10 преимуществ VoIP для бизнеса в 2023 году

Хотя многие предприятия по-прежнему полагаются на традиционные телефонные линии, все большее их количество использует для связи системы передачи голоса по Интернет-протоколу (VoIP) благодаря их повышенной гибкости, мощным функциям вызовов и выгодным тарифам на внутренние и международные звонки. Это лишь некоторые из многих преимуществ VoIP, которые мы собираемся изучить в этом руководстве.

Например, предприятия, совершающие международные звонки, вынесут огромные счета за телефонные звонки, используя традиционные телефонные линии. Поскольку лучшие системы VoIP используют подключение к Интернету, их можно использовать где угодно, помогая объединять удаленные и гибридные команды.

Преимущества VoIP настолько очевидны, что, согласно последним статистическим данным VoIP , в настоящее время их использует почти треть предприятий США. Этот сдвиг еще более драматичен в обществе в целом: недавние данные Национального центра здравоохранения показывают, что ошеломляющие 73% взрослых американцев больше не имеют стационарного телефона в своем доме!

Системы VoIP имеют некоторые незначительные недостатки, но их преимущества намного превосходят недостатки, особенно для современного бизнеса. Если вы еще не изучили богатые возможности и преимущества VoIP, давайте подробнее рассмотрим, почему VoIP сегодня важен для бизнеса и как выбрать подходящего провайдера.

Что такое VoIP? Простое определение

Voice Over Internet Protocol (VoIP) — это технология связи, позволяющая совершать звонки через Интернет. Сравнивая VoIP со стационарными телефонами , вы видите, что, хотя последний опирается на физическую сеть из медных проводов, облачные системы VoIP можно использовать где угодно со стабильным подключением к Интернету. Они также совместимы с широким спектром других бизнес-систем, таких как веб-конференции и программное обеспечение CRM для малого бизнеса .

Технология VoIP существует в двух основных формах: настольные телефоны и программные телефоны. Настольные телефоны VoIP — это физические телефоны традиционного вида, которые подключаются к программному обеспечению VoIP, а софтфоны — это программные приложения, которые могут работать на нескольких устройствах, таких как мобильные телефоны, планшеты, настольные компьютеры и ноутбуки.

Преимущества VoIP: 10 преимуществ для вашего бизнеса

Ниже мы рассмотрим 10 основных преимуществ систем VoIP, которые могут принести бизнесу в 2023 году.

1. Организуйте конференц-связь

Традиционные телефонные линии довольно ограничены, когда дело доходит до конференц-связи, и это может оказаться проблемой для многих владельцев бизнеса. Когда вы используете услуги VoIP, вы можете включить в конференц-связь столько людей, сколько захотите, при условии, что скорости вашего Интернета достаточно для передачи всех голосовых данных. Технология VoIP постоянно развивается и совершенствуется, поэтому все голосовые пакеты эффективно сжимаются и передаются для улучшения соединения и качества звонков.

2. Сократите свои расходы

Если вы в данный момент не используете VoIP, вы, вероятно, пользуетесь традиционными телефонными линиями, которые существуют уже несколько десятилетий. В этой ситуации вы платите за каждую минуту разговора по телефону, а это означает, что ваш ежемесячный счет может быть очень высоким, особенно если вы регулярно совершаете международные звонки. С VoIP ситуация совершенно иная, и ваши расходы сократятся существенно. Современные телефонные коммутаторы основаны на облачных технологиях, и их эксплуатация намного дешевле.

Чтобы воспользоваться услугами VoIP, вам нужно только иметь высококачественное подключение к Интернету, желательно ADSL. Таким образом, вы сможете наслаждаться отличным качеством голосовой связи, надежностью звонков, а ваши ежемесячные расходы будут фиксированной суммой. По статистике, малые предприятия, переходящие на VoIP, сокращают расходы на местные звонки до 40%, а на международных звонках экономят до 90%.

3. Использование полосы пропускания

Оптимизация вашего тарифного плана VoIP в соответствии с вашими потребностями поначалу может быть немного сложной, но если ваш провайдер предоставит вам подробную статистику о ежемесячном использовании данных, то этот процесс будет намного проще. Что хорошо в услугах VoIP, так это то, что вы можете видеть каждую мельчайшую деталь, которая может помочь вам оптимизировать входящие/исходящие вызовы, чтобы получить наилучшее соотношение цены и качества.

4. Доступное программное и аппаратное обеспечение.

VoIP полностью устраняет необходимость в дорогих телефонных линиях, телефонных аппаратах и ​​другом базовом оборудовании, которое может увеличить первоначальную стоимость связи вашей компании до тысяч долларов.

Помимо программного обеспечения VoIP, все, что вам нужно, — это хорошее подключение к Интернету, компьютер, звуковая карта, микрофон и колонки или наушники — вещи, которые довольно распространены в каждом офисе по всему миру. Большинство пакетов VoIP также очень разумны: цены варьируются от 10 до 30 долларов за пользователя в месяц , в зависимости от потребностей и обстоятельств вашего бизнеса.

Узнайте больше о том, сколько стоят системы VoIP.

5. Широкий спектр замечательных функций.

Функции, предоставляемые услугами VoIP, намного лучше, чем те, которые предлагают традиционные телефонные линии. У вас будет больше гибкости в управлении вызовами, а также вы сможете воспользоваться дополнительными привилегиями, такими как голосовая почта, дополнительные виртуальные номера, списки контактов, идентификаторы вызывающих абонентов и т. д. Вот некоторые из более конкретных привилегий, которые вы получите. возможность получить удовольствие при использовании VoIP-решений для вашего бизнеса:

Маршрутизация VoIP-вызовов

Если вам часто приходится отвечать на важные звонки, то зачем рисковать их пропустить? Благодаря «Маршрутизации вызовов Find Me», предлагаемой большинством поставщиков услуг VoIP, вызывающий абонент будет перенаправлен на несколько номеров, прежде чем будет отправлен на голосовую почту. Например, он дважды позвонит на ваш мобильный телефон, дважды на ваш офисный телефон и, наконец, дважды на ваш домашний телефон, прежде чем его отправят на голосовую почту.

Пользовательская музыка удержания

Еще одна замечательная функция, которой пользуются многие компании, — это «Музыка в режиме ожидания». Ожидание ответа на ваш звонок может быть очень утомительным и скучным, так почему бы не оживить этот процесс музыкой? Современные системы VoIP позволяют добавлять уникальные и расслабляющие мелодии для каждого абонента, находящегося на удержании.

6. Эффективное общение между удаленными работниками

В отличие от стационарных телефонов, система VoIP позволяет сотрудникам работать где угодно, где есть стабильное подключение к Интернету. Такая гибкость делает эту технологию идеальным выбором для компаний, управляющих удаленными и гибридными командами. Помимо основных функций вызова, большинство систем VoIP также предлагают универсальные функции совместной работы, такие как обмен документами и управление задачами, предоставляя работникам множество способов общения и передачи информации.

Системы VoIP также создают аналитическую информацию на основе данных в режиме реального времени, позволяя менеджерам контролировать производительность труда на расстоянии. Это помогает предприятиям гораздо легче преодолевать препятствия, связанные с производительностью, чем если бы они полагались на менее технически подкованные устаревшие телефонные системы.

7. Масштабируемость бизнеса

Если ваш бизнес надеется на расширение в будущем, системы VoIP прекрасно подходят для масштабирования вместе с вашим бизнесом. Большинство поставщиков предлагают модульные, настраиваемые пакеты, которые можно адаптировать в соответствии с вашими конкретными потребностями. Более того, если ваша команда расширится и вам потребуются другие услуги в будущем, вы также можете перейти на план с более широким набором функций и более щедрыми ограничениями для пользователей.

Это дает программным телефонам VoIP огромное преимущество перед стационарными телефонными системами для растущего бизнеса, поскольку расширение аппаратных устройств обходится дороже, и может существовать ограничение на количество телефонных кабелей, которые можно установить в вашем помещении.

8. Качество голоса

Хотя стационарные телефоны предлагают немного лучшее качество связи по сравнению с системами VoIP, в этом нет почти ничего. Качество голоса VoIP зависит от мощности вашего интернет-соединения, поэтому, пока ваша сеть надежна, вам не о чем беспокоиться.

Однако некоторые провайдеры VoIP лучше других, когда дело доходит до этого аспекта, поэтому, если вам нужно кристально чистое качество звука, мы рекомендуем выбрать ведущую систему, такую ​​​​как RingCentral или GoTo Connect.

9. Портативность

Еще одним ключевым преимуществом систем VoIP является их гибкость. По сравнению со стационарными телефонами, доступ к которым ограничен одним конкретным местоположением, технология VoIP полностью портативна, поскольку ее можно использовать на ряде бизнес-устройств.

Это позволяет сотрудникам переносить технологию куда угодно, будь то офис, дом или другое гибкое рабочее место. Это не только явное преимущество для удаленных и гибридных команд, но и для сотрудников, которые много путешествуют и проводят деловые встречи из разных мест.

10. Безопасность

Поскольку кибератаки, такие как утечка данных и вредоносное ПО, становятся все более распространенными, безопасность становится главным приоритетом для предприятий, стремящихся избежать угроз. Хотя Интернет более подвержен рискам безопасности, чем стационарные телефоны, услуги VoIP могут быть столь же безопасными, как и устаревшие системы, если вы выберете провайдера с адекватными мерами безопасности.

Например, большинство провайдеров VoIP используют ряд механизмов безопасности, таких как многофакторная аутентификация, разрешения пользователей и шифрование вызовов. Если вы хотите сделать все возможное, мы рекомендуем таких поставщиков, как Google Voice и 8×8, поскольку они предлагают расширенные меры безопасности, такие как строгие правила использования паролей и сертификаты соответствия. Выбрав надежного провайдера, вы сможете воспользоваться преимуществами систем VoIP, сохраняя при этом полное спокойствие.

Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашим полным руководством по безопасности VoIP .

Как выбрать провайдера VoIP для вашего бизнеса

Если вы хотите сами оценить преимущества VoIP, есть множество качественных провайдеров на выбор. Тем не менее, прежде чем воспользоваться услугой, следует принять во внимание некоторые соображения:

• Каков мой бюджет? Системы VoIP гораздо более доступны по цене, чем устаревшие системы, но некоторые из них более рентабельны, чем другие. Прежде чем переходить к решению, убедитесь, что оно соответствует бюджету вашего бизнеса. Не учитывайте только ежемесячные цены. Обратите внимание на скрытые расходы, стартовые сборы и затраты на установку, чтобы получить полное представление о том, сколько это может стоить вашему бизнесу.
• Насколько велика моя команда? Различные планы VoIP будут иметь разные ограничения для пользователей. Итак, вам нужно будет выбрать планы, соответствующие размеру вашего бизнеса. Более того, если ваша команда со временем будет расширяться, мы также рекомендуем выбирать масштабируемые пакеты и пакеты с сильными функциями адаптации и обучения.
• Какие возможности VoIP мне нужны? Хотя большинство провайдеров VoIP предлагают схожие возможности, наборы функций будут различаться в зависимости от системы. Например, в то время как некоторые могут отдавать приоритет функциям входящей связи, таким как очередь вызовов и группы вызова, другие могут предлагать более эффективные инструменты для совместной работы. Работайте в обратном направлении: определите, какие функции требуются вашему бизнесу, прежде чем выбирать поставщика, который отражает эти потребности.
• Требуется ли мне оборудование? Программные телефоны VoIP не подходят для всех предприятий. Если ваш бизнес обрабатывает большие объемы вызовов и требует превосходного качества связи, возможно, лучше выбрать один из лучших жестких телефонов VoIP . Для остальных предприятий – особенно тех, которые придерживаются гибкой политики – приложения VoIP для программных телефонов, вероятно, подойдут лучше.