Время — деньги: как стать устойчивым с помощью системы учета рабочего времени Planfix для малого бизнеса

Ни для кого не секрет, что малый бизнес зачастую находится в более слабом положении по сравнению с более крупными компаниями. Учитывая ограниченность финансовых и человеческих ресурсов, малый бизнес должен постоянно быть начеку и оптимизировать использование этих ресурсов. Однако некоторые инструменты могут помочь смягчить недостатки, повысить эффективность работы и позволить этим компаниям конкурировать с крупными игроками в своей отрасли. Одним из таких программных инструментов является система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) с функциями учета рабочего времени.

Почему учет рабочего времени так важен для малого бизнеса?

Учет времени играет решающую роль в эффективном управлении ресурсами и распределении задач. Согласно исследованию AffinityLive, Американской ассоциации заработной платы и TSheets, предприятия теряют почти 7,4 миллиарда долларов ежедневно из-за неотслеживаемой трудовой деятельности. Вот почему учет времени важен для малого бизнеса, где важен каждый отработанный час. Это не только позволяет компаниям отслеживать время, затрачиваемое на выполнение задач, но также позволяет им оптимизировать рабочие процессы и выявлять узкие места и проблемные области.

Управление ресурсами: если компания знает, сколько времени тратится на задачи и проекты, она может перераспределить рабочую нагрузку и более эффективно использовать ресурсы своей команды.

Финансовая аналитика. Программное обеспечение для учета рабочего времени для малого бизнеса может предоставить ценные данные для составления бюджета и управления финансовыми ресурсами.

Производительность сотрудников: отслеживание времени проекта помогает сотрудникам сосредоточиться на своих задачах, а руководители групп и руководители получают отчеты о времени и деньгах, потраченных на различные виды деятельности.

Мотивация и контроль. Отслеживая рабочее время ваших сотрудников, вы можете мотивировать их к самодисциплине, помочь HR разработать системы мотивации и предотвратить промедление в команде.

Это лишь малая часть того, как тайм-менеджмент может повысить эффективность рабочего процесса и оптимизировать бизнес-процессы.

Как малый бизнес может оптимизировать учет рабочего времени?

Для оптимизации бизнес-процессов и построения индивидуальной бизнес-среды для управления временем и ресурсами доступно несколько вариантов. Каждый инструмент учета рабочего времени имеет свои особенности и преимущества. Вот обзор:

Традиционные методы учета времени

Конечно, традиционные методы хронометража, возможно, немного устарели, но они все еще используются. Подумайте о электронных таблицах Excel, бумажных журналах или даже о специальных машинах для учета рабочего времени. Обратная сторона? Эти методы часто не дают полного обзора времени, затраченного на проекты или задачи, а точность собранных данных может быть сомнительной.

Программное обеспечение для учета времени

Это специализированное программное обеспечение для учета рабочего времени для малого бизнеса позволяет сотрудникам отслеживать свое рабочее время, включая время начала и окончания, перерывы и действия по различным задачам. На рынке есть такие варианты, как Toggl Track, HourStack, Timely, TrackingTime и Clockify. Хотя они очень мощные, их недостатком является время и ресурсы, необходимые для интеграции с существующими системами управления задачами; в результате количество программ, которыми должны пользоваться сотрудники, увеличивается.

Мобильные приложения для учета времени

Некоторые приложения позволяют сотрудникам отслеживать свое рабочее время с помощью мобильных устройств, таких как смартфоны или планшеты. Эти приложения для учета времени для малого бизнеса обычно предлагают удобный и простой интерфейс для учета времени и дополнительные функции. Однако не все сотрудники с удовольствием устанавливают такие приложения на свои устройства. Эти приложения могут не дать полной картины без полной интеграции в бизнес-процессы организации.

CRM-интегрированные системы учета рабочего времени

Определенные CRM-системы, такие как Planfix, monday.com, ClickUp и Wrike, предлагают на своих платформах функции учета рабочего времени. Системы учета рабочего времени для малого бизнеса позволяют отслеживать время, потраченное на общение с клиентами, выполнение задач и другие действия непосредственно в системе управления клиентами. Этот вариант является оптимальным подходом к плавной интеграции учета рабочего времени для малого бизнеса в ежедневный рабочий процесс.

Выбор правильного решения для учета рабочего времени может значительно повысить производительность и эффективность работы, особенно для малых предприятий, сталкивающихся со сложностями управления ресурсами.

Повысьте эффективность вашего малого бизнеса с ПланФиксом

CRM-система «ПланФикс» — мощный инструмент управления малым бизнесом. Это больше, чем просто платформа для эффективного управления взаимоотношениями с клиентами, а также обработки проектов и задач; он также включает функцию отслеживания времени, которая помогает отслеживать время, потраченное на задачи.

Преимущества использования ПланФикса для оптимизации рабочих процессов

ПланФикс — это система управления бизнесом, но помимо этого это еще и уникальный CRM-трансформер. С ПланФиксом вы можете отслеживать время, потраченное на выполнение различных задач, а также:

• Организуйте работу: Система позволяет структурировать задачи, создавать проекты и устанавливать сроки. Это повышает производительность и соблюдение сроков, а также помогает выявить узкие места проекта и минимизировать риски.
• Гибко настраивайте рабочие пространства: с Планфиксом вы можете адаптировать бизнес-процессы для всей компании или отдельных отделов или команд. Вы сами решаете, какие данные отслеживать и анализировать – время, финансовые затраты, использование ресурсов и т. д.
• Отслеживайте и регистрируйте время. Функция отслеживания времени записывает время, затраченное на каждую задачу или проект, что упрощает анализ эффективности работы и оптимизацию распределения времени.
• Управление ресурсами: ПланФикс предоставляет инструменты для управления ресурсами команды, назначения задач, отслеживания их выполнения и контроля затрат времени и ресурсов.

Благодаря гибкости и комплексным функциям Planfix он может расти и масштабироваться в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Инструменты оптимизации рабочего процесса в ПланФиксе

Что касается отслеживания времени и ресурсов, ПланФикс выделяется встроенными инструментами отслеживания и анализа, которые позволяют отслеживать практически любой ресурс.

• Таймер Planfix: эта функция позволяет точно отслеживать время сотрудников на отдельные задачи или действия, связанные с проектом. На основе собранных данных вы можете создавать различные отчеты: от затраченного времени до расчета стоимости проекта и распределения бонусов. Благодаря интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу вам не придется тратить время на обучение или адаптацию своих сотрудников. Таймер можно активировать непосредственно в системе или через расширения для браузера.
• Учет времени: теги данных ПланФикса предоставляют полный обзор рабочего времени с разбивкой по задачам, проектам, рабочему времени команды и рабочей нагрузке. Эти данные облегчают управление и оптимизацию бизнес-процессов, позволяют точно рассчитывать отработанное время, начислять бонусы, а также видеть фактические расходы по различным категориям.
• Теги учета и данных. Помимо рабочего времени, ПланФикс позволяет отслеживать все данные, которыми вы управляете в системе. Вы решаете, что отслеживать; можно собирать данные о проектах, задачах и производительности сотрудников. Рассчитайте рентабельность инвестиций проекта, время и ресурсы, необходимые для разработки продукта или услуги, спрогнозируйте доход и учтите клиентские и накладные расходы или обслуживание офиса.

Заключение

Внедрение CRM-системы с функциями учета рабочего времени, такой как ПланФикс, может значительно повысить эффективность работы малого бизнеса. Оно помогает контролировать время и ресурсы, оптимизировать рабочие процессы и повысить продуктивность команды. Таким образом, небольшие компании могут оставаться конкурентоспособными на рынке и успешно расти.