10 สิ่งที่คุณต้องรู้ก่อนเซ็นสัญญา 3 ปีกับผู้ให้บริการ VoIP

การทำสัญญากับผู้ให้บริการ VoIP ทางธุรกิจไม่ใช่เรื่องง่าย และเป็นที่เข้าใจได้ว่าคุณกังวลเกี่ยวกับการผูกมัดตัวเองในสัญญาสามปีกับผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจ สามปีอาจเป็นเวลานาน หากคุณไม่ได้รับบริการที่มีคุณภาพตามที่สมัครไว้

เพื่อให้แน่ใจว่า เราจะแยกย่อยสิ่งสำคัญสิบประการที่ต้องพิจารณาก่อนเซ็นสัญญาสามปีกับผู้ให้บริการ VoIP ทางธุรกิจหรือ PBX เสมือน เพื่อที่จะใช้ประโยชน์สูงสุดจากระบบโทรศัพท์ของคุณและปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้และลูกค้าโดยรวม

อย่างที่เราพูดไป สามปีอาจยาวนานหากบริการที่คุณสมัครไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง นอกจากนี้ยังอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายสามปีหากไม่มีวิธีสำรองสัญญา ผู้ให้บริการบางรายอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการยกเลิก เช่น บริษัทโทรศัพท์เคลื่อนที่ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องทำความเข้าใจว่าต้องเสียค่าใช้จ่ายอะไรบ้างในการยกเลิกหากต้องการ

การรู้นโยบายยังเป็นกุญแจสำคัญในการกำหนดเวลาที่ดีที่สุดในการออกจากสัญญา หากคุณเหลือเวลาอีกสองสามเดือนที่จะต่ออายุสัญญาปัจจุบัน แต่คุณไม่แน่ใจว่าควรรอเวลาที่เหลืออยู่หรือยกเลิกทันที นี่คือสิ่งที่ทำให้รู้ว่าสิ่งที่คุณสมัครมีความสำคัญมาก ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ปัจจุบันของคุณ อาจเป็นการดีกว่าที่จะรอหรือยกเลิกและประหยัดเงิน

• หากตัวแทนดูเหมือนลังเลที่จะปฏิบัติตามนโยบายการยกเลิก นั่นเป็นสัญญาณว่าคุณอาจต้องการพิจารณาทางเลือกของคุณใหม่ อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการส่วนใหญ่มีความโปร่งใสเกี่ยวกับการกำหนดราคาและยินดีที่จะแบ่งปันข้อมูลนั้น

ผู้ให้บริการ VoIP แบบ Cloud-based ได้ประโยชน์จากการอัปเดตคุณลักษณะของตนอย่างง่ายดายเป็นประจำ เพื่อให้สามารถแข่งขันได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อเราพูดถึงความปลอดภัย โซลูชัน VoIP ของธุรกิจที่โฮสต์บนคลาวด์ต้องปฏิบัติตามโปรโตคอลเฉพาะที่ทำให้มั่นใจได้ว่าบริการของพวกเขาจะนำเสนอคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่ดีที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ เพื่อป้องกันการละเมิดความปลอดภัยและการขโมยข้อมูล ตัวอย่างเช่น Vonage สรุปสิ่งนี้อย่างชัดเจนในคำถามที่พบบ่อย

เหตุผลที่ต้องพิจารณาว่าผู้ให้บริการ VoIP ของธุรกิจอัปเกรดบริการของตนบ่อยเพียงใดเนื่องจากเป็นการบอกว่าพวกเขาให้ความสำคัญกับประสบการณ์ของผู้ใช้มากเพียงใด ปัจจุบันบริษัทต่างๆ แยกตัวออกจากการแข่งขันโดยนำเสนอประสบการณ์ที่ดีขึ้น หากพวกเขาไม่ได้เน้นว่าพวกเขากำลังอัปเดตบริการบ่อยเพียงใด นั่นอาจเป็นเครื่องบ่งชี้ว่าความสนใจสูงสุดของคุณไม่ใช่สิ่งสำคัญที่สุด และหากคุณกำลังพิจารณาสัญญาสามปีกับผู้ให้บริการรายนั้น การขาดความสามารถในการใช้งานจะส่งผลเสียอย่างมากต่อบริษัทของคุณ

• อย่าลืมไปที่เว็บไซต์ของผู้ให้บริการและตรวจสอบบล็อกของพวกเขาเสมอ พวกเขาอาจมีบันทึกย่อของนักพัฒนาที่กล่าวถึงการอัปเดตซอฟต์แวร์ล่าสุด

คุณจำเป็นต้องเข้าใจด้วยว่าแผนที่คุณจะสมัครใช้มีค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนเท่าใด บางครั้งก็ต้องใช้เวลาค่อนข้างวิจัยเพื่อหาสิ่งนี้ ตัวอย่างเช่น ดูข้อมูลเจาะลึกที่เราทำในการกำหนดราคาบนแป้นหมายเลข ยิ่งไปกว่านั้น คุณควรรู้ว่าคุณจะถูกล็อคในราคาเริ่มต้นนั้นหรือไม่ สามปีเป็นเวลานานในอุตสาหกรรมเทคโนโลยี เทรนด์ คุณลักษณะ และฟังก์ชันต่างๆ ล้วนเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ควบคู่ไปกับความพยายามในการปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

หากคุณเป็นสตาร์ทอัพและคาดการณ์ว่าธุรกิจของคุณจะต้องเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน คุณควรอัปเกรดแผนได้ตลอดเวลา หรืออย่างน้อยที่สุด ก็มีส่วนเสริมที่คุณสามารถซื้อได้เพื่อปรับแต่งประสบการณ์ผู้ใช้ให้เป็นส่วนตัว ลำดับความสำคัญเปลี่ยนไปเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น แผนงานที่คุณผูกมัดไม่ควรกีดกันคุณจากการตอบสนองความต้องการเฉพาะของลูกค้าของคุณ

• แผนภูมิเปรียบเทียบผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจที่ดีที่สุดของเราเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีก่อนที่จะเซ็นสัญญาสามปี

หากคุณมีสัญญาระยะเวลา 3 ปี สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณต้องมองหาคือข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLA) โซลูชันธุรกิจ VoIP, SaaS และ UCaaS ขายตัวเองในบริการที่นำเสนอผ่านซอฟต์แวร์ เราทราบถึงฟังก์ชัน VoIP ผ่านทางอินเทอร์เน็ตมากกว่าสายโทรศัพท์มาตรฐาน ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจเป็นลายลักษณ์อักษรว่ามีระดับของบริการที่ตกลงกันไว้ซึ่งจะต้องจัดเตรียมให้

เจ้าของธุรกิจเข้าใจดีว่าการหยุดทำงานเป็นครั้งคราว หรือระบบโทรศัพท์ VoIP ของธุรกิจสามารถดีได้เท่าโครงสร้างพื้นฐานที่พวกเขาลงทุน อย่างไรก็ตาม หากมีการแจ้งให้ทราบทางธุรกิจ พวกเขาไม่ได้รับระดับการบริการตามที่ตกลงกันในตอนแรก พวกเขามีสิทธิทุกประการที่จะเข้าสู่ SLA และเรียกร้องเงินคืนหรือรับบริการที่พวกเขาจ่ายไป

• หากคุณพบว่าตัวเองไม่ได้รับระดับการบริการในสัญญาของคุณและผู้ให้บริการของคุณไม่เป็นประโยชน์ คุณสามารถติดต่อ FCC และแสดง SLA ของคุณให้พวกเขาเห็น จากนั้นพวกเขาอาจตัดสินใจว่ากรณีของคุณเพียงพอที่จะทำให้การร้องเรียนของคุณถูกต้องตามกฎหมาย

บริการที่คุณสมัครมักจะมาจากคุณสมบัติที่มีให้คุณ อีกครั้ง หากคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อเสนอของผู้ให้บริการแต่ละราย สิ่งที่คุณต้องทำคือไปที่หน้าคุณสมบัติของพวกเขา จากที่นั่น คุณจะเห็นว่าแผนราคาแต่ละแผนเสนออะไรให้บ้าง โดยปกติ จะมีช่องว่างขนาดใหญ่ระหว่างแผนที่ถูกที่สุดหรือฟรีกับแผนสูงสุด นั่นเป็นสาเหตุที่แผนการกำหนดราคาที่ปรับขนาดได้มีความสำคัญมาก

คุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงานไม่เพียงแต่ควรสามารถปรับขนาดได้ด้วยราคาเท่านั้น แต่ควรได้รับการอัปเดตบ่อยๆ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้จะได้รับประสบการณ์การใช้งานที่มีคุณภาพสูงสุด ฟีเจอร์และฟังก์ชันบางอย่างที่ไม่ควรพลาดในปี 2019 ได้แก่ การสื่อสารและการวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI, แชทสด, การผสานรวมซอฟต์แวร์ CRM และ API

• หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ CRM อยู่แล้วและไม่ได้วางแผนที่จะเปลี่ยนไปใช้ผู้ให้บริการรายอื่น ให้ค้นหาผู้ให้บริการ VoIP ทางธุรกิจที่ผสานรวมกับสิ่งที่คุณใช้อยู่แล้วได้อย่างราบรื่น

อย่ารู้สึกว่าจำเป็นต้องรีบเร่งในการเซ็นสัญญาสามปีโดยไม่รู้ว่าคุณจะได้อะไรจากเงินที่คุณยินดีจ่าย อาจมีผู้ให้บริการรายอื่นที่นำเสนอฟีเจอร์มากมายในราคาที่ต่ำกว่ามากหรือไม่จำเป็นต้องเซ็นสัญญา จากนั้นอีกครั้ง การมีสัญญาช่วยให้บริษัทต่างๆ ยึดมั่นในคำพูดของตน

เมื่อคุณรู้ว่าการแข่งขันกำลังเสนออะไร คุณให้โอกาสตัวเองในการเจรจาก่อนที่จะเซ็นสัญญา ไม่ใช่การรับประกัน แต่ผู้ให้บริการมักต้องการเงินของคุณ และพวกเขาจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัว หากพวกเขาต้องการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร คุณก็ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความชอบธรรมของข้อเสนอของพวกเขา และใครจะรู้? หากคุณพบว่าตัวเองชื่นชอบโซลูชันโทรศัพท์ VoIP ของคุณมากเพราะคุณสมบัติดังกล่าว คุณสามารถเพิ่มขนาดได้เสมอ

• อย่าเพิ่งไปในราคาต่ำสุด สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คือเมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการ VoIP ทางธุรกิจ ผู้ให้บริการจะต้องเหมาะสมกับเป้าหมายและกลยุทธ์ในปัจจุบันของธุรกิจของคุณ

เนื่องจากธุรกิจต่างมุ่งหวังที่จะเรียกความไว้วางใจที่สูญเสียไปจากลูกค้ากลับคืนมา พวกเขาจึงเสนอตัวเลือกการสนับสนุนเพิ่มเติมเพื่อทำให้ประสบการณ์ใช้งานราบรื่นและโปร่งใสยิ่งขึ้น ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะเสนอช่องทางต่างๆ เพื่อเชื่อมต่อกับพวกเขา อาจหมายถึงแม้ว่าจะยังไม่ได้มาตรฐานอุตสาหกรรม แต่ก็ให้การสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันไม่เว้นวันหยุด โดยทั่วไป ยิ่งเสนอมากยิ่งดี หากคุณเห็นอะไรเกี่ยวกับ omni-channel อย่าลืมถามเกี่ยวกับสิ่งนั้น

การสนับสนุนลูกค้าแบบ Omnichannel เป็นแนวโน้มทางธุรกิจที่สำคัญในปี 2019 ซึ่งหมายความว่าธุรกิจต่างๆ เสนอให้ลูกค้าสามารถใช้หลายช่องทางพร้อมกันเพื่อมอบประสบการณ์ลูกค้าที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจเสนอสิ่งเดียวกันให้กับลูกค้า ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจและมีปัญหากับแอป คุณควรสามารถเปิดแอปได้ในขณะที่พูดคุยกับตัวแทนฝ่ายสนับสนุนในเวลาเดียวกัน เพื่อให้พวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาแบบเรียลไทม์

• ผู้ให้บริการ VoIP มักจะมีหน้าสนับสนุนบนเว็บไซต์ของพวกเขา จากที่นั่น คุณสามารถเข้าถึงคำถามที่พบบ่อย ฐานความรู้ บล็อก และอื่นๆ เลือกแผนบริการด้วยการสนับสนุนลูกค้าที่มีคุณภาพก่อนเซ็นสัญญาสามปีนั้น

ค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นมักจะเป็นปัจจัยขับเคลื่อนในการพิจารณาว่าผู้ให้บริการ VoIP ธุรกิจเหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่ ก่อนที่คุณจะเซ็นสัญญาสามปีกับผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจ คุณต้องเข้าใจก่อนว่าค่าใช้จ่ายล่วงหน้าคืออะไร หากคุณไม่ได้อ่านรายละเอียด หรือถ้าคุณไม่ถามคำถามใดๆ เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเหล่านี้กับตัวแทนขาย คุณสามารถผูกมัดตัวเองกับข้อตกลงสามปีที่คุณจ่ายเงินมากเกินไป

นี่ไม่ได้หมายความว่าผู้ให้บริการ VoIP กำลังมองหาที่จะฉ้อฉลคุณ ยิ่งคุณเห็นค่าใช้จ่ายในการสมัครระบบ VoIP ทางธุรกิจได้ง่ายขึ้นเท่าใด ผู้ให้บริการก็จะยิ่งมีความมั่นใจในความสามารถของตนในการมอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แม้ว่าจะมีเรื่องเซอร์ไพรส์ที่คุณไม่คาดคิด แต่ผู้ให้บริการที่ดีจะอธิบายให้ฟังว่าเกิดอะไรขึ้นและทำไมในขณะที่พยายามหาทางแก้ไข

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณพร้อมที่จะเปลี่ยนไปใช้โซลูชัน VoIP สำหรับธุรกิจ ซึ่งหมายความว่าคุณมีหรือกำลังซื้อระบบโทรศัพท์ VoIP คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่แรง และคุณมีคอมพิวเตอร์

ไม่ต้องบอกว่าคุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรเพื่อที่จะใช้ระบบ VoIP ของธุรกิจได้สำเร็จ แต่นั่นหมายความว่าอย่างไร? อย่างที่คุณอาจคาดหวังได้ขึ้นอยู่กับ แต่มันค่อนข้างตรงไปตรงมา ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณอาจสร้างความแตกต่างได้เช่นเดียวกับจำนวนอุปกรณ์ที่ใช้ wifi ในสำนักงานของคุณ

สำหรับผู้เริ่มต้น คุณต้องการทราบว่าบริษัทของคุณมีแบนด์วิดท์ที่ใช้งานได้มากเพียงใด บางบริษัทชอบพูดว่า "สูงถึง 200 mbps" ในขณะที่บางบริษัทพูดว่า "200 mbps" ซึ่งแตกต่างกันมาก ใช้เวลาเพียง 500 kbps เพื่อรองรับการโทรพร้อมกัน 1 ครั้ง 30 mbps รองรับการโทรพร้อมกันสูงสุด 67 ครั้ง โดยคำนึงถึงการใช้อินเทอร์เน็ตอื่นๆ ด้วย สำหรับวิดีโอแชทและการประชุมทางโทรศัพท์ คุณสามารถใช้หลาย Mbps อีกครั้ง ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณดำเนินธุรกิจประเภทใด ทีมขนาดเล็กและสตาร์ทอัพสามารถหนีได้น้อยกว่า แต่บริษัทขนาดใหญ่ต้องการมากกว่านี้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา

• ใช้การทดสอบความเร็วอินเทอร์เน็ตของเราเพื่ออ่านค่าที่แม่นยำ ทำเช่นนี้บ่อยๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับสิ่งที่คุณจ่ายไป หากคุณยังไม่ได้จัดหาผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต ให้ขอคำแนะนำจากพวกเขาและบอกความตั้งใจของคุณให้พวกเขาทราบ

อาจเป็นไปได้ว่าฮาร์ดแวร์ที่คุณได้รับจากการซื้อระบบ VoIP สำหรับธุรกิจอาจเสียหายได้เมื่อมาถึงหรือแตกหัก หากคุณจ่ายเงินจำนวนมากเพื่อซื้อบริการ และคุณต้องการให้ฮาร์ดแวร์ทำงานได้อย่างถูกต้อง คุณมีสิทธิ์ที่จะถามถึงนโยบายการรับประกันของฮาร์ดแวร์นั้นๆ ได้

แน่นอนว่าจะต้องมีการพิมพ์ที่ดีว่าคุณควรขอไปกับตัวแทนเพื่อให้คุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าคุณได้รับอะไร การรับประกันบางอย่างอาจครอบคลุมทุกอย่างภายในปีแรก ในขณะที่บางการรับประกันอาจครอบคลุมเฉพาะสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของผู้ใช้ เช่น การเดินสายไฟที่ผิดพลาด ดังนั้น อันดับแรก ให้ใส่ใจกับระยะเวลาการรับประกัน แล้วดูอย่างละเอียดว่าครอบคลุมอะไรบ้าง

• เว็บไซต์ของ Cisco ช่วยให้ลูกค้าสามารถค้นหาว่าการรับประกันแบบใดที่พวกเขาได้รับตามผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาซื้อ คุณสามารถค้นหาผ่านหมายเลข SKU หรือตระกูลผลิตภัณฑ์ นโยบายของพวกเขายังระบุไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้คุณตรวจสอบได้ตลอดเวลา พยายามค้นหาผู้ให้บริการที่โปร่งใสเกี่ยวกับนโยบายของตน

คำสุดท้าย

คุณอาจยังคงสงสัยว่าทำไมคุณต้องทำสัญญาตั้งแต่แรก เหตุผลหลักคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณรับประกันคุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงานที่โฆษณาบนเว็บไซต์ของผู้ให้บริการ ข้อตกลงบางอย่างดูเหมือนจะดีเกินกว่าจะเป็นจริงได้ และบ่อยครั้งก็เป็นเช่นนั้น อย่างไรก็ตาม คุณได้รับความรับผิดชอบทางกฎหมายโดยรับคุณสมบัติที่โฆษณาเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อคุณลงนามในสัญญา

สามปีอาจเป็นเวลานานมากในอุตสาหกรรมเทคโนโลยี หากคุณเซ็นสัญญาโดยไม่คำนึงถึงตัวแปรใดๆ ที่เราระบุไว้ข้างต้น สิ่งสำคัญสิบประการเหล่านี้ที่ควรพิจารณาก่อนเซ็นสัญญาระยะเวลาสามปีกับผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจ จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าความต้องการทางธุรกิจของคุณเป็นแนวหน้าและเป็นศูนย์กลาง สัญญาที่ดีจะทำให้บริษัทของคุณสามารถปรับขนาดและปรับตัวให้เข้ากับเวลาที่เปลี่ยนแปลงได้ คำแนะนำสุดท้ายของเราคืออย่าสงสัยผู้ให้บริการ VoIP ทางธุรกิจใดๆ ที่ไม่ได้นำเสนอคุณลักษณะ ฟังก์ชันการทำงาน หรือนโยบายใดๆ ที่เราระบุไว้ข้างต้น