментов не могут обеспечить реальную командную связь. Канбан-доски и диаграммы Ганта могут помочь в качестве инструментов повышения производительности команды, но общение — это важный элемент, отсутствующий в инструментах повышения производительности.

Переход на удаленную работу может вызвать панику в небольших компаниях, но каждый должен создать устойчивую инфраструктуру для удаленной работы и социального дистанцирования на случай чрезвычайной ситуации. Правильное программное обеспечение для совместной работы и удаленной работы будет поддерживать рост бизнеса, даже если офис превратился в город-призрак.

• Программное обеспечение для совместной работы в команде
  • Основные функции совместной работы в команде
    • Ленты активности
    • Интеграция с календарем
    • Удаленный доступ к файлам
    • Управление версиями файлов
  • Лучшие поставщики услуг для совместной работы
• Программное обеспечение для веб-конференций
  • Основные функции веб-конференций
    • Демонстрация экрана
    • Доска
    • Совместный просмотр
  • Лучшие решения для веб-конференций
• Мобильные VoIP-приложения
  • Основные функции мобильного VoIP
    • Вызов флип
    • Внешний вид общего вызова
    • Видео встречи
  • Лучшие мобильные VoIP-приложения
• Программное обеспечение для колл-центров и инструменты набора номера
  • Основные функции программного обеспечения колл-центра
    • Автоматические дозвонщики
    • IVR-системы
    • Регистрация звонков и запись звонков
  • Ведущие поставщики программного обеспечения для колл-центров
• Подготовка бизнеса к социальному дистанцированию поддерживает рост

Программное обеспечение для совместной работы в команде

Лучшие решения для совместной работы — это либо браузерное программное обеспечение, либо приложение, которое помогает командам оставаться на связи друг с другом. На одной унифицированной платформе команды могут отслеживать разговоры, производительность, электронные письма и даже файлы, которыми обмениваются в рамках бизнеса. Несколько каналов позволяют командам разделяться настолько детально, насколько это необходимо для поддержания организованных дискуссий по каждому аспекту проекта.

Хотя Slack является нарицательным для совместной работы в команде, существуют десятки альтернатив Slack, которые предоставляют даже больше возможностей, чем предлагает популярное бесплатное решение.

Основные функции совместной работы в команде

Благодаря потокам активности, интеграции с календарем, обмену файлами, управлению версиями и возможностям, которые вы ожидаете от инструментов управления проектами, совместная работа в команде организует удаленных членов команды независимо от того, с какими препятствиями они сталкиваются. Каждый будет чувствовать себя связанным с работой, независимо от того, удерживает ли сотрудников дома плохая погода или если пандемия угрожает сотрудникам во время их поездок на работу.

Ленты активности

Независимо от размера бизнеса, в воздухе всегда находится несколько проектов одновременно. Долгосрочные и краткосрочные проекты можно учитывать с помощью потоков деятельности. Зависимости могут быть связаны друг с другом, чтобы члены команды знали, как расставить приоритеты в работе, которую ожидает их коллега, даже если они находятся в разных часовых поясах.

В сочетании с инструментами обмена мгновенными сообщениями и мобильными приложениями для совместной работы в команде удаленные сотрудники и фрилансеры в разных часовых поясах могут стать частью командной коммуникации.

Интеграция с календарем

Руководителям проектов и членам команд управление различными расписаниями и конфликтами может потребовать много работы. Находясь в офисе, легко заглянуть за угол и посмотреть, сможет ли Сьюзен встретиться в понедельник по поводу проекта Майка. Во время социального дистанцирования или при удаленной работе интеграция с календарем позволяет узнать, когда будет лучшее время для встречи.

Эти инструменты предлагают возможность создавать задачи, сроки и списки дел, добавляя соавторов по пути.

Удаленный доступ к файлам

Команды, которые находятся в движении или находятся далеко друг от друга, могут испытывать трудности с организацией файлов. Удаленные файловые серверы требуют настройки и обслуживания, что невозможно для предприятий любого размера. К счастью, удаленный доступ к файлам доступен при использовании облачного хранилища файлов через приложения для совместной работы.

Хотя лишь немногие программы для совместной работы позволяют использовать облачное хранилище, большинство из них интегрируется с распространенными инструментами обмена, такими как Github, Dropbox, G-Suite или Google Drive.

Управление версиями файлов

В мире программного обеспечения, журналистики, медицины, юриспруденции или везде, где вы найдете документы, совместно используемые несколькими соавторами, управление версиями является обязательным. Если Джейн весь день работала над серьезными изменениями в документе и не знает о работе, которую Ларри будет делать незадолго до своего ухода, она может перезаписать свою работу, не заметив этого.

Контроль версий уведомляет сотрудников о внесении изменений, автоматически обновляет документы или позволяет людям работать над документом одновременно. С изменениями, зарегистрированными в трекере документов, каждый будет знать, что произошло за время существования проекта или документа. В большинстве случаев выполняемую вами работу можно экспортировать в файл знакомого типа, совместимый с Microsoft Word, Excel или Google Docs.

Лучшие поставщики услуг для совместной работы

• Глип
• Чанти
• Команды Майкрософт
• Флип
• Слабый

Программное обеспечение для веб-конференций

Общение лицом к лицу необходимо, чтобы избежать недопонимания. Это особенно верно при освещении деталей сложных проектов и руководстве сотрудниками. Учитывая, что тон голоса может привести к серьезным недоразумениям, его полное отсутствие в текстовом общении создает проблемы для членов команды.

С программным обеспечением для веб-конференций члены команды могут тесно взаимодействовать независимо от социального дистанцирования или барьера удаленной работы. Веб-конференции могут быть организованы между двумя сторонами или с сотнями зрителей в прямом эфире, которые могут вмешиваться, переписываться в чате или делиться своими экранами. Мостовые конференц-вызовы позволяют вашей команде оставаться на связи во время регулярных запланированных совещаний даже во время карантина.

Веб-конференции предлагают более широкие возможности, чем бесплатные инструменты, такие как Google Hangouts или видеозвонки в социальных сетях. Вы можете делиться экраном и отправлять важные снимки экрана, настраивать обучающие вебинары или быстрые проверки, когда это необходимо вашей команде. Вместо того, чтобы отправлять документы Powerpoint или Google Docs, которые, возможно, никто никогда не увидит, веб-конференции позволяют вам одновременно общаться со всеми удаленными коллегами.

Основные функции веб-конференций

Самая сильная сторона программного обеспечения для веб-конференций заключается в его способности использовать опыт просмотра видео и делать его таким же интерактивным, как личная встреча. При обсуждении проблем по телефону или в видеочате важно иметь возможность показать примеры разбираемой проблемы. Совместное использование экрана, интерактивная доска и совместный просмотр — это лишь некоторые из способов, которыми эти решения обеспечивают совместную работу, независимо от того, где физически находятся члены команды.

Демонстрация экрана

Разработчики программного обеспечения, писатели и дизайнеры полагаются на экраны для отображения своей работы. Если проект находится в стадии разработки, решение одним щелчком мыши, такое как совместное использование экрана, позволяет всем участникам веб-конференции одновременно рассматривать одну и ту же проблему. Получить отзыв по конкретной проблеме никогда не было так просто благодаря совместному использованию экрана.

К счастью, это настолько популярная функция, что легко найти бесплатные приложения для веб-конференций с демонстрацией экрана.

Доска

Спонтанный мозговой штурм прошлого переместился в видеоконференцсвязь. Соавторы могут брать виртуальный маркер и рисовать диаграммы и составлять списки в режиме реального времени, используя интерактивные доски или веб-конференции с доской. Большинство интерактивных досок также позволяют перетаскивать прямо с рабочего стола на конференцию.

Благодаря функциям сохранения и отправки эти сеансы мозгового штурма могут быть мгновенно переданы и отредактированы вашей командой, даже если все сидят дома.

Совместный просмотр

Независимо от того, создаете ли вы веб-сайт или проводите исследования, совместная навигация через совместный просмотр позволяет всем быть буквально на одной странице. Когда вы ведете команду или проводите презентацию через различные варианты на сайте, совместный просмотр делает то, чего не может совместное использование экрана. Это позволяет каждому участнику веб-конференции идти по управляемому пути без необходимости начинать с нуля самостоятельно.

Ожидайте, что инструменты будут совместимы с Firefox, Chrome, IE и Safari.

Лучшие решения для веб-конференций

• Увеличить
• Cisco WebEx
• Идти на встречу
• Кольцевые встречи
• MiCollab

Мобильные VoIP-приложения

В то время как корпоративные VoIP-решения помогли предприятиям создать свои собственные центры обработки вызовов и развернуть унифицированные коммуникации в масштабах всей компании, мобильный VoIP обеспечивает гибкость этих гигантов. Мобильные приложения VoIP позволяют вашей команде получать доступ к интегрированным средствам связи при удаленной работе. Команды останутся на связи, а клиенты получат те же услуги и поддержку, на которые они рассчитывают, независимо от того, где находится ваш персонал.

Помимо эффективного управления временем и задачами, эти инструменты удаленной работы предлагают знакомый пользовательский опыт общения в чате или конференц-связи на родном устройстве Android или iPhone.

Основные функции мобильного VoIP

Мобильные приложения VoIP предоставляют лишь часть всего набора решений, которые вы ожидаете в офисе, но с помощью интеграций они могут восполнить пробелы во время чрезвычайной ситуации. Приложения, предлагающие переключение вызовов, совместное отображение вызовов и видеовстречи, делают вашу команду независимой от устройства, не теряя качества обслуживания, которого ожидают клиенты.

Вызов флип

Переворот вызова — это функция, необходимая для мобильных команд, поскольку она позволяет пользователям переводить вызов с одного устройства на другое. Пока идет вызов, сотрудник, привязанный к рабочему столу, может проверить что-нибудь на складе, подключившись к мобильному устройству. Удаленные сотрудники могут совершать звонки со своих ноутбуков дома и переводить звонки на мобильные устройства, перемещаясь в более тихое место.

Внешний вид общего вызова

Когда сотрудники работают удаленно, вы не хотите, чтобы ваш рабочий номер оставался без ответа. Компании также должны иметь возможность звонить с официальной линии, а не с множества личных устройств.

При совместном отображении вызова один номер будет отображаться во время исходящих вызовов независимо от того, сколько устройств совершают вызовы. Пока один удаленный сотрудник звонит по этому номеру, этот же номер можно использовать для второго отдельного звонка. Совместное представление вызовов позволяет бизнесу работать в обычном режиме, что касается ваших заказчиков и клиентов.

Видео встречи

В то время как программное обеспечение для веб-конференций предлагает длинный список функций, жизненно важных для совместной работы в команде, быстрые видеоконференции можно проводить с помощью мобильных приложений VoIP. Вместо того, чтобы запускать другое программное обеспечение, видеовстречи в последнюю минуту могут решить проблемы, возникающие, когда сотрудники удалены. Социальное дистанцирование с мобильными приложениями VoIP позволяет сотрудникам виртуально присутствовать на текущей встрече.

Лучшие мобильные VoIP-приложения

• Скайп для бизнеса
• Воздушный вызов
• Вонаж
• Кузнечик
• КольцоЦентральное

Программное обеспечение для колл-центров и инструменты набора номера

Если вас беспокоит мысль о том, что вся команда заразится вирусом, образ переполненного колл-центра должен заставить вас содрогнуться. Если вы рассматривали возможность замены устаревшего оборудования для набора номера и настольной телефонной системы программным обеспечением для колл-центра, сейчас самое время.

Всего за день или два на настройку и тестирование компании практически любого масштаба могут перенести свои операции удаленно. Если у них есть специальное мобильное устройство и компьютер с установленным программным обеспечением, они могут подключиться к любой из ваших кампаний колл-центра в любой момент.

Основные функции программного обеспечения колл-центра

Программные решения для колл-центров включают в себя широкий набор функций, необходимых для корпоративных колл-центров. Ведущие поставщики программного обеспечения для колл-центров предлагают важные функции, такие как автоматические дозвонщики, IVR и инструменты регистрации вызовов на каждом уровне своих услуг по подписке.

Автоматические дозвонщики

Раньше автоматические дозвонщики представляли собой аппаратные решения, которые автоматизировали процесс набора номера для запуска по списку телефонных номеров для колл-центра. Лучшие на сегодняшний день программы набора номера для колл-центров — это программные решения для быстрого набора номеров при интеграции с программным обеспечением CRM для предоставления агентам исходящего колл-центра актуальной информации о клиентах.

При использовании автоматического дозвона программное обеспечение может просматривать список номеров и направлять вызовы клиентам, автоматически вешая трубку на отключенных номерах, факсимильных аппаратах и ​​сигналах «занято».

Системы IVR (интерактивный голосовой ответ)

Системы IVR необходимы для входящих колл-центров. Если в вашем бизнесе есть линия поддержки, звонящие смогут переключаться между меню, сообщая системе о своих проблемах. Затем система искусственного интеллекта направляет звонящих вашим удаленным агентам, которые подключены через домашнее интернет-соединение.

Системы IVR направляют вызовы с базовой информацией в записанные ответы и отправляют срочные вызовы действующим агентам.

Регистрация звонков и запись звонков

Регистрация информации о входящих и исходящих звонках жизненно важна для оптимизации воронки продаж. Информация о том, когда ваша команда в последний раз контактировала с клиентом, о чем она была и какие продукты или услуги они предпочитают, дает информацию о том, на каком этапе принятия решений они находятся. С каждым контактом команда будет создавать массив данных, которые могут быть проанализированы отделом маркетинга, чтобы решить, какие новые услуги или продукты предлагать и на кого они должны ориентироваться.

Программное обеспечение для записи звонков, интегрированное в эти инструменты, позволяет вам фиксировать аномальные звонки или звонки, обработанные лучшими агентами. Эти звонки можно использовать в учебных целях. Запись звонков также является важным юридическим инструментом для соблюдения требований в строго регулируемых отраслях финансов, медицины или правительства.

Ведущие поставщики программного обеспечения для колл-центров

• Пять9
• Зендеск
• 8×8
• КольцоЦентральное
• NICE InContact

Подготовка предприятий к социальному дистанцированию поддерживает рост

Независимо от того, наблюдаем ли мы климатическое событие, пандемию, такую ​​​​как коронавирус, или местную трагедию, предоставление сотрудникам инструментов для работы на дому защищает ваш бизнес от ударов. В марте 2020 года фондовые рынки США пострадали, поскольку пандемия COVID-19 вызвала чрезвычайное положение по всей стране. Губернаторы штатов Нью-Йорк, Нью-Джерси, Калифорния и Вашингтон призвали людей избегать переполненного общественного транспорта и работать из дома.

Несмотря на некоторую панику вокруг этой политики удаленной работы в последнюю минуту, есть и преимущества удаленной работы, которые включают улучшение психического здоровья и общую удовлетворенность работой.

Для компаний, плохо знакомых с программным обеспечением, позволяющим работать удаленно, это может вызвать своего рода панику. Тем не менее, команды, которые получат максимальную отдачу от этого напряженного времени, будут теми, кто настроил и подключил своих сотрудников, используя лучшее программное обеспечение для бизнес-VoIP и совместной работы.