Успешное внедрение CLM: закладка основы

Опубликовано: 2020-12-18

Успешное внедрение программного обеспечения для управления контрактами в вашем бизнесе — независимо от отрасли, размера вашего бизнеса или любых других факторов — стоит усилий, которые помогут сократить количество часов ручного труда, сэкономив деньги и время.

Кроме того, программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов не должно быть сложным для внедрения в ваш бизнес.

Зачем бизнесу внедрять программное обеспечение для управления контрактами?

Не секрет, что работа с юридическими контрактами — это испытание, которое отнимает драгоценное время и иногда может привести к судебным издержкам, если все сделано неправильно.

Другой факт – контракты в современном бизнес-ландшафте становятся все более сложными. Не только это, но и объем контрактов, которыми сегодня должны управлять предприятия, чтобы работать, также увеличивается.

Естественно, чем больше контрактов и чем сложнее наши контракты, тем больше возникает проблем.

Эти проблемы усугубляются существовавшей ранее проблемой… традиционные системы управления контрактами просто не подходят для современного бизнеса.

В цифровую эпоху, в которой мы живем, многие наши операции и процессы значительно упрощаются благодаря онлайн-решениям и программным решениям.

И, когда дело доходит до управления контрактами, программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов значительно упростило управление избытком контрактов, от которого сегодня страдают предприятия ( всех размеров ).

Оптимизируя весь жизненный цикл контракта — от создания до подписания и продления — программные инструменты для управления контрактами помогают предприятиям управлять контрактами более эффективно и результативно, а также экономить время и деньги.

Если ваш бизнес или организация еще не внедрили программное обеспечение для управления контрактами, лучше сделать это как можно раньше.

Вот некоторые из основных причин, по которым бизнесу следует подумать о внедрении программные решения для управления контрактами:

Интернет-хранилище

Одним из основных преимуществ программного обеспечения для управления контрактами является возможность хранить все контракты в онлайновой базе данных, которая не требует физического оборудования для хранения данных, а вместо этого использует «облако».

Это означает, что больше нет картотеки, компьютерных папок, потерянных документов… каждый отдельный документ безопасно ( и автоматически ) хранится в защищенной базе данных, доступ к которой имеют только те, у кого есть разрешение на его просмотр.

Простое создание

Программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов позволяет создавать контракты на основе прошлых контрактов и шаблонов, имеющих юридическую силу.

Лучшая часть процесса создания контракта с использованием программных средств управления контрактами заключается в том, что здесь не требуется ручка и бумага.

Нет ошибок, вызванных человеческим фактором ( поскольку программное обеспечение этого не допустит ), и договоры будут автоматически отправлены на утверждение тем, кто должен их подписать — бесцельное хождение по офису, пытаясь получить подписанные договоры, больше не является проблемой. проблема.

Оповещения об истечении срока действия

Управление контрактами по своей сути сложно, и один из самых сложных аспектов — отслеживать, когда контракты истекают и должны быть либо пересмотрены, либо продлены.

С использованием ПО для управления контрактами пользователи могут настроить, когда они хотят получать уведомления о конкретных контрактах, чтобы никакие юридические документы никогда не становились «недействительными» без ведома соответствующих сторон.

Юридическая помощь

Еще одним из многих преимуществ программного обеспечения для управления контрактами является то, что эти программы предотвращают любые препятствия со стороны закона, когда речь идет о составлении и подписании контрактов.

Искусственный интеллект в программном обеспечении гарантирует, что контракт не может быть создан, если он включает пункты, которые «не соответствуют» контракту и тому, что документ пытается установить в первую очередь.

Программное обеспечение для управления контрактами для юридических групп, по сути, является еще одним сотрудником юридического отдела и очень помогает.

Универсальный доступ

С традиционными контрактами доступ к этим документам затруднен — если они хранятся в юридических кабинетах, персонал должен физически присутствовать, чтобы просмотреть контракт… если он хранится в папке на компьютере, файл должен быть отправлен пользователю, чтобы они могут получить к нему доступ.

Используя программные решения для управления контрактами, все пользователи с соответствующими разрешениями могут получить доступ к любой версии любого контракта, если у них есть доступ в Интернет.

Это означает отсутствие поздних запросов по электронной почте или отправки факсов.

Автоматизированные отчеты

Еще одно преимущество программного обеспечения для управления жизненным циклом контрактов это автоматические отчеты, которые программа может генерировать для бизнеса.

Пользователи могут настроить тип данных, которые они хотят видеть в отчете, и всего за несколько щелчков мыши могут получить полный всеобъемлющий отчет, включающий любое количество контрактов в организации.

Затем эти контракты могут быть отправлены другим членам команды для предоставления ключевой информации без необходимости ручного труда.

Как внедрить программное обеспечение для управления жизненным циклом контракта

Теперь, когда вы знаете важность программного обеспечения для управления контрактами и преимущества программного обеспечения для управления контрактами как для малого, так и для крупного бизнеса, вот как вы можете внедрить эти программные решения в свой бизнес:

Создайте достаточные инструкции для сотрудников и членов команды, чтобы помочь им беспрепятственно начать использовать программное обеспечение.
Настройте инструкции в зависимости от роли сотрудника, отдела и т. д.
Имейте четкую цель, которую вы надеетесь достичь с помощью программного обеспечения для управления контрактами.
Определите предыдущие пункты и шаблоны, которые можно установить в программное обеспечение для упрощения создания контракта.
Знайте точно, какие типы контрактов вы хотите создать с помощью программного обеспечения для управления жизненным циклом контрактов.
Определите и установите ключевые роли и разрешения для всех сотрудников
Установить обязанности и ответственность, относящиеся к управлению контрактами
Постоянно отслеживайте и записывайте прогресс с помощью программного обеспечения для управления контрактами

Преимущества программного обеспечения для управления контрактами

Программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов обладает бесконечными преимуществами, и все они позволяют сократить время и деньги, затрачиваемые на управление контрактами.

Что может обеспечить программное обеспечение для управления контрактами?

Программное обеспечение для управления контрактами гарантирует, что компании будут тратить как можно меньше времени на управление контрактами, высвобождая больше времени и ресурсов, которые можно потратить на то, что действительно важно для бизнеса — рост и продажи.

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.