10 คุณลักษณะของ Google ชีตที่ซ่อนอยู่ซึ่งคุณไม่รู้ว่ามีอยู่จริง

หากคุณใช้ Google ชีตเป็นประจำ คุณอาจคุ้นเคยกับเครื่องมือที่คุณใช้บ่อยๆ อย่างไรก็ตาม มีคุณลักษณะหลายอย่างของแอปพลิเคชันสเปรดชีตนี้ที่ไม่มีใครสังเกตเห็นและใช้งานน้อยเกินไป

ในที่นี้ เราจะแนะนำคุณลักษณะดีๆ ของ Google ชีตที่อาจกลายเป็นรายการโปรดอย่างรวดเร็วของคุณ ไปที่ Google ชีต ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ของคุณ แล้วลองใช้อัญมณีที่ซ่อนอยู่เหล่านี้

1. ดึงข้อมูลจากชิปอัจฉริยะ

หากคุณได้ใช้ประโยชน์จาก Smart Chips ในแอปของ Google แล้ว คุณจะยินดีที่รู้ว่าคุณสามารถทำอะไรได้มากขึ้นด้วยชิปเหล่านี้ หลังจากที่คุณใส่ Smart Chip แล้ว คุณสามารถแยกข้อมูลจากมันและวางลงในแผ่นงานของคุณ ทำให้ชิปมีประโยชน์มากยิ่งขึ้น

ขณะนี้คุณสามารถแยกข้อมูลจาก People, File และ Calendar Event Smart Chips ซึ่งรวมถึงชื่อและอีเมล เจ้าของและชื่อไฟล์ ข้อมูลสรุปและตำแหน่งที่ตั้ง

1. หลังจากที่คุณใส่ Smart Chip ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือ เลือก หรือคลิกขวา จากนั้นเลือก การแยกข้อมูล

2. เมื่อแถบด้านข้างเปิดขึ้น ให้ใช้แท็บ แยก เพื่อทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายสำหรับรายการที่คุณต้องการแยก

3. ใช้ช่อง Extract to เพื่อป้อนหรือเลือกตำแหน่งแผ่นงานที่คุณต้องการข้อมูล

4. เลือก สารสกัด แล้วคุณจะเห็นข้อมูลของคุณแสดงในตำแหน่งที่คุณเลือก

หากคุณต้องการรีเฟรชข้อมูลที่แยกออกมา คุณสามารถใช้แท็บ รีเฟรชและจัดการ ในแถบด้านข้าง

2. สร้างรหัส QR

รหัส QR เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมในการแบ่งปันข้อมูล นำผู้คนไปยังเว็บไซต์ของคุณ และแม้แต่การให้ส่วนลด ด้วยการสร้างโค้ด QR ของคุณเองใน Google ชีตโดยไม่ต้องใช้ส่วนเสริมหรือเครื่องมือของบุคคลที่สาม คุณหรือผู้ทำงานร่วมกันสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

ในการสร้างรหัส QR คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน IMAGE ของ Google ชีตและลิงก์ไปยัง URL หลักของ Google: https://chart.googleapis.com/chart? .

ที่นี่ เราจะเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ในเซลล์ A1 โดยใช้สูตรด้านล่าง วางสูตรในเซลล์ที่คุณต้องการรหัส QR

=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

ใช้อาร์กิวเมนต์ต่อไปนี้เพื่อสร้างสูตรของคุณ:

• อาร์กิวเมนต์ CHS : กำหนดขนาดของรหัส QR เป็นพิกเซล (chs=500×500)
• อาร์กิวเมนต์ CHT : ระบุรหัส QR (cht=qr)
• อาร์กิวเมนต์ CHL : เลือกข้อมูล URL (chl=”&ENCODEURL(A1))

จากนั้นใช้ตัวดำเนินการเครื่องหมายและ (&) เพื่อเชื่อมต่ออาร์กิวเมนต์

เมื่อคุณเห็นโค้ดแล้ว คุณอาจต้องปรับขนาดแถวและ/หรือคอลัมน์เพื่อดูขนาดเต็ม จากนั้นสแกนรหัส QR เพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้ตามที่คุณต้องการ

คุณยังสามารถใช้อาร์กิวเมนต์ทางเลือกสำหรับการเข้ารหัสข้อมูลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งหรือกำหนดระดับการแก้ไข สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับอาร์กิวเมนต์เหล่านี้ โปรดดูหน้าอ้างอิง Google Charts Infographics สำหรับโค้ด QR

3. แทรกรายการแบบหล่นลง

รายการแบบหล่นลงเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการป้อนข้อมูล ด้วยการเลือกรายการจากรายการ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณกำลังป้อนข้อมูลที่คุณต้องการและสามารถลดข้อผิดพลาดได้ในเวลาเดียวกัน

ตั้งแต่เปิดตัวรายการแบบเลื่อนลงในชีต คุณลักษณะนี้ได้รับการปรับปรุงเพื่อให้คุณสร้างและจัดการรายการที่มีประโยชน์เหล่านี้ได้ง่ายขึ้น

1. แทรกรายการดรอปดาวน์โดยทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
2. เลือก แทรก > ดร็อปดาวน์ จากเมนู
3. คลิกขวาแล้วเลือก แบบเลื่อนลง
4. พิมพ์สัญลักษณ์ @ (At) แล้วเลือก เมนูแบบเลื่อนลง ในส่วนส่วนประกอบ

5. จากนั้นคุณจะเห็นแถบด้านข้างกฎการตรวจสอบข้อมูลเปิดอยู่ ป้อนตำแหน่งของรายการในช่อง นำไปใช้กับช่วง และยืนยันว่าเลือก รายการแบบเลื่อนลง ในเมนูแบบเลื่อนลง เกณฑ์

6. จากนั้นเพิ่มรายการของคุณในกล่อง ตัวเลือก และเลือกสีสำหรับรายการเหล่านั้นทางด้านซ้าย

7. หากต้องการแสดงข้อความช่วยเหลือ เลือกการดำเนินการสำหรับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือเลือกรูปแบบการแสดง ให้ขยายส่วนตัวเลือกขั้นสูง

8. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือก เสร็จสิ้น จากนั้น ใช้รายการแบบเลื่อนลงใหม่เพื่อป้อนข้อมูลในแผ่นงานของคุณ

4. ตรวจสอบที่อยู่อีเมล

เมื่อคุณมีสเปรดชีตที่มีที่อยู่อีเมล ไม่ว่าจะเป็น Gmail, Outlook หรืออย่างอื่น คุณอาจต้องการตรวจสอบว่าถูกต้อง แม้ว่าชีตจะไม่แสดงให้คุณเห็นว่าที่อยู่นั้นถูกต้องหรือไม่ แต่จะแสดงให้คุณเห็นว่ามีรูปแบบที่ถูกต้องด้วยสัญลักษณ์ @ (At) และโดเมนหรือไม่

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการตรวจสอบและไปที่ ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ในเมนู

2. เมื่อแถบด้านข้างกฎการตรวจสอบข้อมูลเปิดขึ้น ให้เลือก เพิ่มกฎ ยืนยันหรือปรับเซลล์ในช่อง นำไปใช้กับช่วง แล้วเลือก ข้อความเป็นอีเมลที่ถูกต้อง ในกล่องแบบเลื่อนลงเกณฑ์

3. เลือกตัวเลือกขั้นสูง เช่น การแสดงข้อความช่วยเหลือ แสดงคำเตือน หรือปฏิเสธข้อมูลที่ป้อน เลือก เสร็จสิ้น เพื่อบันทึกและใช้กฎการตรวจสอบ

จากนั้นคุณสามารถทดสอบความถูกต้องและตัวเลือกได้โดยการป้อนที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง

5. สร้างฟังก์ชันแบบกำหนดเอง

คุณชอบใช้ฟังก์ชันและสูตรใน Google ชีตไหม ถ้าเป็นเช่นนั้นทำไมไม่สร้างของคุณเอง เมื่อใช้คุณลักษณะฟังก์ชันแบบกำหนดเอง คุณสามารถตั้งค่าฟังก์ชันของคุณเองและใช้ซ้ำได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

1. เลือก ข้อมูล > ฟังก์ชันที่มีชื่อ จากเมนู

2. ในแถบด้านข้างของฟังก์ชันที่มีชื่อซึ่งเปิดขึ้น ให้ใช้ เพิ่มฟังก์ชันใหม่ ที่ด้านล่างเพื่อสร้างฟังก์ชันแบบกำหนดเองของคุณ คุณยังสามารถดูตัวอย่าง ดูการสาธิต หรือดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะนี้

3. ป้อนชื่อฟังก์ชัน คำอธิบาย และตัวยึดอาร์กิวเมนต์ที่เป็นทางเลือก ป้อนสูตรที่คุณต้องการใช้เพื่อกำหนดฟังก์ชัน แล้วเลือก ถัดไป

4. ตรวจสอบตัวอย่างฟังก์ชันและเลือก ย้อนกลับ เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงหรือ สร้าง เพื่อบันทึกฟังก์ชันใหม่ โปรดสังเกตว่าคุณยังสามารถเพิ่มอาร์กิวเมนต์เผื่อเลือกได้หากจำเป็น

5. จากนั้นคุณจะเห็นฟังก์ชันในรายการแถบด้านข้าง ใส่ลงในเซลล์ในชีตของคุณเพื่อทดสอบ

หากคุณต้องการแก้ไข ให้เปิดแถบด้านข้างของฟังก์ชันที่มีชื่ออีกครั้ง เลือก จุดสามจุด ที่ด้านขวาของฟังก์ชัน แล้วเลือก แก้ไข

6. ใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อกรองแผนภูมิ

แผนภูมิเป็นวิธีที่สะดวกและมีประสิทธิภาพในการแสดงข้อมูลของคุณ เมื่อใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล คุณสามารถกรองข้อมูลที่แสดงในแผนภูมิได้ ซึ่งสะดวกสำหรับการตรวจสอบข้อมูลแผนภูมิบางส่วนเมื่อจำเป็น

ใส่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

หลังจากที่คุณแทรกแผนภูมิแล้ว ให้เลือกแผนภูมินั้นแล้วไปที่ ข้อมูล > เพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูล ในเมนู

เมื่อแถบด้านข้างเปิดขึ้น ให้เปิดแท็บ ข้อมูล ยืนยันช่วงข้อมูลที่ด้านบน จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่จะใช้สำหรับตัวกรอง

คุณจะเห็นตัวแบ่งส่วนข้อมูลปรากฏเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าโค้งมนสีดำ ซึ่งคุณสามารถย้ายหรือปรับขนาดได้ตามต้องการ

ใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

เมื่อคุณมีตัวแบ่งส่วนข้อมูลแล้ว ให้เลือกปุ่ม ตัวกรอง ทางซ้ายหรือ ลูกศร เลื่อนลงทางขวา จากนั้น เลือกข้อมูลที่คุณต้องการดูในแผนภูมิโดยทำเครื่องหมายถูกข้างรายการเหล่านั้น

เลือก ตกลง แล้วคุณจะเห็นแผนภูมิของคุณอัปเดตทันที

หากต้องการเปลี่ยนแผนภูมิของคุณกลับเป็นมุมมองดั้งเดิมที่แสดงข้อมูลทั้งหมด ให้เปิดตัวกรองแล้วเลือก เลือกทั้งหมด > ตกลง

7. คำนวณข้อมูลอย่างรวดเร็ว

บางครั้งคุณต้องการดูการคำนวณอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเพิ่มสูตรลงในแผ่นงานของคุณ ใน Google ชีต คุณสามารถเลือกค่าต่างๆ แล้วเลือกการคำนวณเพื่อดูโดยไม่ต้องทำงานเพิ่มเติม

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการคำนวณ จากนั้นดูที่ด้านล่างขวาของแถวแท็บ คุณจะเห็นเมนูการคำนวณเป็นสีเขียวซึ่งมีผลรวมของข้อมูลของคุณ

2. เปิดเมนูนั้นแล้วเลือกการคำนวณที่คุณต้องการดำเนินการ คุณจะเห็นผลลัพธ์ใหม่ในเมนูนั้น

3. คุณยังสามารถเปิดเมนูเพื่อดูการคำนวณที่มีอยู่ทั้งหมดแบบเรียลไทม์

หากคุณตัดสินใจที่จะรวมการคำนวณไว้ในแผ่นงานของคุณ ให้เลือกเซลล์นั้นไว้และเลือก สำรวจ ทางด้านขวาของแท็บแผ่นงาน

เมื่อแถบด้านข้างเปิดขึ้น ให้ลากการคำนวณที่คุณต้องการใช้กับเซลล์ในแผ่นงานของคุณ

8. สำรวจวิธีการนำเสนอข้อมูลของคุณ

คุณอาจมีข้อมูลในสเปรดชีต แต่ไม่แน่ใจว่าจะแสดงหรือวิเคราะห์ด้วยวิธีใดดีที่สุด ด้วยคุณลักษณะสำรวจ คุณสามารถดูวิธีต่างๆ อย่างรวดเร็วในการนำเสนอข้อมูล ตรวจสอบรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูล และถามคำถาม

เลือกข้อมูลของคุณและเลือก สำรวจ ที่ด้านล่างขวา

เมื่อแถบด้านข้างสำรวจเปิดขึ้น คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับข้อมูลของคุณ พิมพ์คำถามในส่วนคำตอบ ใช้สีโดยใช้ส่วนการจัดรูปแบบ หรือแทรกแผนภูมิจากส่วนการวิเคราะห์

หลังจากเสร็จสิ้น เพียงใช้ X ที่ด้านบนขวาของแถบด้านข้างเพื่อปิด

9. ขอการอนุมัติแผ่นงาน

หากคุณใช้บัญชี Google Workspace สำหรับธุรกิจหรือการศึกษา โปรดดูฟีเจอร์การอนุมัติ คุณสามารถขอการอนุมัติจากผู้อื่นและติดตามสิ่งที่ได้รับการอนุมัติและสิ่งที่ไม่ได้รับการอนุมัติ

ไปที่ ไฟล์ แล้วเลือก การอนุมัติ

เมื่อแถบด้านข้างการอนุมัติเปิดขึ้น ให้เลือก ส่งคำขอ

ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เพิ่มผู้ที่คุณต้องการอนุมัติคำขอและเลือกข้อความ คุณยังสามารถระบุวันที่ครบกำหนด อนุญาตให้ผู้อนุมัติแก้ไขชีต หรือล็อคไฟล์ก่อนที่จะส่งคำขอของคุณเพื่อขออนุมัติ เลือก ส่งคำขอ เมื่อคุณดำเนินการเสร็จสิ้น

หากคุณยังไม่ได้แชร์เอกสารกับผู้อนุมัติ ระบบจะขอให้คุณแชร์และกำหนดสิทธิ์

จากนั้น คุณสามารถดูสถานะได้โดยกลับไปที่แถบด้านข้างการอนุมัติ

10. ตั้งค่ารูปแบบวันที่และเวลาที่กำหนดเอง

แม้ว่า Google ชีตจะมีวิธีต่างๆ มากมายในการจัดรูปแบบวันที่และเวลาของคุณ แต่บางทีคุณอาจต้องการบางอย่างเป็นพิเศษ คุณสามารถสร้างรูปแบบวันที่และเวลาของคุณเองด้วยโครงสร้าง สี และสไตล์ที่คุณต้องการ

1. เลือกเซลล์ที่มีวันที่หรือเวลา แล้วไปที่ รูปแบบ > ตัวเลข > วันที่ และเวลา ที่กำหนดเอง หรือคุณสามารถเลือกตัวเลือกรูปแบบเพิ่มเติมในแถบเครื่องมือแล้วเลือก วันที่ และเวลา ที่กำหนดเอง

2. เมื่อหน้าต่างเปิดขึ้น คุณจะเห็นรูปแบบปัจจุบันสำหรับวันที่และ/หรือเวลาของคุณ เลือกองค์ประกอบที่มีอยู่ที่ด้านบนเพื่อเปลี่ยนรูปแบบหรือลบออก

3. หากต้องการเพิ่มองค์ประกอบอื่น ให้เลือกลูกศรทางด้านขวาแล้วเลือกหนึ่งรายการจากรายการ จากนั้นคุณสามารถจัดรูปแบบองค์ประกอบนั้นโดยใช้ลูกศร

4. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือก ใช้ เพื่อใช้รูปแบบวันที่และเวลาที่กำหนดเอง และคุณควรเห็นการอัปเดตชีตของคุณ

ด้วยคุณลักษณะของ Google ชีตเหล่านี้ คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นกับข้อมูลของคุณ อย่าลืมลองอย่างน้อยหนึ่งรายการและดูว่ารายการใดที่เหมาะกับคุณ

สำหรับบทแนะนำที่เกี่ยวข้อง โปรดดูวิธีค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Google ชีตโดยใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข