ซอฟต์แวร์การประชุมออนไลน์ยอดนิยมที่ควรทราบ

ในขณะที่ธุรกิจในยุคดิจิทัลมักใช้วิธีเชื่อมต่อและสื่อสารกับพนักงานและลูกค้าทางไกล การระบาดใหญ่ของโควิด-19 เป็นตัวเร่งปฏิกิริยาที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเพิ่มขึ้นของการใช้แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริง ในช่วงเวลาแห่งการเว้นระยะห่างทางสังคม ธุรกิจต่างๆ ต่างพึ่งพาแพลตฟอร์มเหล่านี้ในการเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยนข้อมูล และทำงานร่วมกันเพื่อให้การดำเนินงานดำเนินไปอย่างราบรื่นและสม่ำเสมอในช่วงเวลาที่ไม่แน่นอนนี้

• คำจำกัดความของการประชุมออนไลน์
• รายชื่อแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงยอดนิยม
• วิธีการเลือกซอฟต์แวร์การประชุมออนไลน์ที่เหมาะสม
• ข้อดีและข้อเสีย
• เคล็ดลับสำหรับการดำเนินการประชุมออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จ

การประชุมออนไลน์คืออะไร?

การประชุมออนไลน์หรือที่เรียกว่าการประชุมเสมือนเป็นวิธีการสื่อสารที่ช่วยให้หลายฝ่ายสามารถพบปะและโต้ตอบกันในพื้นที่เดียวกันโดยไม่ต้องอยู่จริง ผ่านช่องทางอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น บริการอินเทอร์เน็ต โปรเจ็กเตอร์ (สำหรับทีมขนาดใหญ่) แหล่งเสียง แล็ปท็อป แท็บเล็ต เว็บแคม ฯลฯ ที่เชื่อถือได้ พนักงานธุรกิจและผู้บริหารระดับสูงสามารถสื่อสารไปมาระหว่างกันโดยใช้แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงต่างๆ

สุดยอดแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริง

1. Skype

   แอพที่ใช้งานง่ายที่ให้คุณเชื่อมต่อกับบุคคลหรือกลุ่มคน เป็นแพลตฟอร์มที่รู้จักกันดีว่าผู้เข้าร่วมประชุมหลายคนมักมีบัญชีส่วนตัวสำหรับใช้บริการอยู่แล้ว แอป Skype ไม่มีค่าใช้จ่ายทางไกล แต่มีแนวโน้มที่จะเกิดปัญหาในการแสดงภาพและเสียง ความล่าช้าในการบัฟเฟอร์ และการโทรหลุด

2. หย่อน

   Slack ช่วยเชื่อมโยงสมาชิกในทีมเข้าด้วยกันผ่านเครื่องมือส่งข้อความ การแจ้งเตือนที่ปรับเปลี่ยนได้ และปรับปรุงด้วยฟีเจอร์สำนักงานมากมาย ด้วยคุณสมบัติการรับส่งข้อความที่เชื่อถือได้ซึ่งรองรับพนักงาน การรับส่งอีเมลระหว่างพนักงานจึงลดลง การใช้บริการนี้มีค่าใช้จ่าย 8 ดอลลาร์ต่อคนหรือ 15 ดอลลาร์ต่อเดือน

3. Google Hangouts

   แพลตฟอร์มที่ไม่มีค่าใช้จ่ายซึ่งมีเครื่องมือในการโทร ใช้การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่เชื่อมต่อกับผู้คนสูงสุด 10 คน และการประชุมทางวิดีโอ หากคุณใช้ Google ซึ่งแทบทุกคน แพลตฟอร์มนี้ได้รับการติดตั้งไว้ในเครื่องมือของ Google เช่น Gmail แล้ว คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งของ Google แฮงเอาท์คือสามารถสตรีมแฮงเอาท์วิดีโอแบบเรียลไทม์บน YouTube

4. ซูมประชุม

   ธุรกิจต่างๆ ไม่เพียงแต่สามารถจัดการประชุมเสมือนจริงบนแพลตฟอร์มนี้เท่านั้น แต่ยังจัดสัมมนาฝึกอบรม การสัมมนาผ่านเว็บ และอื่นๆ ได้อีกด้วย ในระหว่างการประชุม Zoom ผู้ใช้สามารถแชร์ข้อความและเอกสารระหว่างกันผ่านเครื่องมือแชทของ Zoom แผนพื้นฐานพร้อมการประชุม Zoom ใช้งานได้ฟรีโดยไม่จำกัดเวลา และเสนอการประชุมแบบไม่จำกัดโดยจำกัดเวลาครั้งละ 40 นาที

5. GoToMeeting

   แพลตฟอร์มนี้มีเครื่องมือที่รวมถึงการส่งข้อความระหว่างสมาชิกในทีม การถอดเสียงบทสนทนาสำหรับวิดีโอ และการตั้งค่าทีมที่ปรับเปลี่ยนได้ การใช้ GoToMeeting ทำให้ธุรกิจสามารถจัดการประชุมกับผู้คนได้ถึง 100 คน รวมถึงการเข้าร่วมและจัดการประชุมโดยใช้สมาร์ทโฟน แพลตฟอร์มนี้เสนอให้ผู้ใช้ผ่านการทดลองใช้ฟรี 14 วัน โดยมีแผนเริ่มต้นที่ $12 ต่อเดือน

6. Microsoft Teams

   Microsoft Teams เป็นคุณลักษณะย่อยของแพลตฟอร์ม Microsoft Office 365 คุณลักษณะย่อยนี้สามารถจัดการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมสูงสุด 300 คนควบคู่ไปกับการเข้าถึงสำหรับแขก วิดีโอแบบตัวต่อตัวและแบบทีม โทรศัพท์ ไฟล์ที่แชร์ได้ขนาด 2 กิกะไบต์ต่อคน และ 10 กิกะไบต์ต่อกลุ่ม การแชร์เดสก์ท็อปเพื่อการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย และ การจัดไฟล์ผ่านการระบายสี บริการนี้ฟรีเมื่อลงทะเบียนโดยใช้ที่อยู่อีเมล

7. Facetime

   แพลตฟอร์มที่มีชื่อเสียงนี้ไม่ได้ใช้เพื่อเชื่อมต่อกับเพื่อนและครอบครัวเท่านั้น แต่ยังใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอีกด้วย แม้ว่า Facetime จะใช้งานได้กับอุปกรณ์ Apple เท่านั้น แต่ฟีเจอร์ต่างๆ ยังรวมถึงการแชทเป็นกลุ่มที่สามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้ถึง 32 คน เครื่องมือที่แจ้งให้คุณทราบว่าใครกำลังพูดอยู่ และความสามารถในการเลือกคนที่คุณต้องการให้แสดงบนหน้าจอ บริการนี้ใช้งานได้ฟรี

8. Google Meet

   Google แฮงเอาท์เวอร์ชันอัปเดตและปรับปรุงนี้ได้รับการปรับปรุงให้เป็นบริการเพิ่มประสิทธิภาพของสำนักงาน G Suite Google Meet ให้หมายเลขโทรศัพท์ที่กำหนดแก่ผู้ใช้ เพื่อให้การประชุมเสมือนยังคงเป็นส่วนตัวภายในทีม มีสายเข้าที่ชัดเจนโดยไม่มีสายหลุด และเข้ากันได้กับทั้งอุปกรณ์ Apple และ Android บริการนี้มี 3 แผน: G Suite Basic ($ 6 ต่อเดือน), G Suite Business ($ 12 ต่อเดือน) และ G Suite Enterprise ($ 25 ต่อเดือน)

9. FreeConferenceCall

   ตามที่ระบุไว้ในชื่อ บริการนี้ฟรีโดยสมบูรณ์ FreeConferenceCall มีเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันและโทรกับสมาชิกในกลุ่มสำหรับการแชร์เดสก์ท็อป การวาดภาพ และข้อความสำหรับการใช้งานสาธารณะและส่วนตัว ไม่เพียงแค่ฟรีเท่านั้น แต่ยังใช้งานง่ายอีกด้วย

10. สื่อกลาง

    เดิมเรียกว่า AnyMeeting Intermedia จะซิงค์การประชุมทางวิดีโอ การส่งข้อความ และเครื่องมือการแชร์เดสก์ท็อปบนบริการที่อยู่ในระบบคลาวด์ มาในแผนการชำระค่าบริการ 2 แบบ: Lite ($ 10 ต่อเดือน) และ Pro ($ 13 ต่อเดือน) หากคุณอัปเกรดเป็น Pro Plan คุณสามารถถอดเสียงและบันทึกการประชุมแบบเรียลไทม์ พร้อมรับพื้นที่ในคลาวด์จำนวนไม่จำกัด

11. Adobe Connect

    Adobe Connect ก้าวไปไกลกว่านั้นเมื่อพูดถึงการเป็นแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริง บริการนี้ไม่เพียงแต่นำเสนอคุณสมบัติการแชร์เดสก์ท็อป การส่งข้อความ และวิดีโอแชทเท่านั้น แต่คุณสามารถสร้างไซต์ขนาดเล็ก จัดระเบียบอีเมล สร้างห้องดิจิทัลที่ปรับแต่งให้เข้ากับแบรนด์ของบริษัทได้ หากต้องการจัดการประชุมบนแพลตฟอร์มนี้ คุณจะต้องใช้ราคาเริ่มต้นที่ 50 ดอลลาร์ต่อเดือน ในขณะที่การสัมมนาผ่านเว็บจะใช้ราคาเริ่มต้นที่ 130 ดอลลาร์ต่อเดือน

12. กระดิ่งอเมซอน

    ไม่น่าแปลกใจเลยที่บริการนี้จะซิงค์กับ Alexa ซึ่งเป็นบริการผู้ช่วย AI ที่สร้างโดย Amazon สำหรับการประชุมทางธุรกิจเสมือนจริง Amazon Chime ให้บริการโทร ข้อความ การประชุมทางดิจิทัล และการประชุมทางวิดีโอ ค่าบริการนี้ฟรีหากคุณใช้เฉพาะฟีเจอร์พื้นฐานของแพลตฟอร์ม แต่ฟีเจอร์โปรมีราคาตั้งแต่ $3 ต่อคน/ต่อวัน ถึง $15 ต่อคน/ต่อเดือน ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์ที่ใช้

13. ร่วมกับฉัน

    ค่าใช้จ่ายในการใช้แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนนี้คือ $0.00 Join.Me มีเครื่องมือที่อนุญาตให้ผู้ใช้เปลี่ยนลิงค์ URL ตามความชอบและความสามารถในการเลือกพื้นหลังที่ต้องการสำหรับการแสดงผลที่แสดงในระหว่างการประชุมเสมือนจริง นอกจากนี้ยังซิงค์กับเครื่องมือทำงานอื่นๆ เช่น Outlook, Office 365 และ Google ปฏิทิน

14. ไลฟ์ไซส์

    Lifesize นำเสนอวิดีโอความละเอียดสูง 4k เพื่อภาพที่คมชัด อินเทอร์เฟซหน้าจอสัมผัสแบบโต้ตอบสำหรับโทรศัพท์ในห้องประชุม และเครื่องมือแชร์วิดีโอที่จัดเก็บไว้ในคลาวด์ Lifesize Go ซึ่งเป็นเวอร์ชันเบราว์เซอร์ของแพลตฟอร์มนี้ ฟรีสำหรับผู้ใช้ทุกคน Lifesize Standard สำหรับกลุ่มขนาดเล็กคือ $16.95 ต่อโฮสต์/ต่อเดือน Lifesize Plus สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก/ขนาดกลางคือ $14.95 ต่อโฮสต์/ต่อเดือน และ Lifesize Enterprise มีราคา $12.95 ต่อเดือน โดยสามารถดำเนินการได้อย่างน้อย 50 โฮสต์

15. การประชุม RingCentral

    แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงนี้มีแผนให้บริการฟรีสำหรับผู้ใช้ การสนับสนุนลูกค้าสำหรับแผนการชำระเงินอื่นๆ ทั้งหมด รวมถึงแผนฟรี และสามารถดำเนินการได้บนแพลตฟอร์มหลักทั้งหมด อย่างไรก็ตาม RingCentral Meetings ไม่มีความสามารถในการแชร์กับผู้ใช้ภายนอกและเสนอเฉพาะการบันทึกในเครื่องเท่านั้น แผนการชำระเงินสำหรับบริการนี้มีราคาเริ่มต้นเพียง $14.99 ต่อเดือน

16. แตะมือ

    คุณลักษณะเฉพาะที่ HighFive มีบนแพลตฟอร์มคือไม่ต้องใช้รหัสผ่านหรือหมายเลขพินเพื่อเข้าถึงการประชุม ผู้ใช้ต้องรอในห้องประชุมดิจิทัลจนกว่าจะได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมการประชุมโดยผู้จัดการหรือโฮสต์ การประชุมทางวิดีโอสำหรับห้องประชุมมีค่าใช้จ่าย 99 ดอลลาร์ต่อเดือน/ต่อห้องต่อปี

17. ON24

    ON24 เปิดโอกาสให้นักการตลาดสร้างการสัมมนาผ่านเว็บแบบโต้ตอบตามข้อมูล การเรียนรู้เนื้อหา และการตีความพฤติกรรมของผู้ชมผ่านโพล แบบสำรวจ การตรวจสอบการมีส่วนร่วมและการสนทนา และการวิเคราะห์ทรัพยากร คุณยังสามารถบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บหรือการประชุมได้หลายเทค และสลับระหว่างการนำเสนอแบบเรียลไทม์และที่บันทึกไว้แล้ว บริการนี้มีช่วงทดลองใช้งานฟรีสูงสุด 30 วัน

18. BigBlueButton

    แพลตฟอร์มนี้รองรับอาจารย์ผู้สอนที่สอนเด็กๆ ทางออนไลน์ แต่ธุรกิจก็สามารถใช้แพลตฟอร์มนี้เพื่อเรียนรู้การสัมมนาและการสัมมนาทางเว็บ BigBlueButton มอบความสามารถในการแบ่งปันสิ่งอำนวยความสะดวก เดสก์ท็อป วิดีโอ และเสียง ในขณะที่ทำงานร่วมกับผู้ใช้รายอื่นพร้อมกันผ่านข้อความ บันทึกย่อ และโพล แม้ว่าจะตั้งค่าได้ยาก แต่แพลตฟอร์มนี้ใช้งานได้ฟรีและมีอินเทอร์เฟซของซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนจริงสำหรับการเรียนรู้ทางดิจิทัลที่มีราคาแพง

19. โซโหประชุม

    แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่รู้จักกันดีนี้ช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการและเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ได้จากทุกที่ เครื่องมือการแชร์และแสดงผลเดสก์ท็อปช่วยให้มั่นใจว่ากลุ่มต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมเสมือนจริงโดยใช้กล้องของการประชุมของ Zoho ช่วยให้การโทรออนไลน์ดำเนินไปอย่างราบรื่น มีเวอร์ชันฟรีและแผนการชำระเงินตั้งแต่ $12 ถึง $980 ขึ้นอยู่กับจำนวนโฮสต์และผู้เข้าร่วม

20. ClickMeeting

    ClickMeeting เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายซึ่งมีฟีเจอร์หลากหลาย ห้องประชุมที่ปรับแต่งได้และเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่หลากหลาย (การแชร์และอำนวยความสะดวกบนเดสก์ท็อป) เป็นคุณสมบัติหลักบนแพลตฟอร์มนี้ แผนการชำระเงินมีตั้งแต่ 25 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับผู้เข้าร่วม 25 คนจนถึง 165 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับผู้เข้าร่วมสูงสุด 5,000 คน

21. อินทราโด

    แพลตฟอร์มอันทรงเกียรตินี้จัดกิจกรรมดิจิทัลและเว็บคาสต์มากกว่า 40,000 รายการต่อปีโดยใช้เทคโนโลยีบนคลาวด์และพันธมิตรระดับโลก Intrado ให้บริการในประเทศต่างๆ เช่น อเมริกาใต้ ละตินอเมริกา เอเชียแปซิฟิก ตะวันออกกลาง แคนาดา และสหรัฐอเมริกา Intrado เสนอบริการทดลองใช้งานฟรีเป็นเวลา 30 วัน

22. Pexip

    Pexip ถือว่าเป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่ยอดเยี่ยมที่สุดในอุตสาหกรรมนี้ โดยให้ผู้ใช้จัดการประชุมออนไลน์เป็นรายบุคคลได้ Pexip ยังอนุญาตให้ผู้ใช้จัดการประชุมบนบริการคลาวด์ต่างๆ เช่น Google Cloud, Amazon Web Services และ Microsoft Azure ด้วยความสามารถในการปรับขนาดและคุณสมบัติของบริการเพื่อซิงค์กับการทำงานของวิดีโอแบบเดิม ค่าใช้จ่ายในการใช้บริการนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของการประชุมที่คุณต้องการจัด แต่มีตัวเลือกการทดลองใช้ฟรี

23. ศูนย์การประชุม Cisco WebEx

    เช่นเดียวกับแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงส่วนใหญ่ Cisco WebEx Meeting Center ให้ผู้ใช้มีตัวเลือกในการใช้บริการได้ฟรี คุณสมบัติของแพลตฟอร์มนี้รวมถึงเทคโนโลยีที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อความล่าช้าของเสียงและวิดีโอ และสามารถแสดงฟีดได้ 25 รายการพร้อมกัน อย่างไรก็ตาม บริการนี้อนุญาตให้โฮสต์ได้หนึ่งโฮสต์ต่อใบอนุญาตเท่านั้น และแผน "โทรหาฉัน" ได้เพิ่มค่าใช้จ่าย

24. ดิจิเทล

    องค์กรสร้างมัลติมีเดียดิจิทัลนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการความช่วยเหลือในการใช้ประโยชน์จากเนื้อหาดิจิทัลของตน Digitell ยังให้บริการเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ใช้ด้วยอินเทอร์เฟซดิจิทัลที่ได้รับการปรับปรุง ซึ่งทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงสตรีมสด การอำนวยความสะดวกด้านการศึกษา และการสัมมนาทางเว็บ หากการประชุมหรือการประชุมของคุณต้องถูกแปลงเป็นดิจิทัล นี่คือแพลตฟอร์มสำหรับคุณ ค่าใช้จ่ายในการใช้บริการนี้ไม่ได้ระบุไว้ในเว็บไซต์หลัก ติดต่อผู้ขายสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

25. การประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุด

    Infinite Conferencing เป็นแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่พยายามปรับปรุงกระบวนการจัดการประชุมเสมือนจริง การใช้บริการนี้ทำให้ผู้ใช้มีเครื่องมือในการแก้ปัญหาสำหรับการประชุมทางเว็บและทางโทรศัพท์ รวมถึง Infinite Conferencing ที่ทำงานบนเบราว์เซอร์ ค่าใช้จ่ายในการใช้บริการนี้คือ 100 เหรียญ

26. ezTalks การประชุมบนคลาวด์

    การใช้บริการนี้ฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 100 คน ezTalks Cloud Meeting เชี่ยวชาญด้านเครื่องมือส่งข้อความ วิดีโอ และเสียง ด้วยคุณสมบัติการแชร์เดสก์ท็อปและเอกสาร แพลตฟอร์มนี้ยังให้ผู้ใช้ด้วยฟีเจอร์ไวท์บอร์ดที่สามารถแชร์ไฮไลท์ งานเขียน ภาพวาด และภาพหน้าจอกับสมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ ezTalks Cloud Meeting เข้ากันได้กับอุปกรณ์มือถือและเดสก์ท็อปทั้งหมด

27. การสัมมนาผ่านเว็บสด

    แม้ว่า “webinar” จะเป็นส่วนหนึ่งของชื่อ LiveWebinar แต่แพลตฟอร์มอเนกประสงค์นี้ยังเหมาะสำหรับการจัดการประชุม การประชุมสุดยอดเสมือนจริง ชั้นเรียนออนไลน์ และอื่นๆ โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดหรือปลั๊กอิน คุณก็สามารถเริ่มต้นกิจกรรมได้ทันที! เพลิดเพลินกับฟีเจอร์มากกว่า 50 รายการ ตั้งแต่กระดานไวท์บอร์ดไปจนถึงห้องกลุ่มย่อย โพลและการทดสอบ ไปจนถึงการแชร์หน้าจอ แม้กระทั่งปรับแต่งห้องประชุมด้วยสีและโลโก้ของคุณ เริ่มต้นด้วยการทดลองใช้ฟรีสองสัปดาห์ จากที่นั่นคุณสามารถเลือกหนึ่งในสามแพ็คเกจ หรือไปกับตัวเลือกสำหรับองค์กรที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่

ฉันควรจัดการประชุมเสมือนจริงเมื่อใด

ในการประชุมทางธุรกิจ จังหวะเวลาเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าการประชุมเสมือนจริงจะสะดวกมากที่จะใช้ทุกที่ทุกเวลา แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะดีต่อประสิทธิภาพการทำงาน ตาม CNBC บ่ายวันอังคาร เวลาประมาณ 14:30 น. เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดที่จะมีการประชุม/การประชุมเสมือนจริง ไม่เร็วเกินไปหรือสายเกินไปในระหว่างวัน นอกจากนี้ วันอังคารซึ่งอยู่ไม่ไกลจากสัปดาห์การทำงานก่อนหน้าสำหรับการตรวจสอบโดยย่อและทบทวนสิ่งที่คาดหวังสำหรับสัปดาห์การทำงานปัจจุบัน

สิ่งที่ต้องมองหาในซอฟต์แวร์การประชุมออนไลน์

• Insight : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงที่คุณเลือกใช้มีคุณสมบัติที่สามารถรองรับความต้องการในอนาคตได้

• เชื่อถือได้และเหนือกว่า : บริการที่มีคุณภาพสม่ำเสมอและภาพที่มีความละเอียดสูงช่วยให้การประชุมออนไลน์ดำเนินไปอย่างราบรื่นซึ่งจะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตสำหรับธุรกิจ

• การแชร์เดสก์ท็อป : สิ่งสำคัญในการทำงานร่วมกันในทีมไม่ใช่แค่การเห็นเพื่อนสมาชิกในทีมทำงานเท่านั้น แต่ยังมีความสามารถในการโต้ตอบและแก้ไขงานแบบเรียลไทม์

• การประชุมทางวิดีโอ : นี่คือคุณสมบัติหลักที่แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงต้องมีเพื่อให้การประชุมออนไลน์เกิดขึ้น

• Streamlined Instant Messaging : เครื่องมือสำหรับการติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมต้องใช้งานง่าย สามารถใช้ได้บนแพลตฟอร์มต่างๆ และสามารถซิงค์กับอุปกรณ์ยอดนิยมได้

• ปุ่ม Sign-On : ผู้ใช้ใหม่สามารถสร้างบัญชีและกลับเข้าสู่ระบบเพื่อใช้บริการได้ง่ายหรือไม่?

ประโยชน์ของแพลตฟอร์มการประชุมเสมือน

• ไม่เสียเวลา : เพื่อให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วม ขอแนะนำให้เจ้าภาพจัดการประชุมเสมือนจริงไม่เกิน 30 นาที คุณสมบัติของแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนช่วยลดเวลาที่อาจสูญเสียไป

• ปรับปรุงการสื่อสาร : การโต้ตอบแบบเห็นหน้าช่วยปรับปรุงวิธีการให้ รับ และตีความข้อความแม้ว่าจะอยู่หลังหน้าจอคอมพิวเตอร์

• ลดต้นทุนและเวลาในการเดินทาง : ไม่จำเป็นต้องเดินทางข้ามเมือง รัฐ หรือแม้แต่ประเทศ เมื่อผู้ใช้สามารถพูดคุยกับใครก็ได้จากทุกที่ในโลกด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว

• เพิ่มประสิทธิภาพ : ผลผลิตเพิ่มขึ้นเมื่อการสื่อสารชัดเจน บรรลุเป้าหมาย และทุกคนมีเสียง

• กระจายความรู้ : ซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนจริงช่วยให้ธุรกิจ (ทั้งพนักงานและระดับสูงกว่า) รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับการดำเนินงานเมื่อทุกคนทำงานจากระยะไกล

• การเชิญที่ไม่มีที่สิ้นสุด : ไม่ว่าธุรกิจจะมีสมาชิกกี่คน ตราบใดที่เจ้าภาพสามารถให้การเข้าถึงการประชุมเสมือนผ่านคุณสมบัติต่างๆ ได้

• ตารางการประชุมที่แตกต่างกัน : แม้จะมีคำแนะนำก่อนหน้านี้ให้มีการประชุมเสมือนจริงในช่วงบ่ายวันอังคาร การอัปเดตงานในนาทีสุดท้ายและเหตุฉุกเฉินอาจต้องมีป๊อปอัปการประชุมที่สามารถกำหนดเวลาและดำเนินการโดยใช้คุณสมบัติต่างๆ ของแพลตฟอร์ม

• อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย : ระดับความสามารถในการใช้งานของแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงมีความสำคัญต่อว่าการประชุมมีประสิทธิผลหรือไม่เป็นระเบียบ

• การประชุมที่บันทึกแบบสด : แม้ว่าการจดบันทึกจะมีประโยชน์ในระหว่างการประชุม การบันทึกไม่เพียงแต่สิ่งที่พูด แต่ใครเป็นผู้พูด และวิธีที่พวกเขากล่าวว่ามันเป็นสวรรค์สำหรับพนักงานและหัวหน้างานที่ยุ่งมากอยู่แล้ว

• ประสิทธิภาพการทำงานทั่วไปเพิ่มขึ้น : การประชุมสั้น ๆ ความสามารถในการอยู่ในที่เดียว บันทึกทุกสิ่งที่เกิดขึ้น และการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดายระหว่างพนักงานและหัวหน้างานทำให้มั่นใจได้ว่างานที่สามารถทำได้จะเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน

ข้อเสียของแพลตฟอร์มการประชุมเสมือน

• ปฏิสัมพันธ์โดยตรงน้อยลง : แม้ว่าแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจะอนุญาตให้ผู้ใช้เผชิญหน้ากันในทางเทคนิค แต่สภาพแวดล้อมการทำงานทางกายภาพไม่สามารถจำลองแบบได้

• การเชื่อมต่อไม่เสถียร : ไม่ว่าแพลตฟอร์มเทคโนโลยีจะล้ำหน้าแค่ไหน ก็มีโอกาสเกิดปัญหาทางเทคนิคที่จะเกิดขึ้นได้

• การติดต่อระหว่างบุคคลน้อยลง : พนักงานที่โต้ตอบกันทางออนไลน์ไม่ได้เปรียบกับความสัมพันธ์ส่วนตัวที่เกิดขึ้นจากการมีอยู่จริงในที่เดียว

• การแฮ็ก : โทรลล์ไม่ได้เป็นเพียงบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเท่านั้น เมื่อเร็ว ๆ นี้ Zoom เกิดเหตุการณ์ที่ผู้คนแฮ็คเข้าสู่เซสชันการเรียนรู้ออนไลน์และแสดงความคิดเห็นที่ไม่แยแสทางเชื้อชาติต่อผู้ใช้ซึ่งหลายคนเป็นเด็ก

วิธีดำเนินการประชุมออนไลน์ที่ประสบความสำเร็จ

• แชร์ลิงก์ URL ไปยังผู้เข้าร่วมในวันก่อนวันประชุมอย่างเป็นทางการ เพื่อให้พวกเขามีโอกาสทำความคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซและฟีเจอร์ของแพลตฟอร์ม

• เริ่มต้นและตรงต่อเวลา ความสุภาพไม่สิ้นสุดเพียงเพราะตอนนี้งานทำที่บ้าน

• สื่อสารให้ผู้เข้าร่วมทราบถึงพฤติกรรมที่พวกเขาคาดหวังในระหว่างการประชุม

• ส่งเสริมการมีส่วนร่วมโดยใช้คุณลักษณะที่ช่วยให้บุคคลได้รับการเน้นเมื่อพูด

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนให้ความสนใจกับสิ่งที่เกิดขึ้น การอยู่ที่บ้านอาจทำให้ผู้ใช้ฟุ้งซ่านได้ง่าย

• ทบทวนและติดตามวัตถุประสงค์หลักและเป้าหมายที่หารือระหว่างการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

ความคิดสุดท้าย

แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนเป็นการออมสำหรับธุรกิจจำนวนมากในช่วงเวลาของการเว้นระยะห่างทางสังคม การสื่อสาร การมีส่วนร่วม และการมีส่วนร่วมเป็นเสาหลักของการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ ช่วงเวลาที่ลำบากใจเหล่านี้ได้ให้ความกระจ่างแก่แนวทางต่างๆ สำหรับธุรกิจในการติดต่อกับพนักงานและผู้จัดการ

***

Kierra Benson เป็นศิษย์เก่าของ University of North Texas ที่ Dallas สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีด้านการสื่อสารและเทคโนโลยี ก่อนหน้านี้เธอผ่านการฝึกงานที่หนังสือพิมพ์ท้องถิ่นและทำงานเป็นผู้สร้างเนื้อหาให้กับธุรกิจออนไลน์ขนาดเล็ก เป้าหมายของเธอคือการทำงานในอุตสาหกรรมสื่อในการเขียน/แก้ไขและโฆษณา เธอรู้สึกทึ่งกับวิธีการวางตลาดข้อความในสื่อเพื่อโน้มน้าวมวลชนและขายสินค้า เชื่อมต่อกับเธอใน LinkedIn

บทความที่เกี่ยวข้อง:

GoToMeeting: 5 ประโยชน์หลักสำหรับธุรกิจของคุณ

การสร้างวัฒนธรรมที่ประสบความสำเร็จจากระยะไกล