13 วิธีในการลดความซับซ้อนของกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้

ธุรกิจมักมองหาวิธีที่จะทำให้การดำเนินงานง่ายขึ้นและประหยัดเงิน ประเด็นหนึ่งที่สำคัญอย่างยิ่งคือ กระบวนการ บัญชี เจ้าหนี้

นี่อาจเป็นงานที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น! ในบทความนี้ เราจะพูดถึงหลายวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณและทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. จำกัดการเข้าถึงและสร้างการควบคุมที่เข้มงวด

ขั้นตอนแรกใน การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ คือการจำกัดการเข้าถึง ซึ่งหมายความว่าเฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูหรือเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้และบันทึกอื่นๆ

คุณควรกำหนดการควบคุมที่เข้มงวดว่าใครสามารถอนุมัติใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินได้ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการชำระเงินทั้งหมดได้รับอนุญาตและจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้อง

2. ลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติ

อีกวิธีหนึ่งในการทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณง่ายขึ้นคือการลงทุนในซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้สามารถทำงานหลายอย่างโดยอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับการจัดการใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน รวมถึงการป้อนข้อมูล การอนุมัติใบแจ้งหนี้ และการประมวลผลการตรวจสอบ

มีตัวเลือกต่าง ๆ มากมายในตลาดปัจจุบัน ดังนั้นอย่าลืมทำวิจัยเพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

3. บริการบัญชีเจ้าหนี้ภายนอก

หากคุณไม่มีทรัพยากรภายในเพื่อจัดการกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คุณอาจต้องการพิจารณาจ้างบริการเหล่านี้ มีหลายบริษัทที่ให้บริการบัญชีเจ้าหนี้จากภายนอก ซึ่งสามารถดูแลทุกด้านของกระบวนการให้คุณได้

นี่อาจเป็นทางเลือกที่ดีหากคุณต้องการให้พนักงานของคุณมีอิสระในการทำงานอื่น ๆ หรือถ้าคุณไม่มีความเชี่ยวชาญที่จำเป็นภายในองค์กร

4. จัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้ตามข้อกำหนดของคุณ

ข้อดีอย่างหนึ่งของการมีระบบบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติคือคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของใบแจ้งหนี้ตามเงื่อนไขของคุณเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อชำระใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติจากผู้ขายที่คุณต้องการก่อน หรือให้ส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด

คุณยังสามารถใช้ระบบของคุณเพื่อติดตามการชำระเงินและประสิทธิภาพ คุณจึงสามารถระบุปัญหาได้อย่างรวดเร็วและดำเนินการแก้ไขหากจำเป็น

5. ขจัดโอกาสในการฉ้อโกง

สิ่งสำคัญคือต้องทำตามขั้นตอนเพื่อขจัดโอกาสในการฉ้อโกงในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้รับอนุญาตอย่างถูกต้องและตรวจทานก่อนทำการชำระเงิน

คุณควรพิจารณาใช้ positive pay หรือบริการตรวจสอบเช็คประเภทอื่นเพื่อป้องกันการขึ้นเงินจากเช็คที่ไม่ได้รับอนุญาต

6. เจรจาเงื่อนไขการชำระเงินใหม่กับผู้ขาย

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณง่ายขึ้นคือการเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินใหม่กับผู้ขายของคุณ หากปัจจุบันคุณชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ภายใน 30 วัน ให้ดูว่าคุณสามารถขยายระยะเวลาการชำระเงินได้หรือไม่

นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้าหรือสิ่งจูงใจอื่นๆ เมื่อทำงานร่วมกับผู้ขาย คุณจะพัฒนากำหนดการชำระเงินที่เหมาะสมกับทั้งสองฝ่ายได้ดีที่สุด

7. ลดความรับผิดชอบและการตรวจสอบลายเซ็น

วิธีหนึ่งในการปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณคือการลดความรับผิดชอบและการตรวจสอบที่จำเป็นสำหรับลายเซ็น

ซึ่งสามารถทำได้โดยการอนุญาตให้บุคคลเพียงคนเดียวลงนามในเช็ค หรือโดยการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เมื่อทำได้ ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาที่ต้องใช้ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้และชำระเงิน

8. ใช้ส่วนลดอย่างชาญฉลาด

หากคุณไม่ได้ใช้ประโยชน์จากส่วนลด คุณอาจจะต้องจ่ายเงินมากเกินไปสำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณ ผู้ค้าหลายรายเสนอส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด ดังนั้นอย่าลืมใช้ประโยชน์จากสิ่งเหล่านี้เมื่อทำได้

คุณยังสามารถต่อรองเปอร์เซ็นต์ส่วนลดที่สูงขึ้นกับผู้ขายของคุณได้ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประหยัดเงินและทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณง่ายขึ้นไปพร้อม ๆ กัน

9. พิจารณาทางเลือกการชำระเงิน

มีหลายวิธีในการชำระใบแจ้งหนี้ และบางวิธีอาจเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณมากกว่าวิธีอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการพิจารณาใช้บัตรเครดิตเพื่อชำระใบแจ้งหนี้แทนการเขียนเช็ค

วิธีนี้จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากโปรแกรมรางวัลและหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมที่ล่าช้าได้ คุณควรสำรวจตัวเลือกอื่นๆ เช่น การชำระเงิน ACH และการโอนเงินผ่าน ธนาคาร

10. ใช้พอร์ทัลซัพพลายเออร์เพื่อจัดระเบียบข้อมูลผู้ขาย

หากคุณทำงานกับผู้ขายหลายราย การใช้พอร์ทัลซัพพลายเออร์เพื่อจัดระเบียบข้อมูลผู้ขายทั้งหมดของคุณอาจเป็นประโยชน์ พอร์ทัลซัพพลายเออร์เป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ช่วยให้คุณจัดการความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ขายได้ในที่เดียว

คุณสามารถใช้พอร์ทัลซัพพลายเออร์เพื่อจัดเก็บข้อมูลสำคัญ เช่น รายละเอียดการติดต่อ เงื่อนไขการชำระเงิน และการตั้งค่าการออกใบแจ้งหนี้ สิ่งนี้จะช่วยปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณและทำให้ง่ายต่อการติดตามความสัมพันธ์ของผู้ขายของคุณ

11. ใช้วิธีไร้กระดาษ

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณง่ายขึ้นคือการไม่ใช้กระดาษ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์และยื่นใบแจ้งหนี้หรือเอกสารอื่นๆ อีกต่อไป

แต่คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณทางอิเล็กทรอนิกส์และเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเงินได้มากในระยะยาว

12. ระวังการชำระเงินซ้ำซ้อน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่งในบัญชีเจ้าหนี้คือการชำระเงินซ้ำซ้อน สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อมีการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองและทำสำเนาหลายชุดในเอกสารเดียวกัน

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ โปรดติดตามใบแจ้งหนี้และการชำระเงินทั้งหมดทางอิเล็กทรอนิกส์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณระบุและแก้ไขรายการซ้ำที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

13. กระทบยอดบัญชีทุกวัน

อีกวิธีหนึ่งในการทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณง่ายขึ้นคือการกระทบยอดบัญชีของคุณทุกวัน ซึ่งหมายความว่าคุณจะเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับกับการชำระเงินที่คุณทำ

วิธีนี้จะช่วยคุณระบุความคลาดเคลื่อนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจ่ายเฉพาะใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับเท่านั้น การกระทบยอดบัญชีเป็นรายวันทำให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงการชำระเงินล่าช้าหรือชำระใบแจ้งหนี้มากเกินไปได้

บรรทัดล่าง

มีหลายวิธีในการทำให้กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณง่ายขึ้น โดยการใช้ประโยชน์จากส่วนลด การใช้พอร์ทัลซัพพลายเออร์ และการใช้กระดาษแบบไร้กระดาษ คุณสามารถประหยัดเวลาและเงินได้มาก

อย่าลืมระวังการชำระเงินซ้ำซ้อนและกระทบยอดบัญชีของคุณทุกวันเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด การนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้เพียงไม่กี่ข้อสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณและทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น