Роль программного обеспечения для управления качеством в соблюдении нормативных требований

Во многих отраслях соблюдение нормативных требований становится все более сложным. Навигация и соблюдение правил может быть сложной задачей из-за сложных и специфических правил. Программное обеспечение для управления качеством (QMS) может оказать ценную помощь в понимании и соблюдении этих правил.

В этом посте мы обсудим важность программного обеспечения QMS для обеспечения соответствия нормативным требованиям и снижения риска несоблюдения требований.

Понимание проблем соблюдения нормативных требований

Предприятия в жестко регулируемых отраслях сталкиваются с уникальной проблемой: соблюдением требований. Эти предприятия должны соблюдать строгие, конкретные, а иногда и детальные нормативные требования.

В некоторых отраслях или географических регионах действуют уникальные нормативные требования, такие как GDPR или ISO. Отслеживать все потенциальные проблемы регулирования в глобальной компании может быть непросто.

Существует также дополнительная сложность изменения правил. Лидеры этих отраслей должны постоянно отслеживать и интерпретировать обновления нормативных требований и внедрять их во всей компании.

Несоблюдение правил часто не связано с намеренным пренебрежением или игнорированием правил. Вместо этого это обычно происходит из-за отсутствия понимания того, как правильно выполнять требования. Но невыполнение требований представляет собой риск для вашего бизнеса.

EQMS как инструмент обеспечения соответствия

Программное обеспечение Enterprise QMS (EQMS) может помочь предприятиям соответствовать ожиданиям регулирующих органов. Вот некоторые функции соответствия, которые предлагают качественные решения:

• Контроль документации: автоматизируйте стандартные операционные процедуры (СОП), чтобы обеспечить соблюдение рабочего процесса. Благодаря этому вы сможете доказать, что ваши конфиденциальные документы должным образом контролируются и доступны только нужным людям.
• Автоматизированное обучение сотрудников. Автоматически назначайте обучение на основе соответствия требованиям по должности или местоположению и создавайте отчеты об обучении для аудиторов одним нажатием кнопки.
• Журналы аудита: подготовьтесь к аудитам и проверкам с помощью централизованного хранилища информации и документации, связанной с соблюдением требований. От обучения сотрудников до улучшения процессов — быстро предоставьте доказательства соответствия.
• Стандартизация. Последовательность и приверженность процессам, соответствующим требованиям, жизненно важны для обеспечения соответствия нормативным требованиям. Системы EQMS обеспечивают стандартизацию во всех подразделениях и подразделениях.
• Видимость в режиме реального времени. Будьте в курсе соблюдения нормативных требований благодаря аналитике и отчетности в режиме реального времени. Используйте отчеты для выявления проблем с соблюдением требований и быстрого их устранения.

Самая большая проблема в соблюдении требований – это видимость. Программное обеспечение QMS централизует управление и отслеживание деятельности по обеспечению соответствия в вашей организации, обеспечивая необходимый контроль.

Современное качественное программное обеспечение, такое как ETQ Reliance, упрощает соблюдение нормативных требований.

Преимущества EQMS в обеспечении соблюдения нормативных требований

Инвестиции в СМК помогают предприятиям соблюдать требования за счет снижения рисков, стандартизации процессов и обеспечения непрерывности бизнеса.

Сокращение рисков

Компании, занимающиеся крупномасштабной разработкой или производством продукции, подвержены неотъемлемому риску. Устаревшие документы, ошибки сотрудников или непонимание правил быстро повлияют на продукт и общий успех бизнеса.

Частью ценности технологии является последовательность, поскольку она обеспечивает точность документов и рабочих процессов. Регулярное обучение всех сотрудников может помочь частично снизить этот риск.

Ключевые функции систем EQMS, такие как контроль документации, автоматизированное обучение и рабочие процессы, помогают обеспечить целостность данных, снижая риск надзора.

Стандартизация процессов

Стандартизированные рабочие процессы облегчают соблюдение требований, поскольку не возникает вопросов о том, как что-то делать. Здесь нет места интерпретации или ошибкам, поскольку у сотрудников есть четкая документация.

Стандартизация не подлежит обсуждению в строго регулируемых отраслях или компаниях с культурой качества. Программное обеспечение для управления качеством упрощает управление процессами и обеспечивает всем сотрудникам доступ к одной и той же информации. Такой доступ облегчает соблюдение нормативных стандартов и достижение соответствия.

Непрерывность бизнеса

Управление рисками и стандартизация процессов помогают предприятиям соблюдать требования, минимизировать ошибки и снизить травматизм. Одна из областей риска, часто не обсуждаемая, — это важность соблюдения требований для защиты вашей деловой репутации.

Без культуры соответствия и стандартизации существует риск для качества. А без качественной продукции и производственных процессов или заботы о благополучии ваших сотрудников бизнес окажется под угрозой.

Качественное программное обеспечение может помочь обеспечить непрерывность бизнеса, предоставляя централизованную систему для управления и отслеживания методов обеспечения качества и устранения проблем в зародыше, прежде чем они нанесут ущерб вашему бизнесу.

Внедрение EQMS для повышения эффективности соблюдения требований

Хотя внедрение решения EQMS дает многочисленные преимущества в области соблюдения требований, оно также сопряжено с некоторыми дополнительными соображениями.

Настройка системы имеет первостепенное значение. Качественное программное обеспечение предлагает создание и автоматизацию рабочих процессов для удовлетворения конкретных потребностей, но часто требуется ручная настройка. Эта сборка требует значительных усилий для обеспечения соответствия и точности.

Возможно, вам придется проконсультироваться со специалистами по соблюдению требований при создании новой системы. Сделать это правильно очень важно. Не торопите процесс внедрения; потратьте все необходимое время на разработку и создание новых процессов и рабочих процессов. И обязательно привлекайте заинтересованные стороны на всех уровнях для рассмотрения, тестирования и предоставления отзывов.

Ключом к внедрению качественного программного обеспечения является обеспечение соответствия ваших процессов до, во время и после внедрения EQMS.

Преодоление проблем, связанных с соблюдением требований

Чтобы обеспечить плавный переход к системе управления качеством, уделите приоритетное внимание обучению сотрудников. Вот несколько других тактик для преодоления проблем с реализацией:

1. Общайтесь четко: все сотрудники должны понимать, почему вы внедряете новую систему и что изменится. Четко объясните новую систему, чтобы облегчить беспокойство и способствовать принятию. Получение информации также поможет в принятии пользователями.
2. Распределяйте ресурсы соответствующим образом. Внедрение программного обеспечения в масштабах предприятия — это трудоемкий проект. Убедитесь, что у вас достаточно ресурсов, чтобы уложиться в сроки. Возможно, вам придется обратиться за внешней поддержкой к специалистам по внедрению или экспертам по обеспечению соответствия.
3. Проведите анализ рисков. Прежде чем приступить к внедрению EQMS, проведите оценку рисков. Эти усилия помогут выявить возможные источники и последствия рисков и разработать план действий в чрезвычайных ситуациях.

Узнайте больше о решении EQMS от ETQ

Программное обеспечение для управления качеством играет ключевую роль в достижении и поддержании соответствия нормативным требованиям. Такое соблюдение жизненно важно для поддержания целостности бизнеса и гарантии бесперебойной работы.

Внедрение решения EQMS приносит пользу производителям и компаниям, занимающимся разработкой продукции. Это особенно актуально для тех, кто работает в жестко регулируемых отраслях. Если вы готовы внедрить качественное программное обеспечение, соответствующее нормативным требованиям, рассмотрите решения ETQ EQMS.