Что такое ERP? Объяснение планирования ресурсов предприятия

Благодаря растущей популярности облачных бизнес-решений даже самые маленькие организации могут получить доступ к дорогостоящим и громоздким решениям, которые ранее были доступны только крупнейшим корпоративным компаниям. Облачные вычисления превратили эти дорогостоящие комплексные решения из громоздких решений, требующих локального оборудования и управления, в легкие, простые в использовании и доступные бизнес-инструменты.

Наряду с бизнес-VoIP и другими решениями, вероятно, наиболее важным инструментом для перехода к модели «программное обеспечение как услуга» были приложения для планирования ресурсов предприятия. В прошлом решения ERP были дорогостоящими и в основном располагались локально, в отличие от облачного или даже гибридного развертывания, и для управления всем этим требовалась ИТ-команда. Но облако теперь сделало ERP доступным решением даже для самых маленьких предприятий, позволяя командам любого размера использовать знания, предоставляемые инструментами ERP, революционизируя методы работы предприятий.

Но что такое ERP, и действительно ли вашему бизнесу нужна еще одна облачная подписка, нависшая над его головой? Мы подробно рассмотрим, что именно представляет собой решение ERP, преимущества, которые оно приносит, и все, что нужно знать вашему бизнесу, прежде чем углубляться в суть.

Что такое ERP?

Хотя само название «Планирование ресурсов предприятия» может показаться само собой разумеющимся, оно, конечно, не раскрывает всю историю ERP. Чтобы не отвлекаться от основ: решения для планирования ресурсов предприятия объединяют все аспекты, необходимые для ведения бизнеса, в единую централизованную базу данных. Таким образом, ваш бизнес имеет доступ к каждой отдельной части информации, которая составляет ваши бизнес-процессы.

Но чтобы по-настоящему понять, что такое ERP-решение, как оно работает и какую пользу оно принесет вашему бизнесу, нам сначала нужно ознакомиться с различными аспектами, которые объединяются при ведении бизнеса:

• Финансы
• Обработка заказа
• Продажи и маркетинг
• Человеческие ресурсы
• Производство
• Система управления цепями поставок
• Управление взаимоотношениями с клиентами
• Бизнес-аналитика

Каждая часть информации, которую ваш бизнес должен будет отслеживать, будет покрыта решением ERP. Если ваш бизнес продает товары напрямую клиентам, важно иметь инструмент для отслеживания всей соответствующей информации о каждой отдельной продаже, инструмент для отслеживания процесс производства ваших продуктов, инструмент для отслеживания маркетинговых усилий, обработки заказов, по сути, все, что я уже перечислил выше.

Но вместо того, чтобы пытаться объединять различные решения, например, одно приложение для CRM и другое для отслеживания маркетинговых усилий, ваш бизнес может использовать инструмент управления корпоративными ресурсами, чтобы объединить все эти аспекты в одну единую, интегрированную и бесшовную платформу.

Ключевые принципы ERP-решения

Решения по планированию ресурсов предприятия, конечно, будут работать по-разному, в зависимости от конкретного поставщика и решения, которые выбирает ваш бизнес. Однако есть несколько основных принципов, которые применимы практически ко всем ERP-решениям, представленным на рынке.

1. Единая централизованная база данных

В целом, одним из основных всеобъемлющих принципов решений ERP является то, что они собирают данные в одну централизованную базу данных. Независимо от того, что отслеживает ваш ERP-инструмент, он всегда будет хранить информацию в этой централизованной базе данных, к которой, как правило, имеют доступ несколько различных команд в вашем бизнесе.

Идея состоит в том, что, имея всю необходимую информацию у себя под рукой, ваш бизнес теперь может разрабатывать новые стратегии, использующие это новое глубокое понимание. А поскольку все отделы используют одну и ту же центральную базу данных, вы можете гарантировать согласованность информации во всех отделах и областях — база данных, используемая отделом продаж и маркетинга, будет точно такой же базой данных, которая используется финансовым отделом.

2. Настройте с помощью модулей

Помимо централизованной базы данных, ваш бизнес получает большую гибкость в настройке своего ERP-решения. Видите ли, приложения ERP используют разные «модули», которые позволяют вашему бизнесу настраивать решение в соответствии со своими потребностями.

Один модуль будет охватывать один конкретный аспект бизнеса, например, финансовые показатели вашего бизнеса или усилия по продажам и маркетингу. В зависимости от того, чем занимается ваш бизнес, можно включить различные модули для создания идеального решения. Модули, как правило, будут продаваться как отдельные опции или даже как пакеты для конкретных отраслей.

3. Гибкость в соответствии с вашими потребностями

Возвращаясь к моему примеру о продажах, если ваш бизнес продает продукты клиентам, ваши модули ERP будут включать продажи, маркетинг, производство, управление цепочками поставок и управление взаимоотношениями с клиентами. Но если ваш бизнес связан с ремонтом, для этого потребуются такие модули, как продажа билетов в службу поддержки, обработка заказов, а не столько управление продажами или цепочками поставок.

Это дает вашему бизнесу гибкость, позволяющую изменять решение в соответствии с вашими уникальными потребностями, позволяя вашему бизнесу вносить изменения на лету по мере дальнейшего развития событий. А поскольку эти решения относятся к категории SaaS (не путать с UcaaS или CpaaS), вы можете рассчитывать на легкое приложение, мобильность, гибкость, интеграцию и необслуживаемую среду. Объедините это с гибкостью модулей, и ваш бизнес сможет быстро и легко сместить фокус на ходу.

Модули для поиска

Таким образом, в центре внимания ERP-решения важно понимать, какие модули чаще всего входят в состав этих инструментов, а также какую информацию они отслеживают и отображают. Иногда модули будут продаваться по отдельности, а иногда вы можете найти их в комплекте, например, продажи и маркетинг могут быть объединены.

В зависимости от выбранного вами провайдера, ваш пробег будет варьироваться. Но мы хотели подробнее рассмотреть некоторые из наиболее распространенных модулей, включенных в инструменты ERP, и определить типы информации, которую они будут отслеживать и предоставлять.

• Финансы и бухгалтерский учет

Довольно очевидный модуль бухгалтерского учета поможет вашему бизнесу управлять всеми своими финансами и транзакциями. Эти модули, как правило, имеют дебиторскую задолженность, кредиторскую задолженность, платежную ведомость и главную бухгалтерскую книгу для бизнеса. Это помогает всем отделам вашего бизнеса получить более глубокое представление о финансовых аспектах бизнеса, чтобы принимать более взвешенные решения, когда речь идет о расходах или сбережениях.

• Обработка заказа

Для предприятий, которые обрабатывают заказы, ERP-решения помогут командам получить более глубокое представление обо всем процессе выполнения заказов. Этот модуль обычно отслеживает ввод заказа, проверку кредитоспособности, ценообразование, запасы, доставку, анализ продаж и соответствующую отчетность. Отслеживайте весь процесс и определяйте, где можно сделать улучшения.

• Продажи и маркетинг

Если ваш бизнес продает продукты напрямую клиентам, модуль, который отслеживает продажи и маркетинговые усилия, может быть огромным. Отслеживайте весь процесс, включая запросы клиентов, существующие предложения, а также различные заказы, счета-фактуры, кампании по электронной почте, кампании по телефону или любой другой способ, с помощью которого ваш бизнес обращается к клиентам. Не путать с модулем CRM, но они работают вместе.

• Человеческие ресурсы

Любой бизнес с отделом кадров получит большую пользу от модуля HR в своем ERP-решении. Этот модуль поможет вашему бизнесу отслеживать все, что связано с наймом, адаптацией, расчетом заработной платы, льготами, выходом на пенсию, управлением разнообразием, выходным пособием, а также личными историями сотрудников, навыками и способностями, а также заработной платой.

• Производство

Конечно, для любого бизнеса, который занимается производством продуктов или товаров, необходимо внимательно следить за всем процессом. Благодаря производственному модулю решения ERP могут отслеживать и контролировать каждый этап разработки продукта, включая заказы на работу, планирование, мощность, контроль качества, материалы, а также управлять общим рабочим процессом.

• Система управления цепями поставок

Подобно производственному модулю, ERP-решения могут отслеживать и управлять каждым аспектом цепочки поставок. Разделенные на различные подпроцессы, эти модули будут отслеживать присутствие клиентов, ввод и выполнение заказов, распределение заказов, платежи клиентов и выставление счетов, а также заявки на наличные, вычеты, инкассации и даже конфигурацию продуктов и складирование.

• Управление взаимоотношениями с клиентами

Хотя существуют независимые CRM-решения, подавляющее большинство ERP-решений будут включать портал управления взаимоотношениями с клиентами, чтобы беспрепятственно интегрировать все аспекты вашего бизнеса под одной крышей. Эти модули в основном будут посвящены продажам, маркетингу и обслуживанию клиентов. Преимущество заключается в прямой интеграции с другими аспектами вашего ERP-решения, такими как производство и цепочка поставок, для полного понимания каждого шага процесса и предоставления наилучшей возможной поддержки. Вы можете проверить наш блог CRM, чтобы узнать больше о взаимосвязи между решениями CRM и ERP.

• Управление проектом

Узнайте, как наилучшим образом использовать различные команды и специалистов в рамках вашего бизнеса с помощью модулей управления проектами, интегрированных в ваше решение ERP. Инструменты управления проектами позволят вашему бизнесу лучше всего определить команды и отделы, способные решать конкретные проблемы или проекты, и отслеживать прогресс на этом пути, чтобы убедиться, что все работает гладко. Опять же, используйте другую информацию ERP для более взвешенного решения.

Особенности и возможности для поиска

Как и в случае с любым другим облачным приложением, не каждое отдельное решение ERP будет сделано одинаково. Хотя информацию может быть трудно получить, не поговорив с торговым представителем, обычно существует большое количество функций, на которые ваш бизнес захочет обратить внимание при покупке решения ERP.

Помимо модулей, конечно, эти функции могут помочь решению лучше соответствовать конкретным потребностям вашего бизнеса, и их стоит рассмотреть, прежде чем даже углубляться в модули, предоставляемые и предлагаемые с каждым решением.

• Мобильность и удаленный доступ

Мобильность — это абсолютный ключ к современной эпохе облачных вычислений. Сотрудники и команды всегда в пути, и теперь у нас всегда есть устройства, телефоны и планшеты, которые позволяют пользователям получать доступ к своим бизнес-инструментам и решениям, даже когда они не в офисе.

То же самое следует сказать и о решении ERP — ваши сотрудники должны иметь доступ к ценной информации, предоставляемой этим решением, даже когда они не находятся в офисе. Будь то приложения для мобильных телефонов и смартфонов или удаленный доступ через ноутбук или другой компьютер, важно найти решение ERP, которое позволит вашему бизнесу оставаться в курсе событий даже в пути.

• Сторонние интеграции

Как и в случае с мобильностью, сторонние интеграции быстро стали стандартом для облачных сервисов. Интеграции, основанные на API, позволяют нам подключать отдельные решения и инструменты, позволяя командам получать еще больше информации, соединяя ранее разрозненные базы данных и информацию. Интеграция помогает заполнить пробелы, поскольку ERP-решения предназначены для объединения информации под одной крышей.

Возможность интегрировать другие инструменты в вашу ERP-систему только усиливает возможности этих инструментов. Интеграции также помогают нам экономить время: вместо того, чтобы переходить от окна к окну в поисках нужной информации, вся информация будет находиться непосредственно в одной базе данных ERP.

• Безопасность

Поскольку решения ERP изначально предназначались для крупных корпоративных предприятий, которым необходимо управлять огромными объемами данных и информации, естественно, решения были созданы с учетом максимальной безопасности. Решение ERP может иметь большое значение для предоставления информации, которую ваш бизнес никогда не мог получить раньше, но если эта база данных будет взломана, это может означать гибель для вашего бизнеса.

Всегда следите за тем, чтобы любое облачное решение, не говоря уже об ERP-системе, имело наилучшую безопасность и шифрование, а также соответствие требованиям HIPAA, чтобы обеспечить защиту вашей информации.

• Настройка

Почти гарантированным преимуществом ERP-решений является полная индивидуализация, ставшая возможной благодаря тому, как работают ERP-системы. Выбирая различные модули, ваш бизнес может настроить свою платформу в соответствии со своими потребностями. Если ваш бизнес не производит никаких товаров, то зачем возиться с производственным модулем?

Но если пойти еще дальше, некоторые ERP-решения даже позволят вашему бизнесу самостоятельно настраивать модули с определенными функциями и возможностями для отслеживания и записи информации различными способами. Пользователи даже могут иногда настраивать рабочие процессы и использовать автоматизацию для упрощения своей работы. Чем больше настроек, тем большую власть ваш бизнес получает над своими данными.

• Отчетность и информационные панели

Конечно, решения ERP предназначены для отображения ваших данных в одном централизованном месте, поэтому, естественно, отчеты и информационные панели для этих платформ будут данностью. Тем не менее, это не обязательно говорит всю историю. Некоторые решения ERP выходят за рамки стандартного экспорта PDF и электронных таблиц Excel для представления данных и вместо этого будут использовать расширенные инструменты отчетности, обычно включающие визуальные средства, такие как диаграммы и графики.

Некоторые решения позволяют создавать финансовые отчеты и отчеты на основе географического региона и местоположения. Вы хотите найти информационные панели, которые обеспечивают глубокое понимание на разных уровнях, в том числе в масштабах всей компании, отдела или отдельных сотрудников.

• Социальные возможности

На данный момент социальные сети являются основным продуктом нашей жизни, большинство из нас постоянно используют по крайней мере одну или несколько платформ социальных сетей. И это ничем не отличается для бизнеса. Покупатели и клиенты обращаются за помощью к каналам социальных сетей, и бренды должны использовать социальные сети не только для поддержки, но и для маркетинга.

Социальные возможности в ERP-решении позволят вашей компании вести базу данных и отслеживать любые социальные взаимодействия, которые могут быть у вас с клиентами и клиентами — это может быть как на стороне маркетинга, так и на стороне CRM. В дальнейшем решение ERP может отслеживать такие показатели, как вовлеченность клиентов, включая лайки, перепосты и сеть друзей, упоминания бренда в Интернете и почти все социальные взаимодействия с общественностью.

Преимущества ERP-решения

Если вы еще не поняли это, существует довольно значительный список преимуществ, которые решение ERP принесет вашему бизнесу. Благодаря одному централизованному местоположению для хранения и отслеживания огромных объемов данных вашего бизнеса вся ваша команда может получить гораздо более глубокое представление обо всем бизнесе.

Информация, собранная вашей ERP-системой, может помочь вашему бизнесу более эффективно управлять отделами, понимать и отслеживать весь производственный процесс, определять, где могут быть ошибки в отделе обслуживания клиентов, или понимать, как лучше оптимизировать различные рабочие процессы и процессы. Но это не все. В двух словах, это одни из самых больших преимуществ, которые ERP-решение может предоставить вашему бизнесу.

• Значительно улучшенное представление о бизнесе и его понимание благодаря общекорпоративной информации из сгенерированных отчетов в режиме реального времени. Охватывайте каждый аспект вашей компании с момента, когда клиент начинает заниматься вашим бизнесом, до момента отгрузки продукта с вашего склада. Подобно прогнозной аналитике, ERP-решения помогают вашему бизнесу получить более глубокое представление о различных бизнес-процессах, расходах и бюджетировании, а также о многом другом, и все это в одном приложении.
• Снизьте операционные расходы вашего бизнеса благодаря этому глубокому пониманию всей компании. Распознавайте и определяйте различные аспекты вашего бизнеса, которые можно улучшить, урезать или просто изменить, чтобы максимизировать прибыль и сократить расходы. В целом, получите глубокое понимание того, где и как улучшить свой бизнес, используя передовые знания на каждом этапе процесса. Одна единственная база данных также снижает потребность в дополнительном обучении и адаптации более чем к одному решению.
• Поощряйте сотрудничество внутри и между отделами . С помощью ERP-решения группы и отделы могут работать вместе с интегрированными хранилищами данных. Вместо того, чтобы команды и отделы работали независимо друг от друга, ERP-решения обеспечивают совместную работу, стирая эти границы между командами, позволяя им обмениваться ссылками и сотрудничать друг с другом.
• Повысьте эффективность и производительность бизнеса не только за счет централизованного хранения всей необходимой информации, но и благодаря простоте и удобству использования, которые обычно обеспечивают решения SaaS. Для отдельных компьютеров больше не требуются отдельные лицензии, вашему бизнесу больше не требуется ИТ-отдел для обслуживания и настройки решения, а единый пользовательский интерфейс для всех отделов обеспечивает простоту использования и меньшее количество обучения.
• Снизьте бизнес-риски и повысьте безопасность с помощью решения ERP. Когда все ваши данные заперты за одной дверью, ERP-решения могут помочь сохранить все в безопасности, поскольку они, как правило, оснащены брандмауэрами, контролем ограничений, контролем соответствия и другими нормативными стандартами процессов. Большинство ERP-решений также предоставляют права доступа пользователей, которыми могут управлять администраторы, чтобы не допускать нежелательных взглядов к определенным наборам данных или модулям. В целом, ERP-решения будут надежно заблокированы и защищены, а инструменты гарантируют, что только авторизованные пользователи смогут получить доступ к наиболее конфиденциальным данным.
• Предоставьте своему бизнесу возможность делать точные прогнозы и прогнозы на будущее. Огромный объем и глубина информации, собранной решением ERP, позволит вашему бизнесу формировать новые стратегии, точные прогнозы и прогнозы на будущее. Благодаря глубокому пониманию каждого отдельного аспекта и процесса вашего бизнеса решения могут приниматься с гораздо более четким представлением о том, как может развиваться будущее.

Минусы и подводные камни

В целом, использование ERP-системы позволяет вашей организации получить полное представление обо всей информации и данных, необходимых для отслеживания и управления практически каждым аспектом бизнеса. Сила этих решений не является чем-то само собой разумеющимся, и есть причина, по которой многие предприятия и малые предприятия полагаются на решение ERP и используют его преимущества.

Однако это не означает, что ERP-системы лишены собственных недостатков. Как и в любом облачном решении, здесь легко допустить ошибки. Огромный объем информации, собранной в одиночку, может легко ошеломить небольшие команды, не говоря уже о том, насколько дорогостоящими могут быть эти решения и сколько времени займет процесс адаптации. К счастью, облачные решения помогают уменьшить эти болевые точки, но в определенной степени они все еще существуют.

1. Настройка может быть ограничена в определенных сценариях, таких как отсутствие функций в модуле или даже отсутствие определенных модулей для определенного бизнес-процесса — это затруднит изменение решения, чтобы оно наилучшим образом соответствовало потребностям вашего бизнеса. С другой стороны, чрезмерная кастомизация также может быть недостатком, поскольку небольшие команды перегружены огромным количеством доступных опций и модулей. Без четкого понимания настройки ваш бизнес не будет иметь четкого представления о решении и информации, которую оно может предоставить, что приведет к большему количеству головной боли и проблем.
2. Стоимость может быть основным фактором, ограничивающим доступность ERP. Несмотря на то, что облачные решения доступны, и решения, как правило, могут быть адаптированы к потребностям и бюджету вашего бизнеса, реальность такова, что решения ERP могут быть дорогими, а решения начинаются с отметки в пару тысяч долларов при ежегодной оплате. Если ваша команда невелика или ограничена по масштабам, вложения могут не полностью окупиться.
3. Развертывание и адаптация могут занять очень много времени, даже при использовании облачных решений. Время, необходимое вашему бизнесу для полной интеграции решения ERP, обучения персонала, адаптации каждого отдела и процесса, а также для ознакомления сотрудников с решением, может легко перевесить преимущества и требуемые первоначальные инвестиции. Время — деньги, и иногда время, потраченное на новое решение, не стоит затрат.
4. Независимые команды и отделы , которые хотят оставаться в основном независимыми, могут в целом снизить эффективность решения ERP для вашего бизнеса. Если команды не решаются делиться информацией и использовать решение ERP для отслеживания и управления своими бизнес-процессами, тогда в общей системе бизнеса будет дыра, что приведет к большему количеству потенциальных проблем. Ваши отделы должны хотеть использовать решение ERP, чтобы оно было действительно эффективным.
5. Если ERP-решение вашего бизнеса не защищено должным образом, может возникнуть потенциальный кошмар безопасности . Поскольку вся ваша бизнес-информация и управление находятся под одной крышей, это добавляет много удобства, но также может привести к серьезному взлому, если система когда-либо подвергнется атаке. Если ваше решение не обновляется с помощью последних исправлений и обновлений, плохо настроено и защищено или разрешения пользователей настроены неправильно, то ваше ERP-решение может стать воротами к критически важной информации вашего бизнеса. Черт возьми, даже услуги VoIP могут быть атакованы, поэтому крайне важно, чтобы ваш бизнес постоянно обновлял все, особенно ERP.

Нижняя линия

Решения ERP, ранее предназначенные только для крупнейших корпоративных предприятий, теперь стали гораздо более доступными и доступными даже для самых маленьких команд малого и среднего бизнеса благодаря преимуществам облачных сервисов. Являясь решением SaaS, ERP-приложения становятся гораздо более гибкими и простыми в использовании, а также дают новые преимущества мобильности и гибкости.

В конце концов, преимущества использования ERP-системы могут значительно перевесить первоначальные затраты и время, необходимое для создания решения, если у вашего бизнеса есть достаточно времени для изучения системы. Решения ERP просто предлагают углубленный анализ каждой отдельной части информации и управляют каждым битом каждого процесса вашего бизнеса, позволяя вашей команде оптимизировать там, где это необходимо.