Виртуальное общение: проблемы, что можно и чего нельзя делать, а также лучшие инструменты

С началом пандемии коронавируса личное деловое общение на время сошло на нет. Личные встречи и разговоры о кулерах с водой быстро заменили средствами виртуального общения. Удаленная работа была на подъеме до пандемии, но вспышка коронавируса заставила ее полностью ускориться.

Из-за отсутствия личного общения жизненно важно, чтобы ваш бизнес освоил платформы удаленного общения. В этой статье мы обсудим все, что вам нужно знать о виртуальном общении, от самих инструментов до правил этикета, которым вы должны следовать. В статье мы рассмотрим следующие разделы:

• Что такое виртуальное общение?
• Проблемы виртуального общения
• Что нужно и что нельзя делать в виртуальном общении
• Лучшие инструменты виртуального общения
• Часто задаваемые вопросы

Что такое виртуальное общение?

Это программное обеспечение позволяет людям общаться, не находясь в одной комнате. Это делается с помощью комбинации аудио- и видеоинструментов, которые позволяют общаться в режиме реального времени. Использование этих инструментов резко возросло из-за COVID-19 , но они существуют уже много лет. Поскольку технологии продолжают развиваться, эти инструменты быстро развивались.

Инструменты, доступные для виртуального общения

Инструменты для видеоконференций . Эти решения являются одними из самых ценных инструментов виртуального общения на рынке. Они позволяют проводить встречи в реальном времени, отправляя аудио и видео между двумя конечными точками. Они являются легкой заменой личным встречам.

Программное обеспечение для группового чата — эти инструменты позволяют отправлять мгновенные сообщения своим коллегам. Это отличный вариант для того, чтобы задавать быстрые вопросы и не отставать от дружеского офисного подшучивания, которого вам может не хватать на предыдущих рабочих местах.

Инструменты управления проектами — это программное обеспечение поможет вам организовывать, делегировать и управлять всеми задачами, связанными с вашими текущими проектами.

Телефонные системы VoIP для бизнеса . Эти платформы позволяют пользователям совершать телефонные звонки через Интернет. Таким образом, сотрудникам не нужно использовать свои личные мобильные телефоны для деловых вопросов.

Электронная почта. Электронная почта известна достаточно давно, поэтому ей не нужно определение. Но это жизненно важный актив в стеке программного обеспечения для виртуальных коммуникаций любой компании.

Проблемы виртуального общения

Эта технология предлагает значительный уровень удобства, когда личное взаимодействие просто невозможно. Но только потому, что они являются хорошим вторым выбором, это не значит, что у них нет своих проблем. Вот несколько препятствий, с которыми вы можете столкнуться при использовании этого программного обеспечения.

Отсутствие языка тела . Язык тела является ключом к общению. Слова составляют лишь небольшую часть сообщения, которое вы пытаетесь передать. На самом деле, Business Know How утверждает, что 93% процентов вашего сообщения невербальные, а 55% — это язык тела.

Это может особенно вызвать проблемы, если вы общаетесь через систему обмена мгновенными сообщениями, такую ​​как Slack. Например, менеджер может отправить своему непосредственному подчиненному простое сообщение, состоящее из одного предложения. Но без дополнительного контекста, такого как язык тела, сообщение может быть неверно истолковано. Это неправильное толкование может привести к отвлечениям, которые могут снизить производительность сотрудников.

Директор и психолог Humintell доктор Дэвид Мацумото заявляет, что эта проблема связана с тем фактом, что люди не эволюционировали для двумерного общения. Мы просто созданы для того, чтобы функционировать в трехмерном мире. Поэтому, как бы мы ни зависели от технологий, наш разум просто никогда не сможет к ним полностью адаптироваться.

Общение с людьми, находящимися в разных часовых поясах . Это распространенная проблема, когда речь идет об удаленном общении, но она не уникальна для COVID-19. Скорее всего, у вас есть сотрудники в разных часовых поясах, будь то в одной стране или по всему миру. Это означает, что если вам нужно связаться с одним из этих сотрудников, у вас может быть только короткое время, чтобы организовать встречу.

Культура компании страдает . Многие сотрудники приходят на работу и остаются из-за процветающей корпоративной культуры. Но если вы полностью полагаетесь на дистанционное общение, корпоративная культура может исчезнуть. Во время пандемии COVID-19 компании по всему миру творчески устроили виртуальные «счастливые часы» и «вечерние игры».

Но, к сожалению, есть вещи, которые не так хороши, как настоящие. По данным Clutch.co , 63% сотрудников тратят меньше времени на общение с коллегами с начала пандемии COVID-19. Даже после того, как распространение вируса прекратится, все больше и больше сотрудников, вероятно, продолжат работать удаленно. Это означает, что культура труда будет продолжать страдать.

У работы на дому есть свои отвлекающие факторы . В любой рабочей среде есть свои отвлекающие факторы. Но если ваша команда использует это программное обеспечение из дома, это связано с другим уровнем отвлекающих факторов.

Сотрудникам легко сделать перерыв, который превращается в часовой сон или игру с собакой — без присутствия в офисе никто не может привлечь их к ответственности. Домашние отвлекающие факторы могут быстро накапливаться до того, как от них не будет никакого восстановления.

По данным KDSDK , 54% американцев, опрошенных в ходе опроса, сообщили, что больше отвлекаются, работая дома. 86% респондентов также заявляют, что они воспользовались своей свободой, работая дома. Подобные инциденты неизбежны, когда ваша команда работает из дома.

Нестабильное подключение к Интернету . Ваш офис, скорее всего, подключен к стабильному интернет-соединению. Не у всех дома так. У некоторых людей может быть плохое подключение к Интернету из-за региона, в котором они живут, или из-за того, насколько дорогой может быть услуга.

К сожалению, эти инструменты полностью зависят от вашего интернет-соединения. Таким образом, нестабильное соединение может привести к перебоям в обслуживании, что может привести к отставанию членов команды.

Что нужно и что нельзя делать в виртуальном общении

Эти инструменты являются огромным преимуществом, если вы используете их правильно. Вот список того, что можно и чего нельзя делать.

Определите каналы для каждого типа связи. Эта технология предлагает огромное преимущество командам, поскольку предлагает широкий спектр возможностей для совместной работы с коллегами. Но в то же время это может быть подавляющим. С таким количеством способов общения важно знать, какой тип разговора подходит для каких инструментов.

Вот почему было бы разумно установить протоколы для конкретных коммуникационных решений. Например, быстрая регистрация больше всего подходит для инструмента обмена сообщениями вашей команды. Более длинные и подробные разговоры лучше всего подходят для видеоконференций .

Учитывайте часовые пояса . Поскольку у вас, вероятно, есть сотрудники, разбросанные по разным часовым поясам, вам нужно помнить об этом, когда дело доходит до общения. Не отправляйте ничего срочного через платформу обмена сообщениями вашей команды, так как ваш коллега может не получить ее в течение нескольких часов.

Вы также должны помнить о том, в какое время вы планируете звонки по видеоконференции. Постарайтесь найти время, которое находится в пределах рабочего времени для всех участников разговора. Рассмотрите возможность использования этого инструмента , чтобы найти удобное время встречи для вас и ваших коллег в другом часовом поясе.

Чрезмерное общение. Поскольку вы не можете читать язык тела поверх этих инструментов, вам нужно компенсировать это чрезмерным общением. При регулярном личном разговоре вы можете оценить полный контекст того, что человек пытается сказать языком своего тела. Здесь явно не тот случай.

Обязательно общайтесь со своими коллегами, чтобы не оставить камня на камне, когда дело доходит до сообщения, которое вы пытаетесь донести. Когда вы отправляете электронное письмо или мгновенное сообщение, подробно изучите все подробности.

Определите и работайте над культурой вашей компании . Культура является ключевым аспектом любой компании. Хотя сделать это удаленно немного сложнее, это все же возможно. Использование инструментов для видеоконференций — отличный способ сделать это. Используйте свой инструмент для видеоконференций для виртуальных мероприятий. Вы даже можете использовать совместное использование экрана для размещения виртуальных мелочей. Убедитесь, что ваша платформа для обмена сообщениями в команде поддерживает разговоры о прохладных водах в соответствующих местах, чтобы наладить отношения между коллегами.

По возможности используйте видео — удаленная работа может быть изолирующей, и это одиночество может негативно сказаться на качестве работы вашей команды. Лучший способ борьбы с этим — по возможности использовать видеоконференции вместо телефонных звонков. Встреча с коллегами поможет вашей команде почувствовать себя гораздо менее одинокой, чем раньше.

Не планируйте встречи только ради этого — хотя раньше виртуальные команды, вероятно, сталкивались с этим раньше, термин «усталость от Zoom» стал популярным во время кризиса COVID-19.

BBC заявляет, что встречи в Zoom утомляют сотрудников больше, чем личные встречи, поскольку людям нужно больше работать, чтобы интерпретировать различные сигналы, выражения лица и язык тела — это утомительно. Убедитесь, что вы много общаетесь на своих онлайн-встречах, чтобы донести суть и устранить необходимость в ненужных встречах.

Не измеряйте продуктивность тем, как часто кто-то общается — люди общаются в Интернете не так, как в жизни, так что вы не можете винить их в этом. Тот факт, что кто-то может не часто участвовать в виртуальных встречах, не означает, что он не преуспевает. Просто убедитесь, что вы судите о них исключительно по качеству их работы.

Сообщите вашей команде, как с вами связаться — это особенно важно для менеджеров. Если ваша команда работает удаленно, они не могут просто подойти к вашему столу и задать вопросы. Не говоря уже о том, что многие люди придерживаются довольно нерегулярных графиков, если они удаленные. Вы должны убедиться, что ваша команда знает, когда и как с вами связаться. Убедитесь, что они не хватаются за соломинку, когда дело доходит до выяснения того, как связаться с вами. Если вы используете Slack или Microsoft Teams, отличным вариантом будет оставить свою контактную информацию в статусе.

Переосмыслите свой список приглашений на собрания — это связано с усталостью от Zoom. Если кому-то не нужно участвовать в разговоре, просто не включайте его. Всегда проверяйте список приглашенных перед отправкой.

Не сосредотачивайтесь только на работе . Работая в офисе, предприятия, как правило, устраивают корпоративные мероприятия, на которых коллеги могут общаться и обсуждать жизнь вне работы. Удаленные команды обычно означают, что сотрудники разбросаны по разным офисам, так что на самом деле это невозможно. Если вы сосредоточитесь только на работе, сотрудники быстро выгорят. Поэтому обязательно найдите способ пригласить личные разговоры на работу, когда это уместно, чтобы бороться с этим.

Лучшие инструменты виртуального общения

Если вы хотите улучшить свой стек виртуального общения, рассмотрите возможность внедрения этих инструментов.

Командный обмен сообщениями — Slack

Slack — отличный вариант для вашей командной платформы обмена сообщениями. С помощью этого инструмента вы можете отправлять прямые или групповые сообщения коллегам и запускать каналы, применимые к темам работы или кулера с водой. Slack может похвастаться более чем 2200 интеграциями и даже позволяет своим пользователям переключаться на видео- или голосовые вызовы.

Вот некоторые плюсы Slack со страницы обзора :

• Возможность закреплять сообщения
• Предлагает безопасное и надежное место для обмена данными
• Возможность установить уведомления и время «не беспокоить» полезна

Видеоконференция — Zoom

Zoom — идеальный инструмент для проведения видеоконференций. Это хорошо известный игрок в этой области, так как он был назван лидером магического квадранта Gartner 2020 года для решений для совещаний и лидером магического квадранта для UCaaS во всем мире.

Он предлагает постоянный опыт видеовстреч, который дает компаниям возможность использовать встречи и чаты, видеовебинары, конференции и многое другое.

Вот некоторые плюсы Zoom со страницы отзывов :

• Возможность видеть, кто отключен, - отличная функция
• Его интеграция с PowerPoint полезна
• Совещания, защищенные паролем, делают встречи безопасными

Управление проектами — Асана

Asana — отличный выбор для управления вашими проектами. Вы можете просматривать текущие проекты с высоты птичьего полета или детализировать отдельные задачи каждого члена команды. Свяжите все эти задачи вместе с более чем 100 интеграциями.

Вот некоторые плюсы Asana со страницы обзора :

• Маркировка проектов позволяет командам оставаться организованными
• Предоставление менеджерам возможности устанавливать сроки выполнения устанавливает четкие правила для команд.
• Очень гибкий инструмент

VoIP-телефон для бизнеса — RingCentral

RingCentral — идеальный вариант для вашего VoIP-телефона. Эта платформа предлагает беспрепятственный унифицированный коммуникационный опыт, который включает в себя решение для бизнес-телефонии. Он предлагает надежное HD-аудио, возможность переадресовывать вызовы на любое устройство, и вы можете управлять всем этим с портала администратора.

Вот некоторые плюсы RingCentral со страницы обзора :

• Вызов по внутренней связи прост в использовании
• RingCentral легко установить
• Переадресация звонков — отличная функция

Электронная почта — Gmail

Если вы ищете новое решение для работы с электронной почтой, Gmail — отличный вариант. Это интуитивно понятная и эффективная платформа. Gmail предлагает 15 ГБ хранилища, меньше спама и доступ с мобильных устройств. Поскольку это часть богатого G-пакета Google, вы также можете использовать инструменты Google, такие как Google Meet и Google Docs, из одного интерфейса.

Вот некоторые плюсы Gmail со страницы G2:

• Gmail невероятно удобен для пользователя
• Google предлагает отличные функции, такие как опция запроса, планирование электронной почты, фильтрация и откладывание.
• Вы можете связать несколько аккаунтов в одном интерфейсе

Вывод: овладение виртуальным общением поможет вашему бизнесу

Если пандемия коронавируса чему-то научила деловой мир, так это тому, что удаленная работа никуда не денется. Это означает, что это программное обеспечение никуда не денется. Если ваш бизнес идет на опережение и изучает, что можно и чего нельзя делать, а также справляется с проблемами удаленного общения, вы обнаружите, что ваши сотрудники более счастливы. Счастливые сотрудники ведут к процветающей и успешной работе.

Если вы хотите полностью погрузиться в образ жизни удаленной работы, взгляните на наш список лучших гаджетов и аксессуаров для работы на дому .