5 วิธีที่มีประสิทธิภาพในการมอบหมายงานในการจัดการโครงการ

“ซีอีโอที่มีพรสวรรค์ในการมอบหมายงานสูงสามารถสร้างรายได้เพิ่มขึ้น 33% ซึ่งก็คือ 8 ล้านดอลลาร์ มากกว่าผู้ที่มีพรสวรรค์ในระดับต่ำหรือจำกัด” – แกลลัพ

สถิติข้างต้นบ่งชี้ว่าการมอบอำนาจมีความสำคัญต่อบริษัทอย่างไรในการบรรลุผลลัพธ์ทางธุรกิจในเชิงบวก เมื่อผู้จัดการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาคุณภาพของโครงการ มันปลูกฝังความรู้สึกเป็นเจ้าของและเป็นแรงบันดาลใจให้พวกเขาทำงานหนักขึ้นและจริงใจมากขึ้น ลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด

นอกจากนี้ การมอบหมายงานยังช่วยเพิ่มภาระงานของผู้จัดการสำหรับกิจกรรมเชิงกลยุทธ์มากขึ้น ในขณะที่ให้โอกาสในการเติบโตและการเรียนรู้สำหรับสมาชิกในทีม ดังนั้น การเรียนรู้ศิลปะการมอบหมายอย่างเชี่ยวชาญจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชั่วโมงนี้ เนื่องจากจะเป็นการวางรากฐานสำหรับการเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิภาพขององค์กรที่ดีขึ้น

บล็อกนี้กล่าวถึงกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการมอบหมายงาน และวิธีที่โซลูชันการจัดการทรัพยากรของ SAVIOM สามารถช่วยในการนำไปใช้งาน

แต่ก่อนอื่น เรามาเริ่มกันที่พื้นฐานก่อน

1. การมอบหมายและองค์ประกอบต่างๆ คืออะไร?

การมอบอำนาจหมายถึงการถ่ายโอนความรับผิดชอบหรือมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมหรือผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีทักษะเหมาะสมในการดำเนินการ สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพ ซึ่งจะทำให้การส่งมอบโครงการเป็นไปอย่างทันท่วงที
มีสามองค์ประกอบหลักที่ห่อหุ้มการมอบหมาย:

1.1. อำนาจ – อำนาจหน้าที่หมายถึงอำนาจของผู้จัดการในการสั่งให้พนักงานปฏิบัติงานเฉพาะภายในขอบเขตความรับผิดชอบของตน ซึ่งรวมถึงอำนาจในการตัดสินใจ การจัดสรรทรัพยากร และการรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ของงานที่ได้รับมอบหมาย

1.2. ความรับผิดชอบ – พนักงานที่ได้รับมอบงานมี 'ความรับผิดชอบ' ที่จะทำให้งานสำเร็จภายในกำหนดเวลาและมีคุณภาพ ซึ่งรวมถึงความรับผิดชอบต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของงาน

1.3. ความน่าเชื่อถือ: ความไว้วางใจเป็นองค์ประกอบสำคัญของการมอบอำนาจ ผู้มอบหมายงานต้องเชื่อมั่นว่าทรัพยากรสามารถทำงานให้สำเร็จลุล่วงด้วยความรับผิดชอบและเชื่อถือได้

1.4 การสื่อสาร: ผู้จัดการต้องสื่อสารงาน รวมถึงวัตถุประสงค์ ลำดับเวลา และความคาดหวัง เพื่อให้แน่ใจว่าการส่งมอบจะสำเร็จ

เมื่อพิจารณาถึงองค์ประกอบเหล่านี้ของการมอบหมาย บุคคลและองค์กรสามารถมอบหมายงานและความรับผิดชอบให้ผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้นและเพิ่มผลผลิต

ตอนนี้เราทราบสาระสำคัญของการมอบหมายงานแล้ว เรามาทำความเข้าใจวิธีต่างๆ ในการมอบหมายงานให้กับพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ

2. วิธีการมอบความรับผิดชอบให้กับพนักงาน

ตามสถิติ “มีผู้จัดการเพียง 30% เท่านั้นที่เชื่อว่าพวกเขาเก่งในการมอบหมายงาน”
อย่างไรก็ตาม การใช้กลยุทธ์ที่กล่าวถึงด้านล่าง ผู้จัดการสามารถพัฒนาทักษะการมอบหมายงานและบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

2.1. เกณฑ์งาน/งานย่อยในโครงการ

ก่อนเริ่มกระบวนการมอบหมาย ผู้จัดการควรสร้างแผนโครงการที่ชัดเจนก่อน และเกณฑ์งาน/งานย่อยที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ แผนงานนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถระบุงานที่เหมาะสมที่สามารถมอบหมายระหว่างทรัพยากรต่างๆ ได้

ตัวอย่างเช่น สามารถมอบหมายกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ให้กับผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะซึ่งสามารถส่งมอบโครงการโดยไม่สูญเสียคุณภาพ ในขณะที่งานผู้ดูแลระบบสามารถมอบให้กับทรัพยากรระดับจูเนียร์ ในทางกลับกัน งานเร่งด่วนที่ต้องการความสนใจในทันทีสามารถมอบทรัพยากรที่มีความจุพิเศษได้ รายละเอียดที่ชัดเจนนี้ทำให้กระบวนการมอบหมายมีระเบียบมากขึ้น นำไปสู่ประสิทธิภาพและความสำเร็จที่มากขึ้น

2.2. ระบุและจัดสรรทรัพยากรที่มีความสามารถ

เมื่อผู้จัดการไม่สามารถมอบหมายงานที่ถูกต้องให้กับคนที่เหมาะสมได้ อาจนำไปสู่การเลิกจ้าง ผลผลิตลดลง และขัดขวางการส่งมอบโครงการ ดังนั้น ผู้จัดการจึงต้องระบุทรัพยากรตามคุณลักษณะ เช่น ชุดทักษะ ความรู้ ประสบการณ์ ฯลฯ แล้วทำการจัดสรรทรัพยากร

อย่างไรก็ตาม หากไม่มีทรัพยากรที่จำเป็น องค์กรสามารถใช้หลายขั้นตอนเพื่อรับทักษะและความสามารถที่จำเป็น ประการแรก พวกเขาสามารถใช้ประโยชน์จากช่องทางภายใน เช่น การจัดโปรแกรมการฝึกอบรม/เพิ่มทักษะ อีกทางหนึ่ง บริษัทสามารถจ้างงานตามแผนได้ ด้วยวิธีนี้ ทรัพยากรที่เหมาะสมจะพร้อมใช้งานก่อนที่โครงการจะเริ่มทำงาน ทำให้มั่นใจได้ว่าการส่งมอบโครงการจะสำเร็จ

2.3. สรุประดับอำนาจหน้าที่สำหรับสมาชิกในทีมทั้งหมด

การกำหนดระดับของอำนาจสำหรับสมาชิกในทีมทั้งหมดเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการมอบหมาย ช่วยให้ทุกคนเข้าใจความรับผิดชอบและขอบเขตและขีดจำกัดของอำนาจหน้าที่ของตน โดยการมอบอำนาจและอำนาจที่เชื่อมโยงโดยตรงกับงานของพวกเขา ผู้จัดการสามารถมอบอำนาจให้ผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทำงานให้สำเร็จด้วยความเป็นอิสระมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น ในโครงการ AEC ผู้ควบคุมงานมอบหมายให้สถาปนิกอาวุโสตรวจสอบการออกแบบที่ส่งโดยสถาปนิกรุ่นเยาว์ก่อนการอนุมัติขั้นสุดท้าย สิ่งนี้ไม่เพียงปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบ แต่ยังช่วยให้สถาปนิกอาวุโสมีบทบาทที่กระตือรือร้นมากขึ้นในกระบวนการตัดสินใจ นอกจากนี้ เนื่องจากพวกเขามีความเป็นอิสระ จึงทำให้พวกเขารู้สึกมีแรงจูงใจในการทำงานและทำให้พวกเขารู้สึกถึงจุดมุ่งหมายในบริษัท

2.4. ให้คำแนะนำและการสนับสนุนที่ชัดเจนเมื่อจำเป็น

ในขณะที่มอบหมายงาน ผู้จัดการจำเป็นต้องถ่ายทอดขอบเขตโครงการ วัตถุประสงค์ และสิ่งที่ส่งมอบให้กับสมาชิกในทีม สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจการพึ่งพาระหว่างกันของโครงการและความรับผิดชอบตามลำดับ นอกจากนี้ ผู้จัดการต้องจัดให้มีการฝึกอบรมและเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนสมาชิกในทีมในระหว่างการดำเนินการ

นอกจากนี้ยังต้องส่งเสริมช่องทางการสื่อสารที่โปร่งใสเพื่อการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยแก้ไขความเสี่ยงที่ไม่คาดคิดและรับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการตามเวลาจริง นอกจากนี้ยังสามารถสร้างนโยบายเปิดประตูเพื่อจัดการกับแนวคิดหรือประเด็นที่เกี่ยวข้องกับงาน สิ่งนี้จะช่วยกระชับความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับนายจ้าง ส่งเสริมการปรึกษาหารือที่ดี และทำให้สถานที่ทำงานมีประสิทธิผลมากขึ้น

2.5. ตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงานและเสนอความคิดเห็นที่สร้างสรรค์

ผู้จัดการโครงการมีบทบาทสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าเป้าหมายสุดท้ายของโครงการเป็นไปตามความคาดหวังของลูกค้า เพื่อให้บรรลุผลดังกล่าว แม้หลังจากการมอบหมาย พวกเขาจะต้องติดตามความคืบหน้าของโครงการและติดตามระดับการใช้งานของพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ถูกใช้งานน้อยเกินไปหรือมากเกินไป

นอกจากนี้ยังต้องให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์แก่พนักงานอย่างสม่ำเสมอ สิ่งนี้จะช่วยสมาชิกในทีมในการระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงและพัฒนากลยุทธ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของพวกเขา ดังนั้นจึงรับประกันความสำเร็จของโครงการและความพึงพอใจของลูกค้า

ตอนนี้ เรามาทำความเข้าใจว่าเครื่องมือการจัดการทรัพยากรมีประโยชน์อย่างไรในการใช้กลยุทธ์ข้างต้น

3. ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรขั้นสูงสามารถช่วยมอบหมายงานได้อย่างไร

ด้วยการนำองค์กรแบบเมทริกซ์มาใช้และความซับซ้อนของโครงการที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ผู้จัดการจึงกลายเป็นเรื่องท้าทายในการมอบหมายงานอย่างเหมาะสม นี่คือที่มาของซอฟต์แวร์ ERM ที่ทันสมัย

• คุณลักษณะการมองเห็นแบบ 360 องศาของเครื่องมือและตัวกรองขั้นสูงช่วยให้องค์กรได้รับมุมมองจากมุมสูงของทักษะ ตำแหน่งที่ตั้ง ความพร้อมใช้งาน และคุณสมบัติอื่นๆ ของพนักงาน ทำให้ผู้จัดการสามารถระบุทรัพยากรที่เหมาะสมที่สุดและมอบหมายงานตามนั้น
• นอกจากนี้ ความสามารถในการคาดการณ์ของซอฟต์แวร์และรายงานกำลังการผลิตเทียบกับความต้องการช่วยให้ผู้จัดการระบุช่องว่างความต้องการและดำเนินการที่จำเป็นล่วงหน้าเพื่อลดปัญหาเหล่านั้น
• นอกจากนี้ รายงานการคาดการณ์เทียบกับรายงานจริงและรายงานการใช้งานที่จัดหาในเวลาจริงช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการมอบหมายโดยการให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับระดับการใช้กำลังคน
• นอกเหนือจากนี้ สถานการณ์สมมติแบบ what-if ช่วยให้ผู้จัดการสามารถสร้างและเปรียบเทียบสถานการณ์จำลองโครงการต่างๆ และกำหนดแผนทรัพยากรที่เหมาะสมที่สุด สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถเลือกแผนทรัพยากรในอุดมคติและทำการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการมอบหมาย

บทสรุป

การมอบอำนาจที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น ด้วยแนวปฏิบัติที่กล่าวถึงข้างต้นควบคู่ไปกับเครื่องมือการจัดการทรัพยากรที่เหมาะสม ผู้จัดการสามารถมอบหมายความรับผิดชอบให้กับพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยให้งานสำเร็จลุล่วงโดยปราศจากปัญหาคอขวด เพิ่มผลกำไรและความยั่งยืนของบริษัท