Самая недооцененная функция совместной работы: преимущества совместного использования экрана

Приложения унифицированных коммуникаций просто до краев наполнены уникальными функциями. Настолько, что мы, вероятно, забываем, что большинство из них существует. Создается впечатление, что многие упускают из виду то, что на самом деле является одним из самых сильных функций совместной работы, которые может получить ваш бизнес. Ранее мы рассматривали Индикацию присутствия как одну из наших любимых функций совместной работы, которая остается незамеченной, и аналогичным образом я хотел продолжить обсуждение некоторых других наших любимых функций.

В частности, совместное использование экрана должно быть одной из самых полезных функций, которые когда-либо существовали, и на самом деле не кажется, что она получает ту любовь, которую заслуживает. Теперь я не говорю, что никто не знает, что индикация присутствия и совместное использование экрана существуют, конечно, они есть, и я уверен, что многие уже используют их ежедневно.

Но я действительно хотел потратить время, чтобы пролить свет на то, сколько ваша команда, бизнес или организация действительно могут получить от использования этих простых функций.

Что такое совместное использование экрана?

Сначала мы уберем легкие вещи. Для тех, кто не знает, совместное использование экрана, вероятно, является одной из самых очевидных функций унифицированных коммуникаций, с которыми вы столкнетесь. Называете ли вы это совместным доступом к рабочему столу или совместным использованием экрана , это одно и то же.

Совместное использование экрана — это простой, но эффективный способ ускорить совместную работу в любом месте и в любое время. Пользователи могут делиться прямой видеотрансляцией того, что происходит на экране их компьютера, с другими участниками веб-конференции.

Я хочу сделать здесь различие: некоторые из более продвинутых решений позволяют пользователям даже передавать управление рабочим столом, чтобы ИТ-специалисты могли вносить изменения удаленно. Это будет функция удаленного рабочего стола . Обычно они идут рука об руку, но не все решения для совместного использования экрана предлагают управление удаленным рабочим столом.

Как и на этой маленькой диаграмме, которую я позаимствовал из HipChat, совместное использование экрана — один из самых простых способов повысить эффективность совместной работы и добавить динамический элемент к статическим встречам. Демонстрация экрана позволяет веб-конференциям выйти за рамки простого голоса по телефону или просмотра веб-камеры вашего коллеги.

Добавьте элементы управления удаленным рабочим столом, и теперь у вашего бизнеса есть невероятно мощный инструмент, который может сделать больше, чем просто оживить ваши встречи.

Зачем беспокоиться в любом случае?

Я уверен, что некоторые из вас, читающие это, говорят мне, что я не прав, потому что совместное использование экрана никогда не работает, или это слишком неуклюже, или какой в ​​этом смысл? Конечно, кое-что из этого может быть правдой в старых решениях, у меня было немало неприятностей при попытке установить удаленное соединение. Но в наши дни и в эпоху доминирования объединенных коммуникаций вам не нужен целый ИТ-персонал для организации сеансов совместного использования экрана, даже в базовой потребительской версии Skype это делается так же просто, как щелчок меню. Также существует ряд бесплатных решений, поэтому вам даже не нужно ломать кошелек, чтобы это произошло.

Так зачем беспокоиться о совместном использовании рабочего стола на веб-конференциях? В зависимости от того, чем занимается ваш бизнес, эта мощная функция может использоваться по-разному. Например, поставщикам программного обеспечения понравится возможность показать покупателям или клиентам, как работает продукт, без необходимости назначать личную встречу и оплачивать транспортные расходы. Контакт-центры также должны иметь его в своем списке обязательных функций.

И это только один сценарий, конечно. Независимо от размера вашей команды, демонстрация экрана может быть полезна несколькими способами:

Улучшите онлайн-встречи

Вероятно, самый очевидный из них — совместное использование экрана добавляет совершенно новый элемент к вашим онлайн-встречам. Вместо того, чтобы отправлять по электронной почте копию этого PowerPoint каждому участнику или перетаскивать файл в веб-клиенте в надежде, что они все откроют и будут следовать на нужной странице, пользователи могут управлять своей презентацией на своем рабочем столе с помощью общего доступа к экрану.

Затем участники могут просто следить за трансляцией, не загружая никаких дополнительных файлов и не беспокоясь о проблемах совместимости.

Углубленные демонстрации продуктов

Я уже упоминал этот пример выше, но это может быть одним из самых сильных преимуществ совместного использования экрана. Поставщики продуктов должны обязательно использовать совместное использование экрана при работе с потенциальными клиентами.

Вместо того, чтобы полагаться на стандартные готовые ответы на вопросы клиента, просто покажите их. Совместное использование экрана позволит вашим агентам работать на практике и действительно продемонстрировать всю мощь вашей платформы.

Дистанционное обучение и руководство

Подобно идее демонстрации продукта, ваша организация может использовать совместное использование экрана, чтобы предложить клиентам обучающие программы. Опять же, вместо того, чтобы заставлять клиентов полагаться на презентацию PowerPoint или просматривать стандартные видеоролики YouTube с практическими рекомендациями, приступайте непосредственно к работе с продуктом и клиентом одновременно.

Если клиент не знает, как использовать определенные функции, или у него вообще есть проблема, совместное использование экрана работает на обоих концах, устраняя работу наугад. Клиенты могут показывать агентам, что именно идет не так, а агенты могут показывать клиентам, что именно им нужно делать.

Сохраняйте контроль над удаленными машинами

Благодаря более продвинутым решениям и функциям совместного использования экрана пользователи могут передать управление своим рабочим столом тому, кто находится на другом конце собрания. Это отличная функция для корпоративных ИТ-команд, расширяющая контроль над удаленными машинами, где бы они ни находились.

Ваш бизнес может разместить ИТ-персонал в главном офисе, а совместный доступ к экрану вместе с веб-конференциями можно использовать для обеспечения необходимой поддержки в удаленных местах.

Командное сотрудничество и удаленная работа

Наряду с расширенными онлайн-совещаниями совместное использование экрана может значительно улучшить совместную работу вашей команды в Интернете, предоставляя при этом возможности удаленной работы. Если пользователи работают удаленно, они могут получить доступ к своему офисному компьютеру из любого места, используя совместное использование экрана, и, конечно же, онлайн-встречи выходят на новый уровень продуктивности.

Благодаря совместному использованию экрана пользователи могут работать над документом бок о бок, фактически не находясь бок о бок физически.

Лучший пример из реального мира

И совместное использование экрана, и удаленное управление рабочим столом существуют уже довольно давно. Спросите об этом своих ИТ-приятелей, и у них, вероятно, есть несколько ужасных историй о том, как абсурдно сложно было установить сеанс со старыми решениями.

Но на данный момент совместное использование экрана стало настолько популярным, что даже Google позволяет вам с легкостью делиться экранами или даже удаленно управлять рабочим столом.

На самом деле, благодаря достижениям WebRTC, общий доступ к экрану будет только расти в использовании и простоте. Я уже упоминал этот пример раньше, но Amazon использует форму совместного использования экрана для своих планшетов Fire.

Если каким-либо пользователям нужна помощь с их устройством, они могут нажать кнопку Mayday для получения справки в приложении. Это устанавливает одностороннюю видеоконференцию, при которой пользователи могут видеть прямую трансляцию агента, помогающего им. Агенты не видят, кто просит о помощи, но вместо этого могут точно видеть, что происходит на экране вашего устройства или в приложении Amazon, и даже напрямую управлять ими или использовать инструменты рисования.

Таким образом, агент может показать пользователю, что именно ему нужно сделать, вместо того, чтобы просто говорить ему по телефону. Как я уже сказал, это действительно помогает избавиться от многих догадок.

Будущее совместного использования экрана?

Что меня действительно интересует, так это не то, где совместное использование экрана сейчас, а то, куда оно может пойти всего через несколько коротких лет. Мы уже знаем, что виртуальная и дополненная реальность набирают обороты в деловом мире, и я думаю, что дополненная реальность может быть напрямую связана с концепцией совместного использования экрана.

Вместо того, чтобы совместно использовать экраны рабочего стола, что, если работники в удаленном месте могут носить очки дополненной реальности или очки, которые могут транслировать видео в реальном времени в конференц-зал в основном офисе организации. Пользователи на другом конце могут видеть именно то, что видит удаленный технический специалист, и, как и совместное использование экрана, это может помочь избавиться от раздражающих догадок, связанных с обычным общением.

Но теперь вы действительно можете сделать это с помощью веб-камеры, поэтому, сделав еще один шаг вперед, пользователи, просматривающие прямую трансляцию, также могут получить инструменты, аналогичные тем, что есть в Amazon Mayday. Благодаря возможности рисовать непосредственно в видеопотоке или загружать схемы или диаграммы, удаленные работники могут получать реальные и полезные указания. Если труба выглядит негерметичной, кто-то на базе может выделить эту трубу, чтобы рабочий мог увидеть ее в своих очках. Или они могут вывести схемы для отображения прямо на очках рабочего.

Теперь это больше похоже на «совместное использование реального мира», чем на «совместное использование экрана», но это просто перевод той же концепции на новый уровень. И такая технология совсем не за горами от нас.

Даже сегодня совместное использование экрана является мощным

Теперь, прежде чем мы будем в восторге от того, что может быть, мы должны сделать шаг назад и вспомнить, где прямо сейчас находится совместное использование экрана, и это в очень хорошем месте. Концепция проста, существует множество инструментов, позволяющих сделать это возможным — даже Slack и HipChat теперь предлагают нативную демонстрацию экрана.

Независимо от того, работает ли ваша компания с контакт-центром и хотела бы использовать любую возможную функцию, чтобы предложить наилучшую возможную поддержку, или поставщик продукта надеется увеличить продажи — совместное использование экрана — это один из тех инструментов, которые вы не должны упустить.