3 การพัฒนาใหม่ในพื้นที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

มีคำพูดที่มีชื่อเสียงจากผู้เขียน Joy Gumz เกี่ยวกับการจัดการโครงการที่สามารถเป็นแหล่งที่มาของแรงบันดาลใจ Gumz พูดถึงว่า "การปฏิบัติงานเปิดไฟไว้" และ "กลยุทธ์ให้แสงสว่างที่ปลายอุโมงค์" อย่างไรก็ตาม การจัดการโครงการ “เป็นเครื่องมือรถไฟที่ขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า”

ดูเหมือนว่าคำพูดของ Gumz จะเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์เมื่อการจัดการโครงการเปลี่ยนแปลงไป ขณะนี้องค์กร ผู้จัดการโครงการ และทีมต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของงาน ตลอดจนเครื่องมือและความสามารถของเทคโนโลยี โชคดีที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการให้ความสามารถที่ผู้จัดการโครงการต้องการเพื่อให้การฝึกอบรมเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

การพัฒนาใหม่จำนวนมากในพื้นที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการรองรับการเปลี่ยนแปลงบทบาทและระเบียบวิธีของสถานดำเนินการ อย่างไรก็ตาม การพัฒนาเหล่านี้ยังขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นไปพร้อม ๆ กัน บทความนี้กล่าวถึงความก้าวหน้าที่โดดเด่นและมีผลกระทบมากที่สุดสามประการ

1. ทรัพยากรและคุณสมบัติที่แข็งแกร่ง

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการไม่จำกัดเฉพาะคุณลักษณะการติดตามสเปรดชีตและไวท์บอร์ดอีกต่อไป แอปพลิเคชันในปัจจุบันสามารถจัดการทุกอย่างได้ตั้งแต่โครงการง่ายๆ ที่เกี่ยวข้องกับทีมที่ใกล้ชิด ไปจนถึงงานที่ซับซ้อนโดยพนักงานกระจายอยู่ตามเขตเวลา นอกเหนือจากการรองรับขอบเขตที่แตกต่างกันแล้ว ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการยังสามารถปรับให้เข้ากับฟังก์ชันและสาขาวิชาบางอย่างได้อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น เครื่องมือการจัดการโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถเป็นนักพัฒนาหรือวิศวกรซอฟต์แวร์เป็นศูนย์กลาง คุณลักษณะต่างๆ เช่น การติดตามจุดบกพร่องช่วยให้ทีมวิศวกรซอฟต์แวร์ระบุและแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับแอปพลิเคชันที่พวกเขากำลังสร้าง ความสามารถในการติดตามเหล่านี้ช่วยให้นักพัฒนาสามารถอ้างอิงปัญหาที่คล้ายคลึงกันที่เคยเกิดขึ้นในอดีตได้

นอกจากนี้ สมาชิกในทีมทุกคนสามารถดูรายละเอียดปัญหาและเอกสารประกอบ และสามารถเข้าร่วมด้วยความเชี่ยวชาญของพวกเขาได้ ทีมวิศวกรสามารถแก้ไขจุดบกพร่องได้เร็วยิ่งขึ้นและมีที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับอ้างอิง ผู้จัดการและผู้ที่ได้รับมอบหมายในขั้นต่อไปของโครงการจะทราบทันทีว่าทำไมแอปพลิเคชันจึงถูกระงับ

เครื่องมือการจัดการโครงการบางอย่างยังมุ่งสู่อุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การก่อสร้าง หรือได้รับการออกแบบมาเพื่อการใช้งานข้ามสายงาน แอปการจัดการโครงการติดตามข้อมูลที่เป็นประโยชน์ทั้งองค์กร โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมหรือระเบียบวินัยที่คุณสมบัติของเครื่องมือสอดคล้อง ซึ่งรวมถึงเวลาที่ใช้ในงานแต่ละงานและโครงการโดยรวม การจัดสรรค่าใช้จ่ายและงบประมาณ และความพร้อมของทรัพยากรภายใน

2. ระบบอัตโนมัติผ่านปัญญาประดิษฐ์

ความสามารถด้านปัญญาประดิษฐ์และระบบอัตโนมัติถูกรวมเข้ากับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์และกระบวนการทำงานมากขึ้น แอพการจัดการโครงการก็ไม่มีข้อยกเว้น โดยที่ผู้จัดการและองค์กรต่างพึ่งพา AI มากขึ้นในการจัดการงานที่ซ้ำซากจำเจ ผู้จัดการโครงการยังพึ่งพา AI เพื่อปรับปรุงผลลัพธ์ที่ได้และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

ในการศึกษา Project Management Institute 81% ของผู้เชี่ยวชาญที่สำรวจกล่าวว่าองค์กรของตนได้รับอิทธิพลจากปัญญาประดิษฐ์ การนำเทคโนโลยี AI มาใช้มีความสำคัญสูงสำหรับ 37% ขององค์กรของผู้ตอบแบบสอบถาม และความคาดหวังในหมู่ผู้เชี่ยวชาญก็คือโครงการต่างๆ จะใช้ปัญญาประดิษฐ์มากขึ้น

นอกเหนือจากการทำงานประจำของ AI แล้ว AI ยังมีความสามารถในการคาดการณ์ผลลัพธ์และดำเนินการประมาณการ การใช้ข้อมูลในอดีตและปัจจุบัน เทคโนโลยีสามารถประเมินได้อย่างรวดเร็วว่าโครงการจะแล้วเสร็จตรงเวลาและตามงบประมาณหรือไม่ AI สามารถเปิดเผยว่าเหมาะสมหรือไม่ที่องค์กรจะทำโครงการหนึ่งๆ หรือผ่าน

สำหรับโครงการที่บริษัทดำเนินการ ปัญญาประดิษฐ์จะแสดงวิธีเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร ซึ่งอาจรวมถึงการระบุพนักงานและผู้รับเหมาที่มีทักษะที่เหมาะสม นอกเหนือจากทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์ เช่น วัสดุ ผู้จัดการโครงการและผู้บริหารระดับสูงยังเห็นการวิเคราะห์ความเสี่ยงและรายงานข้อมูลประสิทธิภาพภายในแอป ไม่จำเป็นต้องรวบรวมและซิงค์ข้อมูลจากหัวหน้าแผนกหลายคนอีกต่อไป

3. ที่พักสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลและคนงานกิ๊ก

การเพิ่มขึ้นของงานสัญญาจ้างทางไกลและอิสระส่งผลกระทบทั้งองค์กรและทีมบริหารโครงการ แม้กระทั่งก่อนเกิดโควิด-19 การวิจัยของ Gallup เปิดเผยว่า 36% ของพนักงานในสหรัฐฯ มีส่วนร่วมใน gig Economy ไม่ว่าจะเป็นงานหลักหรืองานเร่งรีบ ด้วยการมาถึงของการระบาดใหญ่ ตัวเลขเหล่านี้ได้เพิ่มขึ้นเท่านั้น ดังนั้นจึงมีโอกาสเพิ่มขึ้นที่สมาชิกในทีมโครงการจะทำงานให้กับองค์กรมากกว่าหนึ่งแห่ง

ทีมงานโครงการอาจมีพนักงานเต็มเวลาเพียงไม่กี่คนจากบริษัทที่เป็นหัวหอกของโครงการ ฟรีแลนซ์และผู้รับเหมาอิสระไม่ได้อยู่ภายใต้เงื่อนไขการทำงานเช่นเดียวกับพนักงานประจำ พวกเขามักจะทำงานจากระยะไกลหรือจากสถานที่อื่นที่ไม่ใช่พนักงาน W-2 ของบริษัท ผู้รับเหมาอิสระยังมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการผลิตผลงานที่ตกลงกันไว้อย่างไรและเมื่อใด

แม้จะเป็นไปได้ที่ผู้จัดการโครงการจะทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์คนเดียวกันในหลายโครงการ แต่ผู้รับเหมาก็อาจเปลี่ยนงานที่ได้รับมอบหมายได้เช่นกัน ผู้จัดการอาจมีทีมพนักงานเต็มเวลาที่อยู่ห่างไกลจากผู้รับเหมาอิสระบางส่วน ความเหลื่อมล้ำของเขตเวลา สถานที่ทำงานจริง และเวลาทำงานทำให้โซลูชันบนคลาวด์และฟีเจอร์การสื่อสารเป็นสิ่งที่จำเป็น

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีการทำงานร่วมกันมากขึ้นเพื่อรองรับการเพิ่มขึ้นของทีมจากระยะไกล สิ่งนี้และการพึ่งพาอาศัยกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานภายในและภายนอกได้เปลี่ยนแอพไปสู่ซอฟต์แวร์เป็นรูปแบบบริการ ผู้รับเหมาและพนักงานภายในสามารถเข้าสู่ระบบแอปพลิเคชันเดียวกันได้จากทุกที่ด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลและเครื่องมือเดียวกันได้ และมีหลายวิธีในการสื่อสารกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ

พนักงานไม่ต้องรอเพื่อติดต่อด้วยข้อความ แฮงเอาท์วิดีโอ หรืออีเมล พวกเขาสามารถจดบันทึกภายในงานที่ได้รับมอบหมายและอัปโหลดแบบจำลองและเอกสารอื่น ๆ ที่แสดงถึงเหตุการณ์สำคัญภายในไทม์ไลน์ของโครงการ ทุกคนที่ลงทุนในโครงการจะเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นภายในเครื่องมือแบบรวมศูนย์ และตระหนักถึงขั้นตอนต่อไปที่พวกเขาต้องทำ ด้วยเหตุนี้ ทีมจึงประสบปัญหาห่วงโซ่อีเมลและไซโลข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบน้อยลง

บทสรุป

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและความสามารถของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้เปลี่ยนบทบาทของผู้จัดการและทีม ขนาดของคุณสมบัติของแอปพลิเคชันจะไม่ถูกนำไปใช้กับทีมขนาดเล็กที่ทำงานในเวลาใกล้เคียงกันจากสถานที่เดียวกันอีกต่อไป ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้รับการสร้างขึ้นเพื่อจัดการกับงานเฉพาะทางและข้ามสายงาน ทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ และอำนวยความสะดวกให้กับทีมงานทางไกล

ที่สำคัญที่สุด การพัฒนาใหม่เหล่านี้ช่วยให้บริษัทต่างๆ ประเมินทรัพยากรและกระบวนการตัดสินใจได้ดีขึ้น กล่าวโดยสรุป พวกเขากำลังชี้นำการปรับปรุงที่องค์กรสามารถทำได้เพื่อให้มีความเกี่ยวข้องและคล่องตัว