Мыслите не только в электронных таблицах: 3 инструмента, которые могут повысить вашу операционную эффективность

Ежедневные операции лежат в основе любого бизнеса. Сотрудники, заказы на продажу, процессы, оборудование и инструменты поддерживают работу компании. Каждая из этих частей должна часто двигаться как часовой механизм, чтобы бизнес был успешным. Когда возникают перебои или узкие места, они могут снизить производительность, нарушить бизнес-функции и поставить под угрозу безопасность и безопасность.

Эффективное и бесперебойное управление своими компаниями является главным приоритетом для владельцев бизнеса. И эта задача не может быть более важной во время роста онлайн-угроз и сложных стандартов соответствия. Ниже мы обсудим три инструмента, которые могут повысить операционную эффективность компании при сохранении ее безопасности.

1. Программное обеспечение для управления, управления рисками и соблюдения нормативных требований

Законы о конфиденциальности потребителей, угрозы программ-вымогателей и риск утечки данных делают работу в эпоху цифровых технологий все более сложной. Однако виноваты не только сетевые технологии, такие как Интернет. Люди и процессы — это другие факторы, которые могут подвергнуть бизнес рискам и проблемам с соблюдением нормативных требований.

Допустим, ваша компания строит вышки сотовой связи и сдает оборудование в аренду другим предприятиям и операторам беспроводной связи. Ваша цель — завершить строительство башен с минимальными затратами, чтобы максимизировать прибыль. Но работа в этой отрасли означает, что вы должны соблюдать муниципальные, государственные и федеральные правила.

Ваш акцент на процессах бережливого строительства и затратах не обязательно является неправильным подходом. Однако в прошлом это заставляло компанию выбирать некачественное оборудование. Оборудование не только не соответствовало отраслевым стандартам, но и было объявлено вне закона федеральным правительством из соображений национальной безопасности. Компании пришлось пройти болезненный и дорогостоящий процесс замены радиооборудования каждой башни.

Решения по управлению, управлению рисками и обеспечению соответствия нормативным требованиям помогают оценивать технологии, недосмотры людей и процессы, создающие уязвимости в бизнесе. Этот подход, также известный как GRC, рассматривает деятельность компании как целостную систему. Вместо того, чтобы поднимать красный флаг в отношении одной процедуры, инструмент GRC показывает, как целые операции создают потенциальные риски. После этого владельцы и менеджеры смогут четко определить методы и решения, которые могут не отвечать интересам компании.

2. Системы управления запасами

Компании, которые продают продукты, должны найти способы размещения, перемещения и отслеживания запасов. Ваши операции также зависят от внутренних запасов и оборудования, даже если ваш бизнес не продает материальные продукты. Вы должны следить за активами вашей компании, такими как компьютеры, лицензии на программное обеспечение и офисные материалы. В противном случае сокращение запасов или их потеря могут выйти из-под контроля, а определить источники может быть сложно.

Сокращение запасов может быстро стать дорогостоящим, а источники могут указывать на более серьезные проблемы с безопасностью. Некоторые исследования показывают, что кражи сотрудников и кражи в магазинах являются причиной 78,3% потерь запасов. Ошибки в математике и оформлении документов составляют 15,4% случаев, а на мошенничество поставщиков приходится 3,7% из них. Еще 3,9% приходятся на неизвестные причины, которые компании не могут отследить, иногда из-за плохих или несовершенных процессов.

Системы управления запасами помогают улучшить процессы отслеживания, мониторинга и контроля запасов в бизнесе. Эти приложения также синхронизируют изменения в распределении активов и продуктов по мере того, как компания расширяет свое местоположение. Вы можете видеть, где находятся продукты и другие активы в режиме реального времени, в том числе, какую ценность они представляют. Системы управления запасами также автоматизируют расчеты, такие как затраты на покупку и амортизацию, которые могут помочь определить, где происходит потеря.

Когда у вас есть более одного склада, который принимает и отправляет товары в несколько магазинов, электронным таблицам трудно угнаться за ними. Для предприятий, не занимающихся розничной торговлей, электронные таблицы недостаточно динамичны, чтобы отслеживать, куда идут выпущенные компанией ноутбуки и мобильные устройства. Вам нужна автоматизированная система, которая эффективно управляет уровнями запасов и активами и не требует постоянного вмешательства человека.

3. Приложения для управления взаимоотношениями с клиентами

Ваш бизнес все еще управляет клиентской базой с помощью электронных таблиц? Помимо того, что этот подход отнимает много времени, он может подвергнуть вашу компанию проблемам безопасности и конфиденциальности. Поскольку электронные таблицы требуют постоянного ввода данных и обработки, они могут содержать устаревшую информацию. В вашей электронной таблице могут быть люди, которые больше не являются клиентами или не хотят получать определенные сообщения.

Например, некоторые клиенты могут захотеть отказаться от маркетинговых или рекламных электронных писем. Кто-то должен будет создать столбец в вашей электронной таблице, чтобы указать это. Кроме того, отдел маркетинга будет нести ответственность за ручную проверку электронной таблицы, чтобы определить, кого следует исключить из списка. Затем возникает проблема совместного использования и хранения электронной таблицы, включая управление доступом сотрудников и соблюдение правил конфиденциальности.

Приложения для управления взаимоотношениями с клиентами оптимизируют клиентские данные, настройки связи и информационную безопасность. Приложение CRM позволяет ограничивать доступ сотрудников и предоставлять различные уровни разрешений. Например, сотрудникам отдела продаж и обслуживания могут потребоваться разрешения на просмотр и редактирование для добавления или изменения информации о клиенте. Однако им, вероятно, не нужен доступ администратора, который позволяет им добавлять или удалять пользователей или интегрировать другие программы.

Возможности программного обеспечения CRM распространяются на маркетинговые коммуникации, включая списки адресов электронной почты. Допустим, клиент ежемесячно получает рекламные сообщения, но больше не хочет их видеть. Они могут отказаться от подписки, автоматически удалив их из списка контактов отдела маркетинга. Пока их информация останется в базе данных, приложение CRM также будет фиксировать действия клиента. Сотрудники сразу увидят, почему этот клиент не получает промо-письма.

Инструменты повышения операционной эффективности

Достижение операционной эффективности включает в себя поиск и внедрение лучших практик, которые улучшают качество, эффективность или производительность. Программные приложения — это важнейшие инструменты, которые помогают компаниям применять передовой опыт. Хотя в прошлом электронные таблицы могли сократить его, теперь они могут стать препятствием для соблюдения требований, производительности и безопасности. Более динамичные решения, такие как программное обеспечение GRC, системы управления запасами и приложения CRM, устраняют операционные препятствия, которые могут поставить под угрозу успех бизнеса.