เคล็ดลับ 10 ข้อสำหรับกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ: วิธีทำให้กิจกรรมครั้งต่อไปของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น
เผยแพร่แล้ว: 2022-01-31เหตุการณ์เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ของบริษัทใดๆ ช่วยสร้างกระแส เพิ่มยอดขาย และสร้างโอกาสในการสร้างเครือข่ายที่ยอดเยี่ยม
แต่คุณก็รู้ดีอยู่แล้วว่าทุกอย่างไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ นี่คือเหตุผลที่จำเป็นต้องเตรียมพร้อมสำหรับทุกสิ่ง เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยคุณวางแผนกิจกรรมครั้งต่อไปเพื่อให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น
กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณสำหรับเหตุการณ์
เจ้าของธุรกิจสามารถใช้กิจกรรมเพื่อสร้างกระแสให้กับบริษัทของคุณ เพิ่มยอดขาย หรือสร้างโอกาสในการสร้างเครือข่าย
ขั้นตอนแรกในการวางแผนงานคือการระบุเป้าหมายสำหรับกิจกรรม เมื่อคุณตัดสินใจว่าเป้าหมายของคุณคืออะไรสำหรับกิจกรรม คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านั้นเป็นแนวทางเพื่อช่วยคุณวางแผนส่วนที่เหลือของงาน
คุณคาดหวังผลลัพธ์อะไร
ก่อนที่คุณจะเริ่มวางแผนงาน คุณจำเป็นต้องตัดสินใจเลือกผลิตภัณฑ์ที่ต้องการ วิธีนี้จะช่วยให้คุณวางแผนได้อย่างเหมาะสมและรู้ว่าคุณสามารถคาดหวังอะไรได้บ้าง
ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายของคุณคือการพบปะสังสรรค์เล็กๆ ที่มีผู้เข้าร่วม 50 คน การทำเช่นนี้จะไม่ต้องการอาหารและเครื่องดื่มมากเท่ากับงานที่คาดว่าจะมีผู้เข้าร่วม 200 คน
ตั้งงบประมาณ
ขั้นตอนแรกในการเตรียมตัวสำหรับงานครั้งต่อไปของคุณคือการกำหนดงบประมาณ นี่คือกระบวนการกำหนดจำนวนเงินที่คุณคาดว่าจะใช้จ่ายในโอกาสนี้
ซึ่งรวมถึงต้นทุนคงที่และต้นทุนผันแปร ค่าใช้จ่ายคงที่สามารถคาดการณ์ได้มากกว่า ในขณะที่ต้นทุนผันแปรสามารถคาดเดาไม่ได้มากกว่า
ไม่ว่างบประมาณของคุณจะเป็นอย่างไร สิ่งสำคัญคือคุณจะต้องไม่ใช้จ่ายเกินที่คาดการณ์ไว้สำหรับกิจกรรมของคุณ
ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นในงานของคุณ คุณควรรู้ว่าจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใดก่อน
การจัดทำงบประมาณยังช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าคุณควรใช้เงินเท่าไรสำหรับส่วนประกอบเฉพาะของงาน เช่น อาหารหรือของประดับตกแต่ง ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะอยู่ในงบประมาณ
วิธีหนึ่งในการประหยัดเงินคือการเจรจากับผู้ขายล่วงหน้า คุณสามารถเจรจากับซัพพลายเออร์ได้โดยการเปรียบเทียบราคาและการเจรจาข้อตกลงก่อนวันจัดปาร์ตี้ใกล้จะถึง
และหากคุณกำลังมองหาเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีรับข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จ โปรดดูบทความนี้โดย Entrepreneur Magazine
พิจารณาสถานที่และสถานที่อย่างรอบคอบ
ก่อนอื่น คุณต้องนึกถึงสถานที่ของคุณ คุณต้องการพื้นที่ที่มองเห็นได้และใหญ่พอสำหรับทุกคนที่จะเข้าร่วมงาน สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาข้อกำหนดการช่วยสำหรับการเข้าถึงล่วงหน้า
ประการที่สอง คุณต้องนึกถึงสถานที่ พิจารณาว่าผู้เข้าชมงานประเภทใดจะเข้าร่วมงานและจะไปถึงที่นั่นอย่างรวดเร็วได้อย่างไร
ตัวอย่างเช่น สมมติว่างานของคุณอยู่ในพื้นที่ชนบท ในกรณีนั้น คุณอาจต้องการเสนอบริการรับส่งหรือบริการรถร่วมเพื่อให้ผู้คนสามารถเพลิดเพลินได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการเดินทางกลับบ้าน
สุดท้าย การพิจารณาเวลาเป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของคุณไม่ตรงกับวันหยุดหรือวันอื่นๆ ที่มีผู้คนจำนวนมากเดินทางหรือทำงานล่วงเวลา
หากหลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณควรเสนอสิ่งจูงใจสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่เดินทางไกล
แบบตัวต่อตัว แบบไฮบริด หรือแบบเสมือน?
คุณต้องกำหนดประเภทของกิจกรรมที่คุณกำลังดำเนินการ มันจะเป็นทั้งหมดในคน? เสมือนทั้งหมด? หรือทั้งสองอย่างรวมกัน?
หากคุณกำลังจัดกิจกรรมแบบตัวต่อตัว มีบางสิ่งที่คุณควรทำก่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพื้นที่กิจกรรมของคุณได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง
สร้างวาระการประชุมที่สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณสำหรับการประชุมหรือการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องดื่มและของว่างเพียงพอสำหรับแขกของคุณ
และระบุเส้นทางไปยังตำแหน่งบนเว็บไซต์ของคุณและเอกสารส่งเสริมการขายเพื่อให้ผู้คนสามารถค้นหาได้ง่าย
หากคุณกำลังจัดกิจกรรมแบบผสม อย่าลืมใช้เครื่องมือเช่น Skype หรือ Google Hangouts เพื่อสร้างประสบการณ์แบบผสมผสาน
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการโฮสต์เซสชั่นเปิดเป็นการสนทนาสด แล้วเปลี่ยนไปใช้เซสชันที่บันทึกไว้สำหรับการสนทนาแบบตัวต่อตัวเพิ่มเติม คุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้รับคุณค่าเดียวกันจากการประชุมไม่ว่าพวกเขาจะเข้าร่วมที่ใด
สุดท้าย หากคุณกำลังจัดกิจกรรมเสมือนจริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมนั้นมีองค์ประกอบแบบโต้ตอบเพื่อให้ผู้คนรู้สึกเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานแม้ว่าจะไม่ได้อยู่ด้วยกันทางกายภาพก็ตาม
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการนำเสนอเพื่อการศึกษาผ่านการบันทึกวิดีโอก่อนเริ่มการสนทนาแบบเป็นกันเองระหว่างผู้เข้าร่วมผ่าน Skype หรือ Google แฮงเอาท์
จองในเทคโนโลยีที่ดีที่สุด
เทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถแยกความแตกต่างระหว่างเหตุการณ์ทั่วไปกับเหตุการณ์ที่น่าทึ่งได้ คุณคงไม่อยากทำให้ผู้เข้าร่วมต้องผิดหวังเพราะคุณภาพเสียงไม่ดีหรือหน้าจอทำงานไม่ถูกต้อง
ข่าวดีก็คือคุณมีตัวเลือกมากมายสำหรับเทคโนโลยีงานอีเวนต์ ซึ่งทำให้กระบวนการตัดสินใจสามารถจัดการได้มากขึ้น เมื่อพูดถึงการแสดงละคร คุณควรพิจารณาเช่าโปรเจ็กเตอร์และฉากกั้น ตลอดจนฉากกั้นที่ติดตั้งบนผนังสำหรับป้ายดิจิทัล
สำหรับการจัดแสง ขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณจัด คุณจะต้องมีสิ่งที่แตกต่างออกไป ตั้งแต่ไฟส่องสว่างสำหรับงานแต่งงานไปจนถึงไฟ LED สำหรับกิจกรรมองค์กร เพื่อสร้างอารมณ์ที่สมบูรณ์แบบสำหรับแขกของคุณ
คุณจะต้องลงทุนในระบบลำโพงที่ให้เสียงที่ชัดใส แม้ว่าสถานที่ของคุณจะมีผู้คนพลุกพล่านก็ตาม ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะได้ยินทุกอย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้พลาดสิ่งสำคัญ
และแน่นอนว่าปัญหาของเครือข่ายคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแขกของคุณทุกคนมี Wi-Fi ที่เชื่อถือได้ การเช่าฮอตสปอตเหมาะอย่างยิ่งสำหรับสถานการณ์นี้ ดังนั้นพวกเขาจะไม่มีปัญหาใดๆ ในการใช้โทรศัพท์หรือแท็บเล็ต
พิจารณาการช่วยสำหรับการเข้าถึง
สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าผู้เข้าร่วมบางคนอาจไม่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบเดียวกันกับคนอื่นๆ ซึ่งรวมถึงผู้ทุพพลภาพ ผู้พิการทางการได้ยิน คนตาบอด หรือผู้ที่ใช้สัตว์ช่วยเหลือ ]
พิจารณาที่พักที่เป็นไปได้ใดๆ ที่คุณสามารถสร้างให้กับบุคคลเหล่านี้ และวิธีที่คุณจะแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับที่พักเฉพาะใดๆ
ผู้จัดงานจำนวนมากวางแผนสำหรับสิ่งนี้โดยการซื้อบริการพิเศษหรือให้ข้อมูลบนเว็บไซต์ของงาน
ตัวอย่างเช่น หากผู้เข้าร่วมต้องการล่ามภาษามือ คุณจะต้องการเข้าถึงฟีดวิดีโอของกิจกรรมผ่านสตรีมแบบสด คุณยังสามารถเสนอตัวเลือกคำบรรยายทางไกลสำหรับคนหูหนวกหรือจัดหาล่าม ASL ในงานด้วย
มีแผนสำรอง
คุณต้องมีแผนสำรองสำหรับทุกสิ่งที่อาจผิดพลาด ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจะมีวิทยากรในงาน ควรมีลำโพงสำรองไว้เป็นแนวความคิดที่ดี
คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าอาจมีคนยกเลิกในนาทีสุดท้าย หรือผู้พูดที่คุณจองจะล่าช้าเนื่องจากสภาพอากาศหรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันอื่นๆ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณมีอาหารและเครื่องดื่มเพียงพอในกรณีที่มีคนหิวหรือกระหายน้ำ
จะเป็นการรอบคอบสำหรับบริษัทต่างๆ ที่จะลงทุนในแอปเหตุการณ์เพื่อดูว่ามีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นที่สถานที่จัดงานอย่างรวดเร็ว ด้วยวิธีนี้พวกเขาจึงไม่พลาดโอกาสต่างๆ
การตลาด
การทำการตลาดงานอีเวนต์ของคุณทำให้มั่นใจว่าผู้คนรู้จักและเข้าร่วม เมื่อทำการตลาดงานกิจกรรม คุณต้องการสร้างกระแสและความตื่นเต้น อย่างไรก็ตาม อย่าลืมพูดถึงประโยชน์ที่ผู้เข้าร่วมจะได้รับ
ทำไมพวกเขาถึงต้องมา? พวกเขาจะเรียนรู้อะไร พวกเขาจะได้อะไรจากมัน? การทำการตลาดงานกิจกรรมของคุณมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่าผู้คนรู้จักและเข้าร่วมงาน
คุณสามารถใช้โพสต์โซเชียลมีเดีย นามบัตร ใบปลิว หรือหน้ากิจกรรมบนเว็บไซต์เพื่อช่วยสร้างกระแสและความตื่นเต้น
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังจัดเวิร์กช็อปเกี่ยวกับวิธีทำให้ Facebook ของคุณเติบโตตามแบบออร์แกนิก ในกรณีนั้น คุณอาจโพสต์รูปชายหนุ่มผมยาวโดยใช้โทรศัพท์ในร้านกาแฟพร้อมคำบรรยายใต้ภาพ:
“เรียนรู้วิธีขยาย Facebook ของคุณตามออร์แกนิกจากผู้เชี่ยวชาญ Steph & John ในเวลาเพียงหนึ่งชั่วโมง! ลงทะเบียนฟรีที่นี่ #growfacebookfollowers #event”
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับหน้าที่ของตน
ก่อนงานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้หน้าที่และความรับผิดชอบของตน งานของพวกเขาควรมีการสรุปและมอบหมายอย่างชัดเจน
ถัดไป กำหนดบุคคลที่ให้คะแนนสำหรับแต่ละงานเพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่นตลอดทั้งงาน วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุหรือความเข้าใจผิดได้
มีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบด้านล่างในความคิดเห็นหรือดำเนินการสนทนาไปที่ Twitter หรือ Facebook ของเรา