10 วิธีที่คุณสามารถปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ Microsoft Teams ได้

การระบาดใหญ่ได้เปลี่ยนวิถีชีวิตและการทำงานของเราอย่างมาก เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานทางไกลและแบบไฮบริด บริษัทต่างๆ ทั่วโลกได้นำโซลูชันต่างๆ เช่น Slack, Google Meet, Microsoft Teams เป็นต้น มาใช้ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจที่ใช้ระบบคลาวด์แบบเดิมได้เปลี่ยนไปใช้โซลูชันขั้นสูงเพื่อใช้คุณลักษณะการทำงานร่วมกันที่เสนอให้สื่อสารระหว่างทีมที่อยู่ห่างไกล

ตามเส้นทางการทำงานระยะไกล หลายบริษัทได้สลับไปมาระหว่างที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่แตกต่างกัน กล่าวคือ ย้ายจาก Box ไปยัง Google Drive , Dropbox ไปที่ Google Drive และหลายๆ บริษัทได้ย้ายจาก Slack ไปยัง Microsoft Teams ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจของพวกเขา

ตั้งแต่ปลายปี 2019 Microsoft Teams เป็นเครื่องมือหลักในการทำงานร่วมกันของบริษัท ทุกๆ วัน ผู้คนเกือบ 115 ล้านคนใช้ Teams ในการทำงานในแต่ละวัน Microsoft ได้เพิ่มคุณสมบัติใหม่หลายอย่างสำหรับธุรกิจที่เริ่มยอมรับแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันตั้งแต่เริ่มมีการระบาดของ COVID-19 นอกเหนือจากการย้ายจาก Slack ไปยัง Teams

บทความนี้จะช่วยคุณสำรวจวิธีที่ดีที่สุดในการใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Microsoft Teams และปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ปลายทางโดยใช้คุณลักษณะต่างๆ อย่างเหมาะสม

1. สร้างช่องที่เกี่ยวข้อง

แชนเนลเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการสนทนากับทีมของคุณ สร้างแชนเนลสำหรับพื้นที่ทั้งหมดของทีมของคุณ แล้วโพสต์การสื่อสารของคุณไปยังแชนเนลเหล่านั้น จะช่วยให้ทุกคนในทีมของคุณค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่าย

2. ทำงานร่วมกันบนไฟล์ Office

หากคุณและเพื่อนร่วมทีมของคุณต้องทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวกันพร้อมกัน Microsoft Teams จะอนุญาตให้คุณทำเช่นนั้นได้ หลายบริษัท เปลี่ยนจาก Slack เป็น Microsoft Teams เพื่อให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นโดยการทำงานร่วมกันบนไฟล์จากระยะไกลแบบเรียลไทม์

เปิดไฟล์บนแอปเดสก์ท็อปของคุณและทำงานร่วมกับทีมของคุณหลังจากแชร์ไฟล์ในช่องทางที่เหมาะสมหรือแชทใน Microsoft Teams คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารโดยเพื่อนร่วมทีมของคุณและให้ความคิดเห็นหากจำเป็น

3. จัดการงานด้วย Microsoft Planner

เพื่อให้ตัวคุณเองและทีมระยะไกลของคุณมีระเบียบ ใช้ Planner ใน Microsoft Teams นี่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม และคุณสามารถใช้มันทุกวันเพื่อติดตามกิจกรรมและประสิทธิภาพของคุณ ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ จัดหมวดหมู่งาน ระบุกำหนดเวลา จัดลำดับความสำคัญ และมอบหมายงานให้กับ

สมาชิกที่เกี่ยวข้องในทีมของคุณ คุณยังสามารถแนบลิงก์และเอกสารกับข้อความของคุณได้ คุณยังใช้ความคิดเห็นเพื่อทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ ได้อีกด้วย

ดูเพิ่มเติมที่: คำคมการทำงานเป็นทีม

4. จัดระเบียบด้วยปฏิทินของทีม

เมื่อทีมตั้งอยู่ทั่วโลกและดำเนินการในหลายเขตเวลา อาจเป็นเรื่องยากที่จะจัดกำหนดการประชุมที่สะดวกสำหรับทุกคน การใช้ตัวช่วยจัดกำหนดการใน Teams ช่วยให้คุณค้นหาเวลาที่สะดวกที่สุดในการจัดการประชุมสำหรับสมาชิกทุกคนในทีมของคุณ

หากคุณไม่ได้ย้ายข้อมูลไปยัง Microsoft 365 และแทนที่จะเปลี่ยนจาก Box หรือ Dropbox เป็น Google Drive เพื่อใช้ประโยชน์จาก Google Workspace Google ปฏิทินก็เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับ Microsoft Scheduling Assistant เมื่อใช้ Google ปฏิทิน คุณสามารถรวมปฏิทินของสมาชิกในทีมเพื่อให้ทราบว่าทุกคนจะว่างเมื่อใด และง่ายต่อการวางแผนและกำหนดเวลาการประชุม

5. แชร์หน้าจอของคุณระหว่างการประชุม

การนำเสนอและการนำเสนอผลงานของเราเป็นองค์ประกอบสำคัญของกิจวัตรประจำวันของเรา และในขณะที่คุณสามารถทำได้ในสำนักงานในที่ประชุมหรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน คุณจะต้องทำทางออนไลน์ถ้าคุณทำงานจากระยะไกล อย่างไรก็ตามมีวิธีแก้ปัญหานี้เช่นกัน

คุณสามารถแชร์หน้าจอของคุณหรือเลือกหน้าต่างที่คุณต้องการแชร์กับบุคคลอื่นในการประชุมด้วย Microsoft Teams ด้วยวิธีนี้จะไม่มีใครเห็นหรือได้ยินการแจ้งเตือนใดๆ ที่คุณได้รับจากแอปอื่น

6. บันทึกการประชุมของคุณ

หากคุณมีการประชุมสำคัญที่ต้องการกลับไปทบทวนและทบทวนประเด็นสำคัญบางอย่าง การบันทึกและแม้แต่การรับสรุปจากการประชุมก็เป็นแนวคิดที่ยอดเยี่ยม จากนั้นคุณอาจแบ่งปันกับทีมของคุณ

ฟังก์ชันนี้มีค่ามากเป็นพิเศษสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ แต่ต้องการรับข่าวสารเกี่ยวกับวาระและการดำเนินการ

7. สลับระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

เหตุฉุกเฉินเกิดขึ้นและอาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างการประชุมทางวิดีโอ แล็ปท็อปของคุณอาจพัง อินเทอร์เน็ตอาจล่ม กล้องของคุณอาจหยุดทำงาน หรือคุณอาจต้องออกไปฉุกเฉิน สถานการณ์ดังกล่าวอาจส่งผลต่องานของคุณเมื่อคุณอยู่ในสายสำคัญ

โชคดีที่ Microsoft Teams อนุญาตให้คุณเข้าร่วมการโทรจากอุปกรณ์ต่างๆ คุณสามารถอยู่ในสายได้โดยใช้โทรศัพท์ แท็บเล็ต และพีซีของคุณไปพร้อม ๆ กัน หรือคุณสามารถย้ายจากอุปกรณ์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งได้ตามต้องการ

8. ใช้แอป Microsoft Teams

ด้วยการเชื่อมต่อแบบดิจิทัลและทางกายภาพ ทีมสามารถทำงานกับ Outlook, Word, Excel, PowerPoint และแอปพลิเคชันอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น การบันทึกการประชุมของคุณจะถูกเก็บไว้ใน SharePoint ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ใน OneDrive และปฏิทิน Outlook ของคุณจะซิงโครไนซ์กับ Teams อย่างต่อเนื่อง

คุณสามารถเชื่อมต่อ Microsoft หรือแอปของบริษัทอื่นเข้ากับสภาพแวดล้อม Microsoft Teams ได้ โดยไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ

9. เพิ่มแท็บในช่องของคุณ

ธุรกิจสามารถใช้อินเทอร์เฟซ Teams เพื่อรวมแอปพลิเคชันเป็นแท็บภายในแชนเนลได้ ด้วยเหตุนี้ Teams อาจทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มเดียวสำหรับแอปพลิเคชันทั้งหมดของบริษัท ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้

หากต้องการเพิ่มแอปลงในแท็บ ให้คลิกไอคอน "+" ในแชท กลุ่ม หรือช่อง แล้วเลือกแอปที่คุณต้องการจากหน้าต่างแอป

10. ใช้ไวท์บอร์ดเสมือน

คุณสามารถมีประสบการณ์เสมือนจริงที่ยอดเยี่ยมโดยใช้ Whiteboard ใน Teams ซึ่งทุกคนในการประชุมสามารถร่วมแสดงความคิดเห็นและบันทึกย่อได้ เช่นเดียวกับที่ทำในเซสชันออฟไลน์ คุณจะสามารถสังเกตได้ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณทุกคนมีส่วนร่วมอย่างไร และความคิดของพวกเขาจะเสริมพลังให้คุณ หลังการประชุม สามารถแชร์ผลงานของกลุ่มผ่านช่องทางที่เหมาะสม

บทสรุป

ฟีเจอร์ Microsoft Team เหล่านี้ช่วยให้คุณทำงานจากระยะไกลและติดต่อกับเพื่อนร่วมงานอย่างมืออาชีพได้จากทุกที่และทุกเวลา โต้ตอบกับทีมของคุณในหลายงานแบบเรียลไทม์ และรักษาสมดุลชีวิตการทำงานและชีวิตที่ดี