Лучшие советы по эффективной работе с вашей туристической компанией

Управление деловыми поездками – это сложный бизнес-процесс. Вы можете сделать деловые поездки успешными, только повышая качество деловых поездок сотрудников. Аналогичным образом, вам необходимо сосредоточиться на сокращении средних расходов на деловые поездки, чтобы получить более высокую отдачу от расходов на деловые поездки.

Вы можете оптимизировать управление деловыми поездками, передав этот процесс подходящей компании по организации деловых поездок. Компания поможет вашим сотрудникам достичь целей деловых поездок, предоставляя услуги и решения по управлению поездками.

Кроме того, это поможет вашему бизнесу контролировать среднюю стоимость деловых поездок, преодолев глобальную инфляцию. Но вы должны помнить, что многим компаниям и стартапам сложно построить хорошие рабочие отношения со своими компаниями по организации путешествий. Вот несколько советов и рекомендаций, которым следует следовать, чтобы более эффективно работать с вашей туристической компанией (TMC).

9 советов по эффективной работе с вашей туристической компанией

1. Определите роль и обязанности TMC

Вы можете полностью или частично передать процесс управления деловыми поездками компании TMC. Например, вы можете сотрудничать с TMC для управления конкретными этапами процесса, такими как бронирование деловых поездок. В то же время вы можете поручить TMC полностью управлять вашей программой деловых поездок.

Вы можете построить хорошие рабочие отношения с TMC, определив его роль и обязанности. Кроме того, вы должны обеспечить четкое понимание TMC требований к отчетности и уровню обслуживания. Понимание поможет вам исключить вероятность недопонимания и конфликтов, когда TMC начнет управлять вашими программами деловых поездок.

2. Информирование о политике поездок и расходов

Вы не можете оптимизировать управление деловыми поездками, не определив четко политику поездок и расходов. Эти правила помогают сотрудникам различать возмещаемые и невозмещаемые командировочные расходы. Аналогичным образом, ваш TMC будет использовать эти предустановленные правила для бронирования только туристических продуктов, соответствующих политике.

Поэтому; вы должны четко сообщить TMC о политике вашей организации в отношении поездок и расходов. Эта коммуникация поможет TMC контролировать средние расходы на деловые поездки, устраняя нарушения политики.

3. Централизуйте бронирование деловых поездок

Ваша организация может централизовать бронирование деловых поездок с помощью TMC. Централизация позволит TMC бронировать для ваших сотрудников такие продукты для деловых поездок, как авиабилеты, отели и прокат автомобилей. TMC забронирует туристические продукты в соответствии с маршрутом и предпочтениями каждого сотрудника.

В то же время это позволит сэкономить деньги на раннем бронировании деловых поездок и обеспечении соблюдения политики. TMC дополнительно забронирует полностью гибкие билеты, которые ваши сотрудники смогут изменять и отменять без уплаты дополнительных комиссий и штрафов.

4. Используйте технические решения

Ваша организация может автоматизировать ключевые этапы управления деловыми поездками, используя технические решения, предоставляемые TMC. Например, решение для бронирования поездок, предоставляемое TMC, позволяет вашим сотрудникам бронировать выбранные ими продукты для деловых поездок, не нарушая политики организации.

Аналогичным образом, решение по управлению расходами, предоставляемое TMC, помогает вашему финансовому отделу отслеживать, анализировать и возмещать расходы на командировки, понесенные сотрудниками. Вы должны поощрять своих сотрудников экономить время и силы, используя технологические решения, предоставляемые TMC.

5. Предоставляйте путешественникам информацию заранее и точно.

Когда вы централизуете бронирование деловых поездок, TMC забронирует продукты для деловых поездок для ваших сотрудников. При бронировании деловых поездок потребуется разнообразная информация о путешественнике. TMC потребуется больше времени для завершения бронирования деловой поездки, если сотрудники предоставят неполную или неточную информацию.

Ваша организация должна облегчить TMC бронирование деловых поездок, заставив сотрудников предоставлять точную личную информацию. Кроме того, вам необходимо как можно раньше предоставить TMC необходимую информацию, такую ​​как даты поездки, маршруты поездок и предпочтения в отношении поездок.

6. Обеспечьте бесперебойную связь

Многим организациям не удается построить хорошие рабочие отношения с TMC из-за отсутствия четкого взаимодействия. Вы должны помнить, что TMC потребуется разнообразная информация для эффективного управления вашими программами деловых поездок.

Аналогичным образом вы можете улучшить управление деловыми поездками, сообщив TMC об изменениях в политике и проблемах, связанных с поездками. Следовательно, вы должны иметь четкий план коммуникаций при аутсорсинге управления деловыми поездками.

Этот план поможет TMC усовершенствовать услуги по управлению поездками и решить проблемы, связанные с поездками, посредством бесперебойной связи. Кроме того, это позволит TMC отвечать вам заранее и регулярно.

7. Получайте и используйте информацию, основанную на данных

В настоящее время одна TMC управляет программами деловых поездок нескольких предприятий. Аналогичным образом, большинство TMC в наши дни анализируют данные о поездках и расходах клиентов с помощью анализа данных. Следовательно, они могут помочь вашей организации получить более высокую прибыль от деловых поездок, поделившись практическими идеями.

Ваша организация должна сосредоточиться на использовании опыта и знаний TMC. Вам следует попросить TMC регулярно давать советы и делиться мнениями. Однако вам необходимо внедрить аналитику на основе данных, чтобы внести изменения в организационную политику и усовершенствовать программы деловых поездок.

8. Регулярно делитесь отзывами

Несмотря на аутсорсинг управления деловыми поездками, вы не должны забывать регулярно оценивать расходы сотрудников на командировки. Оценка поможет вам определить, улучшает ли TMC качество деловых поездок каждого сотрудника. Кроме того, вы можете обнаружить проблемы, влияющие на командировки сотрудников.

Вам следует поделиться отзывом с TMC, чтобы облегчить сотрудникам достижение целей деловых поездок. Отзывы помогут TMC адаптировать услуги и решения по управлению поездками в соответствии с потребностями и ожиданиями ваших сотрудников. Кроме того, обратная связь поможет TMC достичь целей деловой поездки вашей организации.

9. Обсудите новые тенденции в деловых поездках.

Вы можете активизировать программы деловых поездок, заранее приняв новые тенденции. Например, ваша организация может мотивировать сотрудников путешествовать по работе, поддерживая путешествия для отдыха. Аналогичным образом, вы можете сделать деловые поездки устойчивыми, заставляя сотрудников бронировать экологически чистые продукты для деловых поездок.

Советы и идеи, которыми поделились TMC, помогут вам выявить новые тенденции в сфере деловых поездок. Но вы можете наиболее эффективно адаптировать возникающие тенденции, обсуждая идеи с TMC. Всегда важно принимать новые тенденции, формируя рабочее партнерство с TMC.

Заключение

Вы можете работать с подходящей компанией по организации поездок для достижения целей деловых поездок без увеличения средних затрат на командировку. Но последовательно повысить рентабельность инвестиций в деловые поездки можно, только более эффективно работая с компанией по организации поездок. Вы можете применить эти советы, чтобы более эффективно работать с вашей туристической компанией.