Руководство для начинающих по виртуальной АТС

Телефонные системы для бизнеса не обязательно должны быть такими дорогими, как вы уже можете предположить. Он также не должен быть таким недоступным, как может показаться. Есть множество вариантов на выбор, но вы хотите максимально эффективно использовать свою виртуальную или размещенную систему АТС.

Они дешевле, чем локальные телефонные АТС, с ними проще работать, и они автоматически выполняют работу, для которой обычно требуется ИТ-команда. Чтобы убедиться, что вы понимаете, как они работают, мы составили это руководство.

Что такое VoIP?

Технология VoIP (голос по интернет-протоколу) используется для обеспечения возможности делового общения через Интернет. VoIP, также известный как Интернет-телефония, преобразует голосовые вибрации в сжатые цифровые сигналы, которые преобразуются в пакеты данных. Проще говоря, вы используете Интернет для совершения и приема входящих звонков, видеозвонков и текстовых сообщений. Мы могли бы продолжать и продолжать говорить о VoIP, но для этого потребовалась бы целая статья — для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим глоссарием по VoIP!

Что такое Хостинговая АТС?

Hosted PBX — это мощная телефонная система, которая использует подключение к Интернету, а не стандартную телефонную службу. Стандартная IP-АТС используется для передачи вызовов из Интернета (IP) в телефонную сеть общего пользования (PSTN). Виртуальную частную телефонную станцию ​​можно рассматривать как более экономичную версию; поскольку здесь не задействовано какое-либо оборудование, все это виртуально и размещается у поставщика услуг.

Почему так сложно найти информацию о хостинговой АТС?

Если вы новый владелец бизнеса, возможно, вы впервые слышите о виртуальной АТС. Если вы уже некоторое время участвуете в игре и хотите сократить расходы или заинтересованы в более удобной для пользователя системе, это даст вам достаточно информации, чтобы принять решение, исходя из того, что лучше всего подходит для вашей компании.

Вы, возможно, заметили после многих обширных поисков в Google, что компании больше заинтересованы в продаже своего продукта и подчеркивании своих характерных особенностей, а не в предоставлении общего обзора того, как работают системы Виртуальной АТС.

Давайте разберемся, что вам нужно знать о системах виртуальной АТС, почему они важны, ключевых функциях и надежных поставщиках услуг.

ПРИМЕЧАНИЕ. Во время исследования вы столкнетесь с множеством различных названий систем виртуальной АТС. Не позволяйте этому сбить вас с толку. Вы увидите такие термины, как «Облачная АТС» и «Размещенная АТС». Все трое говорят об одном и том же!

Виртуальная АТС против локальной АТС

Мы часто слышим, что мы говорим о том, что не существует надежной, универсальной системы, которая будет делать все, что вы хотите, и что вам нужно выбрать то, что лучше всего подходит для вашего бизнеса. Чтобы нарисовать максимально четкую картину, мы собираемся разобрать плюсы и минусы виртуальных и локальных АТС.

Как видите, решения для локальных АТС предназначены для крупных организаций, которые могут позволить себе оборудование и ИТ-персонал. Но для небольшой команды виртуальная АТС предлагает примерно те же функции за небольшую часть стоимости. Если вы все еще не уверены или хотите получить более глубокий анализ того, какая система АТС лучше для вас, вот подробный обзор локальной АТС и размещенной VoIP.

Преимущества виртуальных АТС

Теперь давайте углубимся в плюсы виртуальных телефонных АТС. Все это в конечном итоге сводится к сокращению расходов; тем не менее, есть некоторые очень интересные функции интеграции, автоматизации и настройки, которые делают виртуальные АТС достойными инвестиций.

• Виртуальные АТС делают всю работу за вас, упрощая работу для бизнеса любого размера и даже для крупнейших игроков.
• Виртуальные АТС позволяют даже наименее технически грамотным бизнес-менеджерам настраивать свою телефонную систему.
• Предприятия могут легко включать и выключать любую функцию УАТС либо через приложение на своем смартфоне, либо через онлайн-порталы управления.
• Низкие ежемесячные платежи помогают значительно сократить расходы, устраняя необходимость крупных инвестиций в аппаратное обеспечение, электропроводку в офисе и ИТ-команду.
• Поскольку виртуальные телефонные системы не требуют дорогостоящего процесса установки оборудования для добавления новых телефонных линий, предприятия могут быстро и легко обновлять платформу.

Инструменты и функции автоматизации

Здесь вы найдете некоторые из многих функций, которые предоставляют виртуальные АТС. Да, все они важны, и да, вы должны учитывать, что наиболее целесообразно для вашей компании при выборе поставщика.

Голосовая почта в электронную почту

Если вы относитесь к тому типу боссов, которые всегда в пути, вам нужна система, которая дает вам возможность автоматически отправлять голосовые сообщения на ваш телефон или другие мобильные устройства. Почему? Если вы находитесь на встрече с кем-то и ожидаете важного звонка, вы можете незаметно проверить свои сообщения, никого не прерывая.

Меню телефона

Вы хотите, чтобы ваши клиенты/клиенты не боялись звонить вам, думая, что они будут отложены или будут постоянно направлены не в тот отдел. С помощью простых меню вы можете направить любого звонящего туда, куда ему нужно.

Автосекретари

Что делать, если рядом нет никого, кто мог бы ответить на звонок? Вы хотите, чтобы ваш покупатель/клиент ждал? Вы знаете, когда вы берете трубку, вы не услышите ничего, кроме жалоб на время ожидания.

Автосекретари могут направлять клиентов/клиентов к автоответчикам или предоставлять им необходимую информацию, чтобы либо перезвонить, либо решить определенные проблемы самостоятельно.

Очередь вызовов, переадресация, запись

Очередь вызовов позволяет пользователям оставаться на линии, пока вы заняты кем-то другим, вместо того, чтобы повесить трубку и перезвонить, потенциально забывая, что они звонили в первую очередь. Переадресация звонков позволяет вам направлять клиентов/клиентов на другой номер телефона, поэтому, если вы находитесь вне офиса, вы можете оставаться на связи.

Запись звонков говорит сама за себя. Это позволяет записывать звонки и сохранять их в виде цифровых файлов. Объедините это с программным обеспечением CRM, и вы потенциально сможете создавать более развитые базы данных клиентов/клиентов.

Конференц-связь

Мостовая конференц-связь позволяет большой группе людей участвовать в телефонных звонках. Традиционные телефонные службы допускают одновременное подключение не более трех человек к линии. В отличие от традиционных АТС, эти звонки могут одновременно принимать сотни человек.

Это более практичный вариант конференц-связи для крупных предприятий, но, безусловно, возможность говорить более чем с двумя людьми одновременно является роскошью для большинства из нас.

Как выбрать провайдера

Существует множество мнений о том, какой провайдер является лучшим. Я уже говорил это раньше и повторю еще раз: вы должны знать, что подходит для вашего бизнеса, чтобы максимально эффективно использовать вашу виртуальную АТС. Вот некоторые общие критерии, на которые следует обращать внимание при изучении вариантов:

Затраченные затраты

Затраты обычно невелики, потому что сеть, используемая телефонной системой, уже установлена. Вы можете ожидать меньшую первоначальную плату по сравнению с локальной системой АТС, а затем дополнительные ежемесячные платежи.

Надстройки, естественно, повысят цену, но по сравнению с наймом ИТ-команды и затратами на оборудование вы можете рассчитывать на некоторую экономию. Даже если у вас сложившийся крупный бизнес и вам необходимо переоборудовать офис для поддержки системы VoIP, затраты должны оставаться ниже.

Некоторые веб-сайты говорят, что средняя стоимость локальной АТС составляет около 1000 долларов на пользователя. Это число будет увеличиваться или уменьшаться в зависимости от размера вашего бизнеса. Крупные с большей вероятностью заключат сделку, а мелкие могут заплатить больше.

Системы виртуальных АТС в долгосрочной перспективе одерживают верх. Первоначальные затраты могут быть высокими в зависимости от размера вашего бизнеса. Если вы крупная компания, вам потребуются дорогие инструменты маршрутизации вызовов, которые могут без проблем поддерживать систему. Если вы находитесь на меньшей стороне, расходы будут минимальными.

Когда все готово, вся тяжелая работа больше не в ваших руках; он передается вашему интернет-провайдеру. Это означает отсутствие платы за обслуживание или найма новой команды.

Качество и надежность сети

Надежность сети чрезвычайно важна по нескольким причинам. Ваша виртуальная АТС полностью зависит от того, насколько хорошо работает ваша сеть. Если ваш маршрутизатор не может справиться с рабочей нагрузкой, которую возлагает на него виртуальная АТС, вы можете не получить максимальную отдачу от услуги.

Если ваша сеть выйдет из строя, вы потеряете доступ к своим телефонам. Независимо от размера, надежность сети должна быть главным приоритетом.

Включенные функции

Как указывалось ранее, виртуальные АТС будут иметь множество функций, связанных с тем, что вы можете делать со своими телефонами. Вы должны знать свой бизнес, прежде чем платить за функции, которые вам могут не понадобиться. Это поможет вам избежать этих распространенных ошибок миграции в облако.

Если у вас небольшой бизнес, конференц-связь может быть не для вас. Если вы просыпаетесь с тоннами голосовых сообщений, поищите систему, которая упорядочивает их и делает их легкодоступными. Не покупайте Феррари из-за расхода бензина.

Варианты поддержки

Вы хотите, чтобы ваш провайдер гордился своей поддержкой клиентов. Многие места предлагают отличные варианты, но вы хотите, чтобы кто-то был полон решимости решить любую проблему, которая возникает по первому звонку — где бы и когда бы это ни было.

Одно место, которое бросается в глаза, — это Nextiva. Их служба поддержки доступна по телефону, электронной почте и в чате. На своем веб-сайте они хвастаются тем, что на 95% их звонков в службу поддержки отвечает второй звонок с минимальным временем ожидания. Ищите компании, у которых есть все эти возможности. В данном случае больше значит больше, а не меньше.

Ознакомьтесь с этими шестью историями о поддержке клиентов, которая делает все возможное.

Доступные интеграции

Сторонние интеграции также следует учитывать при выборе провайдера. Если ваш офис работает на Google или Microsoft Office, найдите поставщика, который делает то же самое.

Вот пример: VoIP можно интегрировать с решениями CRM. Когда агент службы поддержки отвечает на телефонный звонок, их интегрированная бизнес-система VoIP автоматически выводит соответствующую запись CRM для этого звонящего. С помощью вашей системы IVR агентам не придется листать окна и пытаться найти нужную информацию, тратя время на телефонные разговоры.

Это позволяет решать звонки с меньшими трудностями, меньшими затратами и более высоким уровнем удовлетворенности клиентов.

Виртуальная АТС имеет ценные функции

Наше руководство лишь поверхностно касается услуг виртуальной АТС. Цены и функции будут варьироваться в зависимости от типа вашего бизнеса. Общение с провайдерами напрямую может предоставить больше информации о том, как виртуальная АТС может удовлетворить потребности вашего бизнеса, а прямой разговор может привести к тому, что провайдеры попытаются перебить ставки друг друга, чтобы привлечь ваше внимание.

Ознакомьтесь с нашей интерактивной сравнительной таблицей для получения более подробной информации о том, какой провайдер хостинга АТС подходит именно вам.