3 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติ

ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จคือธุรกิจที่มีขนาดการเติบโตแบบองค์รวมโดยที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วมตามที่คาดหวังและได้รับรางวัลอย่างไม่ชัดเจน นักลงทุนที่บริจาคเงินทุนให้กับบริษัทควรได้รับเงินปันผลทันเวลาพร้อมกับการเพิ่มขึ้นของมูลค่าหุ้น ในทำนองเดียวกัน ผู้ขายจะต้องได้รับการชำระเงินตรงเวลาเพื่อให้สามารถดำเนินการจัดหาต่อไปได้ทุกเมื่อที่มีข้อกำหนด

ลูกค้าที่เป็นบุคคลสำคัญที่ซื้อผลิตภัณฑ์ของแบรนด์จะได้รับประโยชน์จากการนำเสนอคุณค่าและส่วนลดสำหรับการชำระเงินทันที จำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระจากบัญชีลูกค้าสำหรับลูกหนี้หรือที่เรียกว่าค่าธรรมเนียมคงเหลือ โดยปกติจะเป็นจำนวนเงินคงเหลือหลังจากลบส่วนลดแล้วและจะส่งคืนหากมี เมื่อบริษัทเติบโตขึ้นและจำนวนยอดขายเพิ่มขึ้น การดูแลการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองและตรวจสอบว่าได้รับค่าธรรมเนียมทั้งหมดแล้วหรือไม่ มีปัญหาอื่นๆ หลายประการที่ทำให้กระบวนการล่าช้าซึ่งสามารถแก้ไขได้หากธุรกิจเริ่มใช้บริการบัญชีลูกหนี้ที่ได้รับการจัดการ

ลูกค้าอาจล่าช้าเนื่องจากสาเหตุหลายประการ ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือลืมวันครบกำหนด มีเงินทุนไม่เพียงพอ รับใบแจ้งหนี้ล่าช้าหรือไม่ถูกต้อง และความไม่พอใจของลูกค้าต่อสินค้าที่ออกใบแจ้งหนี้ แม้จะมีความยากลำบากจริงๆ บ้าง ลูกค้าก็ต้องได้รับการสนับสนุนให้จ่ายเงิน หากผู้จัดการไม่แน่วแน่ในการรับค่าธรรมเนียม บริษัทจะพบความไม่สมดุลของกระแสเงินสด และจะไม่มีเงินเหลือในทะเบียนหรือเงินสำรองเพียงพอที่จะจ่ายให้กับผู้ขาย

ในโลกที่ผู้คนเผชิญกับความท้าทายในการจัดการเวลา การลืมลำดับเวลาและกำหนดเวลาอาจเป็นไปได้ แต่ทักษะการบริหารเวลาของลูกค้าของเราไม่ควรส่งผลกระทบต่อการไหลเข้าของเรา การส่งการแจ้งเตือนบ่อยครั้งจากหลายช่องทาง เช่น อีเมล โทรศัพท์อัตโนมัติพร้อมข้อความที่บันทึกไว้ และข้อความสั้นเป็นการแจ้งเตือนจะไม่เพียงดึงดูดลูกค้าเท่านั้น แต่ยังรับประกันว่าพวกเขาจะไม่พลาดการจ่ายเงินในสิ่งที่พวกเขาเป็นหนี้กับเรา สิ่งที่น่าสนใจคือ เป็นไปไม่ได้ที่จะเตือนลูกค้าทุกคนที่เป็นหนี้ด้วยตนเองโดยไม่พลาดบางส่วน นี่คือจุดที่ระบบอัตโนมัติของบัญชีลูกหนี้เข้ามารับภาระของกระบวนการจากไหล่ของมนุษย์ และซิงค์กับระบบที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดและส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ

ระบบบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติ: ตัวเปลี่ยนเกม

ความท้าทายที่ต้องเผชิญกับการประมวลผล AR ด้วยตนเองนั้นน่าเบื่อ ต้องใช้แรงงานมาก ใช้เวลานาน และเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดของมนุษย์เนื่องจากความเหนื่อยล้าหรือการควบคุมดูแล ไม่สามารถดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ในปริมาณมากได้โดยไม่เกิดข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องกันในกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง กระบวนการอัตโนมัติจะบรรเทาความท้าทายที่ทำให้เกิดความล่าช้าในการรับค่าธรรมเนียมจากลูกค้า วงจรทั้งหมดได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยองค์กรที่มีอยู่และจับคู่ข้อมูลจากการสั่งซื้อ รายละเอียดล่วงหน้า ข้อมูลสต็อก และความท้าทายในการจัดส่งเพื่อดูว่าไม่มีข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดว่า AR อัตโนมัติสามารถแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ได้อย่างไร:

• การแจ้งเตือนทันเวลา

ระบบอัตโนมัติจะรับภาระในการส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลและข้อความไปยังลูกค้า จะมีข้อความติดตามผลเพื่อให้ลูกค้ามีเวลาเคลียร์ค่าธรรมเนียมอย่างเพียงพอ เป็นที่ทราบกันดีว่าลูกค้าที่จ่ายเงินส่วนใหญ่พลาดการออกเดตเนื่องจากขาดการบริหารเวลาหรือหลงลืม การแจ้งเตือนช่วยให้พวกเขาติดตามกำหนดการชำระเงินได้

• การออกใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสม

ระบบอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับการคัดลอกคำสั่งซื้อ การคืนสินค้า การชำระเงินล่วงหน้า ข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อและที่อยู่ ฯลฯ ไม่มีความล่าช้าในการประมวลผลใบแจ้งหนี้จำนวนเท่าใดก็ได้ เนื่องจากกระบวนการต้องอาศัยการทำงานร่วมกันของ KPI และ การเรียนรู้ของเครื่องด้วยความหมายและการประมวลผลภาษาประสาท

• การรับรู้รูปแบบ

ลูกค้าที่ชำระเงินตรงเวลาเป็นประจำสามารถรับสิ่งจูงใจด้วยส่วนลดสำหรับสมาชิกหรือคะแนนบราวนี่ที่สามารถแลกเป็นรางวัลเงินสดหรือส่วนลดได้ จะมีคนอื่นๆ ที่มักจะจ่ายเงินล่าช้าแต่พยายามรักษาความมุ่งมั่นไว้ ข้อมูลสามารถชี้ให้เห็นปัญหาทางการเงินบางอย่างที่ลูกค้ากำลังเผชิญอยู่ การนำเสนอโครงสร้างการชำระเงินสำหรับลูกค้าดังกล่าวจะช่วยให้พวกเขาและธุรกิจได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าในระยะยาว

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการนำ AR อัตโนมัติไปใช้

หลังจากโน้มน้าวทีมการเงินและบัญชีของคุณเกี่ยวกับประโยชน์ของการใช้ AR อัตโนมัติแล้ว ก็ถึงเวลาปรับใช้และเพิ่มประสิทธิภาพระบบเพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ต่อไปนี้คือคำแนะนำในการทำให้มันเกิดขึ้น:

• ข้อกำหนดของเกจ

ระบบอัตโนมัติของ AR คือ BPA และพร้อมใช้งานในรูปแบบชุด, อินฟราคลาวด์, โมเดลการสมัครสมาชิก หรือการบูรณาการระดับองค์กร คุณสมบัติของแพ็คเกจจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ เครื่องมือที่ครอบคลุมมีราคาแพงกว่าเวอร์ชันพื้นฐาน เราควรเลือกใช้ AR เฉพาะตามความต้องการและงบประมาณ บริษัทควรลงทุนในเวอร์ชันที่สูงกว่าหากสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ ไม่ใช่เพียงเพราะสามารถจ่ายได้

• บูรณาการได้อย่างราบรื่น

แม้ว่าทีมของคุณจะเก่งเรื่อง DIY แต่ให้รับความช่วยเหลือจากมืออาชีพในการผสานรวมแพลตฟอร์ม AR เข้ากับระบบองค์กรหรือ CRM ในปัจจุบัน การทำงานแบบไซโลจะทำให้เรื่องนี้ซับซ้อนยิ่งขึ้น แทนที่จะแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ กระบวนการจะราบรื่นก็ต่อเมื่อไม่มีไซโลข้อมูล การหยุดชะงักของเวิร์กโฟลว์ ข้อกำหนดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และข้อมูลเชิงลึกที่จำกัด การผสานรวมที่ราบรื่นจะช่วยให้ข้อมูลได้รับการทำความสะอาดก่อนที่จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ

• ทีมที่ผ่านการฝึกอบรม

ระบบอัตโนมัติไม่ได้ละทิ้งอิทธิพลของมนุษย์ไปจากกระบวนการโดยสิ้นเชิง การฝึกอบรมทีมให้ใช้เครื่องมืออัตโนมัติจะช่วยในการแก้ไขปัญหาในช่วงเวลาที่ระบบหยุดทำงาน ทีมยังใช้เครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุดเมื่อได้รับการฝึกอบรมให้ใช้งาน สามารถระบุความล่าช้าและรายงานไปยังทีมเทคโนโลยีเพื่อแก้ไขหลักสูตรได้ทันทีเมื่อพนักงานได้รับการฝึกอบรมให้ใช้ AR อัตโนมัติ

บทสรุป:

การจัดการเงินเป็นองค์ประกอบสำคัญของวงจรการดำเนินงาน หากเงินทุนแห้งก่อนที่เงินจะไหลเข้ามา จะทำให้เกิดการสูญเสียทั้งด้านเวลา ชื่อเสียง และเงินทองอย่างมาก อันแรกไม่สามารถหาคืนได้ อันที่สองถูกเขย่าเป็นเวลานาน และอันที่สามไม่สามารถซ่อมแซมการสูญเสียได้อย่างสมบูรณ์ เว้นแต่อันที่สองจะได้คืนมา ดังนั้นหากเครื่องมือช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้น ก็ถึงเวลาที่คุณต้องทำให้ AR เป็นอัตโนมัติ