5 основных преимуществ использования решения для совместной работы над электронной почтой

Электронная почта уже некоторое время является королем в бизнес-коммуникациях, ранее обойдя стационарные телефоны и звоня между коллегами. С электронной почтой общение между коллегами может происходить быстрее и в более удобное время. Электронная почта предлагала единое место для отслеживания всех ваших входящих и исходящих контактов с некоторой попыткой упорядочить все это. Но телефон никуда не делся, как и старая добрая обычная почта. Электронная почта, вероятно, никогда не исчезнет, ​​но на нее следует меньше полагаться.

Следующим крупным сдвигом в общении на рабочем месте, похоже, становятся решения для совместной работы в команде. Slack произвел фурор в новостях и, вероятно, является одним из самых быстрых примеров правильного командного сотрудничества. Однако не думайте, что эти решения — следующее поколение мессенджеров Yahoo или AOL. Смещая акцент с электронной почты, эти службы совместной работы позволяют сотрудникам выполнять больше работы и выполнять ее быстрее. Основанные на облаке, эти решения хранят файлы там, где они вам нужны, и обеспечивают сохранение ваших сообщений — они всегда там, где вы их оставили. Решения для совместной работы в команде позволяют командам делать именно это — сотрудничать. Если вы все еще колеблетесь и не уверены, что пора отказаться от электронной почты, мы составили список с изложением некоторых преимуществ, которые предлагает решение для совместной работы в команде по сравнению с традиционной электронной почтой.

1) Сотрудничество помимо простого общения

Электронная почта позволяет нам быстро отложить мысли и отправить сообщение. С другой стороны, электронная почта также предлагает нам одно конкретное место для доступа ко всем нашим сообщениям. Но электронная почта опирается на разрозненный подход и часто работает скорее как улица с односторонним движением, только для распространения информации. Если у вас есть новая заметка, которой вы хотите поделиться с командой, вы отправляете ее в одном электронном письме, чтобы все могли ее увидеть. Любые вопросы или запросы поступают по каналам от каждого отдельного получателя, и бывает сложно отследить их все.

Приложения для совместной работы в команде структурируют наше общение гораздо более эффективно, уделяя особое внимание контенту, а не только сообщению. С контентом на переднем плане приложения для совместной работы способствуют не только передаче информации другим людям, но и противоположному эффекту притяжения. Вместо того, чтобы рассылать одно электронное письмо 10 людям с новостями о вашем последнем проекте, приложения для совместной работы позволяют вам начать комнату или беседу с необходимыми и релевантными 10 людьми, пометить это «Памятка Q2», вставить файл прямо в него и наблюдать за тем, как ваши коллеги начать не просто разговор, а процесс сотрудничества. Бесплатный чат приложений для совместной работы позволяет каждому члену команды напрямую взаимодействовать с группой, а не задавать вопросы один за другим. Структура решений для совместной работы также позволяет сотрудникам заходить в удобное для них время, наверстывать упущенное и вмешиваться, когда возникает что-то важное. Электронная почта не допускает этого свободного потока, диалоговой структуры, но ограничивает взаимодействие взад и вперед.

2) Будьте организованы

Один разговор за раз, с длинным списком взад и вперед, легко потеряться в цепочке электронных писем. «Где то сообщение, которое Стив прислал мне о новых отчетах TPS?» Прежде чем вы это узнаете, прошло 15 минут, а вы все еще не можете найти то единственное приложение, которое вам отчаянно нужно перед встречей! Приложения для совместной работы упрощают организацию, поскольку они построены на идее поддержания порядка, а контент и файлы находятся прямо в ваших комнатах. Благодаря возможности организовывать проекты и команды в определенные комнаты или беседы, это сокращает время, затрачиваемое на поиск между 15 различными электронными письмами от одного и того же человека, просто чтобы найти одно релевантное электронное письмо или определенную цепочку информации. Вместо этого с решениями Team Collaboration вы можете просто зайти прямо в четко обозначенную комнату и найти все, что вам нужно, прокручивая содержимое.

Помимо организованного общения, приложения Team Collaboration содержат мощную функцию поиска для просеивания как письменного текста, так и любых файлов, хранящихся в комнатах. Поскольку эти приложения для совместной работы работают постоянно, разговор, который у вас был два дня назад, не исчезнет — вам просто нужно прокрутить вверх и посмотреть, что Стив рассказал вам о встрече. Эти отдельные комнаты для конкретных проектов или совместной работы с конкретными коллегами означают, что оставаться в курсе проектов так же просто, как оставить быстрое сообщение в соответствующей комнате, снова продвигая сотрудничество — все и все стороны могут увидеть сообщение и присоединиться, если это необходимо, и когда они лучше всего получают шанс. Больше не будет дней, когда вы начинаете ветку электронной почты, копируете не того человека или на полпути замечаете, что в вашем разговоре отсутствует половина команды.

3) Настойчивость через облако

Я продолжаю ссылаться на это понятие настойчивости, но что оно на самом деле означает? Все (сообщения, файлы, встречи), отправленные и полученные в этих приложениях Team Collaboration, хранятся в облаке, сохраняются там и доступны всем клиентам практически из любого места. Поскольку все обрабатывается в облачной сети, все может оставаться там, где оно есть, независимо от того, с какого устройства вы к нему обращаетесь. И в отличие от электронной почты, эти приложения для совместной работы не просто один на один, но позволяют вести групповой чат, который всегда мобильный и всегда включен. Если вы хотите выполнить работу и решить проблему, вам нужно, чтобы к беседе присоединился более одного человека, а приложения для совместной работы — это инструменты, которые позволяют командам работать в группах. Но по мере того, как размер группы растет, вероятность того, что все одновременно будут в сети, чтобы прочитать ваши сообщения, невелика. Здесь снова проявляется постоянная природа облака.

С приложениями Team Collaboration между настольным клиентом, клиентом для мобильного телефона или даже онлайн-клиентом веб-браузера можно оставаться на связи на любом устройстве и в любом месте. В сочетании с постоянным чатом и файловым хостингом доступ к информации, необходимой для выполнения работы, может происходить мгновенно. Пропустили день в офисе? Запустите приложение на своем телефоне и будьте в курсе всех сообщений, которые вы пропустили, из облака. Забыли ноутбук с обновленным отчетом TPS в офисе? Нет проблем, просто войдите в приложение для совместной работы на своем смартфоне или даже на домашнем компьютере, загляните в комнату, где был брошен файл, и загрузите его на свое устройство.

4) Настройте в соответствии с вашими потребностями

Эти приложения для совместной работы — не просто более красивая версия мессенджеров старой школы, но и предлагают настраиваемые и мощные возможности для совместной работы. Благодаря творческому подходу разработчика и предоставленным API-интерфейсам команды могут полностью настраивать свои решения для создания действительно уникального опыта и преодоления разрыва между другими инструментами повышения производительности. Простые дополнения, такие как чат-боты, могут позволить пользователям вести текущие списки задач прямо в своей комнате для совместной работы, устанавливать напоминания или даже упростить обмен файлами. Такие дополнения, как технология IBM Watson к Cisco Spark, откроют новый уровень персонального помощника, который будет жить прямо внутри вашей платформы для совместной работы.

Еще один шаг вперед — это сила интеграций. Благодаря интеграции с популярными рабочими приложениями из Office 365 и DropBox, а также интеграции с популярными CRM, такими как Salesforce и Zendesk, команды могут создавать свои собственные приложения для совместной работы, которые работают с другими приложениями, которые они уже используют. Интеграции позволяют настраивать, чего электронная почта просто не может сделать. Прямая связь Salesforce с вашим приложением для совместной работы может создавать новую комнату чата каждый раз, когда открывается новая заявка на вызов, поэтому сотрудники могут вводить необходимую информацию, вставлять необходимые файлы и отслеживать ход вызова или заявки. Поскольку эти комнаты являются постоянными и связаны с Salesforce, вся информация остается даже после звонка. Если вам даже нужна помощь другого агента, просто добавьте агента или любых соответствующих членов команды в комнату и начните совместную работу! То, что вы можете сделать с помощью интеграций и чат-ботов, ограничено только вашим творческим потенциалом.

5) Файлы живут в приложении

Поскольку контент находится на переднем крае совместной работы, передача файлов — это еще одна часть того, что делает эти решения для совместной работы такими мощными для групп, которые хотят сделать больше. Контент занимает центральное место в выполняемой задаче, и при совместном использовании в приложениях для совместной работы файл находится прямо в комнате. Таким образом, вы можете действовать, реагировать и вести постоянную историю любых изменений. Сколько раз вы отправляли электронное письмо, но забыли прикрепить вложение? Это никогда больше не повторится с приложениями для совместной работы в качестве основного способа общения.

Файлы не нужно отправлять в виде вложений в сообщения, их можно легко перетаскивать прямо в вашу комнату или разговор. Благодаря мощности облака и постоянству обмена сообщениями вложения не будут теряться в цепочках электронной почты длиннее, чем ваш почтовый ящик. Обмен файлами по электронной почте только увеличивает беспорядок и требует, чтобы работники постоянно следили за своими почтовыми ящиками, отвлекая их от работы. Опять же, с постоянством на всех платформах, файлы могут быть доступны в любом месте в любое время, а также со всей совместной работой и работой, которая с этим связана.

Нижняя линия

По мере того, как меняется рабочее место, меняются и инструменты, которые мы используем для выполнения работы. Когда-то электронная почта была королем, опережая телефон и даже видеозвонки, чтобы оставаться на связи. Приложения для совместной работы предлагают новый подход к выполнению работы. Постоянный обмен сообщениями и мощный обмен файлами позволяют сосредоточить внимание на содержимом и обеспечивают естественное сотрудничество между членами команды, где бы они ни находились.

Хотя приложения Team Collaboration и Business Messaging, возможно, никогда не заменят электронную почту, они дополнят ежедневный поток электронных писем и избавят ваш почтовый ящик от беспорядка. Встречи будут происходить постоянно, мгновенно, а продуктивность может выйти на новый уровень, когда в центре внимания будет сотрудничество. Если вы считаете, что приложение Team Collaboration подходит для вашего бизнеса, вы можете ознакомиться с нашей разбивкой по каждому поставщику и предлагаемым ими услугам. Чтобы лучше понять, какая платформа работает лучше всего, вы также можете ознакомиться с нашей серией сравнений Chat Wars, в которой мы сравнили Cisco Spark и HipChat с самым популярным приложением для совместной работы Slack.