Что такое платформа управления SaaS и нужна ли она вам?

Организации изо всех сил пытались открыть новые инструменты и технологии для взаимодействия и работы с удаленными сотрудниками из-за феномена работы на дому в первые дни пандемии. И некоторые из этих компаний внедрили альтернативное программное обеспечение как услугу (SaaS).

SaaS, или программное обеспечение, которое работает в облаке, а не на локальном оборудовании или в сетях, теперь является неотъемлемой частью повседневной работы некоторых организаций. Примеры включают Google Workspace, Slack и Salesforce. По данным Forrester, 57% ИТ-администраторов намерены инвестировать в SaaS как компонент своей цифровой трансформации.

Поскольку ваша организация использует все больше приложений SaaS, платформа управления SaaS (или сокращенно SMP) становится критической необходимостью.

Распространение приложений SaaS в организациях стало актуальной и изнурительной проблемой для ИТ-менеджеров. Им необходимо следить за тем, что предпринимается, безопасны ли приложения и объем уже сделанных инвестиций.

Без платформы управления SaaS вам придется делать все это вручную, с чрезвычайно высоким риском недосмотра или ошибки.

• Определение СМП
• Как работает платформа управления SaaS?
• Преимущества платформ управления SaaS
• Проблема в управлении SaaS

Что такое платформа управления SaaS?

Более трети специалистов в области ИТ и технологий, опрошенных SaaSOps, заявили, что тратят как минимум неделю на выполнение задач управления SaaS вручную. Платформа управления SaaS предназначена для решения этой проблемы с помощью единого централизованного решения.

Платформа управления SaaS (SMP) — это независимый инструмент, который может обнаруживать, администрировать и защищать несколько приложений SaaS из централизованного административного интерфейса, обеспечивая видимость цикла(ов) лицензирования программного обеспечения.

Одной из важнейших задач платформы управления SaaS является обнаружение SaaS. SMP должен иметь возможность отображать как санкционированные приложения (утвержденные и проверенные ИТ-отделом), так и несанкционированные приложения (те, которые используются лицами без разрешения и ведома ИТ-отдела). Кроме того, платформа защитит ваши SaaS-приложения с помощью автоматических уведомлений и исправлений.

Как работает платформа управления SaaS?

SMP подключается ко всей вашей ИТ-среде, чтобы обнаружить используемые приложения и визуализировать все связанные с ними действия администратора. Для этого он постоянно потребляет огромные объемы данных из разных приложений, регулирует их и проверяет все объекты данных в среде SaaS.

Это делает SMP важным центром мониторинга приложений SaaS, используемых во всей организации. Вы также можете защитить данные, контролируя потребителей, приложения, архивы и взаимодействие пользователей с информацией организации.

Некоторые из важнейших особенностей платформ SMP:

• Доступ SaaS на основе ролей : Ограничьте доступ администратора к параметрам и элементам управления, необходимым пользователю для выполнения своей задачи.

• Оптимизация выставления счетов : объедините аналитику использования с политиками автоматизации, чтобы избавиться от неактивных лицензий и связанных с ними расходов.

• Управление конфиденциальными данными : обнаруживайте конфиденциальный контент, хранящийся в приложениях SaaS, и мгновенно исправляйте чрезмерное раскрытие конфиденциальных данных.

• Мониторинг поведения пользователей : Обнаружение изменений и необычной активности для предотвращения потери и вторжения данных.

• Управление жизненным циклом пользователей : автоматизируйте адаптацию, отключение и управление изменениями потребителей в середине жизненного цикла, чтобы свести к минимуму человеческие ошибки и сэкономить время.

Большинство этих задач являются междисциплинарными и охватывают функции финансов, ИТ, управления персоналом и кибербезопасности.

По этой причине платформы управления SaaS взаимодействуют с другими вашими бизнес-приложениями. Они могут включать в себя брокера безопасности доступа к облаку (CASB), инструмент управления ИТ-услугами (ITSM) или информационную систему человеческих ресурсов (HRIS).

4 признака того, что вам нужна платформа управления SaaS

Если вы стоите на пороге инвестирования в SMP, обратите внимание на эти четыре явных признака того, что вам необходимо укрепить свои возможности управления SaaS:

1. Рабочие процессы производительности в вашей компании часто фрагментированы.

   Это часто происходит с приложениями управления проектами в крупных организациях. Рассмотрим инструменты Monday.com, Airtable, Smartsheet и ClickUp, которые могут использовать несколько команд. Это не позволяет вам получить эффект масштаба при закупках. Кроме того, это усложняет поддержку и обучение пользователей.

   

   Кроме того, фрагментация мешает различным группам работать вместе над одним проектом. Вы можете определить, какие приложения можно объединить с помощью соответствующих инструментов управления SaaS для упрощения совместной работы между группами.

2. У вас нет возможности получить данные доступа для определенных приложений или отдельных лиц.

   С платформами управления SaaS легче вести полный и исчерпывающий журнал того, кому предоставлен доступ к каким приложениям и сервисам и как они используются.

   Предположим, что ваш вице-президент по маркетингу в первом квартале семь раз входил в систему программного обеспечения для совместной работы над проектами с использованием единого входа (SSO). Но в течение того же первого квартала остальные сотрудники отдела маркетинга входили в систему с уникальными паролями только четыре раза. Бывший сотрудник, уволившийся полюбовно, сообщает вам, что у него все еще есть доступ к записям компании через программное обеспечение.

   ИТ-директор и ИТ-отдел не могут отследить, кто и что делает. Когда сотрудники покидают организацию, они не могут эффективно деактивировать все учетные записи и стереть учетные данные для входа, кроме соблюдения контрольных списков.

3. Ваши расходы на SaaS медленно, но верно растут

   Несмотря на сокращение бюджета и увольнения, предприятия каждый год выделяют больше средств на SaaS. Стеки SaaS организаций теперь включают множество облачных приложений. Например, в период с 2021 по 2023 год типичный портфель SaaS увеличился на 32%.

   Никто не оспаривает положительные стороны SaaS. Однако расходы на SaaS быстро становятся проблемой, которую необходимо решать. Предположим, у вас есть неактивные подписки, за которые вы продолжаете платить ежемесячно или даже ежегодно, несмотря на их неэффективное использование.

   Некоторые приложения полезны, но влекут за собой скрытые затраты, наносящие ущерб прибыли вашей компании. Если вы ежеквартально превышаете бюджеты SaaS, вам, вероятно, потребуется вмешательство платформы управления SaaS.

4. Поставщик SaaS и управление SLA — это кошмар

   Покупатели обычно проводят исчерпывающее исследование и проверку перед покупкой приложения, но поставщики SaaS регулярно вносят изменения в свои продукты.

   Поставщики часто меняют свои тарифные планы и корректируют нормативные требования, правила безопасности и поддержки, из-за чего вам сложно идти в ногу со временем. Поскольку не существует центрального хранилища для соглашений и платежной информации, эти важные записи могут быть потеряны на сервере электронной почты сотрудника, жестком диске или в облаке.

   С помощью платформы управления SaaS вы можете обеспечить соблюдение соглашений об уровне обслуживания и максимизировать свои инвестиции в SaaS.

Проблема с управлением SaaS

Приложения SaaS предоставляются по подписке, оплата обычно взимается ежемесячно или ежегодно за каждого пользователя или «рабочее место» и не требует существенных первоначальных инвестиций, требуемых традиционным локальным программным обеспечением.

Благодаря гибкости настройки приложений SaaS руководители бизнес-подразделений, небольшие команды и даже отдельные лица могут легко начать их использовать.

Это приводит к появлению множества приложений SaaS во многих компаниях, которым часто требуется большая мощность. Okta, поставщик услуг управления доступом, в отчете за 2021 год обнаружил, что ее клиенты внедрили в среднем 88 приложений на компанию, что на 22% больше, чем за последние четыре года.

Более крупные организации (2000 и более сотрудников) имеют примерно 175 заявок.

В результате ИТ-менеджеры теперь столкнулись с огромным ростом расходов из-за лицензий на программное обеспечение, приобретаемых вне стандартного процесса закупок. Кроме того, возникли увольнения, поскольку разные подразделения приобретают одно и то же программное обеспечение, не зная, что происходит в остальном бизнесе.

Следующие шаги: выбор подходящей платформы управления SaaS для ваших нужд

Подумайте об использовании программного обеспечения для управления SaaS, если:

• Вы наблюдаете скачок стоимости подписки
• Несколько отделов начинают закупать идентичное программное обеспечение
• У вашего отдела безопасности есть опасения
• Вы используете электронные таблицы для управления покупками программного обеспечения.

Найдите инструменты, которые могут выполнять как минимум три основные задачи: автоматическое обнаружение приложений, администрирование и автоматизацию функций администрирования, таких как подключение и отключение, а также создание центрального узла для применения политик.

Затем найдите функции, которые повышают ценность, например, возможность прекращения действия, переключения и обновления лицензий на программное обеспечение. Некоторые функции автоматизации зависят от интеграции с поставщиками SaaS; следовательно, вы должны изучить любые интеграции, предоставляемые рассматриваемым SMP.

По мере того как цифровая трансформация переходит в облако, платформы управления SaaS будут иметь решающее значение для компаний, столкнувшихся с разрастанием программного обеспечения.

Узнайте больше о SMP, загрузив технический документ « Состояние управления SaaS» .