Что такое HRIS (Информационная система управления персоналом)?

Если вы когда-нибудь задавались вопросом,что такое HRIS, вы попали по адресу.

HRIS, или Информационная система человеческих ресурсов, имеет решающее значение в управлении современными HR-отделами.

Это программное решение, предназначенное для оптимизации процессов управления персоналом, сокращения бумажной работы и улучшения повседневных операций.

По моему опыту, компании, внедряющие HRIS, часто наблюдают повышение производительности, более плавные рабочие процессы и лучшее принятие решений.

HR-команды могут переключить свое внимание с трудоемких задач на более стратегические инициативы. Хотите узнать, как это работает и почему это меняет правила игры?

Давайте углубимся в понимание HRIS, его типов и того, как он может преобразовать вашу организацию.

Что такое HRIS (Информационная система управления персоналом)?

Информационная система управления персоналом (HRIS) — это программное обеспечение, которое помогает предприятиям централизовать и автоматизировать свои процессы управления персоналом.

Он обрабатывает все: от данных о сотрудниках до расчета заработной платы, соблюдения требований, найма и многого другого, что снижает необходимость выполнения ручных задач по управлению персоналом .

Независимо от того, являетесь ли вы малым бизнесом или крупной корпорацией, HRIS может помочь оптимизировать операции и повысить эффективность.

HRIS — это комплексная база данных, в которой хранится важная информация о сотрудниках, которая облегчает выполнение задач по управлению персоналом и гарантирует, что данные всегда будут доступны уполномоченному персоналу.

Такой централизованный подход к управлению персоналом позволяет создать более организованную, структурированную и управляемую данными среду.

Большинство систем HRIS можно настроить в соответствии с конкретными потребностями бизнеса, предлагая широкий спектр функций: от базового ведения учета до расширенной аналитики.

С появлением HRIS времена управления персоналом с помощью электронных таблиц и бесконечной бумажной работы давно прошли.

Система позволяет компаниям автоматизировать повторяющиеся задачи и минимизировать человеческие ошибки, повышая точность и эффективность повседневных операций.

Ключевые особенности HRIS

HRIS включает в себя функции, которые упрощают управление персоналом, делают его более эффективным и организованным. Вот некоторые из основных функций, обычно встречающихся в решениях HRIS:

• Управление данными о сотрудниках:HRIS хранит всю информацию, связанную с сотрудниками, такую ​​как личные данные, история работы, оценки производительности и многое другое, в одном центральном месте. Это делает доступ и обновление записей сотрудников простым и эффективным.
• Интеграция расчета заработной платы:программное обеспечение HRIS часто включает в себя функции управления расчетом заработной платы, которые автоматизируют расчет заработной платы, налоговых вычетов, бонусов и других форм компенсации. Это гарантирует точную и своевременную оплату труда сотрудников, снижая риск ошибок при расчете заработной платы.
• Отслеживание соблюдения требований:соблюдение трудового законодательства и нормативных актов может оказаться непростой задачей. Программное обеспечение HRIS помогает предприятиям соблюдать требования, отслеживая изменения в нормативных актах и ​​обеспечивая правильную запись и хранение всех необходимых данных.
• Подбор и адаптация:системы HRIS также оптимизируют процесс найма, позволяя HR-командам публиковать вакансии, отслеживать кандидатов, планировать собеседования и эффективно нанимать новых сотрудников. Это обеспечивает плавный переход новых сотрудников и позволяет HR-командам управлять процессом найма от начала до конца в рамках системы.
• Управление производительностью:решения HRIS обычно включают в себя инструменты для мониторинга и управления производительностью сотрудников. Эти инструменты позволяют отделу кадров ставить цели, отслеживать прогресс и проводить оценку эффективности в одной системе.
• Управление льготами.Еще одна функция HRIS — управление льготами для сотрудников, такими как медицинское страхование, пенсионные планы и оплачиваемый отпуск. Система гарантирует правильное администрирование льгот и доступ сотрудников к информации о льготах.
• Самообслуживание для сотрудников.Многие системы HRIS предлагают порталы самообслуживания для сотрудников, позволяющие сотрудникам получать доступ к своей личной информации и обновлять ее, просматривать квитанции о заработной плате, запрашивать отпуск и просматривать варианты льгот, не проходя через отдел кадров.

Преимущества использования HRIS

Использование HRIS в вашей компании имеет несколько преимуществ. К ним относятся:

• Повышение эффективности.Автоматизация повторяющихся задач и централизация хранения данных освобождают время для HR-команд, чтобы они могли сосредоточиться на более стратегических инициативах. Эта повышенная эффективность может привести к экономии затрат и лучшему распределению ресурсов.
• Повышенная точность данных.Когда информация о кадрах управляется вручную, всегда существует риск ошибок, таких как опечатка в записях сотрудника или неправильный расчет зарплаты. HRIS сводит к минимуму эти ошибки за счет автоматизации ввода данных и расчетов, обеспечивая большую точность.
• Улучшение процесса принятия решений:функции анализа данных позволяют HR-командам создавать отчеты и аналитическую информацию на основе показателей и тенденций сотрудников. Эти отчеты могут служить основой для принятия решений по кадровому планированию, вовлечению сотрудников и стратегиям удержания.
• Улучшенный опыт работы сотрудников.Благодаря порталам самообслуживания и оптимизированным процессам управления персоналом сотрудники могут легче получать доступ к необходимой информации, отправлять запросы и управлять своими данными. Это приводит к улучшению общего опыта работы сотрудников и снижает нагрузку сотрудников отдела кадров по управлению этими запросами вручную.
• Масштабируемость:независимо от того, десять у вас сотрудников или 10 000, решения HRIS масштабируемы и могут расти вместе с вашим бизнесом. Они предлагают гибкость для добавления новых функций и адаптации к меняющимся потребностям вашей компании.
• Снижение риска несоблюдения требований:системы HRIS помогают компаниям соблюдать постоянно меняющиеся трудовые законы и правила, автоматизируя отчетность и гарантируя актуальность всей необходимой документации.

Типы HRIS

Системы HRIS могут сильно различаться по объему и функциональности.

В зависимости от размера вашей компании и конкретных потребностей вы можете выбирать между различными типами систем HRIS.

Ниже мы разберем три основные категории HRIS:

1. Оперативный HRIS

Операционные системы HRIS предназначены для решения административных задач, таких как:

• Ведение учета сотрудников
• Отслеживание посещаемости
• Мониторинг времени и посещаемости
• Управление преимуществами

Операционные системы HRIS сосредоточены на повседневных процессах, которые обеспечивают бесперебойную работу HR-отдела.

Они необходимы для поддержания актуальной информации о сотрудниках и обеспечения эффективной работы основных функций управления персоналом компании.

2. Тактический HRIS

Тактические системы HRIS ориентированы на управление подбором персонала, управление производительностью и развитие сотрудников. Они включают в себя инструменты для:

• Привлечение и отслеживание кандидатов
• Управление программами обучения
• Проведение обзоров производительности
• Планирование преемственности

Эти системы помогают HR-командам планировать и повышать производительность сотрудников.

Тактические системы HRIS ценны для компаний, которые хотят создать надежный кадровый резерв и развивать свою рабочую силу посредством непрерывного обучения и оценки.

3. Стратегический HRIS

Стратегические системы HRIS ориентированы на долгосрочное планирование управления персоналом, например, на аналитику рабочей силы и управление талантами. Особенности часто включают в себя:

• Планирование преемственности
• Стратегии удержания сотрудников
• Программы развития лидерства
• Кадровая аналитика

Стратегические решения HRIS приносят пользу компаниям, которые хотят согласовать свои HR-цели со своей долгосрочной бизнес-стратегией.

Эти системы позволяют предприятиям активно управлять своей рабочей силой, анализируя тенденции и планируя будущие потребности в талантах.

Сравнительная таблица типов HRIS

Чтобы помочь вам понять, как сравниваются различные типы HRIS, ниже представлено описание их функций и областей применения:

Как HRIS может преобразовать ваш отдел кадров

Внедрение HRIS может радикально изменить работу вашего отдела кадров.

От сокращения ручного документооборота до принятия решений на основе данных HRIS может обеспечить следующие преимущества:

• Автоматизированные процессы.Отделы кадров часто увязают в рутинных повторяющихся задачах. HRIS автоматизирует эти процессы, освобождая драгоценное время HR-специалистов, чтобы они могли сосредоточиться на стратегических инициативах.
• Централизованные данные.Вместо управления информацией в нескольких электронных таблицах HRIS позволяет хранить все данные о сотрудниках в одной централизованной системе. Это упрощает доступ к информации в случае необходимости и гарантирует, что данные всегда будут актуальными.
• Улучшенное соответствие:HRIS отслеживает критические нормативные требования и гарантирует соблюдение вашего бизнеса трудового законодательства. Это помогает избежать дорогостоящих штрафов и юридических проблем.
• Повышение вовлеченности сотрудников.Имея доступ к порталам самообслуживания, сотрудники могут лучше контролировать свою информацию, что приводит к повышению удовлетворенности и вовлеченности на рабочем месте.
• Принятие решений на основе данных.Системы HRIS предлагают мощные функции отчетности и аналитики, которые позволяют HR-командам отслеживать ключевые показатели эффективности и принимать решения на основе данных. Это может помочь улучшить удержание сотрудников, оптимизировать планирование рабочей силы и повысить общую эффективность бизнеса.

Пример из реальной жизни: как HRIS изменил наши HR-процессы

Из личного опыта я видел, как внедрение HRIS может изменить HR-процессы компании.

В предыдущей компании у нас были проблемы с поддержанием актуальности записей о сотрудниках и точным управлением заработной платой.

Ошибки в расчетах были обычным явлением, а отслеживание соответствия было головной болью.

После внедрения HRIS мы сразу же увидели улучшения. Расчет заработной платы был автоматизирован, что уменьшило количество ошибок и обеспечило своевременные выплаты.

Записи о сотрудниках были централизованы, что облегчало менеджерам доступ к информации.

Отслеживание соответствия перестало быть проблемой, поскольку система автоматически информировала нас об изменениях в нормативных актах.

HR-команда стала более эффективной, а сотрудники остались более удовлетворены своим опытом.

Шаги по внедрению HRIS в вашем бизнесе

Если вы подумываете о внедрении HRIS для своего бизнеса, вот шаги для начала:

1. Определите свои потребности.Определите, какие HR-процессы вы хотите автоматизировать или улучшить. Это может быть расчет заработной платы, управление данными о сотрудниках или подбор персонала.
2. Выберите подходящую HRIS:изучите различные системы HRIS и выберите ту, которая соответствует потребностям и бюджету вашего бизнеса.
3. Подготовьте свои данные:соберите все текущие данные отдела кадров, включая записи о сотрудниках, информацию о заработной плате и документы о соответствии.
4. Обучите свою команду:убедитесь, что ваша HR-команда и сотрудники обучены эффективному использованию системы HRIS.
5. Запуск и мониторинг.После внедрения следите за производительностью системы и при необходимости корректируйте ее, чтобы она соответствовала вашим целям.

Заключение

Если вам интересно, что такое HRISи какую пользу он может принести вашему бизнесу, теперь вы знаете его влияние на оптимизацию HR-процессов и повышение общей эффективности.

По моему опыту, использование HRIS полностью изменило то, как мы справляемся со всем: от расчета заработной платы до развития сотрудников.

Это инструмент, без которого не может обойтись ни один отдел кадров, особенно сейчас, когда бизнес продолжает расти и развиваться.

Часто задаваемые вопросы

Что означает HRIS?

HRIS означает Информационная система управления персоналом. Это программная платформа, которая помогает компаниям управлять, организовывать и оптимизировать свои функции, связанные с персоналом.

Традиционно отделы кадров были увязли в ручной работе с документами, электронными таблицами и разрозненными процессами, что делало управление информацией о сотрудниках громоздким и подверженным ошибкам.

Однако с появлением HRIS все эти функции можно выполнять в цифровом формате, что делает процесс более эффективным и надежным.

Системы HRIS хранят всю важную информацию о сотрудниках на одной централизованной платформе, обеспечивая легкий доступ и актуальность данных.

Эти платформы могут управлять различными задачами по управлению персоналом: от адаптации сотрудников и оценки производительности до администрирования льгот и отслеживания соблюдения требований.

Автоматизируя множество повторяющихся задач, HRIS позволяет HR-специалистам сосредоточиться на более стратегических, ориентированных на людей инициативах, таких как вовлечение и удержание сотрудников.

Система также обеспечивает соблюдение местного и национального трудового законодательства за счет автоматизации отслеживания и отчетности, что сводит к минимуму риск человеческой ошибки и потенциальных юридических проблем.

HRIS имеет жизненно важное значение для поддержки отделов кадров, предоставляя им инструменты, необходимые для более эффективного и результативного выполнения своих обязанностей.

Каковы три типа HRIS?

Системы HRIS можно разделить на три типа в зависимости от их функциональности и направлений деятельности:

Оперативный HRIS

Операционные системы HRIS сосредоточены на повседневных операциях и административных задачах, которые обеспечивают бесперебойную работу компании.

Эти системы в основном используются для записи и отслеживания данных о сотрудниках, посещаемости, расчета заработной платы и управления льготами.

Операционная HRIS направлена ​​на автоматизацию основных процессов управления персоналом, чтобы снизить административную нагрузку на сотрудников отдела кадров.

Примеры функций:ведение учета сотрудников, учет времени и посещаемости, управление льготами.

Вариант использования:Операционная HRIS может использоваться в крупной организации, где HR-команде необходимо управлять сотнями сотрудников и обеспечивать соблюдение трудового законодательства.

Тактический HRIS

Тактические системы HRIS предназначены для помощи HR-командам в процессах подбора сотрудников, управления производительностью и развития.

Эти системы приносят пользу компаниям, стремящимся повысить вовлеченность сотрудников и развивать свой кадровый резерв посредством структурированной оценки производительности, программ обучения и планирования преемственности.

Примеры функций:набор и отслеживание кандидатов, оценка эффективности, планирование преемственности и программы обучения сотрудников.

Вариант использования:Компания, ориентированная на рост и развитие сотрудников, может внедрить тактическую HRIS для отслеживания производительности сотрудников и создания возможностей для карьерного роста.

Стратегический HRIS

Стратегические системы HRIS поддерживают долгосрочное кадровое планирование и принятие решений.

Они предоставляют расширенные инструменты аналитики и отчетности, которые помогают HR-командам согласовывать свою рабочую силу со стратегическими целями компании.

Эти системы позволяют организациям прогнозировать свои будущие потребности в персонале, планировать преемственность и реализовывать стратегии управления талантами, которые способствуют успеху бизнеса.

Примеры функций: аналитика кадров, управление талантами, развитие лидерских качеств и планирование преемственности.

Вариант использования:транснациональная корпорация может использовать стратегическую HRIS для прогнозирования спроса на рабочую силу, выявления сотрудников с высоким потенциалом и планирования инициатив по развитию лидерства для обеспечения долгосрочного успеха.

Каждый тип HRIS затрагивает различные аспекты управления человеческими ресурсами, позволяя предприятиям выбирать решение, которое лучше всего соответствует их конкретным потребностям и целям.

Является ли ADP системой HRIS?

Да, ADP (автоматическая обработка данных) — это система HRIS. Это одна из самых известных и широко используемых в мире программных платформ для управления персоналом.

ADP предоставляет комплексный набор услуг, охватывающих различные функции управления персоналом, включая расчет заработной платы, управление льготами, отслеживание рабочего времени и посещаемости, подбор персонала и управление соблюдением требований.

Система HRIS ADP обладает широкими возможностями настройки, что делает ее подходящей для предприятий любого размера, от небольших стартапов до крупных предприятий.

Он также интегрируется с другими бизнес-системами, такими как бухгалтерское программное обеспечение, обеспечивая беспрепятственный обмен данными и повышенную точность между отделами.

Облачное решение ADP обеспечивает доступ к данным сотрудников из любого места, что выгодно для компаний с удаленными или распределенными командами.

Система предназначена для роста вместе с вашим бизнесом и предоставляет масштабируемые решения, которые могут адаптироваться к вашим меняющимся потребностям в области управления персоналом.

К критическим особенностям ADP относятся:

• Обработка заработной платы:автоматизирует расчет заработной платы и обеспечивает соблюдение налогового законодательства.
• Отслеживание времени и посещаемости:помогает отслеживать рабочее время сотрудников и управлять графиками.
• Администрирование льгот:позволяет сотрудникам регистрироваться в программах льгот и управлять предложениями льгот.
• Управление соблюдением требований:отслеживает нормативные изменения и обеспечивает соблюдение вашей компанией трудового законодательства.

В целом, ADP — это HRIS, который может оптимизировать многие процессы управления персоналом, что делает его подходящим решением для многих предприятий.

HRIS — это то же самое, что и расчет заработной платы?

Хотя HRIS и системы расчета заработной платы часто совпадают, это не одно и то же.

HRIS — это более широкая система, охватывающая различные функции управления персоналом. При этом расчет заработной платы — это специфическая составляющая HR, которая занимается исключительно расчетом и распределением заработной платы сотрудников.

Системы HRIS управляют широким спектром HR-функций, таких как:

• Управление данными о сотрудниках:хранение и управление записями сотрудников, такими как контактная информация, история трудоустройства и обзоры производительности.
• Подбор и адаптация:Управление процессом найма, от публикации вакансий до адаптации новых сотрудников.
• Отслеживание соблюдения требований:обеспечение соблюдения компанией трудового законодательства и правил.

С другой стороны, системы расчета заработной платы ориентированы конкретно на:

• Расчет заработной платы:автоматизация расчета заработной платы сотрудников на основе отработанного времени, сверхурочной работы, бонусов и вычетов.
• Удержание налогов:обеспечение правильной суммы налога, удерживаемой из зарплат сотрудников.
• Прямые депозиты:Распределение заработной платы сотрудников путем прямого перечисления на их банковские счета.

Хотя некоторые системы HRIS включают в себя функции расчета заработной платы, не все системы расчета заработной платы включают функции HRIS.

Например, компания может использовать специализированного поставщика заработной платы вместе с HRIS, специализирующимся на подборе персонала и управлении производительностью.

Многие современные системы HRIS интегрируют модули расчета заработной платы, чтобы обеспечить комплексное решение, охватывающее управление персоналом и обработку заработной платы, что может оптимизировать рабочие процессы и сократить дублирование.

HRIS — это комплексный инструмент, охватывающий множество функций управления персоналом, включая расчет заработной платы, тогда как системы расчета заработной платы специализируются на вознаграждении сотрудников.