Почему бухгалтерский учет необходим для стартапов: основные преимущества и лучшие практики

Что такое бухгалтерский учет?

Введение в бухгалтерский учет

Ведение счетов — это самый простой шаг, который включает в себя последовательное документирование всех покупок, продаж, поступлений и платежей в бизнесе. Это похоже на ежедневный журнал каждого цента, который поступает в бизнес или уходит из него, включая продажи, покупки, расходы и многое другое. Это включает в себя организацию данных и представление их в соответствующей форме. Это можно сделать с помощью ручных средств или компьютерных приложений. Бухгалтерский учет позволяет вести точные и актуальные записи, которые необходимы для соблюдения требований и помогают стартапу оценить свое финансовое состояние.

Понимание бухгалтерского учета

Запись и хранение деловой информации называется бухгалтерией. С другой стороны, бухгалтерский учет занимается анализом и интерпретацией этих записей, чтобы понять финансовое состояние организации. Другими словами, это помогает оценить общую картину деловой активности с использованием всех записей, содержащихся в книгах учета деятельности, что очень важно для планирования, прогнозирования и других мер контроля бизнеса. Полученная картина используется бухгалтерами для подготовки финансовых отчетов и проверок, составления бюджета и рекомендаций по сокращению затрат.

Ручной и автоматизированный бухгалтерский учет

Для малого бизнеса ведение бухгалтерского учета самостоятельно может оказаться эффективным, но оно сопряжено с риском человеческих ошибок и требует много времени. Это одно из ограничений ручного бухгалтерского учета при рассмотрении программного обеспечения для систем бухгалтерского учета. Это гарантирует, что ошибок при вводе данных практически не будет, информация актуальна и законы не нарушены. Также следует отметить, что эти системы способны предоставлять информацию мгновенно, а это значит, что решения принимаются на основе фактических данных в кратчайшие сроки.

Важность хорошего учета для стартапов

Большинство новых предприятий на ранних стадиях развития рассматривают практику бухгалтерского учета не только как необходимость, но и как стратегическое оружие, которое помогает им достичь своих целей. Вот причины, по которым бухгалтерский учет важен для развивающихся компаний:

Финансовая ясность для принятия решений

Эффективный бухгалтерский учет предоставляет учредителям информацию о состоянии финансов их компании, что позволяет сделать разумный выбор. Стартапы с хорошей бухгалтерской отчетностью могут измерять соответствие фактических результатов бюджету, прогнозировать и контролировать денежные потоки и затраты. Например, более реалистичное измерение денежного потока позволяет основателям принять решение о том, когда откладывать прибыль, а когда сохранять ее в трудные времена.

Доверие инвесторов и комплексная проверка

Одно дело верить в финансовые системы, работающие внутри стартапа, и другое — быть уверенным в финансовых системах, работающих вместе со стартапом. В раунде финансирования чистые и запутанные экономические ограничения в облачных подписанных биржевых книгах свидетельствуют о том, что стартап работает упорядоченно, что важно для привлечения средств.

Инвесторы проводят комплексную проверку при составлении финансовой отчетности и налоговых деклараций, а также всех связанных с ними прогнозов бизнеса. Стартапы, которые ведут последовательный, стратегический и подробный учет, имеют больше шансов привлечь инвесторов, поскольку это отражает уважение к ресурсам инвесторов и внимание к будущему.

Соблюдение юридических и налоговых требований

Несомненно, новые предприятия имеют ряд юридических и налоговых обязательств, которые они должны соблюдать. Надлежащее ведение бухгалтерского учета гарантирует, что все записи находятся в порядке и полноте, что упрощает процесс подачи налоговых деклараций и, следовательно, сокращает любые штрафы.

Например, предоставив достаточное количество квитанций и других необходимых документов, стартапы могут получить определенные допустимые вычеты, тем самым оптимизируя свое налоговое положение, что приводит к снижению затрат, оставаясь при этом здоровыми с точки зрения налогового законодательства IRS.

Определение возможностей роста

Когда у стартапов будет хорошо организованная финансовая отчетность, они смогут определить потенциальные области роста. Они будут оценивать свои продажи, затраты и прибыль с течением времени и определять, на каком продукте или услуге следует сделать упор, а на каком следует сократить. Какие продукты продаются больше, какие требуют больше затрат или какова тенденция рынка. Данные бухгалтерского учета рассказывают о продажах и их себестоимости, а также о принципах потенциального роста розничного рынка, что позволяет планировать рост.

Основные финансовые отчеты для стартапов

В соответствии с этим фактом ведение основного финансового учета также важно для этих новых предприятий, а именно для операций, процедур соблюдения законодательства и даже будущих событий. Другими словами, пусть здесь будут изложены основные документы, которыми должна обладать каждая новая компания:

1. Банковские выписки

Выписка по банковскому счету иллюстрирует все сделки, которые произошли по конкретному банковскому счету в течение определенного периода времени, который часто составляет месяц. Стратегии предотвращения используются посредством регулярного доступа к банковским выпискам, чтобы стартапы могли отслеживать доходы, выявлять избыточные транзакции и эффективно контролировать отток денег. Например, ежемесячная сверка гарантирует, что транзакции в записях соответствуют цифрам, предоставленным для них Банком. Это имеет основополагающее значение для составления бюджета и финансового управления в целом.

2. Выписки по кредитной карте

Пользователи корпоративных кредитных карт получают выписки по кредитной карте, в которых указывается использование карты для покупок. Анализ этих отчетов помогает молодым предприятиям не тратить лишние средства на операционные расходы, а также наблюдать за движением денежных средств и любыми потенциальными мошенническими действиями. Например, оценка использования кредитных карт позволяет выявить тенденции в расходах, что помогает более эффективно планировать бюджеты и сокращать расходы.

3. Счета и счета-фактуры

Все счета и счета относятся к деньгам, причитающимся или полученным предприятием. Счета-фактуры рассылаются клиентам фирмы с просьбой о деньгах, а счета отправляются фирме с просьбой об оплате. Все небольшие компании обязаны осуществлять группировку этих документов, чтобы иметь контроль над притоками и оттоками денежных средств, управлением поставщиками, а также надлежащим ведением бухгалтерского учета в целях соблюдения налогового законодательства.

4. Квитанции

Квитанции играют основополагающую роль в документировании расходов в ходе хозяйственной деятельности. Навигация в беспорядке квитанций, как физических, так и электронных, может помочь молодым компаниям провести проверку своих отчислений и защититься от убытков, возникающих в результате расходов, которые в противном случае не были бы востребованы. Например, квитанции о значительных расходах могут также пригодиться в тех случаях, когда компания хочет потребовать гарантию на товар или вернуть сам товар от поставщиков, тем самым защищая фирму от нести дополнительные незапланированные расходы.

5. Финансовая отчетность

Финансовые отчеты подробно описывают финансовые показатели бизнеса за определенный период времени и имеют решающее значение для определения финансового состояния. Они состоят из следующих основных заявлений;

• Отчет о прибылях и убытках: за определенный период указывается выручка, полученная от ведения бизнеса, понесенные расходы и полученная в результате прибыль или убыток, полученные за этот период.
• Балансовый отчет: Предоставляет сводную информацию об активах, обязательствах и акционерном капитале компании в любой момент времени, чтобы указать ее финансовое положение.
• Отчет о движении денежных средств: это запись, которая указывает притоки и оттоки денежных средств для организации, а также очень важна для управления ликвидностью и обеспечения повседневной деятельности организации.

6. Налоговые формы и подтверждающие документы

Налоговые формы включают в себя любые документы, поданные в IRS для отчетности о доходах, вычетах и ​​обязательствах. Сопроводительные документы, такие как квитанции, счета-фактуры и выписки, подтверждают сообщаемые данные. Надлежащая налоговая документация обеспечивает соблюдение требований, позволяет осуществлять вычеты и укрепляет доверие инвесторов и заинтересованных сторон.

7. Учет кредиторской и дебиторской задолженности

Относится к записи состояний непогашенного баланса и денежных средств, причитающихся от клиентов поочередно. Эффективное управление кредиторской и дебиторской задолженностью усиливает поток денежных средств и позволяет правильно управлять поставщиками и своевременными платежами, что приводит к эффективности финансовой деятельности. Такие записи полезны как в повседневной финансовой деятельности, так и, что более важно, служат основой для дальнейшего роста, а также соблюдения нормативных требований в будущем.

Преимущества бухгалтерского учета в стартапе

Внедрение строгой практики бухгалтерского учета имеет множество преимуществ, выходящих за рамки простого ведения учета. Вот как эффективный бухгалтерский учет может привести стартапы к успеху:

1. Организационная эффективность

Одним из основных преимуществ ведения бухгалтерского учета для начинающей компании является то, что он помогает правильно организовать все финансовые отчеты. Когда есть какая-либо соответствующая информация, которую необходимо получить; Эта организация помогает в подготовке отчетов, бюджетов и выполнении всех налоговых и юридических обязательств. Например, если записи ведутся должным образом, стартапу легко получить определенную информацию о своих финансах в кратчайшие сроки и, таким образом, вернуться к принятию решений, а также к созданию отчетов еще раз без дальнейших задержек.

2. Оптимизированное бюджетирование и прогнозирование

Используя точный учет, ориентированные на рост предприятия, такие как стартапы, могут разрабатывать точные бюджеты и ставить цели, соответствующие их стратегиям роста. Они анализируют историю своих расходов и доходов, чтобы помочь им установить реалистичные цели и оптимизировать ресурсы, чтобы избежать дефицита. Например, начинающий бизнес в технологической сфере может иметь возможность планировать предполагаемые бюджеты и то, сколько дополнительных средств они будут искать для дополнительных инвестиций, отслеживая затраты (процесс, называемый отслеживанием расходов).

3. Финансовая прозрачность для комплексной проверки

Бухгалтерский учет создает инфраструктуру прозрачности первичных данных, что становится очень важным для начинающего бизнеса, когда возникает необходимость привлечения внешних инвестиций. В большинстве случаев внутренние и внешние контролирующие стороны потребуют такого уровня операционной детализации даже на начальном этапе инвестиций. Отчеты о финансовом аспекте потенциальным инвесторам, как правило, привлекают их внимание и, в результате, укрепляют профессионализм и доверие, повышая их ценность.

4. Соблюдение требований и снижение рисков

Для дальнейшего существования новые компании должны соблюдать ряд налоговых законов и других нормативных актов. Надлежащая практика бухгалтерского учета помогает снизить вероятность ошибок в налоговых декларациях и минимизировать штрафы. Например, надлежащий учет квитанций и счетов-фактур для различных деловых целей помогает предприятиям в процессе оценки налогов, позволяя им продемонстрировать налоговые расходы, тем самым снижая налоговые риски, не нарушая при этом никаких налоговых законов.

5. Масштабируемость и настройка системы

Хорошие методы бухгалтерского учета дают стартапам возможность создавать достаточно гибкие процессы, чтобы приспособиться к расширяющейся деятельности компании. Например, стартапы могут настраивать бухгалтерские приложения для конкретных целей и комбинировать их с системами управления запасами и взаимоотношениями с клиентами. По мере роста эти системы адаптируются, позволяя эффективно отслеживать финансовые операции без необходимости существенной перестройки.

6. Принятие решений на основе данных

Именно посредством финансового анализа бухгалтерский учет позволяет стартапам принимать решения по обработке данных. Анализ тенденций доходов, расходов и прибыльности помогает молодым предприятиям понять, какие области нуждаются в улучшении, куда инвестировать и как эффективно использовать ресурсы. Например, стартап с моделью подписки может оценивать данные об оттоке клиентов, чтобы улучшить маркетинговые усилия.

7. Привлечение и удержание инвесторов

Хорошо структурированный бухгалтерский учет требует внутреннего контроля, который помогает привлекать инвесторов и удерживать их. Это создает положительный цикл, в котором учредители после последовательной своевременной и точной подготовки финансовых отчетов начинают и могут очищать дополнительный капитал внутри и за пределами фирмы, тем самым зарабатывая доверие поставщиков капитала.

8. Долгосрочное финансовое здоровье

Продолжая рутинные процедуры бухгалтерского учета, компании могут прогнозировать притоки и оттоки денежных средств, управлять своими обязательствами и предотвращать принятие неправильных бизнес-решений. Регулярное отслеживание финансовых показателей помогает им подготовиться к внешним потрясениям, управлять взлетно-посадочной полосой (периодом, который у них есть до того, как у них закончатся средства), и принимать корректирующие меры, чтобы гарантировать, что они остаются платежеспособными.

Найм и аутсорсинг бухгалтеров

В ходе развития стартапа меняются его бухгалтерские аспекты. Выбор штатных бухгалтеров или внешних фирм зависит от стадии бизнеса, бюджета и сложности финансовых потребностей.

Аутсорсинг на ранних стадиях

В новой венчурной среде обычно проще и дешевле осуществлять аутсорсинг, чем нанимать штатных сотрудников. Эти стартапы могут использовать внешних специалистов для определенных областей задач, таких как бухгалтерский учет, не неся при этом расходы на найм человека на полный рабочий день. Поскольку аутсорсинг является более гибким, стартапу легче привлекать ресурсы «по требованию» для определенных навыков, таких как работа с налогами или соблюдением требований.

Преимущества аутсорсинга:

• Экономия затрат: учетные расходы становятся переменными, поскольку плата взимается только за использованную услугу.
• Доступ к экспертным знаниям: внешние бухгалтеры имеют опыт работы в различных отраслях и предоставляют ценную информацию.
• Масштабируемость. Аутсорсинговые компании могут корректировать услуги в соответствии с потребностями бизнеса, поддерживая рост без фиксированных затрат.

Когда нанимать штатных бухгалтеров

Поскольку спрос на бухгалтерские услуги растет, для стартапов становится целесообразным нанимать штатного бухгалтера или, возможно, небольшую команду. Как правило, стартапы обращают на это внимание, когда они достигли существенного порога дохода, ожидают раундов инвесторов или когда финансовое управление нуждается в ресурсах для повседневной деятельности.

Преимущества внутреннего найма:

• Специальный фокус: штатные бухгалтеры будут уделять внимание и помогать потребностям стартапа, а также будут полезны для повседневной финансовой деятельности.
• Стратегическое участие. Стартапы с такими командами расширяют свои возможности анализа финансовых данных, что способствует быстрому и эффективному принятию решений.

Дробный учет

В этой модели, которая называется дробным учетом, стартапы могут на временной основе нанимать профессиональные высокие должности главного операционного директора, контролеров и т. д. Он может работать для предприятий, которые нуждаются в рекомендациях по финансовому стратегическому положению, но не могут нанимать людей на полный рабочий день.

Ключевые показатели бухгалтерского учета стартапа, которые следует знать

Понимание конкретных показателей бухгалтерского учета помогает стартапам контролировать финансовое состояние, ставить реалистичные цели и привлекать инвесторов. Вот основные показатели для каждого стартапа:

1. Скорость сгорания

Скорость сгорания определяется как скорость, с которой денежные средства расходуются каждый месяц, особенно в случае развивающегося бизнеса. Чрезмерная скорость расходования средств может сигнализировать инвесторам о том, что Компании очень скоро придется привлекать дополнительное финансирование. Например, если новое предприятие имеет парашютную ставку в размере 50 000 долларов США и имеет 500 000 долларов США в банке, его денежные уязвимости составляют чистые десять месяцев. Это означает, что бизнес закроется в течение десяти месяцев из-за истощения денежных средств, если уровень расходования средств будет постоянным на уровне 50 000 долларов США в месяц.

2. Отложенный доход

Доходы будущих периодов — это платежи, полученные за товары и услуги, которые еще не оказаны. Стартапы, использующие модель подписки, часто ведут учет отложенных доходов, поскольку это является обязательством до тех пор, пока не будет оказана услуга. Поскольку это хорошо контролируется, это помогает делать правильные прогнозы и управлять денежными потоками.

3. Показатели кредиторской задолженности (AP) и дебиторской задолженности (AR)

Метрики AP фокусируются на том, насколько эффективно и быстро стартап платит своим поставщикам, а метрики AR показывают, насколько эффективно стартап получает деньги от своих клиентов. Невыполненные дни продаж (DSO) и средний период оплаты — это примеры показателей, которые показывают, насколько эффективно визуализируется денежный поток. Оптимизируя процессы AP и AR, стартапы всегда получают более плавный денежный поток и лучшие отношения с поставщиками и клиентами.

4. Темпы роста доходов

Этот индекс измеряет рост доходов за выбранный период времени. Такие темпы роста привлекают внимание потенциальных инвесторов, поскольку они указывают на спрос и возможности для расширения. Рост доходов измеряется для того, чтобы определить, насколько эффективны существующие методы ведения бизнеса и каковы могут быть результаты в будущем в отношении таких методов.

Лучшие практики бухгалтерского учета при запуске

Применение лучших практик помогает стартапам вести точные финансовые отчеты и принимать более эффективные бизнес-решения.

1. Следуйте стандартам GAAP

Использование общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP) помогает любому бизнесу иметь надежные и прозрачные финансовые отчеты. Соблюдение практик, соответствующих GAAP, помогает завоевать доверие инвесторов и выполнить юридические обязательства.

2. Внедрите систему бухгалтерского учета как можно раньше

Использование системы учета, например QuickBooks или Xero, упрощает рабочий процесс и финансовое управление, предлагая единый центр для отслеживания расходов, отчетов и управления выставлением счетов. Эти инструменты управления позволяют стартапам проводить обоснованный анализ любого ожидаемого ими расширения.

3. Выберите между кассовым методом и методом начисления

При кассовом учете операции регистрируются по мере поступления или выплаты денежных средств. Напротив, в случае учета по методу начисления расходы и доходы учитываются в момент их возникновения и получения соответственно. По сравнению с кассовым учетом, последний следует принципам GAAP и дает лучшее представление о прибыли нового предприятия в долгосрочной перспективе, следовательно, способствует появлению новых предприятий.

4. Используйте автоматизированные инструменты для повышения эффективности

Автоматизация процессов бухгалтерского учета снижает количество ошибок и предотвращает необходимость чрезмерного ручного ввода, предоставляя владельцам больше времени, чтобы сосредоточиться на деятельности, способствующей их росту. Связи с другими предприятиями (например, с расчетом заработной платы или CRM) также повышают эффективность отслеживания транзакций и отчетности.

Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для стартапов

При выборе программного обеспечения необходимо учитывать потребности, бюджет и прогноз роста стартапа. Вот некоторые из наиболее частых:

• QuickBooks Online: одно из самых популярных онлайн-бухгалтерских программ, предназначенное для малого и среднего бизнеса. Он помогает пользователям управлять своими финансами, предоставляя инструменты для отслеживания доходов и расходов, управления заработной платой, создания финансовых отчетов.
• Xero: Xero имеет дружественный к рынку интерфейс и совместим с более чем 800 бизнес-приложениями. Это делает его идеальным для стартапов, которые хотят работать с другими бухгалтерами, не опасаясь расстояния.
• FreshBooks: FreshBooks, лучший вариант для стартапов, предоставляющих услуги, упрощает выставление счетов, отслеживание расходов и времени, упрощая стартапам управление счетами клиентов.
• Zoho Books: подробное, но базовое решение для бухгалтерского учета, которое подходит всем малым предприятиям, которые не хотят тратить слишком много на технологии бухгалтерского учета, можно легко найти в Zoho Books. Эти приложения упрощают задачу расширения систем финансового управления за счет автоматизации действий по отслеживанию. финансы, создание финансовых отчетов и подключение систем к банкам для получения финансовой информации в режиме реального времени.

Эти платформы автоматизируют финансовое отслеживание, генерируют отчеты и синхронизируют с банковскими счетами, предоставляя стартапам точную и актуальную финансовую информацию.

Является ли автоматизированный учет вариантом для стартапов?

Рекомендуется сочетать эти усилия с автоматизированным учетом для начинающих компаний. Автоматизация в стартапах, как и то, что предлагают облачные решения, такие как QuickBooks и Docyt, позволяет делать оценки для отслеживания расходов, управления кредиторской и дебиторской задолженностью, а также оценивать финансовую информацию в режиме реального времени. Помимо большей эффективности, автоматизация сводит к минимуму риск ошибок в управлении финансовыми элементами. Это помогает обеспечить соблюдение требований, управление денежными средствами и помогает бизнесу сконцентрироваться на самом важном.

Заключение

Таким образом, эффективный бухгалтерский учет жизненно важен для роста стартапа, обеспечивая финансовую ясность, соответствие требованиям и доверие инвесторов. Организованные записи и автоматизированные инструменты упрощают управление, помогая основателям принимать обоснованные решения и сосредоточиться на масштабировании. Надежный бухгалтерский учет – это не только цифры: это стратегический актив для долгосрочного успеха.

Биография автора:
Саджад Хусейн — опытный писатель и специалист по внешней поисковой оптимизации с опытом работы в области бухгалтерского учета. Обладая страстью к созданию привлекательного контента и оптимизации видимости в Интернете, Саджад помогает брендам укреплять свое цифровое присутствие с помощью стратегического SEO и креативного письма.