Приложения для обмена сообщениями в команде — вот как найти подходящее для вашей команды

Приложения для обмена командными сообщениями не являются чем-то невероятно новым, но как только Slack появился на сцене, они быстро стали одним из наиболее широко используемых инструментов для совместной работы на рабочем месте. На данный момент можно с уверенностью сказать, что многие команды потеряются посреди океана приложений для обмена сообщениями и совместной работы, если они захотят принять новое решение.

Имея так много вариантов, бывает невозможно решить, какое решение лучше всего подходит вашей команде. К сожалению, если ваш бизнес не является крупным предприятием, ресурсы для специального технического директора просто отсутствуют. Итак, как ваша команда пробирается через этот лабиринт вариантов? Как они вообще начинают понимать, какое решение лучше всего соответствует потребностям и культуре вашего рабочего места?

Это идея, лежащая в основе нашей серии «Войн чатов», в которой мы сравниваем популярные альтернативы Slack, которые на данный момент считаются стандартом. Тем не менее, все еще может быть трудно сделать вывод, на каких двух приложениях сосредоточиться. В конце концов, постоянно появляются новые претенденты, например Занг из Avaya. Вот почему мы здесь — чтобы помочь вашей команде понять, что входит в эти решения, и как во всем этом разобраться.

Почему ваша команда должна даже беспокоиться?

Зачем вообще использовать командное приложение для обмена сообщениями и совместной работы? В конце концов, электронная почта и телефонные звонки могут решить эту задачу, верно? Телефонные звонки обеспечивают абсолютно мгновенную связь в режиме реального времени (то есть, если другой конец берет трубку). Электронные письма позволяют нам объединять длинные разговоры с течением времени и включать соответствующие файлы и ссылки. Итак, в чем же дело — зачем отказываться от того, что, как мы знаем, работает?

Что ж, я, конечно, не первый, кто отмечает, что методы нашей работы меняются — и радикально. Хотя я не люблю обобщений, будучи миллениалом, я могу понять необходимость — или даже желание — того, что по сути является приложениями для обмена мгновенными сообщениями на работе. Когда я впервые познакомился со Slack, я не понял шумихи. Я до сих пор не знаю, в какой-то степени, но это другая история для другого дня. Однако я хотя бы понимал необходимость чего-то вроде Slack в офисе.

Преимущества перед традиционным общением

Я использую мессенджеры с тех пор, как познакомился с Интернетом, и Slack просто казался красивой версией того же самого, того же самого — и это хорошо. Мое поколение хорошо разбирается в технологиях, и на данный момент совершенно нормально вести полные разговоры с помощью текстовых сообщений или потребительских чатов.

Хотя постоянный чат и облачная платформа, поддерживающая все это, являются новыми , сама концепция таковой не является. Я без колебаний называю эти решения «симпатичными IRC-клиентами». Почему ваша команда вообще должна возиться с одним из этих приложений? Я подготовил подробный пост о преимуществах, но, чтобы подвести итог здесь, приложения для обмена командными сообщениями позволяют:

• Сотрудничество, а не просто общение: приложения для совместной работы структурируют наше общение гораздо более эффективно, уделяя особое внимание контенту, а не только сообщению. Электронные письма разрознены и загромождены, телефонные звонки — это просто разговоры, которые растворяются в воздухе.
• Приложения для обмена сообщениями способствуют организации: как я уже говорил, электронные письма могут очень быстро запутаться. Я уверен, что все мы знаем об ужасах копания в огромных цепочках электронной почты, отсутствующих копиях, отсутствующих файлах и т. д. Приложения для совместной работы изначально позволяют пользователям организовывать свое рабочее пространство и выделять разделы для конкретных команд, бесед или проектов.
• Сохранение через облако: все хранится в облаке, и весь ваш контекст и общение полностью согласованы независимо от того, где и когда вы обращаетесь к приложению. Начните общаться на своем компьютере, возьмите свой телефон, чтобы выпить кофе, и продолжайте болтать, не пропуская ни секунды. Все это сохраняется в облаке, даже ваши файлы и проекты, и остается практически навсегда.
• Интенсивная настройка: эти приложения для совместной работы представляют собой не только более красивую версию старых школьных мессенджеров, но и предлагают настраиваемые и мощные возможности совместной работы. Благодаря творческому подходу разработчика и предоставленным API-интерфейсам команды могут полностью настраивать свои решения для создания действительно уникального опыта и преодоления разрыва между другими инструментами повышения производительности.
• Контекст всегда в поле зрения: все ваши общие файлы, черновики, быстрые встречи и обновления проектов находятся прямо в вашем приложении чата. Поскольку контент находится на переднем крае совместной работы, передача файлов — это еще одна часть того, что делает эти решения для совместной работы такими мощными для групп, которые хотят сделать больше. Контент занимает центральное место в выполняемой задаче, и при совместном использовании в приложениях для совместной работы файл находится прямо в комнате.

На что уже полагается ваша команда?

Прежде всего, нужно просто решить, нужно ли вашему бизнесу решение для группового обмена сообщениями и совместной работы, или что именно нужно вашей команде из одного из этих инструментов. Мы уже знаем, насколько полезными они могут быть при совместной работе по электронной почте и телефону. Но на данный момент называть эти решения «простыми чат-приложениями» не совсем правильно.

Даже Slack стал включать видеозвонки и совместное использование экрана. Между тем, другие варианты, такие как Cisco Spark, с самого начала ориентированы на тяжелые функции совместной работы. Некоторые варианты на рынке даже слишком увязли, пытаясь втиснуть как можно больше в одно приложение. Одна из причин успеха Slack заключается в том, что сначала они сосредоточились на одной конкретной функции.

Поймите, что ваша команда делает и что не нужно

Видеоконференции могут быть невероятно мощным инструментом для развития тесного сотрудничества, когда текстовые или телефонные звонки просто не подходят. Однако, если ваша команда небольшая и всегда в одном офисе, зачем за это платить?

Отличный способ помочь понять, что именно нужно вашей команде, — определить, как вы работаете, и даже попросить своих сотрудников перечислить инструменты, которые они используют в настоящее время, и почему. Для быстрого анализа наиболее распространенные функции совместной работы и обмена сообщениями включают в себя:

• Постоянный чат на всех устройствах
• Отдельные чаты для организации контента и общения
• Простой для понимания пользовательский интерфейс и простой пользовательский интерфейс
• Обмен файлами в реальном времени с помощью простого перетаскивания
• Интеграция с другими приложениями и решениями
• Видеочат, совместное использование экрана и иногда голосовые вызовы

Вполне возможно, что ваша команда начала применять свои собственные решения для решения этих проблем, или ваша команда жонглирует между электронной почтой, Skype, телефонными звонками и Dropbox, чтобы все это сделать.

Как только у вас появится представление о том, какие инструменты нужны вашей команде для успешной работы, вы можете сфокусироваться на конкретных функциях, которые потребуются вашей команде, и вычеркнуть те, которые они не будут использовать. Это поможет упростить поиск, удалив решения, которые не отвечают всем требованиям. Например, если ваша команда никогда не будет использовать видеоконференции, то решение с видео на переднем крае не будет лучшим для вашей команды.

Сравнение ваших вариантов

Теперь, когда у вас есть представление о том, чем может воспользоваться ваша команда, мы подробнее рассмотрим, как даже сравнивать различные решения. В наших предыдущих матчах мы, как правило, сосредотачивались на нескольких конкретных ключевых моментах, чтобы предложить наилучшее соответствие между яблоками, насколько это возможно. Основываясь на критериях, которые мы использовали, мы обычно просматриваем список возможностей и функций, а также то, каково это использовать приложение, насколько оно организовано для пользователей и сколько все это стоит. Давайте разберем их один за другим.

Включенные характеристики и функции

Мы немного коснулись этого в предыдущих разделах, но стоит еще раз подробно остановиться на этом. Многие из этих приложений будут сосредоточены на одной идее и будут строиться вокруг нее, как Slack, или некоторые попытаются предложить вам каждую маленькую функцию и функцию в подходе «один размер подходит всем». В зависимости от того, как ваша команда работает и общается, это быстро исключит некоторых претендентов.

Даже Slack начал расширять список своих функций: когда-то это было только приложение для общения в чате, теперь оно имеет собственные видео- и голосовые вызовы. С другой стороны, такие решения, как GoToMeetings или новый Chime от Amazon, в основном ориентированы на видео. Другие решения, такие как Glip, в значительной степени сосредоточены на идее совместной работы и обмена файлами, как и Microsoft Teams, основанная на существующей экосистеме Office 365.

Интеграции и гибкость

Некоторые функции командного приложения для обмена сообщениями не обязательно связаны с тем, что они делают изначально, а с тем, насколько ваша команда может подчинить приложение своей воле и создать почти свое собственное уникальное решение. Интеграция — одна из главных тенденций совместной работы в команде в 2017 году, потому что она поможет нам сэкономить много времени и повысить производительность. Интеграции просто позволяют нам подключаться к двум разным платформам, чтобы объединить функции и функции.

Без сомнения, интеграция и общая гибкость платформы являются одними из наиболее важных факторов, которые следует учитывать при поиске решения. Slack, например, достаточно мощный, чтобы превратить приложение в полноценное решение для удаленного управления работниками. У Slack самая большая готовая библиотека интеграции, и она будет только расти. Между тем, менее известные решения будут иметь меньшие списки, и для них может быть даже сложнее разрабатывать.

Пользовательский опыт и простота использования

Я все время возвращаюсь к этой фразе, но это совершенно верно: если ваш продукт или решение не простое и даже иногда интересное в использовании, люди просто не будут им пользоваться. Apple прибила это к голове и понимает UX прежде всего. Дизайн и пользовательский интерфейс также важны, но UX и UI обычно идут рука об руку — плохой пользовательский интерфейс приводит к плохому пользовательскому опыту. Так что на самом деле мы обсуждаем пользовательский интерфейс, но уделяем большое внимание UX, который он приносит.

Помимо выбора дизайна, на пользовательский опыт будет влиять ряд факторов. Они могут варьироваться от встроенных функций, предлагаемых платформой, до простоты доступа к меню и настройкам. А также то, насколько последовательно работают уведомления, и даже более мелкие аспекты, такие как цепочка сообщений или отзывчивый инструмент поиска. Некоторые из этих приложений пытаются уместить каждую функцию в одном предложении или пытаются создать новый стильный дизайн — и в результате страдает удобство работы конечного пользователя.

Цены и ограничения

Теперь настоящий кикер и, возможно, самый важный аспект в конце дня, это то, во сколько вам обойдется решение. Конечно, мы все хотим сэкономить деньги и получить максимальную отдачу от затраченных средств, и эти приложения для обмена сообщениями ничем не отличаются. В зависимости от структуры ценообразования, количества доступных планов и даже того, как пользователи взимают плату, включенные функции будут меняться — некоторые провайдеры даже будут накладывать искусственные ограничения на более дешевые планы.

Теперь это нормально — так работает фримиум-модель: вам нужен стимул, чтобы ваши пользователи обновлялись, когда это необходимо. Однако стоит отметить, что некоторые провайдеры немного более либеральны, чем другие, когда речь идет о включенных функциях и функциях, а также о структуре ценообразования. Например, Slack блокирует некоторые из своих более дешевых планов с большими ограничениями. Но они также известны тем, что взимают плату только с АКТИВНЫХ пользователей, а не только со всех членов вашего бизнеса, у которых есть обязательная учетная запись.

Собираем все вместе

Как только вы поймете, как работает ваша команда и какие инструменты ей нужны, самое время начать поиск. Наиболее очевидным подходом может быть простой поиск в Google со списком или электронной таблицей Excel, чтобы отслеживать все соответствующие варианты, которые вы найдете.

Было бы полезно создать текущий список всех ключевых функций, которые нужны вашей команде, и отметить, включает ли каждое решение в вашем списке эту функцию, или даже если они взимают плату за нее конкретно. Не бойтесь обращаться к этим провайдерам по их линиям поддержки, чтобы понять, на что похож их сервис и насколько эффективной может быть поддержка в случае чрезвычайной ситуации.

Попробуйте перед покупкой

Не бойтесь также загружать бесплатные пробные версии или версии приложений, попробуйте, прежде чем покупать, — это всегда надежная стратегия — именно поэтому автомобильные компании предлагают тест-драйвы. Почти каждое решение для обмена сообщениями на рынке будет предлагать либо пробную, либо бесплатную версию.

Ваша команда может попробовать чередовать разные инструменты или просто попробовать тот, который выглядит лучше всего, чтобы увидеть, подходит ли он. Наши практические обзоры состоят из игры, кликов и изучения. Не забудьте взглянуть на нашу страницу сравнения совместной работы в команде, а также наши практические обзоры и личные встречи.